De ultieme gids voor zakelijk projectmanagement
Het beheren van bedrijfs- of interne projecten kan net zo uitdagend zijn als het beheren van externe projecten. Helaas kunnen organisaties, omdat interne projecten geen inkomsten genereren, geneigd zijn systemen die goed beheer van bedrijfsprojecten faciliteren achterwege te laten of te verwaarlozen.
Dat is echter een vergissing die kan leiden tot verkeerd toegewezen middelen, budgetoverschrijdingen, vertraagde tijdlijnen en zelfs mislukte projecten.
In dit artikel bespreken we de kernprincipes, belangrijkste fasen en gangbare methodologieën die verband houden met projectmanagement van bedrijfsprojecten en delen we enkele tips om je op weg te helpen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is projectmanagement van bedrijfsprojecten?
Projectmanagement van bedrijfsprojecten omvat de werkprocessen die organisaties volgen voor het plannen, uitvoeren en beheren van interne projecten. Om te begrijpen wat projectmanagement van bedrijfsprojecten inhoudt, bekijken we elk van deze processen per fase:
- In de planningsfase beoordelen projectmanagers de voorgestelde projectomvang om projectdoelen af te stemmen op organisatiedoelen. Ze stellen ook belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) of andere meetwaarden vast om de projectprestaties te evalueren.
- Tijdens de uitvoeringsfase werken projectmanagers samen met het projectteam om resultaten op te leveren en de voortgang van het project te bewaken.
Projectmanagement van bedrijfsprojecten versus algemeen projectmanagement
Algemeen projectmanagement omvat het plannen, uitvoeren en monitoren van een reeks activiteiten die nodig zijn om de vastgestelde klantdoelen te behalen.
Projectmanagement van bedrijfsprojecten is een onderdeel van projectmanagement dat van toepassing is op interne projecten. Dit zijn projecten die een organisatie uitvoert ten dienste van strategische doelstellingen of om activiteiten te verbeteren. Bedrijfsprojecten genereren geen inkomsten en de beoogde ‘klanten’ zijn interne belanghebbenden in plaats van externe klanten.
De onderstaande tabel benadrukt de belangrijkste verschillen tussen projectmanagement van bedrijfsprojecten en algemeen projectmanagement:
Waarom projectmanagement van bedrijfsprojecten belangrijk is
Hoewel bedrijfsprojecten geen inkomsten genereren voor een organisatie, is effectief projectmanagement van deze inspanningen nog steeds in het belang van een bedrijf.
Het toepassen van consistente projectmanagementmethodologieën voor bedrijfsprojecten kan een organisatie helpen om die projecten te selecteren en prioriteren die de grootste impact hebben op het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie. De tijd nemen om de projectomvang en de benodigde vaardigheden voor het voltooien van een project vast te leggen, kan ook helpen om ongecontroleerde scope-uitbreiding te voorkomen en de toewijzing van middelen te verbeteren.
De implementatie van projectmanagement voor bedrijfsprojecten zorgt er ook voor dat je consistente processen hebt om over projectmijlpalen te rapporteren, realtime besluitvorming te ondersteunen en potentiële risico's te bewaken die het succes van een project kunnen belemmeren.
Voordelen van projectmanagement van bedrijfsprojecten
Projectmanagement van bedrijfsprojecten biedt meerdere voordelen bij het beheren van projecten:
- Projecten afstemmen op bedrijfsdoelen: Deze aanpak zorgt voor een sterk projectselectieproces waarin projectdoelen en -omvang worden vastgelegd, zodat projectdoelstellingen aansluiten op organisatiedoelstellingen.
- Efficiëntie en productiviteit verbeteren: Dit proces standaardiseert werkwijzen om knelpunten te verminderen en de teamprestaties te optimaliseren.
- Risico's en onzekerheid beheren: Door tijdens de uitvoering van projecten betere gegevens te verzamelen, wordt het eenvoudiger om opkomende risico's binnen je projectenportfolio te bewaken en hierop te reageren.
