Proje Yönetimi Portföyünüzü Nasıl Optimize Edersiniz
Galen Low, Global PMO Partners’ın Kurucusu ve Yönetici Ortağı Michelle Watkins ile proje portföyü yönetimi, bunun nasıl optimize edileceği ve projelerinizin ve işletmelerinizin daha iyi çalışmasına yardımcı olan bir araca yatırım yapmak için üst yönetimin nasıl desteğinin alınacağı hakkında konuşuyor.
Röportajdan Öne Çıkanlar
- Global PMO Partners nasıl kuruldu
- Büyük küresel şirketlerde 30 yıl Program ve Proje Yönetimi alanında çalıştıktan sonra Michelle, yalnızca bir proje yöneticisi olarak günlük işini yapmakla veya daha sonra bir PMO lideri olarak görev almakla kalmayıp, araçların & teknolojinin her düzeydeki süreçleri kolaylaştırmanın ve veri bütünlüğü ile gerçek zamanlı görünürlüğü sağlamanın anahtarı olduğunu gördü. [2:14]
- Proje yöneticileri ve PMO liderleri olarak karşılaştıkları sorun, yalnızca proje planı verilerini değil, aynı zamanda RAID Günlüklerini, Değişiklik Taleplerini, İletişim Listelerini, raporları ve panoları sorunsuz ve entegre bir deneyimde bir araya getiren, entegre bir proje yönetimi çözümünün tek durak noktası olacak şekilde nasıl sunulacağıydı. [2:41]
- İster profesyonel hizmetler kuruluşunda ister BT kuruluşunda olun, son müşterileriniz ve yöneticileriniz proje planınızın ayrıntılarını görmek istemez; onların düşünme biçimi bir proje yöneticisininki gibi değildir. Gerçek verilerle desteklenen görseller ve bir hikâye anlatan toplulaştırılmış görünümler isterler. [3:27]
- Michelle 13 yıl önce, proje verileri ve bilgilerinin tek durak noktası olacak şekilde ihtiyaç duyulan her şeyi gerçekleştirebilen bir platform (Smartsheet) buldu. Bir araya getirebildiği veriler ve uçtan uca proje yönetimi süreci sayesinde sonunda gerçekten ölçeklenebilir, tekrarlanabilir, şeffaf, gerçek zamanlı, iş birliğine dayalı, entegre ve otomatik bir çözüme sahip oldular. Müşterilerin veya yöneticilerin karşısına koyabileceği anlamlı bir şeydi. [3:40]
- Global PMO Partners’ı ilk kurduklarında amaçları, geleneksel araçların yarattığı sorunları çözmek üzere proje düzeyinde proje yönetimi optimizasyonu sağlamaktı. [5:31]
- Michelle, bu proje yönetimi tabanlı çözümleri kendi küresel kuruluşlarında kullanıma sunduktan sonra, Smartsheet gibi bir platformdan yararlanmanın ve entegre bir çözüme sahip olmanın, bir proje yöneticisinin idari işlerine ayırdığı zamanın %40-50’sini serbest bıraktığını ve bu zamanın sonunda gerçek proje yönetimi görevine yeniden ayrılabildiğini (veya haftada 60-80 saatlik çalışma sürelerinin azaltılabildiğini) gördü. [5:51]
- Bu nasıl mümkün olabilir? Gerçek zamanlı iş birliğinin gücü, güncellemeleri ekip üyelerinden kendi kendine hizmet modeline aktarır; böylece ekip üyeleri artık durağan bir Excel dosyasını güncellemez veya proje yöneticisine bir özet göndermez ve proje yöneticisi de tüm güncellemeleri manuel olarak yapmak zorunda kalmaz. Smartsheet’in proje yöneticisinin değişiklikler ve güncellemelerden haberdar kalmasını sağlayan özellikleri; otomasyon, hücre geçmişi, değişiklikleri vurgulama ve etkinlik günlükleri tarafından desteklenir.
- Proje yönetimi optimizasyonları kısa sürede son derece yapılandırılabilir bir Proje PORTFÖYÜ Yönetimi çözümüne dönüştü.
- Michelle, bu proje yönetimi tabanlı çözümleri kendi küresel kuruluşlarında kullanıma sunduktan sonra, Smartsheet gibi bir platformdan yararlanmanın ve entegre bir çözüme sahip olmanın, bir proje yöneticisinin idari işlerine ayırdığı zamanın %40-50’sini serbest bıraktığını ve bu zamanın sonunda gerçek proje yönetimi görevine yeniden ayrılabildiğini (veya haftada 60-80 saatlik çalışma sürelerinin azaltılabildiğini) gördü. [5:51]
- Büyük küresel şirketlerde 30 yıl Program ve Proje Yönetimi alanında çalıştıktan sonra Michelle, yalnızca bir proje yöneticisi olarak günlük işini yapmakla veya daha sonra bir PMO lideri olarak görev almakla kalmayıp, araçların & teknolojinin her düzeydeki süreçleri kolaylaştırmanın ve veri bütünlüğü ile gerçek zamanlı görünürlüğü sağlamanın anahtarı olduğunu gördü. [2:14]
Liderlerin proje hattına ve portföye, devam eden projelere ve yaklaşık bitiş tarihlerine, hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğuna ve başka bir projeyi üstlenme kapasitesine ne zaman sahip olacaklarına bakmaları önemlidir.
Michelle Watkins
- Proje Portföyü Yönetimi, işletmenin ritmini güvence altına alır: neler geliyor, neler tamamlanıyor, kim ne zaman müsait. [8:51]
- Bir proje kazanıldığında veya onaylandığında ve proje hayata geçmeye başladığında, projelerin durumuyla ilgili, yönetimin görünümlerinde daha bütünsel bir şekilde toplanması gereken kritik bilgiler vardır (tüm projelerin tek bir portföy görünümünde bir arada olması): durum, proje finansalları, özet durum güncellemeleri, başlangıç/bitiş tarihleri.
- Smartsheet gibi bir platform üzerine kurulmuş bir PPM çözümüyle veriler entegre edilir ve sorunsuz şekilde akar. Gerçeğin tek bir sürümü vardır ve doğru düzeylere doğru görünümleri sunmak için metrikler/grafikler/pano raporlarıyla toplulaştırılabilir.
