Complete gids voor Kanban-projectmanagement: wat je moet weten
Je projecten georganiseerd en op schema houden kan een uitdaging zijn—maar met het juiste systeem kan het relatief eenvoudig zijn. De Kanban-methodologie is een efficiënte en effectieve manier om activiteiten en projecten te beheren en vindt overal ingang, van kleine bedrijven tot Fortune 500-bedrijven (zelfs de grote namen die je kent en waar je van houdt, zoals Disney, Netflix en Hulu).
Of je nu een startup of een gevestigde professional bent, door de Kanban-methode te omarmen kun je je werklast organiseren op een manier die tijd bespaart en stress voorkomt. In deze blogpost bespreken we de basisprincipes van het gebruik van Kanban voor projectmanagement en bekijken we enkele softwareoplossingen die Kanban mogelijk maken—dus laten we beginnen!
Wat is de Kanban-aanpak voor projectmanagement?
Projectmanagement is een cruciaal onderdeel van succesvolle bedrijfsvoering. Een populaire methode voor het beheren van zowel activiteiten als projecten is de Kanban-projectmanagementmethodologie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Het Kanban-proces vindt zijn oorsprong in het productieproces van Toyota en maakt gebruik van kaarten, borden en visuele signalen om teams te helpen hun processen te organiseren en de voortgang bij te houden.
Kanban is een Agile-techniek voor projectvisualisatie waarmee teams eenvoudig een werkstroom in realtime kunnen visualiseren, in één oogopslag de voortgang kunnen vaststellen en iteraties soepel en transparant kunnen doorlopen.
Dit gebeurt met behulp van een Kanban-bord, een hulpmiddel voor projectvisualisatie dat aanvankelijk vooral in de productie-industrie werd gezien, maar steeds vaker voorkomt bij technologie- en start-upbedrijven.
Kanban werd in de jaren 40 ontworpen door Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur. Het gebruik ervan in de productie—waar producten vaak in korte, lineaire fasen worden ontworpen en uitrol een vergelijkbaar verloop volgt—lag meteen voor de hand en het werd breed toegepast door fabrieken en productontwerpers.
De productiesector gebruikt Kanban al tientallen jaren, maar door de vrij recente opkomst en populariteit van Agile-projectmanagement in sectoren buiten de productiewereld beleeft Kanban een soort heropleving, vooral in softwareontwikkeling en operationele activiteiten.
De kern van Kanban is het Kanban-bord, een visualisatie van de voortgang van het team. Het laat zien welke specifieke taken in verschillende kolommen worden uitgevoerd of nog moeten worden uitgevoerd; deze kolommen worden taakkaarten genoemd.
Een Kanban-bord kan zo eenvoudig zijn als drie of meer kaarten. Op taakkaarten staat vaak ook wie aan elke taak is toegewezen, wat de transparantie en verantwoordelijkheid binnen het team vergroot.
Het is belangrijk om te begrijpen dat een Kanban-bord geen vervanging is voor een Gantt-grafiek. In plaats daarvan dient het een iets ander doel. Een Kanban-bord is veel specifieker dan een Gantt-grafiek, omdat het de daadwerkelijke activiteiten laat zien die teamleden uitvoeren om een taak te voltooien.
Terwijl een Gantt-grafiek een holistischer projectoverzicht biedt om deadlines of tijdlijnen weer te geven, zijn Kanban-borden gebaseerd op specifieke iteraties of sprints binnen de projecten.
Teams kunnen snel vaststellen of iemand een proces ophoudt. Als dat zo is, kan iedereen zien welk teamlid hulp of extra aanmoediging nodig heeft. Dit vergroot de verantwoordelijkheid op een passieve manier en helpt vaak om de productiviteit op peil te houden en het werk continu te laten doorstromen.
Ongeacht hoeveel taakkaarten een Kanban-bord heeft, beperken alle Kanban-borden het werk in uitvoering. De sleutel tot Kanban is het beperken van werk in uitvoering, het team aanmoedigen om “samen problemen op te lossen” en werk van bezig naar voltooid te verplaatsen, zodat de doorvoer van afgerond werk wordt gemaximaliseerd.
Kanban-principes en -praktijken
Kanban is gebaseerd op verschillende kernprincipes, waaronder het visualiseren van de projectwerkstroom, het beperken van werk in uitvoering (WIP), incrementele en voortdurende verbeteringen en feedbacklussen. Door werkstromen te visualiseren, kunnen teams knelpunten in het proces identificeren en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft.
Door WIP te beperken kunnen teams zich telkens op slechts enkele afzonderlijke taken concentreren en deze efficiënter voltooien. Incrementele verbeteringen worden aangemoedigd, zodat projecten in de loop van de tijd kunnen worden aangepast om de prestaties te stroomlijnen (volgens de meetwaarden die je gebruikt om prestaties te meten).
Tot slot helpen feedbacklussen teams hun processen aan te passen om het systeem voortdurend te verbeteren.
Wat is een Kanban-bord?