- Grotere bedrijfswendbaarheid: Het verzamelen van realtimegegevens bevordert geïnformeerde besluitvorming over wanneer de toewijzing van middelen en/of taakprioritering tijdens de uitvoering moet worden aangepast.
- Samenwerking en communicatie verbeteren: Deze methode biedt een vastgelegde reeks communicatieprotocollen die verwarring verminderen over wanneer en hoe er met verschillende groepen belanghebbenden moet worden gecommuniceerd.
Kernprincipes van bedrijfsprojectmanagement
Bedrijfsprojectmanagement volgt doorgaans een reeks kernprincipes. Door deze principes in gedachten te houden, kun je bedrijfsprojectmanagementprocessen effectiever binnen je organisatie implementeren:
1. Doelgerichte planning
Om een bedrijfsproject effectief te plannen, moet je belanghebbenden op één lijn brengen wat betreft de gewenste projectdoelen en deze doelen vastleggen in een projecthandvest. Als je geen overeenstemming bereikt over de reden waarom je het project uitvoert, zal het project waarschijnlijk op een bepaald moment terzijde worden geschoven ten gunste van andere bedrijfsprioriteiten.
2. Middelenbeheer en optimalisatie
Optimalisatie van middelen is vooral belangrijk voor projecten die geen inkomsten genereren, aangezien kostenbeheersing een belangrijk aandachtspunt is binnen bedrijfsprojectmanagement. Streef ernaar projecten te bemensen met kostenefficiënte middelen die over de juiste vaardigheden beschikken om projectresultaten te leveren.
3. Prestatiemeting en KPI's
Om je organisatie verantwoordelijk te houden voor het behalen van projectdoelstellingen, moet je formele succescriteria en manieren vaststellen om de voortgang met behulp van KPI's te evalueren.
4. Continue verbetering en aanpassingsvermogen
Het optimaliseren van projectworkflows verlaagt de uitgaven en verhoogt de waarde die je aan belanghebbenden levert. Gebruik de gegevens die je tijdens de monitoring- en beheersfase verzamelt om je projectmanagementprocessen voortdurend te verfijnen in het licht van veranderende omstandigheden.
Belangrijkste fasen van bedrijfsprojectmanagement
Effectief projectmanagement zorgt ervoor dat het werk gedurende de hele projectlevenscyclus soepel verloopt. Hieronder staan de belangrijkste fasen waarmee je rekening moet houden bij bedrijfsprojectmanagement:
1. Initiatie
In deze fase beoordeel je of het de moeite waard is om het project voort te zetten. Hiervoor kan het nodig zijn een businesscase en/of een haalbaarheidsstudie op te stellen om te bepalen of het project naar verwachting rendement op de investering zal opleveren.
2. Planning
Als de leiding besluit het project voort te zetten, gaat het project de planningsfase in. In deze fase definieer je de projectvereisten, gebruik je een werkstructuur om projectdoelen op te splitsen in afzonderlijke taken, maak je een gedetailleerde projectplanning en stel je een proces voor risicobeheer vast. Het belangrijkste resultaat van deze fase is het projectmanagementplan.
3. Uitvoering
De nadruk in de uitvoeringsfase ligt op taakbeheer. Je wijst werk toe, brengt teamleden rond een gemeenschappelijk doel samen en werkt met hen samen om de resultaten op te leveren die je tijdens de planningsfase hebt vastgesteld.
4. Monitoring & beheersing
Monitoring en beheersing gaan hand in hand met de uitvoering. Terwijl het team projectactiviteiten uitvoert, beoordeelt de projectmanager de KPI's en rapporteert deze de voortgang aan belangrijke belanghebbenden.
5. Afronding & evaluatie
Tijdens de afsluiting van het project rondt het projectteam alle openstaande resultaten af. De projectmanager houdt een retrospectief om feedback over de projectprestaties te verzamelen en documenteert geleerde lessen om deze op toekomstige projecten toe te passen.