- Bu özellik işletme için kritik öneme sahiptir; çünkü yüksek düzeyde veri bütünlüğüyle verimlilik, şeffaflık ve gerçek zamanlı bilgi oluşturur. Her düzeydeki yöneticilerin gelişmeleri yakından takip etmesini sağlar, sürprizleri en aza indirir ve sonuçta kârlı bir proje teslimi sağlar.
- Bir kuruluş içinde proje portföyü yönetiminde en iyi uygulamaları hayata geçirme süreci
Proje portföyü yönetimi çözümü oluştururken emekleme, yürüme ve koşma yaklaşımını benimseyin; kademeli optimizasyonlar yapın ve çeşitli son kullanıcıların değişimi benimsemesine olanak tanımak için yeni süreçleri istikrara kavuşturun.
Michelle Watkins
- Birinci adım: Smartsheet gibi bir platform kullanmaya başlayın. Şablon setinizi proje düzeyinde oluşturun (proje planları, RAID günlükleri, raporlar, pano), şablon setini her proje için geleneksel şekilde kullanıma açın ve proje yöneticisinin ve proje ekiplerinin proje düzeyine alışmasını sağlayın. [12:31]
- İkinci adım: Proje hattını/portföyünü ve portföydeki projelerin listesini ve projelerle ilgili temel özellikleri oluşturun. PPM panoları, KPI’lar, çeşitli grafikler & raporlar ve takvim görünümleri oluşturun ve yönetim düzeyinin proje portföyü fikrine alışmasını sağlayın. [13:28]
- Üçüncü adım: Her düzeyde toplulaştırılmış görünümler oluşturmak için proje portföyünün başlangıç noktasını proje içeriğiyle bir araya getirin: yöneticiye, bölgeye, portföye veya programa, müşteriye ve kullanıcıya göre. Gerçek zamanlı verilerle süreçleri kolaylaştırmaya ve daha fazla görünürlük ve şeffaflık sağlamaya devam edin. [13:52]
- Bir PPM aracı satın almaya gelince—bu karar nerede alınmalı?
- Michelle’in Smartsheet ile ilgili sıklıkla gözlemlediği şey, bunun genellikle projelerini yönetmek için daha iyi bir çözüme ihtiyaç duyan proje yöneticilerinin başlattığı tabandan gelen bir girişim olduğudur. Yöneticileri düzeyinde onay alıyorlar ve kendi kuruluşları içinde Smartsheet kullanarak daha iyi iş birliği yapmaya başlayan kullanıcılar ediniyorlar. [18:34]
- Ardından bu durum liderliğin dikkatini çekiyor—liderlik, her şeyin her zaman gerçek zamanlı olmasından memnuniyet duyuyor; böylece erken ve sık bir şekilde soru sorabiliyorlar.
- Smartsheet’in yalnızca bir proje yönetimi platformundan proje portföyü yönetimi platformuna dönüştüğü nokta burasıdır—liderlikle birlikte, bir portföydeki projelerin uçtan uca hikâyesini anlamlı bir şekilde bir araya getirmeye başlanabilir ve bilgiler daha güvenilir olduğundan daha bilinçli kararlar alınabilir.
- Genellikle yönetici düzeyinde—ne bilmediklerini bilmiyorlar; yani Smartsheet’in PPM sürümü gibi bir seçeneğin değerlendirebilecekleri bir seçenek olduğunun farkında değiller. [19:17]
- Çoğu zaman ya tabandan gelen bir girişimdir ya da PPM değerlendirme ve seçim sürecine katılmakla görevlendirilmiş bir PMO ekibidir ve Smartsheet değerlendirilen araçlardan biri hâline gelir. Bazı durumlarda PMO ekibinin veya proje yönetimi ekibinin üyeleri Smartsheet’i başka bir şirkette kullanmıştır ya da bir tedarikçi/müşteri bunu kullanmış ve iş birliği yapmışlardır; bu nedenle Smartsheet’in temel yetenekleri hakkında önceden bilgi sahibidirler.
- Çoğu zaman ya tabandan gelen bir girişimdir ya da PPM değerlendirme ve seçim sürecine katılmakla görevlendirilmiş bir PMO ekibidir ve Smartsheet değerlendirilen araçlardan biri hâline gelir. Bazı durumlarda PMO ekibinin veya proje yönetimi ekibinin üyeleri Smartsheet’i başka bir şirkette kullanmıştır ya da bir tedarikçi/müşteri bunu kullanmış ve iş birliği yapmışlardır; bu nedenle Smartsheet’in temel yetenekleri hakkında önceden bilgi sahibidirler.
- Michelle’in Smartsheet ile ilgili sıklıkla gözlemlediği şey, bunun genellikle projelerini yönetmek için daha iyi bir çözüme ihtiyaç duyan proje yöneticilerinin başlattığı tabandan gelen bir girişim olduğudur. Yöneticileri düzeyinde onay alıyorlar ve kendi kuruluşları içinde Smartsheet kullanarak daha iyi iş birliği yapmaya başlayan kullanıcılar ediniyorlar. [18:34]
- Operasyonları veya bir proje yönetimi ofisini yöneten ve proje portföylerini yönetmek için bir araç satın alma konusunda destek almakta zorlanan kişiler için, bunu yönetici ekiplerine sunarken kullanabilecekleri bazı argümanlar şunlardır:
- Bir iş gerekçesi veya izlemeye çalıştığınız bir şey oluşturun. PPM gibi bir uygulamayı hayata geçirerek işletme olarak elde edeceğiniz değeri açıklayın. [21:18]
- Maliyet tasarruflarından bahsedin
- Aracın sağlayacağı değeri gözler önüne serin
- Bir iş gerekçesi veya izlemeye çalıştığınız bir şey oluşturun. PPM gibi bir uygulamayı hayata geçirerek işletme olarak elde edeceğiniz değeri açıklayın. [21:18]
- Çalışanlarınızı PPM aracı kullanmaya başlamaları konusunda nasıl yanınıza çekebilirsiniz?
