Complete gids voor Kanban-projectmanagement: wat u moet weten
Je projecten georganiseerd en op schema houden kan een uitdaging zijn, maar met het juiste systeem kan het relatief eenvoudig zijn. De Kanban-methodologie is een efficiënte en effectieve manier om activiteiten en projecten te beheren en wint overal terrein, van kleine bedrijven tot Fortune 500-bedrijven (zelfs de grote namen die je kent en waar je van houdt, zoals Disney, Netflix en Hulu).
Of je nu een startup of een gevestigde professional bent, het toepassen van de Kanban-methode kan je helpen je werklast zo te organiseren dat je tijd bespaart en stress vermindert. In deze blogpost bespreken we de basisprincipes van het gebruik van Kanban voor projectmanagement en bekijken we enkele softwareoplossingen die Kanban mogelijk maken—dus laten we beginnen!
Wat is de Kanban-aanpak voor projectmanagement?
Projectmanagement is een cruciaal onderdeel van succesvolle bedrijfsactiviteiten. Een populaire methode voor het beheren van zowel activiteiten als projecten is de Kanban-projectmanagementmethodologie.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Het Kanban-proces ontstond in het Toyota-productieproces en maakt gebruik van kaarten, borden en visuele signalen om teams te helpen hun processen te organiseren en de voortgang bij te houden.
Kanban is een agile techniek voor projectvisualisatie waarmee teams een werkstroom eenvoudig in realtime kunnen visualiseren, de voortgang in één oogopslag kunnen vaststellen en iteraties soepel en transparant kunnen doorlopen.
Dit gebeurt met behulp van een Kanban-bord, een hulpmiddel voor projectvisualisatie dat ooit vooral in de productie werd gebruikt, maar steeds vaker opduikt bij technologiebedrijven en start-ups.
Kanban werd in de jaren 1940 ontworpen door Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur. Het gebruik ervan in de productie—waar producten vaak in korte, lineaire fasen worden ontworpen en introducties een vergelijkbaar verloop volgen—lag meteen voor de hand en de methode werd breed toegepast door fabrieken en productontwerpers.
De productiesector gebruikt Kanban al tientallen jaren, maar door de vrij recente opkomst en populariteit van agile projectmanagement in sectoren buiten de productie beleeft Kanban een soort renaissance, vooral in softwareontwikkeling en activiteitenbeheer.
Centraal in Kanban staat het Kanban-bord, een visualisatie van de voortgang van het team. Het laat in verschillende kolommen zien welke specifieke taken worden uitgevoerd of nog moeten worden uitgevoerd; deze worden taakkaarten genoemd.
Een Kanban-bord kan zo eenvoudig zijn als drie of meer kaarten. Op taakkaarten staat vaak ook vermeld aan wie elke taak is toegewezen, wat de transparantie en verantwoordelijkheid binnen het team helpt vergroten.
Het is belangrijk om te begrijpen dat een Kanban-bord geen vervanging is voor een Gantt-diagram. Het dient eerder een iets ander doel. Een Kanban-bord is veel specifieker dan een Gantt-diagram, omdat het de daadwerkelijke activiteiten laat zien die teamleden uitvoeren om een taak af te ronden.
Terwijl een Gantt-diagram een meer holistisch projectoverzicht biedt om deadlines of tijdlijnen weer te geven, zijn Kanban-borden gebaseerd op specifieke iteraties of sprints binnen de projecten.
Teams kunnen snel vaststellen of iemand een proces ophoudt. In dat geval kan iedereen zien welk teamlid mogelijk hulp of extra aanmoediging nodig heeft. Dit vergroot de verantwoordelijkheid op een passieve manier en helpt vaak om de productiviteit op peil te houden en het werk continu te laten doorstromen.
Ongeacht het aantal taakkaarten op een Kanban-bord beperken alle Kanban-borden het werk in uitvoering. De sleutel tot Kanban is het beperken van werk in uitvoering, het team aanmoedigen om “samen het probleem op te lossen” en werk van ‘in uitvoering’ naar ‘klaar’ te verplaatsen, zodat de doorvoer van afgerond werk wordt gemaximaliseerd.
Kanban-principes en -praktijken
Kanban is gebaseerd op verschillende kernprincipes, waaronder het visualiseren van de projectwerkstroom, het beperken van werk in uitvoering (WIP), stapsgewijze en voortdurende verbeteringen en feedbacklussen. Door werkstromen te visualiseren, kunnen teams knelpunten in het proces identificeren en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft.