Een Kanban-bord is een ‘uithangbord’ of visueel hulpmiddel dat een overzicht biedt van het projectmanagementproces. Het bestaat doorgaans uit lijsten, of “kolommen”, die een voortgang van begin tot eind weergeven.
De kolommen bevatten vaak categorieën zoals Te doen, Bezig en Klaar. Kaarten worden gebruikt om taken weer te geven en kunnen van de ene kolom naar de andere worden verplaatst naarmate ze door de wachtrij vorderen. Door de kaarten en hun bewegingen over het bord te volgen, kunnen teams snel zien waar taken zich in de projectmanagementpijplijn bevinden.
Een Kanbanbord was vroeger een letterlijk prikbord van kurk, of soms een kantoormuur, dat op een plek was geplaatst waar elk lid van het projectteam het kon zien of bijwerken.
Hoewel dat in sommige sectoren nog steeds het geval is, zijn Kanbanborden tegenwoordig vaak virtuele softwareplatforms in de cloud. Een Kanbanbord controleren of bijwerken kan eenvoudig door overal ter wereld in te loggen.
Nu Kanban steeds populairder wordt, is het aantal opties voor projectmanagementsoftware en Kanbanhulpmiddelen dat beschikbaar is voor projectmanagers de afgelopen jaren exponentieel toegenomen. Hierdoor is de Kanbanprojectmethodologie gemakkelijker te implementeren geworden.
Persoonlijk gebruik ik een Kanbanbord om het werk dat ik voor mijn studie en in mijn professionele bezigheden doe, te visualiseren. Ik gebruik een hulpmiddel zoals Trello of Jira (of plakbriefjes als ik papier gebruik) om te noteren waar ik aan werk en ik volg de voortgang van elk werkitem in mijn proces totdat elke taak is voltooid of ‘Gereed’ is. Door een hulpmiddel zoals Trello voor projectmanagement te gebruiken, kunnen processen worden gestroomlijnd en wordt het eenvoudiger om de voortgang te volgen en taken te beheren.
Ik koppel mijn Kanbanbord aan mijn agenda, zodat ik altijd op de hoogte ben van deadlines en de status van elk item waarvoor ik verantwoordelijk ben—tot nu toe werkt dat geweldig!
Kan ik nog steeds sprints gebruiken zoals in Scrum?
Voor ontwikkelteams die al gewend zijn om in Agile-omgevingen te werken, is het Kanbansysteem zeer intuïtief, omdat een Kanbanbord kan worden georganiseerd in sprints of iteraties. Als het gaat om Agile projectmanagement, komt Kanban naar voren als een echte leider dankzij de eenvoud en het gebruiksgemak. Het gebruik van Kanbanborden in Scrum wordt soms Scrumban genoemd.
Voordelen van Kanbanprojectmanagement
Enkele voordelen van Kanbanprojectmanagement zijn:
- verbeterd inzicht in de algehele voortgang
- een hoger teammoreel door het succesvol voltooien van taken
- betere communicatie en samenwerking tussen teams
- kortere cyclustijden voor taken en projecten
- snellere identificatie en oplossing van problemen of knelpunten
- een flexibelere aanpak die snelle aanpassingen tijdens de ontwikkeling mogelijk maakt
Met een Kanbanbord kan een volledig team de workflow en voortgang in één oogopslag zien. Dit betekent dat teams blokkades ook snel kunnen identificeren. Het zien van voltooide taken en voortgang richting voltooiing geeft een Kanbanteam een ingebouwde stimulans voor het moreel.
Omdat teams alles kunnen zien wat er binnen hun groep gebeurt, helpen Kanbanborden de communicatie en samenwerking tussen teams te bevorderen. Iedereen kan zien wat er gebeurt en hopelijk de helpende hand bieden als iemand informatie heeft over of moet communiceren met een ander onderdeel van het project dat momenteel op het bord staat.
Dat leidt tot nog een inherent voordeel van Kanban, namelijk limieten voor “werk in uitvoering”. Hiermee wordt elk team beperkt tot een bepaald aantal taken dat tegelijkertijd in uitvoering is, zodat werk niet achter in het hoofd van een medewerker blijft liggen.
Het team is verantwoordelijk voor het voltooien van al het werk dat het op zich neemt voordat het aan nieuwe projecten of taken begint. Op deze manier nemen kwaliteit en productiviteit vaak toe wanneer een Kanbanbord wordt geïmplementeerd.
Een algemene regel voor de WIP-limiet van een team is: aantal medewerkers + 1. Hierbij wordt personeel dat uitsluitend managementtaken uitvoert niet meegerekend. Dit betekent dat er op elk moment slechts n+1 Kanbankaarten de status In uitvoering kunnen hebben.
Als iemand vastloopt en iets nieuws naar In uitvoering wil brengen, moet diegene eerst een ander teamlid helpen om wat al in uitvoering is naar Gereed te verplaatsen—samenwerken om het probleem op te lossen.