- Yapmaları gereken ilk şey, doğru süreçleri ve araçları değerlendirmeye, bugün yaptıklarımızla gelecekte yapabileceklerimizi karşılaştırmaya açık olan kişileri belirlemektir. [25:10]
- Öncüleri belirleyin
- Onları sürece erkenden dâhil edin—bu kararın uygulanmasına katkıda bulunmaları onlar için büyük değer taşır
- Yapmaları gereken ilk şey, doğru süreçleri ve araçları değerlendirmeye, bugün yaptıklarımızla gelecekte yapabileceklerimizi karşılaştırmaya açık olan kişileri belirlemektir. [25:10]
- Bir kuruluş yeni bir PPM çözümü satın alıp uygulamak yerine entegrasyonlar aracılığıyla bir dizi aracı birbirine bağlayamaz mı?
- Bir platformdan diğerine aktarılması gereken bilgiler vardır. Global PMO Partners’ın PPM çözümü tüm bu bilgileri entegre eder; böylece onları daha anlamlı bir şekilde bir araya getirebilirsiniz. [28:24]
- Her kuruluş bir PPM aracına hazır mıdır?
- PMO Partners’a gelmeden önce zaten başka araçları kullanıyorlar ve entegre bir çözüme geçmeye hazır oluyorlar. [31:12]
Konuklarımızla Tanışın
Global PMO Partners’ın kurucusu ve yönetici ortağı Michelle Watkins, çeşitli uygulama, ortam ve teknolojileri bir araya getiren başarılı projeler ve çözümler geliştirme ve destekleme konusunda deneyimli bir kıdemli liderdir. Michelle, işletme süreçlerini ve altyapıyı uyumlu hâle getirmeye kişisel katkı sunarak kuruluşların etkinliğini ve verimliliğini artırma konusunda mükemmel bir kaynak olarak tanınır. Yüksek performanslı iş ekipleri kuran ve üst düzey bir stratejist ile büyük resmi görebilen bir düşünür gerektiren ortamlarda başarılı olan bir mentor olarak Michelle, işletme ve teknik beklentileri uyumlu hâle getirerek şirketlerin maliyet tasarrufu sağlamasına, performansı hızlandırmasına ve kuruluş için rekabet avantajı oluşturmasına yardımcı olur.
Proje Portföyü Yönetimi, işletmenin bir ritme sahip olmasını sağlar—neler geliyor, neler tamamlanıyor, kimler müsait ve ne zaman.
Michelle Watkins
Bu bölümden kaynaklar:
İçeriğinizi, verilen bir JSON Şeması örneğine uygun bir JSON değeri olarak biçimlendirmelisiniz. “JSON Şeması”, JSON belgelerine açıklama eklemenize ve bunları doğrulamanıza olanak tanıyan bildirimsel bir dildir. Örneğin, örnek “JSON Şeması” örneği {{“properties”: {{“foo”: {{“description”: “bir test sözcükleri listesi”, “type”: “array”, “items”: {{“type”: “string”}}}}}}, “required”: [“foo”]}}}} “foo” adlı zorunlu bir özelliğe sahip bir nesneyle eşleşir. “type” özelliği, “foo”nun bir “array” olması gerektiğini belirtir ve “description” özelliği bunu anlamsal olarak “bir test sözcükleri listesi” şeklinde açıklar. “foo” içindeki öğeler dizelerden oluşmalıdır. Bu nedenle {{“foo”: [“bar”, “baz”]}} nesnesi bu örnek “JSON Şeması”nın biçimlendirilmiş bir örneğidir. {{“properties”: {{“foo”: [“bar”, “baz”]}}}} nesnesi ise doğru biçimlendirilmiş değildir. Çıktınız, sağlanan şema örneğine göre ayrıştırılacak ve tür denetiminden geçirilecektir; bu nedenle çıktınızdaki tüm alanların şemayla tam olarak eşleştiğinden ve sonda virgül bulunmadığından emin olun! Çıktınızın uyması gereken JSON Şeması örneği aşağıdadır. Kapsayıcı markdown kod bloğunu ekleyin: “`json {“type”:”object”,”properties”:{“output”:{“type”:”object”,”properties”:{“content”:{“type”:”string”},”language”:{“type”:”string”}},”required”:[“content”,”language”],”additionalProperties”:false}},”required”:[“output”],”additionalProperties”:false,”$schema”:”http://json-schema.org/draft-07/schema#”} “`- Dijital Proje Yöneticisi Topluluğuna Katılın
- En son makalelerimizi ve podcast’lerimizi almak için bültene abone olun
- Michelle ile LinkedIn üzerinden bağlantı kurun
- Global PMO Partners hakkında daha fazla bilgi edinin
İlgili makaleler ve podcast’ler:
Transkripti okuyun:
Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.
Galen Low: Soğuk terler içinde uyanıyorsunuz. İhtiyaç duyduğunuz personeli yansıtacak şekilde kaynak planını güncellemeyi hatırladınız mı? Yönetici ekibine gitmeden önce durum raporuna doğru tarihi eklediniz mi? Peki Suze, gelecek ay proje hattına 8 yeni proje ekleyecek bir anlaşmayı kapattığını söylediğinde ne demek istedi?
Bir projeyi yönetmek başka bir şeydir. Ancak işletmenin geri kalanını olumsuz etkilememek için birden fazla projenin koordinasyonunu sağlamak tamamen başka bir konudur.
Elle yürütülen idari işler, şeffaf olmayan departman siloları ve büyük resmi görememe durumu uykunuzu kaçırıyorsa... dinlemeye devam edin.
Proje portföyü yönetiminin incelikli sanatını ve doğru araçların iş yükünü nasıl azaltabileceğini, görünürlük sağlayabileceğini ve kuruluşunuz genelinde güven oluşturabileceğini ele alacağız.
Herkese merhaba, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben, Dijital Proje Yöneticisi'nden Galen Low. Dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmek için birbirimizin yetkinlik kazanmasına, özgüven geliştirmesine ve bağlantı kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz. Bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresini ziyaret edin.
