24 pytania podczas sesji odkrywania, które powinni zadawać kierownicy projektów
Częstą przyczyną niepowodzenia projektu lub niezadowolenia klienta na jego zakończenie jest to, że klient nie otrzymał tego, czego jego zdaniem miał otrzymać. Jak możemy upewnić się, że wszyscy mamy takie samo zrozumienie sytuacji?
Podczas początkowych warsztatów dotyczących analizy projektu musimy zadawać właściwe pytania, aby dać klientom możliwość przekazania nam wszystkich ważnych informacji, które musimy znać, by pomyślnie zrealizować projekt.
Czym jest sesja analizy projektu?
Sesja lub warsztaty dotyczące analizy projektu to spotkanie klienta z kierownikiem projektu na bardzo wczesnym etapie projektu. Konkretny projekt może nie być jeszcze nawet określony — klient wie, że potrzebuje czegoś, ale nie jest pewien, co dokładnie będzie tym rozwiązaniem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Celem rozmowy analitycznej jest zrozumienie przez kierownika projektu modelu biznesowego klienta, jego działalności operacyjnej, procesu podejmowania decyzji oraz ogólnych celów i strategii biznesowej — tak aby pomóc mu zdefiniować właściwe rozwiązanie lub projekt odpowiadający na konkretny problem. To również dobra okazja do nawiązania relacji z klientem.
Różni się ona nieco od spotkania inauguracyjnego projektu, podczas którego kierownik projektu i zespół projektowy mają już całkiem dobre pojęcie o tym, nad jakimi konkretnymi rezultatami i zadaniami będą pracować. Spotkanie analityczne jest częścią szerszego procesu inauguracji projektu oraz inicjowania projektu.
Ponad 24 pytania, które należy zadać podczas sesji analizy projektu
Oto najważniejsze pytania, które należy zadać podczas sesji analizy projektu. Podzieliłem je na 6 następujących rodzajów pytań analitycznych:
- Pytania dotyczące strategii
- Pytania dotyczące doświadczenia użytkownika
- Pytania dotyczące treści
- Pytania dotyczące kreatywności
- Pytania techniczne
- Pytania dotyczące zarządzania projektem
Ta lista nie ma służyć jako kwestionariusz do wypełnienia przez klientów, lecz jako schemat pomagający zrozumieć potrzeby naszego klienta lub potencjalnego klienta oraz jego problem biznesowy, abyśmy mogli właściwie zaprojektować odpowiednie rozwiązanie.
Wszystkie te pytania mają charakter otwarty, dzięki czemu można dokładnie zbadać sytuację i zrozumieć, dlaczego obecne rozwiązanie nie działa oraz czego potrzeba w potencjalnym rozwiązaniu.
Pytania dotyczące strategii
1. Cele
Dlaczego to robimy? Jakie są cele tej witryny? Jakie są kluczowe wskaźniki efektywności i mierniki? Jak będziemy mierzyć i oceniać sukces? Jak wpłynie to na wyniki finansowe firmy? Co musi osiągnąć z perspektywy biznesowej? Co powinno zostać zrealizowane? W jaki sposób cele biznesowe odpowiadają na niezaspokojone potrzeby konsumentów?
2. Komunikaty
Jakie kluczowe komunikaty należy przekazać? Jaka jest jedna rzecz, o której chcemy, aby ludzie pomyśleli, poczuli lub którą zrobili? Co możemy powiedzieć, aby skłonić ich do działania? Jak wpisuje się to w szerszą strategię marketingową i komunikacyjną? Jak wypada to na tle pozycjonowania konkurencji? Co komunikujemy w odmienny sposób; jaka jest nasza unikalna propozycja sprzedaży (USP)?
Pytania dotyczące doświadczenia użytkownika
3. Odbiorcy
Do kogo próbujemy dotrzeć z komunikacją? Kim są nasi odbiorcy pierwszorzędni, drugorzędni i trzeciorzędni? Dlaczego? Czy różnią się od grupy docelowej? Jakie są ich dane demograficzne? Dlaczego mieliby odwiedzić witrynę? Kiedy ją odwiedzają? Dlaczego mieliby wrócić?
4. Ścieżki użytkowników
Kim są użytkownicy witryny? Jakie są ich różne potrzeby? Co chcemy, aby zrobili? Jakie są obecne bariery? Jak możemy zwiększyć satysfakcję klientów? Jak możemy budować lojalność? Jak możemy zwiększyć współczynnik konwersji?
5. Funkcjonalności
Jakie funkcjonalności wykraczające poza statyczne strony z treścią są wymagane? Wykrywanie przeglądarki? Wykrywanie lokalizacji na podstawie adresu IP? Obsługa wielu języków? Koszyk zakupowy lub handel elektroniczny? Gromadzenie danych? Formularze? Drukowanie ekranu? Pliki cookie? Dynamiczna treść? Interaktywne mapy? Wyszukiwarki sklepów? Blogi? Kalendarz wydarzeń? Oferty pracy? Kanał dla często aktualizowanych treści? Galeria zdjęć? Integracja z mediami społecznościowymi? Dlaczego jest to potrzebne? W jaki sposób ta funkcjonalność pomoże osiągnąć nasze cele biznesowe?
6. Użyteczność
Jakie są wymagania dotyczące przeprowadzania testów z użytkownikami? Jakie urządzenia obsługujemy? Jakie przeglądarki obsługujemy? Dla jakich platform tworzymy rozwiązanie? Jaki jest minimalny rozmiar ekranu, dla którego powinniśmy opracować rozwiązanie na każdej z nich? Jakie są wymagania i standardy dotyczące zgodności z zasadami dostępności?
