5 prostych kroków do lepszego prowadzenia trudnych rozmów
Jako cyfrowi kierownicy projektów dużą część naszej pracy stanowi skuteczna komunikacja. Umiejętne prowadzenie trudnych rozmów może powstrzymać słabe wyniki zespołu, nieporozumienia finansowe i zwyczajnie nierealistyczne oczekiwania klientów, zanim przerodzą się one w problemy, które poważnie zagrożą projektowi. Jednak nawet najbardziej doświadczeni kierownicy projektów mogą odczuwać zdenerwowanie przed trudną rozmową.
Trudne rozmowy są trudne z pewnego powodu. Są niezręczne i trudno wiedzieć, co powiedzieć oraz jak to powiedzieć.
Trzeba znaleźć delikatną równowagę między profesjonalną życzliwością a bezpośredniością wystarczającą do jasnego przedstawienia swojego punktu widzenia. Umiejętność skutecznego prowadzenia trudnej rozmowy może nie tylko uczynić projekt łatwiejszym do zarządzania, lecz także sprawić, że będzie on przyjemniejszy dla wszystkich. W tym artykule omówimy pięć prostych kroków skutecznego prowadzenia trudnej rozmowy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak prowadzić trudne rozmowy
1. Zacznij od określenia celu
Może to brzmieć sprzecznie z intuicją, ale najlepszym miejscem na rozpoczęcie trudnej rozmowy jest jej koniec. Zadaj sobie pytania: „Dlaczego prowadzę tę rozmowę?”, „Co chcę dzięki niej osiągnąć?”, „Jakie rezultaty rozwiązałyby tę sytuację?” i tak dalej.
Dopóki nie będzie dla ciebie naprawdę jasne, dlaczego prowadzisz tę rozmowę i co chcesz dzięki niej osiągnąć, nie rozpoczynaj jej. Jeśli mimo wszystko się na nią zdecydujesz, w danym momencie może pójść dobrze, ale istnieje duża szansa, że nie rozwiąże rzeczywistego problemu i za kilka tygodni wrócisz do niego podczas kolejnej niezręcznej rozmowy.
2. Wybierz odpowiednie miejsce
Kolejnym ważnym elementem skutecznego prowadzenia trudnej rozmowy jest wybór miejsca sprzyjającego otwartej i szczerej dyskusji.
Wyobraź sobie, że ktoś ma przeprowadzić z tobą trudną rozmowę; być może chce przekazać ci negatywną opinię na temat twojej pracy albo powiedzieć, że twoja agencja ma ponieść stratę w wysokości $150k na projekcie. Gdzie chciałbyś odbyć taką rozmowę? Na hali, gdzie każda para uszu w promieniu 10m przysłuchiwałaby się jej? Raczej nie. Od razu przyjąłbyś postawę obronną i miałbyś wrażenie, że to publiczny atak.
Bardziej prawdopodobne jest, że chciałbyś porozmawiać w prywatnym, bezpiecznym i komfortowym miejscu. Polecałbym prywatną salę konferencyjną, a jeśli chcesz naprawdę oddzielić rozmowę od biura, możesz nawet wybrać się do pobliskiej kawiarni.
Wybierając prywatne miejsce, pamiętaj o tym, jaki komunikat ono wysyła – gabinet dyrektora HR prawdopodobnie wywoła niewłaściwe wrażenie, nawet jeśli wybierzesz go tylko dlatego, że jest jedynym wolnym pomieszczeniem!
3. Zdecyduj, kto powinien przeprowadzić rozmowę
Najczęściej to ty będziesz osobą prowadzącą trudną rozmowę — taki jest urok zarządzania projektem i kierowania zespołem ludzi. Zanim jednak wkroczysz do akcji, zatrzymaj się i zastanów, czy jest ktoś, kto lepiej nadawałby się do przeprowadzenia tej rozmowy, aby osiągnąć pożądany rezultat.
Kiedyś zarządzałem bardzo widocznym, bardzo dużym i niezwykle wymagającym projektem dla mojej agencji. W projekcie uczestniczył duży zespół, a ja miałem świetnego głównego programistę interfejsu użytkownika, z którym fantastycznie się pracowało; był proaktywny, odpowiedzialny, rzetelny, miał poczucie humoru, dużą wiedzę, łatwo było się z nim dogadać — naprawdę był jednym z najlepszych pracowników.
Kiedy zaczęliśmy zbliżać się do pierwszego zestawu produktów prac programistycznych, stał się nerwowy, a następnie coraz bardziej rozdrażniony, aż jego zachowanie zaczęło wpływać na morale projektu i innych członków zespołu. Zupełnie do niego nie pasowało i trzeba było szybko temu zaradzić. Stanąłem więc przed koniecznością przeprowadzenia nieprzyjemnej rozmowy z kimś, kogo bardzo potrzebowałem w dobrej formie przy moim projekcie. Trudność polegała na ustaleniu, jak przeprowadzić tę rozmowę, nie odbierając mu motywacji. Ostatecznie uznałem, że prawdopodobnie nie dam rady. Byłem zbyt blisko reszty zespołu, klienta i zakresu pracy, a w jego ówczesnym stanie emocjonalnym wszystko, co bym poruszył, prawdopodobnie zostałoby odebrane jako reprymenda. Poprosiłem jego przełożonego, aby odbył z nim swobodną rozmowę i dowiedział się, co się dzieje oraz jak on się czuje.