Pekâlâ. Bugün çok ilgi çekici bir konuyu, proje portföyü yönetimini konuşuyoruz. Özellikle de projelerinizin ve işletmenizin daha iyi çalışmasına yardımcı olacak bir araca yatırım yapmak için yöneticilerin desteğinin nasıl alınacağını ele alacağız. Bugünkü konuğum bu alanda bir lider: proje danışmanlığı firması Global PMO Partners'ın Kurucusu ve Yönetici Ortağı Michelle Watkins.
Merhaba Michelle!
Michelle Watkins: Merhaba Galen. Nasılsın?
Galen Low: İyiyim. Sen nasılsın?
Michelle Watkins: Ben de iyiyim. Bugün beni konuk ettiğin için teşekkür ederim.
Galen Low: Programımıza katılmana çok sevindim. Ayrıca bu yayın için hazırlanırken seni tanımak da harikaydı. Michelle ve ben birkaç haftadır proje portföyü yönetimi hakkında fikir alışverişi yaparak oldukça yoğun çalışmalar yürütüyoruz.
Konuya dalmak için sabırsızlanıyorum. Ancak önce dinleyicilerimizin seni biraz tanımasına fırsat vermek istedim. Proje tabanlı işletmeleri dönüştürme ve optimize etme konusunda yöneticilerle çalışırken derin bir uzmanlığa ve kapsamlı bir deneyime sahip olduğunu biliyorum. Global PMO Partners'ı neden kurduğunu ve müşterilerin için nasıl bir etki yarattığını biraz anlatabilir misin?
Michelle Watkins: Elbette. Uzun zamandır büyük şirketler için program ve proje yönetimi alanında çalışıyorum. Bir proje yöneticisi olarak, daha sonra da bir PMO lideri olarak günlük işimi yaparken zaman içinde kullandığımız araç ve teknolojilerin, süreçlerimizi her düzeyde nasıl yalınlaştırdığımız konusunda kesinlikle kritik olduğunu fark ettim.
Veri bütünlüğünü ve gerçek zamanlı görünürlüğü güvence altına almak gerekiyor. Bunlarla birlikte temel başarı faktörleri de ortaya çıkıyor. Hepimiz geleneksel proje yönetimi araçlarını kullandık; proje yönetimi yolculuğumuzun bir noktasında Microsoft Project, Excel, Google E-Tablolar ve Microsoft Access kullandık. Muhtemelen her şeyi denedik.
Birilerinin projeyi Word, Quip veya benzeri bir araçta yönetmeye çalıştığını da gördüm. Ancak proje yöneticileri ve PMO liderleri olarak hepimizin karşılaştığı sorun şu: Microsoft Project gibi araçlarda proje planlarına ve bunların nasıl göründüğüne alışığız.
Fakat zaman içinde gerçekten zorlandığımız konulardan biri, tüm bunları tek bir merkezde nasıl bir araya getireceğimizdi. Müşterilerimiz ve iş liderlerimiz için görselleri, proje planlarını, risk-varsayım-sorun-bağımlılık kayıtlarını, değişiklik taleplerini, kişi listelerini ve raporlarla gösterge panolarının gücünü tek bir araçta nasıl birleştirebilirdik? Bunu nasıl kesintisiz bir deneyime dönüştürebilirdik?
İster profesyonel hizmetler kuruluşunda ister BT kuruluşunda çalışın, müşterileriniz ve yöneticileriniz proje planınızın ayrıntılarını görmek istemez. Proje yöneticisi gibi düşünmezler. Gerçek verilerle desteklenen görseller ve bir hikâye anlatan toplu görünümler isterler.
13 yıl önce Smartsheet adlı bir platform keşfettim. Global PMO Partners'ta her gün yaptığımız işlerin temelini oluşturan unsurların önemli bir bölümü buna dayanıyor. Bunu bir araç olarak kullanıyoruz ve Smartsheet'in platin iş ortağıyız. Smartsheet sayesinde, parçası olduğum çeşitli kuruluşlarda, yukarıda bahsettiğim her şeyi tek bir merkezde, ölçeklenebilir ve veri odaklı bir proje bilgi sistemi içinde bir araya getirebildik.
Böylece nihayet gerçekten ölçeklenebilir, tekrarlanabilir, şeffaf, gerçek zamanlı, iş birlikçi, entegre ve otomatik bir çözüme sahip olduk. Müşterilerimin ve yöneticilerimin karşısına gururla çıkarabileceğim, anlamlı bulduğum bir çözüm elde ettik.
Galen Low: Bu gelişimi çok seviyorum. Ben de Excel sayfası kullanarak proje yönetmekten, hatta kurumsal sürümü olmayan MS Project'te proje yönetmekten suçluyum. Bu neredeyse benim kendi alanımdı.
Benim için proje yönetimi dünyasıydı; verileri paylaşmaya veya bir işlev olarak kullanılmaya pek uygun değildi. Sadece projeme bakma biçimimdi. Ancak proje yönetimi yazılımının, tartışmalı biçimde daha fazla iş birliği yazılımına dönüşerek nasıl geliştiğini de seviyorum.
Herkes sisteme girip çalışıyor, görevleri güncelliyor ve ardından projenin nasıl ilerlediğine ilişkin önemli iş bilgilerini ve iş zekâsını görselleştirmenin başka bir katmanı ortaya çıkıyor. Bu bilgiler proje ekibinde yer almayan kişilerin de işine yarıyor. Senin örneğinde, yönetici katmanının ve işletmeyi yüksek seviyeden yöneten ekiplerin projeye bakıp verileri anlamlandırabilmesi için özelleştirilmiş bir gösterge panosu oluşturuyorsunuz.
Michelle Watkins: Evet, kesinlikle. Smartsheet yolculuğunda sevdiğim şeylerden biri de bu. Şirketlerde PMO lideri olarak çözümü kurum içinde uyguladım, ardından Global PMO Partners'ı kurarak her gün müşterilerimiz için bu çözümü geliştirmeye başladım. Smartsheet gibi entegre bir çözüm kullanıldığında, yalnızca proje yönetimi düzeyinde bile yöneticilerin idari iş yapmak zorunda kalmaması sayesinde yüzde 40 ila 50 oranında zaman tasarrufu sağladığı sürekli olarak raporlanıyor.
