Sztuczna inteligencja w zarządzaniu projektami: jak bezpieczna jest Twoja praca?
Sztuczna inteligencja budzi dziś obawy wielu kierowników projektów i nie bez powodu. Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące tego, jaka część pracy kierownika projektu może być wykonywana przez sztuczną inteligencję oraz czy całkowicie go zastąpi. Ponadto wyjaśniamy, jak możesz przygotować się na zakłócenia spowodowane przez tę nową technologię.
Czy sztuczna inteligencja (AI) sprawi, że miejsca pracy w zarządzaniu projektami staną się zbędne? W 2019 roku eksperci oszacowali, że AI przejmie 80% zadań związanych z zarządzaniem projektami do 2030 roku — a było to jeszcze przed pojawieniem się ChatGPT.
Jak dowiedziałem się podczas pracy nad artykułem o wpływie AI na wydziały informatyki w college’ach dla The Atlantic, jeśli chodzi o przewidywanie, czyje miejsca pracy są bezpieczne w obliczu nowych technologii, wczorajsza konwencjonalna mądrość dotycząca umiejętności „odpornych na przyszłość” jest dzisiejszym otwartym pytaniem.
Prawda jest taka, że kierownicy projektów należą do grupy osób, na które AI najprawdopodobniej wywrze największy wpływ: pracowników z wyższym wykształceniem i wysokimi zarobkami. To wyraźne odwrócenie wcześniejszych przewidywań, zgodnie z którymi pracownicy umysłowi mieli być mniej podatni na automatyzację technologiczną.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nie oznacza to jednak, że wszelka nadzieja przepadła. Wręcz przeciwnie — eksperci technologiczni, z którymi rozmawiałem, byli przekonani, że narzędzia AI mogą poprawić życie zawodowe wielu specjalistów, ograniczając czas poświęcany na żmudne zadania i torując drogę innowacjom.
Kierownicy projektów, którzy zamiast obawiać się tych narzędzi, zdecydują się je wykorzystywać, będą dobrze przygotowani do przeprowadzenia swoich karier — i swoich zespołów — przez nadchodzące fale zmian technologicznych w sposób, który może zrewolucjonizować całą tę dziedzinę.
Osoby znajdujące się w awangardzie wykorzystywania AI w zarządzaniu projektami podzielają podobne przekonanie: AI zastępuje zadania, a nie ludzi.
Choć wydaje się prawdopodobne, że generatywna AI przejmie wiele typowych funkcji administracyjnych kierownika projektu, takich jak planowanie oraz zarządzanie budżetami i rejestrami ryzyka, zadania te mają drugorzędne znaczenie wobec najważniejszego obowiązku kierownika projektu: przewodzenia ludziom. Ten element układanki — ludzki element — wykracza poza zakres możliwości AI związanych z przetwarzaniem danych.
I’ll cover:
AI jest tylko tak dobra, jak osoba, która jej używa
„Każdy, kto zna Tony’ego Starka, wie, że miał AI o nazwie J.A.R.V.I.S. … i jedną z rzeczy, które sprawiały, że wyniki J.A.R.V.I.S. były tak dobre, była jakość poleceń Tony’ego Starka” — mówi Joshua Ananaba, przedsiębiorca i kierownik programów cyfrowych mieszkający w Lagos w Nigerii. „To, co Tony kazał robić J.A.R.V.I.S., było zawsze bardzo szczegółowe. To właśnie uzbroiło J.A.R.V.I.S. w umiejętność tworzenia wspaniałych rzeczy.”
Zdaniem Ananaby J.A.R.V.I.S. oferuje coś więcej niż sprytne odniesienie do ewolucji dzisiejszej AI. Fikcyjna AI przypomina o konieczności zachowania ludzkiego pierwiastka w rzeczywistych interakcjach z nowymi technologiami.
AI należy więc postrzegać nie jako egzystencjalne zagrożenie, lecz jako niezawodnego pomocnika.
„Pomagamy im pomagać nam lepiej wykonywać naszą pracę” — mówi Matthew Fox, niezależny kierownik projektu z Denver w stanie Kolorado. „Nie chodzi o to, że narzędzia AI zastąpią któregokolwiek z nas. Chodzi o to, że ci z nas, którzy korzystają z narzędzi AI, zastąpią tych, którzy z nich nie korzystają.”
