3 praktyczne sposoby organizowania i automatyzowania zadań e-mail w Outlooku

Zarządzanie wiadomościami e-mail: kwestie do rozważenia

Poczta e-mail często stała się drugorzędną metodą kontaktu w komunikacji prywatnej, zwłaszcza w obliczu komunikatorów internetowych i wiadomości tekstowych. Jednak w świecie biznesu poczta e-mail pozostaje najważniejszym kanałem komunikacji dla wielu organizacji. Przyczyny są różne, a kwestie prawne i archiwizacyjne znajdują się na szczycie tej listy.

Spoglądając teraz na swoją skrzynkę odbiorczą, widzisz więcej niż kilkanaście nieprzeczytanych wiadomości? Czy wszystkie wiadomości e-mail są po prostu przechowywane w głównej skrzynce odbiorczej? Czy utworzyłeś foldery, z których przestałeś korzystać po kilku tygodniach, a nawet dniach? W tym artykule pokażę Ci kilka sposobów na uporządkowanie tych wiadomości, ich kategoryzowanie i ułatwienie ich odnajdywania.

Trzy kluczowe obszary, które pozwalają to osiągnąć, to sortowanie, identyfikowanie i automatyzacja.

Krok 1: Sortowanie

Istnieją dwa sposoby sortowania poczty:

• Flagi: służą do tworzenia wizualnego oznaczenia, że wiadomość e-mail wymaga podjęcia działania. Są również powiązane z przypomnieniami.
• Kategorie: służą do umieszczania wiadomości e-mail w logicznych grupach i porządkowania skrzynki odbiorczej według tematów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Flagi

Jak ustawić podstawową flagę „Do wykonania”:

1. Znajdź wiadomość e-mail, którą chcesz oznaczyć, i kliknij szarą flagę. Spowoduje to dodanie jej do listy zadań w Outlooku, ale nie ustawi przypomnienia.

2. Jeśli chcesz ustawić przypomnienie, kliknij flagę prawym przyciskiem myszy i wybierz z listy żądany przedział czasu.

3. Flaga zmienia kolor na ustawiony, a w nagłówku wiadomości e-mail pojawia się komunikat dotyczący dalszego działania.

Jak wyświetlić listę wiadomości e-mail wymagających dalszego działania:

1. Wybierz Widok > Pasek zadań > Zadania.

2. Zostanie wyświetlony panel paska zadań ze wszystkimi flagami pokazanymi w kolejności chronologicznej.

Jak oznaczyć zadanie jako ukończone lub usunąć flagę:

1. Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy.
2. Wybierz opcję Dalsze działania > Oznacz jako ukończone lub Wyczyść flagę.

Oznaczenie flagi jako ukończonej pozwoli Ci przeglądać wcześniejsze zadania po kliknięciu ikony Ukończone na liście zadań. Zostanie ona wyświetlona automatycznie po wyświetleniu paska zadań. Możesz też wybrać kolejno Narzędzia główne > Bieżący widok, a następnie kliknąć zielony znacznik wyboru.

Jak ustawić przypomnienie:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość e-mail, dla której chcesz ustawić przypomnienie.
2. Wybierz opcję Dodaj przypomnienie.

3. W polu Niestandardowe, w sekcji Oflaguj jako, wybierz jedną z opcji Oflaguj jako oraz ustaw datę rozpoczęcia i termin wykonania.
4. Zaznacz pole Przypomnienie, wprowadź datę i godzinę, a następnie wybierz przycisk OK.
5. Wiadomość będzie zawierać ikonę dzwonka przypomnienia alarmowego.
6. Aby zmienić przypomnienie, kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy, wybierz opcję Dodaj przypomnienie, a następnie wprowadź zmiany.

Po ustawieniu flag będzie można sortować wiadomości według flag, otrzymywać przypomnienia, a nawet stosować reguły (omówione w dalszej części artykułu).