Herkesin durumunu tek bir yerde birleştirmek, neyin ne zaman değiştiğini bilmek ve bilgileri kendi kendine yönetebilmek çok önemli. Bu, proje yöneticisi olarak işinizi gerçekten yapabileceğiniz veya çalışma saatlerinizi azaltarak haftada 60-80 saat çalışmak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir.
Bence bu da çok önemli bir avantaj.
Galen Low: Kesinlikle. Bu büyük bir kazanım. Konuştuğum birçok proje yöneticisi kariyerlerinin hangi aşamasında olursa olsun daha stratejik olmak istediklerini, tüm bu idari işleri yapmak istemediklerini söylüyor. Peki bir araç her şeyin çözümü mü?
Hayır. Ama yardımcı olabilir mi? Kesinlikle. Zaman kazandırır, verimliliği artırır. Ayrıca birazdan değineceğiz; bir aracın işletme için neden faydalı olabileceğini açıklamak açısından da oldukça iyi bir gerekçedir.
Michelle Watkins: Evet, kesinlikle.
Galen Low: Harika. İki küçük adım geri atalım ve dinleyicilerimiz için zemini hazırlayalım. Proje portföyü yönetiminden söz ediyoruz; bunu tanımlayabilir miyiz?
Proje portföyü yönetimi derken neyi kastediyoruz ve bu işletmeler için neden önemli?
Michelle Watkins: Çoğumuz proje yönetimi alanında çalıştıysak, bir proje hakkında karar verildikten sonra sürece dâhil oluruz. Projeyi istiyoruzdur veya bu bir profesyonel hizmetler kuruluşundadır ve bir proje yöneticisinin atanması gerekir.
Ya da bu bir BT projesidir; birileri projeyi inceleyip onaylamış ve proje yöneticisi atanmıştır. Dolayısıyla görevlendirildiğimiz noktadan itibaren ekipler, kaynaklar, proje planları ve diğer unsurlarla teslimata odaklanmaya alışkınız.
Bu, proje yönetimi düzeyinde gayet iyidir. Ancak bir üst seviyeye çıkıp bir projenin bütün portföyüne bakmanız gerekir. Bir projeyi proje yapan nedir? Profesyonel hizmetler kuruluşlarında genellikle satış tarafındaki biri sahada çalışarak bir anlaşma kazanmaya uğraşır.
Bu bilgi muhtemelen Salesforce gibi bir CRM'de tutulur ve ardından proje hattına aktarılması gerekir. Liderlik ekibi bu hattı inceler. Projenin ne zaman canlıya geçeceğini ve o dönemde projeyi gerçekleştirecek kişilerin bulunup bulunmadığını bilmek ister.
Herhangi bir projenin finansal durumu ve belirli bir çeyrekteki etkisi, özellikle halka açık şirketlerde son derece önemlidir. Bu nedenle verileri bir üst seviyeye taşımak; proje hattının finansal bilgilerini, liderlerini, proje kategorilerini ve bu veriler üzerinden temel performans göstergeleriyle gösterge panolarını oluşturmak faydalıdır.
Bir proje yöneticisi atandıktan sonra Smartsheet gibi bir çözüm, süreçte tanımladığınız şablon paketini tekrar tekrar ve ölçekli biçimde oluşturmanıza, verilerin bütünlüğünü korumanıza ve bilgilerin doğru şekilde toplulaştırılmasını sağlamanıza yardımcı olur. Projeler proje alım sürecinizde ve proje hattınızda yaşamaya başladığında, bu projelerdeki verilerin yeniden liderlik, müşteri veya bölge düzeyine taşınması gerekir.
Bu bilgiler proje portföyünün geri kalanına, yani farklı toplu görünümlerinize aktarılır. Smartsheet gibi raporlanabilir bir sistemde tüm bu verileri bir araya getirerek her seviyede pivot tablolar, grafikler ve çizelgeler oluşturabilirsiniz.
Bölge düzeyinde, yönetici düzeyinde, müşteri düzeyinde ve kullanıcı düzeyinde bunu yapabilirsiniz. Tüm bu verileri yönlendiren tek bir doğru kaynağa sahip olmak, verilerin bütünlüğüne duyduğunuz güveni artırır ve proje hattında olup bitenlerin gerçekten doğru olduğunu gösterir.
Galen Low: Bunu gerçekten seviyorum. Proje yönetiminde bir proje yöneticisi olarak yalnızca bir veya birkaç projeye bakabiliriz. Ancak projelerden oluşan bir portföye baktığımızda; personel, diğer kaynaklar ve satış hattı açısından projeler arasındaki ilişkilere bakarız.
Operasyonlar açısından da bu bağlantıyı seviyorum. İnsanların nasıl bir araya geldiği, kilometre taşlarına ve stratejik hedeflere nasıl ulaşıldığı bu şekilde görülüyor. İşletmeye bir projeler portföyü veya operasyonlarla birlikte birden fazla proje portföyü olarak bakıyorsanız ya da yoğun biçimde proje yürüten bir işletmedeyseniz, bu gerçekten önemli.
Diyelim ki şu anda 2.000 aktif projeniz var. Peki verileri nasıl incelemek istiyorsunuz? Bölgelere göre mi? Müşteri kategorisine göre mi? Ekiplere göre mi? İş zekâsı sağlayarak yalnızca projelerimizin nasıl gittiğini değil, koordinasyonu, stratejik etkiyi ve tüm bu verilerin bir araya getirilmesini de görebilirsiniz.
Michelle Watkins: Kesinlikle. Hepimiz projelerimizi bir sunum dosyasında bir araya getirmeye veya verileri bir takvim üzerinde görselleştirmeye çalışırken günlerimizi, saatlerimizi ve haftalarımızı harcadık.
Ancak veriler eşleşmedi. Entegre çözüm, sunum dosyalarından kurtulmanızı ve bunları gerçek zamanlı verilerle yeniden oluşturmanızı sağlar. Böylece her düzeyde görsel ve gerçek zamanlı bilgi sunabilirsiniz. Tüm proje portföyünü ve işlerin çeyreklere veya aylara göre nasıl dağıldığını düşündüğünüzde takvim görünümleri de çok faydalıdır.