Pytania dotyczące treści
7. Typy
Jakie treści załadujemy do witryny? Czy będą to ponownie wykorzystane stare treści, czy nowe treści? Ile sekcji treści będzie dostępnych? Jakie strony są wymagane? Jakie różne typy treści musimy obsługiwać? Dlaczego są potrzebne? Co pozwolą osiągnąć? W jaki sposób treści będą ze sobą powiązane? Jak treści odnoszą się do innych treści?
8. Zarządzanie
Kto będzie je tworzyć? Kiedy będą gotowe? Kto załaduje treści do witryny? Kto będzie je utrzymywać? Jaki obieg pracy, poziomy uprawnień i akceptacje są wymagane?
9. Lokalizacja
Ile rynków trzeba obsługiwać? Ile różnych języków występuje na tych rynkach? Jakie są różnice między treściami przeznaczonymi dla poszczególnych rynków? Kiedy poszczególne rynki muszą zostać uruchomione? O jakich innych wymaganiach specyficznych dla poszczególnych rynków powinniśmy wiedzieć?
Pytania dotyczące kreacji
10. Wygląd i charakter
Jakie materiały kreatywne widzieliście i które się Wam podobają? Czego nie lubimy? Dlaczego?
11. Materiały
Jakie prace związane z marką zostały już wykonane? Jak dużą popularnością cieszą się one wewnątrz organizacji i wśród klientów zewnętrznych? Gdzie możemy znaleźć materiały marki — logotypy, wytyczne dotyczące marki, fotografie?
12. Wytyczne dotyczące marki
Jak dokładnie określono wytyczne dotyczące marki? Jak sztywny jest obecny przewodnik po stylu? Jakie kroki możemy dodać do procesu pracy kreatywnej, aby zapewnić spójność marki?
13. Ton komunikacji
Czy istnieją witryny internetowe, które Wam się podobają i które mogłyby dostarczyć inspiracji dotyczących pożądanego wyglądu i charakteru? Czy chcielibyśmy, aby odbiorcy opuszczali witrynę z określonymi odczuciami emocjonalnymi?
Pytania techniczne
14. Adres URL
Jaki jest adres URL tej witryny? Kto jest obecnym rejestratorem domeny? W jaki sposób będziemy obsługiwać rynki wielojęzyczne?
15. Hosting
Kto hostuje witrynę? IIS czy Apache Linux, Windows czy inne rozwiązanie? Jakie jest obecne obciążenie serwera? Czy używane są bazy danych, a jeśli tak, to jakiego typu? Czy istnieją preferencje dotyczące baz danych? Jakie mechanizmy tworzenia kopii zapasowych są wymagane? Czy wystąpią skoki ruchu wymagające użycia sieci dostarczania treści (CDN), takiej jak AWS, Akamai lub Edgio?
16. Integracja z systemami starszego typu
Z jakimi istniejącymi systemami będzie musiała łączyć się ta witryna?
17. Bezpieczeństwo
Czy będziemy musieli utworzyć konta użytkowników? Czy będzie wymagane szyfrowanie? Czy będą dostępne obszary chronione hasłem? Jakie dane osobowe będziemy musieli przechowywać i zabezpieczać?
18. Preferencje dotyczące programowania
Czy będziemy budować witrynę na systemie zarządzania treścią (CMS), takim jak WordPress, Drupal lub Sitecore? Czy istnieje środowisko programistyczne, którego musimy użyć? Jakie urządzenia, przeglądarki i platformy muszą być obsługiwane?
19. Śledzenie
W jaki sposób będziemy śledzić KPI? Czy będziemy korzystać z narzędzi analitycznych, takich jak Webtrends lub Google Analytics, czy z innych technologii pomiarowych, takich jak ClickTale, albo z bardziej kompleksowego rozwiązania, takiego jak Adobe SiteCatalyst?
Pytania dotyczące zarządzania projektem
20. Proces
Jak ten projekt wiąże się z innymi trwającymi projektami? Jaki jest plan projektu? Co zamierzamy zrobić (SoW)? Jaka jest kolejność realizacji działań (metodologia)? Kiedy (harmonogram)? Ile to będzie kosztować (budżet)?
21. Komunikacja
Jakie kanały komunikacji najlepiej wykorzystać? Kto i kiedy musi być zaangażowany? Jakich narzędzi będziemy używać do komunikacji, współpracy i udostępniania informacji?
22. Nadzór
Jak będziemy zarządzać procesem? Kim są interesariusze? Kto odpowiada za realizację, ponosi ostateczną odpowiedzialność, jest konsultowany i informowany? Jak będziemy zarządzać zmianami wymagań?
23. Proces akceptacji
W jaki sposób będziemy skutecznie zarządzać zespołem projektowym i interesariuszami przez cały cykl życia projektu?
24. Zarządzanie projektem
W jaki sposób śledzimy postępy, aby mieć pewność, że spełniamy określone wymagania, realizujemy projekt zgodnie z harmonogramem i mieścimy się w budżecie? Kiedy upływa termin uruchomienia witryny? Dlaczego? Co powoduje konieczność dotrzymania tego terminu?
Co dalej?
Po zakończeniu procesu odkrywania pamiętaj, aby wysłać wiadomość e-mail z podsumowaniem kolejnych kroków i zadań do wykonania. Warto również rozpocząć kolejne etapy procesu inicjowania projektu — zacząć określać produkty projektu, przygotować opis zakresu prac i zaplanować spotkanie inauguracyjne.
Jak myślisz, czego nie uwzględniam? O czym jeszcze należy pamiętać przy definiowaniu pomysłu i co kierownicy projektów powinni brać pod uwagę przy rozpoczynaniu fazy odkrywania projektu? Chętnie poznam więcej wskazówek — podziel się nimi w komentarzach poniżej!