Naarmate teams voortgang boeken bij het leveren van waarde, kunnen eventuele snelle aanpassingen die tijdens de ontwikkeling nodig zijn direct worden doorgevoerd, samen met de groep, waarbij het effect onmiddellijk in het Kanbanbord wordt weergegeven. Deze duidelijkheid helpt mensen geïnformeerd te houden en teams vooruit te laten gaan.
Natuurlijk moet projectmanagement met Kanban correct worden geïmplementeerd om effectief te zijn. Dat betekent dat je de juiste Kanban-tool moet kiezen. De meeste teams gebruiken tegenwoordig een virtueel Kanbanbord en er zijn er veel online beschikbaar. Sommige hebben zelfs kant-en-klare sjablonen om de implementatie een stuk eenvoudiger te maken.
Ondanks alle voordelen heeft een Kanbanbord echter ook beperkingen. Het is niet ideaal om deadlines nauwkeurig in te schatten en kan planning wat al te flexibel maken. Daarom worden Kanbanborden vaak in combinatie met een Gantt-diagram gebruikt en zullen ze deze waarschijnlijk niet snel vervangen.
Kanban gebruiken voor projectmanagement
Kanban kan worden gebruikt om een project te beheren door de taken te identificeren die moeten worden uitgevoerd om vooruitgang te boeken richting je projectdoelen, die taken in een geordende project- of productbacklog te prioriteren, de uit te voeren taken te visualiseren en werk in uitvoering te beperken naarmate taken door de werkstroom voor projectoplevering of taakvoltooiing gaan.
Taken op het bord worden doorgaans toegewezen aan individuele teamleden terwijl ze tussen statussen bewegen. Het doel is dat het agile team in de kortst mogelijke tijd zoveel mogelijk werk van de hoogste kwaliteit uitvoert. Enkele voorbeelden van situaties waarin Kanban het beste werkt zijn softwareontwikkeling, productontwikkeling en webontwikkeling.
10 beste tools voor Kanban-projectmanagement
Het implementeren van projectmanagement met Kanban is vrij eenvoudig, vooral wanneer er binnen het team een agile mentaliteit heerst, maar dat betekent niet dat het moeiteloos is. Bij projectmanagement met Kanban komt meer kijken dan alleen het maken van een Kanbanbord, en een ervaren projectmanager zal de Kanban-software die hij of zij gebruikt zorgvuldig kiezen.
Als algemene regel geldt dat de beste Kanban-software verschillende functies gemeen heeft (je vindt Kanbanborden waarschijnlijk ook als functionaliteit binnen uitgebreidere projectmanagementtools).
Ten eerste is de mogelijkheid om verhaalkaarten aan te passen en de complexiteit van het project eenvoudig te wijzigen belangrijk. Een zeer eenvoudig Kanbanbord heeft drie verhaalkaarten: Te doen, In uitvoering en Klaar. Een complexer project kan kaarten bevatten met de statussen Te doen, Ontwerpen & bouwen, Testen, Ter beoordeling indienen en Klaar.
Ten tweede is een goede gebruikersinterface met een korte leercurve essentieel, omdat je wilt dat je team aan het project werkt en niet zelf leert hoe het Kanban-software moet gebruiken.
Tot slot is goede Kanban-software meer dan alleen een Kanbanbord. Deze bevat integraties met andere software die helpen bij het algehele project, zoals tijdregistratie, budgetteringstools of planningssoftware.
Als het om jouw specifieke project of team gaat, bedenk dan welk aspect van projectmanagement met Kanban voor jou het belangrijkst is.
Hoe gemakkelijk zal je team zich de Kanban-werkstroom eigen maken? Zou het handig zijn om software te gebruiken met een app voor mobiele apparaten? Zijn er onderdelen van je proces die je moet automatiseren? Hoe complex (of eenvoudig) is je project?
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Laten we het visueel maken!
Projectmanagement met Kanban is een krachtige methode die teams kan helpen op koers te blijven en tegelijkertijd flexibiliteit en wendbaarheid biedt. Dankzij de visuele weergave van de voortgang kunnen teams snel problemen in hun werkstroom identificeren en samenwerken om oplossingen te vinden.
Het stimuleert samenwerking en communicatie binnen het team en verbetert de algehele kwaliteit van projecten. Bovendien maken de efficiëntie en effectiviteit ervan het een aantrekkelijke optie voor veel projecten.
Projectmanagement met Kanban biedt teams een effectieve manier om taken te beheren, wat leidt tot een succesvolle voltooiing van doelen en doelstellingen.
Voor teams die al vertrouwd zijn met de algemene methodologieën van Agile kan Kanban zeer intuïtief zijn. Als het gebruik van Kanban echter deel uitmaakt van een bredere overstap van traditioneel projectmanagement naar Agile, kan het nuttiger zijn om te beginnen met een eenvoudiger Kanbanbord.
Als dit artikel je vertrouwen heeft gegeven om de Kanban-methodologie binnen je organisatie te implementeren, bekijk dan zeker meer inhoud van Digital Project Manager en schrijf je in voor de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om op de hoogte te blijven van DPM-onderwerpen.