Pierwsi użytkownicy zaczynają działać
Wejście w erę sztucznej inteligencji zaczyna się od ciekawości. Wielu liderów branży już eksperymentuje z wykorzystywaniem narzędzi AI do przyspieszania przepływów pracy i procesów oraz ułatwiania osiągania pożądanych rezultatów projektów. Niektórzy już postrzegają te nowe technologie jako niezbędne uzupełnienie zestawu narzędzi kierownika projektu.
Annie MacLeod, współzałożycielka Project Management GameBoard w Kelownie w Kolumbii Brytyjskiej i ponad 30-letnia weteranka branży zarządzania projektami, należy do grona entuzjastycznych pierwszych użytkowników. Postrzega dzisiejszą rewolucję AI jako siłę napędzającą pozytywne zmiany. „Myślę, że może ona wnieść najlepsze praktyki do wielu sytuacji, z którymi mierzą się kierownicy projektów” — mówi.
MacLeod wyjaśnia na przykład, że często obserwuje, jak jej studenci kierunków związanych z zarządzaniem projektami lub klienci coachingu napotykają przeszkodę w zarządzaniu projektem, której rozwiązanie trudno znaleźć w gąszczu wielu zmiennych elementów projektu.
Programy generatywnej AI oparte na ChatGPT, a także sam ChatGPT, mogą być przydatne do swobodnego generowania potencjalnych sposobów radzenia sobie z różnymi problemami. „Jeśli mam zespół projektowy, który podczas burzy mózgów zastanawia się nad rozwiązaniami problemu, mogę zapytać AI, jakie są możliwe rozwiązania, a następnie poprosić zespół o zawężenie ich listy i rozwinięcie wybranych pomysłów” — mówi MacLeod.
Jeśli mam zespół projektowy, który podczas burzy mózgów zastanawia się nad rozwiązaniami problemu, mogę zapytać AI, jakie są możliwe rozwiązania, a następnie poprosić zespół o zawężenie ich listy i rozwinięcie wybranych pomysłów.
MacLeod również korzysta z AI, aby identyfikować potencjalne luki w zdolności zespołu do realizacji zadań. Czasami pyta chatbota, jakich umiejętności jej zespół potrzebuje, aby rozwiązać dany problem. Następnie może ocenić, czy członkowie jej zespołu dysponują niezbędnymi umiejętnościami, i zdecydować, jak przydzielić obowiązki.
Może również zdecydować, czy zlecenie niektórych obowiązków wykonawcom ma sens. Proces ten wymaga dużej dawki ludzkiego, profesjonalnego osądu—sugestie AI są dość ogólne—ale ćwiczenie to pomaga przejść przez etap „pustej strony” podczas określania zakresu projektu.
AI wymusza myślenie strategiczne
Jest jeszcze korzyść AI, która wynika w mniejszym stopniu z samej technologii, a w większym z ludzkiego potencjału wspieranego przez technologię. Aby w ogóle skłonić AI do generowania użytecznych wyników, PM-owie muszą zadawać właściwe pytania. Oznacza to zatrzymanie się i zastanowienie, jak każda część ich projektu łączy się z pozostałymi oraz jak jeden komponent może pod względem organizacyjnym zasilać kolejny.
Aby w ogóle skłonić AI do generowania użytecznych wyników, PM-owie muszą zadawać właściwe pytania.
Innymi słowy, samo korzystanie z AI wymaga od PM-ów doskonalenia umiejętności strategicznego myślenia w szerokiej perspektywie i analizowania potencjalnych problemów oraz rozwiązań, a także uwzględniania powiązań między poszczególnymi etapami.
„Jest ogromna liczba projektów, w których przechodzimy od problemu do rozwiązania, nie odrabiamy pracy domowej po drodze i nie zajmujemy się właściwym planowaniem” — mówi MacLeod. Zjawisko to może wyjaśniać, dlaczego duży odsetek projektów nie kończy się sukcesem. MacLeod przypuszcza, że dzięki AI przyspieszającej proces planowania projektów więcej projektów w przyszłości może być „faktycznie… realizowanych zgodnie z planem”.
Thako Harris, wiceprezes ds. operacyjnych w agencji kreatywnej Skully Rebels z siedzibą w Minneapolis, wskazuje na jeszcze bardziej bezpośrednią korzyść technologii AI: możliwość wykorzystania dużych ilości danych projektowych w celu zwiększenia odsetka udanych projektów.
