4 strategie radzenia sobie z nierealistycznymi terminami realizacji projektu

Wspierałem liderów zespołów, a także brałem czynny udział w trudnych rozmowach z interesariuszami projektu. Takie rozmowy zapewniają wszystkim to, czego potrzebują, aby osiągnąć oczekiwany poziom jakości (nawet przy nierealistycznym terminie realizacji projektu) i pomyślnie go dostarczyć.

Jak ocenić, czy termin realizacji projektu jest realistyczny

Terminy realizacji projektów są kwestią opinii i perspektywy, a gdy klient naciska na konkretną datę, może mieć na to wpływ wiele czynników. 

W jego przekonaniu termin może wydawać się realistyczny, ponieważ może nie rozumieć wszystkiego, co musi się wydarzyć w procesie dostarczania produktu do ostatecznej daty końcowej.

Zacznij od tych kroków:

1. Wykonaj analizę od końca. Zidentyfikuj każdy krok, który należy wykonać, analizując je w odwrotnej kolejności, aby wstępnie określić, czy harmonogram jest realistyczny i czy występują ograniczenia czasowe.
2. Zrozum motywację stojącą za terminem. Jakie są kluczowe czynniki lub kamienie milowe tej inicjatywy, aby móc lepiej ocenić, jak zrealizować ją w wyznaczonym terminie? Być może istnieje ważna potrzeba biznesowa, która nie została zakomunikowana. Pomoże Ci to określić, co — jeśli w ogóle coś — można usunąć z zakresu, aby zrealizować projekt w ustalonych ramach czasowych.
3. Określ zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania. Pozwoli Ci to ustalić, czy trzeba zaangażować dodatkowe zasoby, a także sprawdzić, czy pierwotnie przydzielony zespół jest w stanie wykonać pracę i czy można uniknąć wypalenia zawodowego.
4. Poproś o drugą opinię na temat analizy od końca, planu zasobów i planu projektu. Ktoś taki jak projektant lub programista może lepiej ocenić, czy można pominąć pewne kroki, usunąć zależności, skrócić czas realizacji albo nakładać na siebie określone fazy lub zestawy funkcji w podejściu zwinnym.

4 strategie radzenia sobie z nierealistycznymi terminami

Przyjrzyjmy się kilku strategiom, które pomogą Ci wzmocnić determinację, by sprzeciwić się i bronić swojego stanowiska, zachowując jednocześnie empatię wobec potrzeb klienta i zespołu projektowego.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Udokumentuj proces i oczekiwania

Chcemy mieć pewność, że wszyscy rozumieją, w jaki sposób dotrzemy do celu, aby nie tracić czasu na ustalanie wszystkiego po drodze. Możesz nie mieć poczucia kontroli nad wydarzeniami lub okolicznościami, które wyznaczyły termin, ale masz wpływ na proces, dzięki któremu próbujesz dostarczyć projekt do tej daty.

Oto, co należy zrobić:

• Jasno określ rolę każdego i oczekiwania wobec niego podczas spotkania rozpoczynającego projekt — zarówno w przypadku Twojego zespołu wewnętrznego, jak i osób po stronie klienta. Oni również odgrywają ogromną rolę w dotrzymaniu terminu. Dobrym punktem wyjścia jest tutaj macierz RACI.
• Utwórz mapę procesu przedstawiającą sposób, w jaki zespół przejdzie przez każdą fazę.
• Utwórz proces zatwierdzania z terminami i odpowiedzialnością interesariuszy. Dzięki temu klient również będzie odpowiadać za swoją część, zamiast całego ciężaru spoczywać na Tobie i Twoim zespole. Po swojej stronie musi rygorystycznie przestrzegać terminów dotyczących opinii, zatwierdzeń i innych zasobów, które mogą być potrzebne do dotrzymania tego nierealistycznego terminu realizacji projektu.
• Możesz nawet posunąć się dalej i utworzyć plan komunikacji, aby każdy wiedział, gdzie przekazywać poszczególne informacje i do kogo zwracać się w konkretnej sprawie.