Özellikle BT kuruluşları için bu, daha bilinçli kararlar almayı sağlar. Örneğin bir işi üçüncü çeyrekte yapamayacağınızı ve dördüncü çeyreğe ertelemeniz gerektiğini görebilirsiniz.
Galen Low: Bazı dinleyicilerimizin “Evet, ben bunu biliyorum; işletmemizi böyle yönetiyoruz” dediğini hayal edebiliyorum. Diğerleri ise “Vay canına, zihnim açıldı” diyordur. Çünkü Smartsheet gibi bir aracı, Microsoft Project'te yaptığım işin yalnızca küçük bir gelişimi olarak görüyordum.
Birden fazla proje portföyünün gösterge panosuna ve bu gösterge panosunun sunduğu verilere geçiş süreci nasıl işliyor? Sürecin adımları neler?
Michelle Watkins: Müşterilerime her zaman emekleme, yürüme ve koşma yaklaşımını benimsemelerini söylerim. Önce Smartsheet'e dönüştürülmesi en kolay ve en temel şeyle, yani proje içeriğinizle başlayın.
Bunu Microsoft Project'ten, Excel'den veya kullandığınız başka bir araçtan çıkarın ve şablon çözümünüzü oluşturun. Smartsheet'in temel özelliklerini kullanarak bunları bir araya getirin; çünkü bu özellikler hâlâ çok güçlüdür. Şablon oluşturabilir, bunu yeni bir şablon olarak kaydedebilir, tekrarlanabilir süreçler kurabilir ve proje düzeyinde raporlar hazırlayabilirsiniz.
Önce proje yönetiminin temelini oluşturun. Ardından liderler, proje düzeyinde tüm bu gerçek zamanlı verilere sahip olduğunuzu fark etmeye başlar. Sonraki adım, bir projeyi proje yapan özellikleri belirlemek, projelerin ne zaman geleceğini daha etkili biçimde planlamak, yeterli sayıda kişiye sahip olup olmadığınızı görmek ve finansal etkileri anlamaktır.
Üçüncü aşama uçtan uca proje portföyü yönetimidir. Proje alım süreciniz vardır, projeler Smartsheet'te yaşar ve gelişir, ardından tüm anlamlı bilgileri yöneticiler, müşteriler ve bölgeler gibi farklı paydaşlara sunarsınız.
Salesforce'ta İK PMO'sunu yönettiğim üç yıl boyunca, İK bünyesindeki 15 yetkinlik merkezimizden biri için oluşturduğum çözümün başarılı olduğunu anladım. Yönetici, işe giderken BART treninde gösterge panolarına bakabiliyor, gerçek zamanlı verileri inceleyebiliyor ve temel verilere ulaşabiliyordu.
Bu başarılıydı; çünkü liderler ve yöneticiler artık durağan veya bir sunum dosyasında kalan bir bilgiye değil, her gün erişebilecekleri, inceleyebilecekleri ve güncel tutabilecekleri canlı bir çözüme sahipti.
Galen Low: Bu inanılmaz bir kullanım örneği. Birçok işletmenin aylık, üç aylık ve yıllık raporlama döngüleri etrafında yapılandığını biliyorum. Gerçek zamanlı veriye erişim bu döngüleri büyük ölçüde değiştiriyor.
Bir yöneticinin trende giderken mobil cihazından bir projeyi kontrol edebilmesi ve raporun güncellenmesini beklememesi gerçekten önemli. Ancak ham veriye bu kadar hızlı erişim, normalde raporu düzenleyip son hâline getirmek isteyen proje yöneticileri için korkutucu olabilir mi?
Michelle Watkins: Proje yöneticilerinin yalnızca yöneticilerinin değil, üst yönetimin de verilerine bakacağını kabul etmesini sağlamak benim için zorluğun bir parçasıydı.
Ancak bu, projelerini sürekli güncel tutmaları için bir mentorluk fırsatına dönüştü. Verilerin liderleriyle daha sık ve şeffaf biçimde paylaşılmasının normal olduğunu gördüler. Geleneksel duvarları ve siloları yıktı; güven ve şeffaflık oluşturdu.
Bu çözümün başka bir yararı da iç ve dış denetimlerdi. Smartsheet etkinlik günlüklerini, değişiklik kayıtlarını, tarihleri ve zaman damgalarını tutabildiği için denetçilere gerekli bilgileri sunmak çok önemliydi.
Galen Low: Bunu seviyorum. Dijital dünyada sorumlu proje yönetiminden söz ediyoruz. Dijital projeler yürütüyor olmamız ve yazılım kullanmamız, yaptıklarımızın işletmenin işleyişiyle doğrudan bağlantılı olmadığı anlamına gelmez.
Uyumluluk gerekliliklerine ve denetimlere tabi olabiliriz. Özellikle kamu sektörü gibi yoğun biçimde düzenlenen alanlarda bu verilerin erişilebilir olması, kendimizi sorumlu tutmanın bir yoludur. Projeleri güncel tutmak ve sonraki projeleri daha iyi yürütmemize yardımcı olacak bir veri geçmişi oluşturmak bizim sorumluluğumuzdur.
Michelle Watkins: Buna işletmenin çalışma ritmi denir.
Galen Low: İşletmenin çalışma ritmi. Bunu sevdim. Proje portföyü yönetimi araçlarından ve seçim sürecinden bahsedelim. Yeni bir proje yönetimi ve proje portföyü yönetimi yazılımı satın alma kararı genellikle nerede alınır? Bu karar yöneticilerden mi, PMO'lardan mı yoksa operasyonlardan mı gelir?
Michelle Watkins: Smartsheet'in ilginç yanı şu: PM'ler genellikle Smartsheet'i ilk keşfedenler oluyor ve araç tabandan yukarı doğru yayılıyor. Proje yöneticilerinin iş yapma biçimine yerleşiyor, diğer proje yöneticileri ve ekip üyeleri tarafından benimseniyor, ardından bir üst yönetici seviyesinden onay alıyor.