Tak więc stanąłem przed koniecznością przeprowadzenia nieprzyjemnej rozmowy z kimś, kogo bardzo potrzebowałem w dobrej formie przy moim projekcie. Trudność polegała na ustaleniu, jak przeprowadzić tę rozmowę, nie odbierając mu motywacji. Ostatecznie uznałem, że prawdopodobnie nie dam rady. Byłem zbyt blisko reszty zespołu, klienta i zakresu pracy, a w jego ówczesnym stanie emocjonalnym wszystko, co bym poruszył, prawdopodobnie zostałoby odebrane jako reprymenda. Poprosiłem jego przełożonego, aby odbył z nim swobodną rozmowę i dowiedział się, co się dzieje oraz jak on się czuje.
Okazało się, że kupował mieszkanie. Każdy, kto kiedykolwiek kupował nieruchomość, wie, jak frustrujący i pochłaniający czas może to być. Uznaliśmy, że główny programista interfejsu użytkownika może pracować z domu przez połowę czasu, aby skrócić dojazdy i dać mu przestrzeń na załatwianie spraw związanych z mieszkaniem, przy których musiał być dostępny. Dopóki był obecny na najważniejszych spotkaniach, a praca była wykonywana, byliśmy zadowoleni. To rozwiązanie sprawdziło się znakomicie, a harmonia wróciła do zespołu projektowego. Sukces.
Najważniejsze jest tutaj zastanowienie się, co daje rozmowie największą szansę powodzenia. Gdy już to wiesz, podejmij odpowiednie kroki, aby tak się stało — nawet jeśli oznacza to zaangażowanie kogoś bardziej odpowiedniego od ciebie do poprowadzenia rozmowy.
4. Dobrze zaplanuj trudne rozmowy
Wiedza o tym, jak zorganizować trudną rozmowę, może pomóc Ci poczuć się pewniej podczas wymagającej rozmowy i powstrzymać Cię przed zejściem na poboczny temat, który tak naprawdę nie jest istotny.
Istnieje wiele schematów, z których możesz skorzystać, ale ja lubię prosty schemat obserwacji, w którym:
- Mówisz o tym, co zaobserwowałeś(-aś)
- Wyjaśniasz, jak wpływa to na zespół/budżet/projekt
- Wyjaśniasz, dlaczego chcesz porozmawiać na ten temat właśnie z tą osobą
- Prosisz o opinię
- Dochodzi do wniosku.
Brzmi to prosto i rzeczywiście takie powinno być. Nie ma żadnych sztuczek rodem z filmów o Jedi, które pomogłyby w zorganizowaniu trudnej rozmowy — im prościej, tym lepiej. Oto przykład, który pomoże osadzić schemat obserwacji w odpowiednim kontekście.
Prosty przewodnik po skutecznym prowadzeniu trudnych rozmów
Sytuacja: Musisz porozmawiać z dyrektorem technicznym na temat etapu rozwoju, który zbyt szybko pochłania budżet. W tym tempie Twoja agencja poniesie stratę, a klient prawdopodobnie nie zrealizuje z Wami kolejnego projektu.
- Przedstaw swoją obserwację:
- Zauważyłem(-am), że wykorzystaliśmy 65% budżetu na rozwój, ale wykonaliśmy tylko 30% prac
- Zauważyłem(-am), że wykorzystaliśmy 65% budżetu na rozwój, ale wykonaliśmy tylko 30% prac
- Przedstaw potencjalny wpływ tej sytuacji na zespół/budżet/projekt:
- Jeśli będziemy kontynuować w ten sposób, do kwietnia wykorzystamy cały budżet i będziemy musieli ograniczyć zakres, przekroczyć budżet albo zmniejszyć zakres naszych działań związanych z zapewnianiem jakości.
- Wyjaśnij, dlaczego chcesz, aby właśnie ta osoba o tym wiedziała:
- Chciałem(-am) z Tobą o tym porozmawiać, ponieważ wiem, że masz wysokie wymagania wobec swojego zespołu i oczekujesz, że praca będzie realizowana zgodnie z założonymi terminami, budżetem i kryteriami jakości.
- Poproś drugą osobę o opinię:
- Jak myślisz, co moglibyśmy zrobić, aby zmienić obecny kierunek?
- Jak myślisz, co moglibyśmy zrobić, aby zmienić obecny kierunek?
- Uzyskaj zobowiązanie i zakończ rozmowę, ustalając kolejne kroki:
- Brzmi świetnie, więc ustalmy, że Ty zrobisz x, a ja zrobię y. Przekażesz informacje temu zespołowi deweloperskiemu i wyślesz do niego wiadomość uzupełniającą, dodając mnie do kopii.
Dobrze zorganizowana rozmowa jest jasna, zwięzła i opiera się na obustronnej dyskusji.
5. Zaprzyjaźnij się z trudnymi rozmowami
Zarządzając projektami cyfrowymi, czasami możemy mieć wrażenie, że większość czasu poświęcamy na gaszenie pożarów. Zmagamy się ze wszystkim: opóźnieniami w realizacji, pracą niskiej jakości, gwałtownie kurczącymi się finansami projektu, stopniowym rozszerzaniem zakresu, pracą po godzinach, wypalonym zespołem czy po prostu nierealistycznymi oczekiwaniami dotyczącymi tempa pracy, poziomu usług lub liczby błędów wykrywanych podczas testów — lista może wydawać się nieskończona.
Trudne rozmowy są nieuniknioną częścią życia DPM, ale dzięki znajomości sposobów ich prowadzenia będziesz lepiej przygotowany(-a) do skutecznego radzenia sobie z nimi i osiągania rezultatów, których potrzebuje projekt.
Co o tym sądzisz?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.