Aan de slag met bedrijfsprojectmanagement
Het kan overweldigend lijken om voor het eerst een systeem voor bedrijfsprojectmanagement te implementeren. Om je op weg te helpen, vind je hier een eenvoudige reeks stappen die je kunt volgen:
1. Definieer duidelijke doelstellingen en KPI's
Het niet op één lijn brengen van projectdoelstellingen of het niet definiëren van hoe projectsucces eruitziet, vormt een van de grootste risico's voor projectsucces. Werk vanaf het begin van een project samen met belanghebbenden om je beoogde doelen duidelijk te definiëren en vast te leggen hoe je gedurende het hele project de voortgang meet.
2. Stel een deskundig projectmanagementteam samen
Samenwerking maakt dromen waar! Bekijk bij het beoordelen van de resultaten die nodig zijn om het project te voltooien hoeveel mensen met welke vaardigheden je nodig hebt om de projectresultaten te behalen. Door teamleden te selecteren met de kennis en ervaring die nodig zijn om aan de projectvereisten te voldoen, wordt de uitvoering van het project aanzienlijk eenvoudiger.
3. Selecteer de juiste tools & technologie
Vergeet het belang van projectmanagementtools als belangrijke resourcebehoefte voor je project niet. Het implementeren van projectmanagementsoftware kan je bijvoorbeeld helpen een projectroutekaart op te stellen, de projecttijdlijn te visualiseren en de automatisering van het softwareontwikkelingsproces te ondersteunen.
4. Effectieve communicatiekanalen opzetten
Een van je belangrijkste taken als projectmanager is het bevorderen van samenwerking tussen belanghebbenden. Definieer en bepaal gezamenlijk welke communicatiekanalen zijn goedgekeurd, inclusief wanneer welk kanaal moet worden gebruikt, en maak deze samenwerkingstools bekend zodat er consistentie binnen het team is.
5. Voortgang bewaken en strategieën aanpassen
Naarmate je project vordert, beoordeel je het resterende budget en de resterende planning in relatie tot openstaande activiteiten en voer je de nodige aanpassingen door om je project op koers te houden.
Kaders en methodologieën voor bedrijfsprojectmanagement
Net als bij algemeen projectmanagement kun je een systeem voor bedrijfsprojectmanagement implementeren met behulp van verschillende projectmanagementmethodologieën. Voorbeelden van deze kaders en methodologieën zijn:
- Watervalmodel: verzamelt vooraf alle vereisten, waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze veranderen. Watervalprojecten doorlopen lineair verschillende werkfasen om een eindproduct met een duidelijk afgebakende scope op te leveren.
- Agile: legt de nadruk op incrementele productoplevering gedurende de hele levenscyclus van het project. Bij agile projecten reageert het projectteam op vereisten die snel kunnen veranderen op basis van veranderingen in bedrijfswaarde en/of voortdurende feedback van belanghebbenden.
- Scrum: een vorm van agile projectmanagement waarbij het werk wordt georganiseerd in vastgestelde tijdsperioden, of sprints, om de waardelevering te maximaliseren op basis van vastgestelde prioriteiten.
- Lean Six Sigma: een vorm van agile projectmanagement die zich richt op efficiëntie en het verminderen van verspilling door processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen om de klantwaarde te maximaliseren.
De juiste methodologie kiezen
Bestaande organisatieprocessen en/of voorkeuren van belanghebbenden kunnen bepalen welke methodologie je uiteindelijk voor je project gebruikt.
Maar als de keuze bij jou als projectmanager ligt, wil je factoren zoals de omvang en complexiteit van het project, kwaliteitsnormen, de gewenste uitvoeringssnelheid en de betrokkenheid van belanghebbenden in overweging nemen om te bepalen welke methodologie geschikt voor je is.
Succes meten in bedrijfsprojectmanagement
Projectmanagers kunnen de gezondheid van hun systeem voor bedrijfsprojectmanagement beoordelen door de KPI's te analyseren die ze tijdens de projectplanningsfase hebben vastgesteld.