Kategorie

Domyślnie kategorie są oznaczone kolorami. Możesz je edytować, aby odpowiadały różnym potrzebom, takim jak krytyczne, osobiste, zaplanowane spotkanie, zadanie do wykonania, do wiadomości, plik itp.

Jak zmodyfikować nazwy kategorii:

1. Aby łatwo rozpoznawać kategorie, dodaj nazwy i kolory, wybierając kolejno Narzędzia główne > Grupa tagów > Kategoryzuj > Wszystkie kategorie.
2. Aby zmodyfikować kolor kategorii, wybierz kategorię, a następnie wybierz kolor z pola wyboru po prawej stronie. 
3. Aby zmienić jej nazwę, wybierz kategorię, a następnie kliknij Zmień nazwę. Wpisz preferowaną nazwę w polu nazwy, wybierz kolor i klawisz skrótu, a następnie naciśnij Enter.
4. Aby utworzyć nową kategorię kolorów, wybierz Nowa, wpisz nazwę, wybierz kolor, a następnie wybierz przycisk OK.
   1. Uwaga: Możesz ponownie używać kolorów, ale nie możesz ponownie używać nazw.

5. Po dodaniu nazwy i koloru wybierz przycisk OK.

Jak przypisać kategorię:

1. Kliknij wiadomość e-mail prawym przyciskiem myszy.
2. Wybierz opcję Kategoryzuj, a następnie wybierz odpowiednią kategorię kolorów dla wiadomości.

Po skategoryzowaniu wiadomości e-mail możesz zastosować reguły, aby logicznie je sortować. Korzystając z reguł (omówionych w dalszej części tego artykułu), możesz na przykład utworzyć regułę, która sortuje każdą wiadomość e-mail skategoryzowaną jako Zadanie do wykonania do folderu o tej samej nazwie. Pozwala to zarządzać tymi wiadomościami przez tworzenie zadań do wykonania i oznaczanie ich jako ukończonych podczas odhaczania elementów na liście zadań.

Krok 2: Identyfikowanie

Foldery wyszukiwania

Jednym z najłatwiejszych sposobów na rozpoczęcie automatyzacji skrzynki odbiorczej jest korzystanie z folderów wyszukiwania. Foldery wyszukiwania to wirtualne lokalizacje, które tworzą listę wiadomości e-mail spełniających określone kryteria.

Możesz na przykład mieć folder zawierający wszystkie wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub z określoną flagą. Folder gromadzi wiadomości e-mail, dzięki czemu możesz szybko przeglądać znajdujące się w nim wiadomości.

Jak tworzyć i używać wstępnie zdefiniowanych folderów wyszukiwania:

1. Wybierz menu Folder.
2. W grupie Nowe wybierz opcję Nowy folder wyszukiwania.
3. Z listy Wybierz folder wyszukiwania kliknij folder wyszukiwania, który chcesz dodać.
4. Jeśli wstępnie zdefiniowany folder wyszukiwania ma opcje dostosowywania, pojawią się one w sekcji Dostosuj folder wyszukiwania. Jeśli wybierzesz opcję Poczta z określonymi słowami, w sekcji Dostosuj folder wyszukiwania określ słowa, których chcesz użyć.

Jak utworzyć niestandardowy folder wyszukiwania:

1. Wybierz menu Folder.
2. W grupie Nowe wybierz opcję Nowy folder wyszukiwania.
3. Na liście Wybierz folder wyszukiwania przewiń na dół, a następnie kliknij opcję Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania.