W niedalekiej przyszłości programy AI będą w stanie przedstawiać kompleksowy przegląd wcześniejszych projektów i danych historycznych, umożliwiając podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących budżetów i godzin pracy interesariuszy.
Ta transformacja ograniczy konieczność zgadywania i prawdopodobnie zwiększy rentowność firm — szczególnie w miarę jak narzędzia AI do zarządzania projektami będą przejmować od kierowników projektów żmudne zadania administracyjne (a bezpłatne narzędzia AI do zarządzania projektami usuną barierę kosztową wejścia). Jednak pod pewnymi względami ta zmiana zasadniczo wpłynie również na charakter pracy PM-a.
Wartość [PM-a] będzie polegać na opracowywaniu strategii na styku konkretnych umiejętności danej osoby ze wszystkimi czynnikami strukturalnymi i uczestnikami gry w jej firmie.
AI ma zdolność do „syntezy poprzez agregację danych metodą siłową” — wyjaśnia Harris — ale to od konkretnego PM-a zależy, czy „strategicznie nada temu sens” na poziomie relacji międzyludzkich.
Przewiduje on, że konieczne stanie się, aby każdy PM potrafił spojrzeć na zespół i zrozumieć sposób działania każdego jego członka — na przykład powiedzieć: „ta osoba jest zrzędliwa, ta osoba jest w dobrym humorze, te dwie osoby działają sobie na nerwy, bo ich charaktery nie współgrają ze sobą zbyt dobrze o 9:00 rano” — mówi Harris. „Jeśli potrafisz współpracować z AI i [zająć się] opracowaniem sposobu, w jaki wszyscy razem pracują, myślę, że to zwycięskie połączenie”.
Jak kierownicy projektów mogą pomóc AI działać samodzielnie
To prowadzi nas z powrotem do złożonego pytania, od którego zaczęliśmy: czy możliwości — i ograniczenia — programów generatywnej AI osiągnęły poziom zaawansowania, który grozi wyparciem kierowników projektów z rynku pracy.
Z czysto technologicznego punktu widzenia odpowiedź brzmi zdecydowanie: nie; generatywna AI nie jest jeszcze wystarczająco „inteligentna”, aby autonomicznie zarządzać projektami. Tak jak dziedzina zarządzania projektami opiera się na ludzkim podejściu, korzystanie z systemów AI wymaga uważnego wkładu człowieka.
AI obecnie się uczy. Od teraz, być może przez następną dekadę, AI nadal będzie się uczyć. I czuję, że jedną z rzeczy, które powinien zrobić każdy profesjonalista, jest uczenie się wraz z AI i nauka tworzenia poleceń, które umożliwią AI rozwój i lepsze działanie.
Oznacza to proaktywne wdrażanie narzędzi AI wspierających zadania związane z zarządzaniem projektami, opisane wcześniej — tworzenie pomysłów, planowanie i zarządzanie szczegółami administracyjnymi, takimi jak harmonogramy i budżety — oraz większe skupienie na umiejętnościach i obowiązkach związanych z zarządzaniem projektami, których AI nie potrafi odtworzyć.
Eksperci są zgodni, że skoncentrowane na ludziach i strategii elementy zarządzania projektami to nie tylko umiejętności, których AI nie potrafi odtworzyć, ale także obszary, które w przyszłości będą stanowić główny nacisk tej dziedziny.
Umiejętności te obejmują rozwiązywanie problemów i myślenie krytyczne; przywództwo oparte na współpracy; myślenie strategiczne; podejmowanie decyzji pod presją oraz, co najważniejsze, komunikację — nie tylko z innymi członkami ludzkiego zespołu, ale także z narzędziami AI na różnych etapach realizacji projektu.
Stawianie właściwych pytań w celu uzyskania przydatnych odpowiedzi z platform AI jest, być może ironicznie, umiejętnością o fundamentalnie ludzkim charakterze, którą każdy kierownik projektu powinien zacząć doskonalić.
Porozmawiaj o roli AI w zarządzaniu projektami oraz o tym, jak (i czy) korzystasz z niej na co dzień, z setkami innych cyfrowych kierowników projektów — zostań członkiem i dołącz do rozmowy w naszej społeczności na Slacku!