Hier zijn enkele voorbeelden van KPI's, zowel kwantitatief als kwalitatief, die je voor je bedrijfsprojecten kunt overwegen:
- Budgetnaleving: Het beheersen van kosten is vooral cruciaal voor projecten die geen omzet genereren. Deze maatstaf beoordeelt of je project het risico loopt het budget te overschrijden.
- Rendement op investering (ROI): De businesscase voor je project vereiste waarschijnlijk dat je aantoonde of de organisatie haar initiële investering zou terugverdienen. Deze maatstaf vergelijkt projectkosten met gerealiseerde of voorspelde voordelen.
- Doorlooptijd: Deze maatstaf beoordeelt of je project volgens planning binnen de vastgestelde termijnen wordt voltooid.
- Klanttevredenheid: Met deze maatstaf worden interne belanghebbenden bevraagd om te bepalen of zij tevreden zijn met de projectresultaten.
Onthoud dat succesvol projectmanagement een iteratieve aanpak vereist. Beoordeel gedurende de hele levenscyclus van het project de bruikbaarheid van je meetgegevens en voer waar nodig aanpassingen door om meer bruikbare projectgegevens te verzamelen.
Wacht bovendien niet tot het einde van je project met retrospecties over mogelijke verbeterpunten. Als je agile projectmanagement toepast, plan dan tijd in om aan het einde van elke sprint geleerde lessen te verzamelen.
Tools voor bedrijfsprojectmanagement
Projectmanagementsoftware helpt bedrijven bij succesvol projectmanagement. Je kunt projectmanagementtools bijvoorbeeld gebruiken om complexe projecten op te delen in beheersbare taken, de resterende werkvoorraad te organiseren en visualisaties te maken, zoals Kanban-borden, Gantt-diagrammen en dashboards, om over de projectvoortgang te rapporteren.
Bekijk voor meer informatie onze lijst met de beste projectmanagementsoftware voor bedrijven:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Beste praktijken voor zakelijk projectmanagement
Hier zijn enkele beste praktijken voor projectmanagement voor het implementeren van een zakelijk projectmanagementsysteem:
- Standaardiseer processen en werkstromen: Door consistente processen en werkstromen voor zakelijke projecten op te zetten, wordt de uitvoering eenvoudiger en kun je de gezondheid van projecten in je hele portfolio gemakkelijker beoordelen.
- Gebruik software voor werkbeheer: Met software voor projectmanagement kun je automatisering instellen voor veelvoorkomende projectwerkstromen, zodat de uitvoering tussen verschillende functies soepeler verloopt. Je kunt ook waarschuwingen configureren om je op de hoogte te stellen van mogelijke risico's voor de planning of het budget voordat deze zich voordoen.
- Stel duidelijke doelen en prioriteiten vast: Documenteer tijdens de initiatiefase de projectdoelen en zorg ervoor dat deze doelen aansluiten op de organisatorische prioriteiten. Zodra je overeenstemming hebt bereikt met alle belanghebbenden, maak je verder duidelijk wat wel en niet binnen de reikwijdte valt om een succesvolle uitvoering van het project te ondersteunen.
- Monitor en pas voortdurend aan: Vooral bij zakelijke projecten moet je focus liggen op voortdurende verbetering om de uitgaven voor projecten die geen inkomsten genereren te helpen verlagen. Houd de voortgang van het project bij, rapporteer hierover en werk samen met je team om manieren te vinden om de uitvoering te optimaliseren.
- Documenteer en implementeer geleerde lessen: De kennis die je opdoet tijdens de uitvoering van een project is alleen nuttig als je de tijd neemt om geleerde lessen in toekomstige projecten toe te passen. Reserveer tijd tijdens de initiatie- en planningsfasen van het project om geleerde lessen te evalueren en toe te passen bij de selectie en het werkbeheer van projecten.
Bekijk meer inzichten over projectmanagement
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