4. W sekcji Dostosuj folder wyszukiwania kliknij Wybierz.
5. Wpisz nazwę niestandardowego folderu wyszukiwania.

6. Kliknij pozycję Kryteria, a następnie wybierz odpowiednie opcje.

7. Zastosuj modyfikacje za pomocą kart:
   1. Karta Wiadomości zawiera kryteria dotyczące treści lub właściwości wiadomości, takich jak nadawca, słowa kluczowe lub odbiorcy.
   2. Karta Więcej możliwości zawiera kryteria dotyczące innych warunków wiadomości, takich jak ważność, flagi, załączniki lub kategoryzacja.
   3. Karta Zaawansowane umożliwia określenie szczegółowych kryteriów. W sekcji Zdefiniuj więcej kryteriów kliknij pole, kliknij typ kryterium, którego chcesz użyć, a następnie kliknij konkretne kryterium na liście. Następnie w polach Warunek i Wartość kliknij odpowiednie opcje, a potem kliknij przycisk Dodaj do listy. 
   4. Powtórz te czynności dla każdego kryterium, które chcesz dodać do tego folderu wyszukiwania, a następnie kliknij przycisk OK.
8. Kliknij przycisk Przeglądaj, a następnie wybierz foldery, które mają być przeszukiwane.
9. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć każde otwarte okno dialogowe.

Krok 3: Automatyzacja

Formatowanie warunkowe, czyli reguła szefa

Wiele osób zna formatowanie warunkowe w programie Excel. Gdy wystąpi określony warunek, formatowanie jest stosowane automatycznie. Czy wiesz, że w programie Outlook możesz zrobić to samo? Najlepiej zademonstruje to przykład, który nazywam regułą szefa.

1. Najpierw musimy przejść do programu Outlook. Wybierz kolejno Widok > Sekcja bieżącego widoku > Ustawienia widoku.

2. Teraz wybierz przycisk Formatowanie warunkowe. 

3. Wprowadź nazwę reguły (np. Szef), a następnie wybierz pozycję Warunek.

4. Wprowadź imię i nazwisko szefa po prawej stronie pola Od, a następnie kliknij przycisk OK. Uwaga: może być konieczne użycie usługi Active Directory w celu znalezienia adresu e-mail. W takim przypadku kliknij przycisk Od i wprowadź kryteria wyszukiwania tak, jak podczas adresowania wiadomości e-mail. 

5. W oknie dialogowym Formatowanie warunkowe kliknij przycisk Czcionka.

6. Tutaj możesz wybrać czcionkę, styl, rozmiar i dowolne efekty. Jeśli otrzymujesz mnóstwo wiadomości e-mail, nie przesadzaj. Ja wybrałem domyślną czcionkę, nieco ją powiększyłem i zmieniłem jej kolor na zielony. Następnie kliknij przycisk OK.

7. Po powrocie do okna dialogowego Formatowanie warunkowe zobaczysz formatowanie w polu, jak wskazuje poniższa strzałka: 

8. Kliknij przycisk OK, a zobaczysz swoją skrzynkę odbiorczą z zastosowanym formatowaniem warunkowym.

Teraz wiadomości e-mail od szefa będą wyróżnione, aby można je było łatwo rozpoznać. 

Makra

W programie Outlook makra służą jako automatyzacje oparte na skryptach, które zastępują użytkownikom powtarzalne lub żmudne zadania. Makra są przechowywane w modułach, które są zasadniczo „pojemnikami na kod”. Używamy modułów do porządkowania i przechowywania makr, aby rozdzielać funkcje. 

Możesz mieć wiele modułów, aby porządkować automatyzacje w grupy, takie jak formatowanie, zarządzanie pocztą e-mail, zarządzanie kalendarzem itd. To trochę jak menedżer plików dla kodu.

Aby utworzyć nowe makro:

1. Przejdź do Deweloper > Visual Basic. Otworzy się okno projektu Visual Basic.
   1. Jeśli karta Deweloper nie jest wyświetlana, kliknij Plik > Opcje > Dostosuj wstążkę. 
   2. Zaznacz pole obok pozycji Deweloper w sekcji Karty główne okna dialogowego.
   3. Karta Deweloper będzie teraz wyświetlana w głównym oknie
2. Domyślnie makra można wklejać do modułu Obiekty programu Microsoft Outlook, ale możesz dodawać moduły, przechodząc do menu Wstawianie i wybierając polecenie Wstaw moduł.
3. W oknie projektu kliknij dwukrotnie moduł, którego chcesz użyć do przechowywania kodu.
4. W menu Wstawianie kliknij polecenie Procedura.
5. W polu Nazwa nadaj nazwę swojemu makru. Nazwa ta nie może zawierać spacji, dlatego zwykle używa się podkreślenia.
6. Kliknij przycisk OK. Sekcja w oknie projektu zostanie utworzona i będzie gotowa do utworzenia lub wklejenia kodu:

7. Wpisz kod, który chcesz uruchomić, w treści procedury podrzędnej.

Istnieje wiele powodów, aby używać makr w aplikacji. Wiele z nich służy do wykonywania pojedynczych zadań, takich jak porządkowanie wiadomości e-mail, podczas gdy inne mają szersze zastosowanie, na przykład automatyczne odpowiadanie na wiadomości e-mail. Jednym z moich pierwszych źródeł pomysłów i przydatnych narzędzi jest GitHub. Ze względu na dużą ilość miejsca wymaganą przez skrypty makr, tutaj znajdziesz link do wielu świetnych przykładów.

Szybkie kroki

Outlook ma funkcję szablonowych działań, którą wiele osób ignoruje, ale jest to jedna z najlepszych funkcji do automatyzacji codziennej pracy. Jest ona wbudowana i można ją dostosować. Najpierw przyjrzyjmy się wbudowanym funkcjom:

Na ekranie głównym zobaczysz jedną z dwóch rzeczy, zależnie od rozmiaru okna (Uwaga: przedstawione poniżej szybkie kroki mogą różnić się od tych na Twoim ekranie — zobacz zrzut ekranu poniżej).

Na powyższym zrzucie ekranu widać kilka przykładów. Na przykład szybki krok Dodaj do kalendarza doda wiadomości e-mail do kalendarza i utworzy przypomnienia, a szybki krok Wiadomość e-mail do zespołu szybko wygeneruje wiadomość e-mail do skonfigurowanej listy dystrybucyjnej. Użycie opcji Utwórz nowy przeprowadzi Cię przez kroki opisane poniżej. 

Jak utworzyć szybki krok:

1. Wybierz kartę Narzędzia główne > grupę Szybkie kroki > Utwórz nowy szybki krok.
2. W polu Nazwa utwórz krótką nazwę nowego szybkiego kroku. Krótsze nazwy są lepiej wyświetlane w grupie.
3. Wybierz przycisk z ikoną błyskawicy obok pola Nazwa, wybierz ikonę, a następnie wybierz przycisk OK.
4. W obszarze Akcje wybierz akcję, którą ma wykonać szybki krok. Wybranie opcji Dodaj akcję umożliwi dodanie kolejnych wymaganych kroków. Przykładowy element składający się z wielu kroków może wyglądać tak: oznacz jako ukończone, a następnie przenieś do określonego folderu.

5. Aby utworzyć skrót klawiaturowy, w polu Klawisz skrótu wybierz skrót klawiaturowy, który chcesz przypisać.

Oto kilka świetnych przykładów szybkich kroków:

• Automatyzacja wiadomości e-mail: Jeśli tworzysz raport tygodniowy, możesz utworzyć szybki krok, który otworzy pustą wiadomość e-mail, wypełni listę dystrybucyjną, doda temat i dowolny tekst wiadomości. Następnie możesz dodać załączniki lub dowolny inny niestandardowy tekst i wysłać wiadomość.
• Kategoryzowanie wiadomości e-mail: Jednym ze sposobów lepszego zarządzania skrzynką odbiorczą jest używanie kategorii. Mam ich kilka, ale dla mnie najważniejsze to: dzisiaj, w tym tygodniu i w przyszłym tygodniu. Mam trzy szybkie kroki, które to wykonują, i dodaję wiadomości e-mail do odpowiadającego im folderu wyszukiwania, więc wystarczy, że będę przeglądać każdy z nich zgodnie z harmonogramem.
• Przenoszenie do określonych folderów: Możesz posortować skrzynkę odbiorczą, wybrać kilka wiadomości e-mail, a następnie wybrać ten szybki krok, aby przenieść wiadomości do wyznaczonego folderu, takiego jak Zapisz na później lub Nie archiwizuj.
• Ustawianie różnych flag i statusów: Czynności takie jak ustawianie flag, ich usuwanie lub oznaczanie wiadomości jako nieukończonych można wykonywać jednocześnie dla wielu wiadomości e-mail. Jest to przydatne podczas porządkowania listy zadań na dany dzień. Posortuj według terminu przypadającego na dziś, a po ukończeniu zadań oznacz je jako wykonane.