Bir anda hızla yayılıyor; PMO liderleri aracı incelemeye ve diğer özelliklerini keşfetmeye başlıyor. Yöneticiler çoğu zaman bilmediklerinin farkında değildir. Smartsheet gibi bir araçla nelerin yapılabileceğini bilmiyor olabilirler.
Genellikle süreç PM'lerle ve taban kullanıcılarıyla başlıyor. Bu kişiler daha sonra başka bir şirkete geçip PMO ekibinde görev alıyor. PPM aracı için tedarikçi değerlendirmesi ve seçimi yaparken Smartsheet kullanmış olmaları, aracı güçlü bir aday hâline getiriyor.
Galen Low: Bu, emekleme-yürüme-koşma modelinin bir yansıması. Emekleme aşamasında proje yöneticisi seviyesinde bir projeyi iyi yönetmekle başlanıyor. Yürüme aşamasında kişi kariyerinde ilerleyerek PMO yönetmeye ve karar almaya başlıyor. Koşma aşamasında ise yönetici ekibinin bir parçası olup hangi araca ihtiyaç duyulduğuna karar veriyor.
Ancak yöneticilerin desteğini almak bazen zor olabilir. Projeleri ve proje portföylerini yönetmeye yardımcı olacak bir araç için destek almak isteyen kişilere, kararı onaylayacak yöneticilere sunmaları için hangi argümanları önerirsiniz?
Michelle Watkins: Bir iş gerekçesi hazırlayarak başlayın. Entegre bir proje portföyü yönetimi çözümüne sahip olduğumuzda kuruluş olarak elde edeceğimiz değer nedir? Süreçlerin yalınlaşması, verimlilik ve maliyet tasarrufundan söz ettiğinizde yöneticilerin ilgisini çekersiniz.
Çözümün ölçeklenebilir, tekrarlanabilir, gerçek zamanlı ve şeffaf olduğunu anlatın. Bir iş gerekçesinde emekleme, yürüme ve koşma aşamalarını ortaya koyun. İlk aşamada belirli bir yatırım yapacağınızı, bir grup proje yöneticisi ve pilot projeyle süreci kanıtlayacağınızı belirtin. Ardından ikinci ve üçüncü aşamaları tanımlayın ve yazılım maliyetlerinin zaman içinde nasıl gelişeceğini planlayın.
Başarıları veya yol boyunca yapılması gereken düzenlemeleri anlamlı biçimde raporlamak, liderlik ekibi üzerinde büyük bir etki yaratır.
Galen Low: Yatırım getirisini aşamalı biçimde göstermek fikrini seviyorum. Anında yüzde 80 tasarruf sağlayacağınızı varsaymak gerçekçi değil. Ancak emekleme, yürüme ve koşma modelinde bu zaman içinde oldukça kazançlı bir yatırıma dönüşebilir.
Michelle Watkins: Kuruluşunuzda iş süreçleri yöneticileri veya benzer uzmanlar varsa onları sürece dâhil edin. İsraf nerede, nasıl azaltabiliriz ve bu çözümün değerine nasıl daha fazla görünürlük kazandırabiliriz sorularını inceleyebilirler. Her kuruluşta böyle bir imkân olmayabilir; ancak varsa bundan yararlanmak çok faydalı olur.
Galen Low: Daha geniş bir düzeyde değişimi destekleyen etkili kişiler de olabilir. Bu kişiler işletmede böyle bir değişiklik yapmanın yararlarını anlatmaya yardımcı olabilir.
Michelle Watkins: Ultimate Software'de bu çözümü uygularken erken, orta ve geç benimseyenler olacağını kabul etmem gerekti. İnsanları bulundukları noktada karşılamak ve endişelerini dinlemek önemliydi. Üç yıllık süreçte herkesin bu aşamalardan geçmesini izlemek ilginçti.
Geç benimseyenler sonunda “Keşke daha önce katılsaydım; geleneksel sorunlarımın çoğunu önleyebilirdim” demeye başladı. Buna hazırlıklı olmalısınız.
Galen Low: Çoğu kişinin korkutucu bulacağı bir şeyi eğlenceli olarak tanımlamanı sevdim. Farklı aşamalardaki kullanıcıların sonunda sisteme katılacağından emin olabiliyor musunuz?
Michelle Watkins: Evet, kesinlikle.
Galen Low: Peki ya diğer taraf? Bazı durumlarda yöneticiler veya işletme sahipleri görünürlük sağlayan gerçek zamanlı bir gösterge panosu istiyor olabilir. Ancak sahadaki çalışanlar yeni bir araç istemediklerini, zaten çok fazla araç kullandıklarını veya mevcut araçlarından memnun olduklarını söyleyebilir. Yöneticiler, PPM özelliklerine sahip farklı bir aracı çalışanlarına benimsetmek için ne yapmalı?
Michelle Watkins: Öncelikle hangi kişilerin mevcut süreçleri ve araçları değerlendirmeye açık olduğunu belirlemeliler. Değişimin savunucuları kim olacak? Bölge veya kuruluş genelinde başvurulacak kişiler kimler olacak? Onları sürece erken dâhil edin ve karar ile görüşmeleri etkilemelerine izin verin.
Yönetici olarak süreci yönlendirin; ancak ağır işi onların yapmasına fırsat tanıyın. İşletmenin dönüşümünü etkilemek onlar için büyük bir gurur ve içsel değer kaynağı olabilir.
Galen Low: Bu, işletmenin farklı perspektifleri arasında empati ve anlayış oluşturmakla da ilgili. Bir yönetici hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunu açıklamalı; çalışanlar ise projeleri yürütmek için personele, kaynaklara ve temiz bir proje hattına ihtiyaç duyulduğunu anlatmalı.
Satış ekibi ne kadar çok anlaşma yaparsa yapsın, tüm projeleri aynı anda gerçekleştiremeyiz. Buna dikkat etmezsek işletmenin itibarını ve verdiği sözleri yerine getirme becerisini etkileriz. Herkesin aynı hedef doğrultusunda birlikte çalıştığını anlaması gerekir.