2. Zwiększ zasoby lub zmniejsz zakres projektu.

Jedna lub dwie dodatkowe osoby dołączone do zespołu mogą być właśnie tym, czego potrzebujesz, aby dotrzymać terminu. Współpracuj z menedżerem zasobów, aby ustalić, kto jeszcze może pracować przy projekcie przez cały okres jego realizacji lub w określonych fazach. Wspólna praca prowadzi do sukcesu 😁

Ważna uwaga

Upewnij się, że jeśli w trakcie trwającej fazy pojawiają się nowe zasoby, mają już przekazaną całą niezbędną wiedzę i mogą od pierwszego dnia rozpocząć zadania, które muszą wykonać.

Współpracuj również z przedstawicielem handlowym i klientem, aby ograniczyć zakres. Może to być wersja MVP dokumentu SOW albo wymaganie wobec klienta, aby ograniczył liczbę funkcji o niższym priorytecie, które nie są niezbędne do ukończenia przed datą premiery. Pamiętaj, że w zależności od podjętej decyzji będzie się to wiązać ze wzrostem lub spadkiem kosztów (zgodnie z trójkątem zarządzania projektami), dlatego będziesz musiał porozmawiać o tym z klientem.

3. Stanowcze zarządzanie planem prac

Aby dotrzymać napiętych terminów, musisz mieć kontrolę nad wszystkim i dopilnować, aby każdy członek zespołu, w tym klient, również ją miał. Nierealistyczne terminy można złagodzić, wdrażając skuteczne strategie zarządzania wieloma projektami w celu efektywnego równoważenia obciążenia pracą.

Wykonywanie poniższych czynności kilka razy w tygodniu pomoże ci dotrzymywać terminów:

• Codzienne spotkania statusowe: Mogą w nich uczestniczyć również klienci, dzięki czemu będziesz często otrzymywać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Oznacza to mniej przeszkód, na które może natrafić twój zespół lub które będziesz musiał usuwać.
• Przeglądy harmonogramu: Jeśli trzeba, ustaw go jako tło laptopa! Niezwykle ważne jest, aby stale odwoływać się do harmonogramu i wybiegać myślami naprzód, dzięki czemu możesz ograniczać ryzyko i proaktywnie usuwać potencjalne bariery, które uniemożliwią zespołowi wykonanie zadań w wymaganym czasie.
• Kontrole procesu: Co najmniej raz w tygodniu sprawdzaj, jak zespół przechodzi przez proces realizacji projektu. Pozwoli ci to również usuwać bariery, zanim staną się zbyt trudne do rozwiązania lub ominięcia w krótkim czasie.
• Szacuj nawet najbardziej błahe zadania: Dzięki temu uzyskasz szczegółowy i realistyczny obraz nawet najmniejszego elementu, który może doprowadzić twój harmonogram do strefy zagrożenia. Narzędzia do zarządzania projektami mogą być pomocne przy szacowaniu i śledzeniu.

4. Komunikuj się, komunikuj się, komunikuj się!

To niezwykle ważne. Jeśli masz wrażenie, że ciągle nagabujesz członków zespołu i klientów, robisz to właściwie. Wyjdź ze swojej strefy komfortu, komunikując się nadmiernie. 

To jedyny sposób, aby upewnić się, że każdy:

• Ma wszystko, czego potrzebuje do efektywnej pracy
• Stale kontroluje ryzyka i bariery
• Odpowiada za to, za co jest odpowiedzialny. Dotyczy to również klienta. Nie może opóźniać prac ani zmieniać zakresu i oczekiwać, że ty i twój zespół nadal zobowiążecie się do dostarczenia ustalonych rezultatów zgodnie z decyzjami podjętymi na początku harmonogramu projektu.
• Nieustannie rozmawia o harmonogramie, powodach takiego ułożenia planu oraz ryzyku związanym ze skróceniem jego realizacji. Im więcej o tym rozmawiasz, tym większe prawdopodobieństwo, że informacja zostanie zapamiętana, zrozumiana i uznana za priorytet przez klienta oraz zespół projektowy.