More Articles

• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

Reguły

Istnieją dwa sposoby używania reguł w programie Outlook:

• Power Automate: Power Automate umożliwia tworzenie zaawansowanych reguł, które nie wymagają zalogowania użytkownika, aby działać. Możesz wysyłać pocztę, planować spotkania, dodawać kontakty i wykonywać wiele innych czynności, ale do działania wymaga to pewnej znajomości operacji niskokodowych lub bezkodowych oraz udostępnienia tej funkcji przez administratora systemu.
• Klient: Reguły po stronie klienta umożliwiają automatyczne przenoszenie, oznaczanie flagami i odpowiadanie na wiadomości e-mail, a także wykonywanie innych operacji po stronie klienta (lokalnych), ale ich ograniczeniem jest konieczność zalogowania.

Ponieważ nie każdy czytelnik tego artykułu będzie mieć możliwość uzyskania dostępu do usługi Power Automate i korzystania z niej (zobacz tutaj ceny usługi Microsoft Power Automate), skupimy się na regułach opartych na kliencie.

Jak utworzyć podstawową regułę:

1. Możesz rozpocząć od kliknięcia prawym przyciskiem myszy konkretnej wiadomości e-mail, której ma dotyczyć reguła, wybrania opcji Reguły, a następnie Utwórz regułę:

a. Możesz również wybrać kartę Narzędzia główne, następnie grupę Przenieś, menu rozwijane Reguły, a potem opcję Utwórz regułę.

2. W oknie dialogowym Utwórz regułę wybierz kryteria, a następnie akcję, która ma zostać wykonana.

3. Dostępnych jest znacznie więcej opcji stosowanych do wiadomości e-mail w sekcji Opcje zaawansowane:

4. Po określeniu wszystkich wymaganych kryteriów kliknij Dalej.

5. Wybierz działania, które mają zostać zastosowane do wiadomości, a następnie kliknij Dalej lub Zakończ. Opcja Zakończ zapisze regułę i zamknie kreatora reguł. Opcja Dalej umożliwi wprowadzenie wyjątków.

6. Wybierz wyjątki, które mają zostać zastosowane do reguły, a następnie kliknij Dalej lub Zakończ. Opcja Zakończ zapisze regułę i zamknie kreatora reguł. Ponowne kliknięcie przycisku Dalej umożliwi wprowadzenie ostatnich zmian i wyświetlenie podglądu reguły. 

7. W tym miejscu możesz nadać jej nazwę, zmienić niektóre opcje reguły i wybrać Zakończ.

Typy reguł:

• Organizacyjne: przenoszenie, usuwanie, archiwizowanie, odpowiadanie itp.
• Powiadomienia: powiadomią Cię, gdy otrzymasz wiadomość spełniającą kryteria reguły
• Niestandardowe: dzięki szerokiej gamie opcji zastosują różne typy kryteriów i wyjątków, aby automatycznie wykonać za Ciebie szereg działań.

Uporządkuj skrzynkę odbiorczą!

Dzięki tym wskazówkom możesz uporządkować niemal każdą skrzynkę odbiorczą. Pamiętaj tylko o podstawach: sortuj, identyfikuj i automatyzuj. Te narzędzia powinny być używane w połączeniu ze sobą: kategoryzuj i sortuj, identyfikuj i archiwizuj, automatyzuj i kategoryzuj.

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących automatyzacji skrzynki odbiorczej i zwiększania produktywności, zasubskrybuj biuletyn The Digital Project Manager.