Michelle Watkins: Entegre çözüm tüm bunları yanıtlıyor.
Galen Low: Entegre araç konusunda biraz karşıt görüşü savunayım. İK ve finans sistemleri gibi başka yerlerde yaşayan veriler, hatta başka elektronik tablolar da var. Neden tüm verileri entegrasyonlarla bir araya getirip bir iş zekâsı aracında toplamayayım? Neden pahalı ve kapsamlı bir değişim yönetimi süreci gerektiren yeni bir araç satın alayım?
Michelle Watkins: Bazı müşterilerin CRM'lerini proje yönetimi çözümüne dönüştürmeye çalıştığını gördüm. Entegrasyonlarla mevcut verileri bir araya getirmeyi deneyen neredeyse her yaklaşımı gördüm.
CRM'den, Salesforce'tan, kaynak kapasitesi planlama sistemlerinden veya Workday'den gelen verilerin birbirleriyle akması gerekebilir. İnsanların hangi rollerde olduğu, projelerde ne kadar zaman harcadıkları ve proje bütçeleri gibi bilgiler önemlidir.
Biz tüm bunları PPM çözümümüze ve Smartsheet'e her gün entegre ediyoruz. Böylece bilgiler, yalnızca bir iş zekâsı aracında bir araya getirilmiş yapay bir veri dizisi olarak değil, proje verileri bağlamında anlamlı biçimde kullanılabiliyor.
Galen Low: Bu, amaca uygun bir çözüm gibi görünüyor. Bir aracın API'ye sahip olması, aradığınız veri deneyimini ve temizliğini sağlayacağı anlamına gelmez. Entegre proje portföyü yönetimi aracı bağımsız olarak çalışabilir ama aynı zamanda diğer sistemlerle de entegre olabilir.
Proje ekonomisi kavramı da konuşmalarımızda sık sık gündeme geldi. Projeler artık istisna değil; birçok kuruluşun operasyonlarının temel parçası. Hızlı hareket etmek ve işlevler arası ekipleri bir araya getirerek işleri tamamlamak için projeler yürütülüyor.
Bir proje portföyü yönetimi aracı aslında işletmenin nasıl çalıştığını gösteren bir iş zekâsı aracıdır. Bu artık yalnızca projelerle ilgili değildir; işletmenin işleyişiyle ilgilidir.
Son sorum: Her kuruluş bir PPM aracına hazır mı? Bu araçtan ve verilerden gerçekten yararlanmak için hangi ön koşulların yerine getirilmiş olması gerekir? Hazır olmayan kuruluşlara ne söylersiniz?
Michelle Watkins: Global PMO Partners'a gelen kuruluşlar genellikle geleneksel araçları zaten kullanmış oluyor. İlk emekleme aşamasında Smartsheet'e geçip proje düzeyindeki bilgilerini oluşturmaya başlamış oluyorlar.
Bize geldiklerinde yaklaşık 13-18 hafta içinde entegre bir çözüm oluşturmaya hazır hâle geliyorlar. Her kuruluşun PPM aracına farklı düzeylerde hazır olduğunu düşünüyorum. Önemli olan emekleme, yürüme ve koşma aşamalarının yapı taşlarını oluşturmaktır.
Örneğin üzerinde çalıştığımız küresel bir şirketin proje hattını ve proje özelliklerini belirledik. BT kuruluşu olduğu için proje tüzüklerine, kapsamlarına ve onay süreçlerine ihtiyaç duyuyor. Bunları bağımsız ama entegre bir çözüm olarak canlıya almaya hazırlanıyoruz.
Kuruluşlar genellikle bir projeyi yürütmek için neye ihtiyaç duyduklarını, portföy düzeyine neyi taşımaları gerektiğini ve portföydeki programlara neleri bağlayacaklarını zaten çalışmış oluyorlar. Bu üç yapı taşını proje alanında oluşturuyor, ardından verilerden farklı toplu görünümler üretiyoruz.
Dolayısıyla kuruluşlar PPM araçlarına farklı seviyelerde ve farklı yapı taşlarıyla hazır olabilir. Bu çözüm zaman içinde gelişmeye devam eder.
Galen Low: Bunu sevdim. Ek bir soru: “Neden PPM aracına ihtiyacım var?” sorusundan “Elbette bir PPM aracına ihtiyacım var, bunu kurmama yardım eder misiniz?” noktasına geçiş olduğunu görüyor musun?
Michelle Watkins: Evet. İnsanların günlük işleri ve yürütmeleri gereken projeler var. PPM çözümünü bir araya getirme konusunda uzman olan biziz. 100, 130 veya 150 saatlik bir çalışma kapsamında bunu 13-15 haftada tamamlayabiliyoruz.
Çevik bir yaklaşımla çalışıyoruz. Yapı taşlarını biliyoruz; benzersiz olan, müşterinin verileri ve belirli süreçleri. Bu nedenle haftada iki kez müşterilerle görüşüyoruz. Ekibim aradaki sürede çözümü oluşturuyor ve ardından gösteriyor.
Seçenekler sunuyoruz: A mı, B mi? Böylece müşteriler günlük işlerini sürdürürken çözümün sağladığı faydalardan yararlanmaya başlıyor.
Galen Low: Ne kadar iş birlikçi bir yaklaşım. Çok etkileyici.
Michelle, bugün programa katıldığın için çok teşekkür ederim. Görüşlerini paylaştığın için minnettarım. Dinleyicilerimiz sen ve Global PMO Partners hakkında daha fazla bilgi edinmek isterse nereye gitmeli?
Michelle Watkins: Web sitemizi ziyaret edebilirler: globalpmopartners.com. Sitede bir İletişim bölümümüz var.
LinkedIn'de de yer alıyoruz. Bizi takip edebilirsiniz; genellikle Smartsheet ve ilginizi çekebilecek diğer araçlarla ilgili yararlı bilgiler paylaşıyoruz.
Galen Low: Harika. Bağlantıların bazılarını program notlarına ekleyeceğim.
Herkese merhaba, işte böyle. Her zaman olduğu gibi, binden fazla benzer düşüncedeki proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın.
Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.
Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.