Co zrobić, jeśli termin realizacji projektu jest całkowicie niemożliwy do dotrzymania

Zadałeś pytania, przeorganizowałeś proces i harmonogramy, ale nadal po prostu nie możesz doprowadzić do dostarczenia ustalonych rezultatów w wyznaczonym terminie. Świetnie zarządzasz czasem, ale tak naprawdę pozostało ci już tylko odbyć trudną rozmowę z klientem o tym, dlaczego jest to niemożliwe i co zrobiłeś, aby dojść do tego wniosku.

Po prostu powiedz „nie”.

Tak, właśnie to powiedziałem. Uważamy, że nie wolno nam odmawiać, ale w rzeczywistości może to zaoszczędzić wszystkim wiele czasu, pieniędzy i stresu, jeśli będziemy mogli oprzeć się na wartości dostarczania produktu wysokiej jakości. Aby jednak to zrobić, musimy mieć czas na realizację. 

Nierealistyczne oczekiwania i nierealistyczne harmonogramy prowadzą do znacznie większej liczby problemów powodujących niepowodzenie projektu (dowiedz się tutaj, jak uniknąć niepowodzenia) niż samo powiedzenie „nie”. Nie twierdzę, że powinien to być twój pierwszy wybór, ale warto o tym pamiętać podczas stosowania innych strategii radzenia sobie z nierealistycznymi terminami realizacji projektu.

Trójkąt zarządzania projektami

Złoty trójkąt zarządzania projektem wskazuje, że czas, zakres i koszty muszą być zrównoważone w ramach projektu, aby dostarczyć produkt wysokiej jakości. Być może klient nie pasuje do Twojej organizacji, jeśli nie docenia Twojej wiedzy eksperckiej dotyczącej wymagań niezbędnych do dostarczenia oczekiwanej przez niego jakości.

Możesz też użyć żelaznego trójkąta (którego filarami są: dobrze, szybko i tanio), aby przedstawić swoje stanowisko.

Jeśli chcesz szybko otrzymać dobry produkt, nie będzie on tani. Jeśli chcesz szybko otrzymać tani produkt, nie będzie on wysokiej jakości.

Rozumiem, że ta strategia ma pewne ograniczenia wynikające z zakresu posiadanych przez Ciebie uprawnień, ale stań w obronie swojego zespołu i przedstaw kierownictwu powody, dla których dalsze przyjmowanie projektów z tymi nierealistycznymi terminami nie jest właściwe.

Jesteś już w połowie drogi

Nikt oczywiście nie chce znaleźć się w takiej sytuacji, ale wszyscy przez nią przeszliśmy albo w pewnym momencie kariery przez nią przejdziemy. Wyciągamy wnioski z tego doświadczenia, dzięki czemu stajemy się lepszymi kierownikami projektów. Łatwiej przychodzi nam prowadzenie trudnych rozmów z klientami na temat nierealistycznych terminów ukończenia projektu oraz wszelkich innych sprzeciwów, które możemy być zmuszeni zgłaszać. Czy ktoś wspomniał o niekontrolowanym rozszerzaniu zakresu projektu?

Wszystko w tym artykule ma jedynie rozwijać umiejętności, które już posiadasz, więc jesteś już w połowie drogi!

Jeśli w miejscu pracy projekty są sprzedawane z nierealistycznymi harmonogramami lub stale doświadczasz przekraczania terminów, możesz zgłosić to jako problem i sprawdzić, jak można tego uniknąć. 

Poproś o udział w procesie sprzedaży. Dzięki temu ekspert do spraw harmonogramów będzie mógł proaktywnie oceniać terminy realizacji (i zarządzanie zakresem), aby po wygraniu projektu i jego rozpoczęciu było mniej stresu, a wszyscy mogli z łatwością realizować swoje role.

Więcej strategii zarządzania projektami znajdziesz tutaj, a także nie zapomnij zasubskrybować biuletynu The Digital Project Manager, aby otrzymywać więcej praktycznych poradników, które szczegółowo omawiają zarządzanie projektami.