Door WIP te beperken, kunnen teams zich telkens op slechts enkele afzonderlijke taken richten en deze efficiënter voltooien. Stapsgewijze verbeteringen worden aangemoedigd, zodat projecten na verloop van tijd kunnen worden aangepast om de prestaties te stroomlijnen (volgens de meetwaarden die je gebruikt om prestaties te meten).
Tot slot helpen feedbacklussen teams om hun processen aan te passen en het systeem voortdurend te verbeteren.
Wat is een Kanban-bord?
Een Kanban-bord is een ‘uithangbord’ of visueel hulpmiddel dat een overzicht biedt van het projectmanagementproces. Het bestaat doorgaans uit lijsten, of “kolommen”, die een voortgang van begin tot eind weergeven.
De kolommen bevatten vaak categorieën zoals Te doen, Bezig en Klaar. Kaarten vertegenwoordigen taken en kunnen van de ene kolom naar de andere worden verplaatst naarmate ze door de wachtrij vorderen. Door de kaarten en hun verplaatsingen over het bord te volgen, kunnen teams snel zien wat de status van taken in de projectmanagementpijplijn is.
Een Kanban-bord was vroeger letterlijk een prikbord van kurk, of soms een kantoormuur, op een plek waar elk lid van het projectteam het kon zien of bijwerken.
Hoewel dat in sommige bedrijfstakken nog steeds het geval is, zijn Kanbanborden tegenwoordig vaak virtuele softwareplatforms in de cloud. Een Kanbanbord controleren of bijwerken kan eenvoudig door overal ter wereld in te loggen.
Nu Kanban steeds populairder wordt, is het aantal opties voor projectmanagementsoftware en Kanbantools dat beschikbaar is voor projectmanagers de afgelopen jaren exponentieel toegenomen. Hierdoor is de Kanban-projectmethodologie op haar beurt eenvoudig te implementeren.
Persoonlijk gebruik ik een Kanbanbord om het werk dat ik voor school en in mijn professionele activiteiten doe, te visualiseren. Ik gebruik een tool zoals Trello of Jira (of plakbriefjes als ik op papier werk) om te noteren waar ik aan werk en ik houd de voortgang van elk werkitem binnen mijn proces bij totdat elke taak is voltooid of ‘Gereed’ is. Een tool zoals Trello voor projectmanagement kan processen stroomlijnen en het eenvoudiger maken om de voortgang te volgen en taken te beheren.
Ik koppel mijn Kanbanbordtool aan mijn agenda, zodat ik altijd op de hoogte ben van deadlines en de status van elk item waarvoor ik verantwoordelijk ben—tot nu toe werkt dat geweldig!
Kan ik nog steeds sprints gebruiken zoals in Scrum?
Voor ontwikkelingsteams die al gewend zijn om in Agile-omgevingen te werken, is het Kanbansysteem zeer intuïtief, omdat een Kanbanbord kan worden ingedeeld in sprints of iteraties. Als het gaat om Agile-projectmanagement, komt Kanban naar voren als een echte leider dankzij de eenvoud en het gebruiksgemak. Het gebruik van Kanbanborden in Scrum wordt soms Scrumban genoemd.
Voordelen van Kanban-projectmanagement
Enkele voordelen van Kanban-projectmanagement zijn:
- verbeterd inzicht in de algehele voortgang
- een hoger teammoreel door het succesvol voltooien van taken
- betere communicatie en samenwerking tussen teams
- kortere cyclustijden voor taken en projecten
- snellere identificatie en oplossing van problemen of knelpunten
- een flexibelere aanpak die snelle aanpassingen tijdens de ontwikkeling mogelijk maakt
Met een Kanbanbord kan een heel team in één oogopslag de werkstroom en voortgang zien. Dit betekent dat teams blokkades ook snel kunnen identificeren. Het zien van voltooide taken en de voortgang richting voltooiing geeft een Kanbanteam een ingebouwde stimulans voor het moreel.
Omdat teams alles kunnen zien wat er binnen hun groep gebeurt, helpen Kanbanborden de communicatie en samenwerking tussen teams te bevorderen. Iedereen kan namelijk zien wat er gaande is en hopelijk een handje helpen als iemand informatie heeft of contact moet hebben met een ander onderdeel van het project dat momenteel op het bord staat.
Dat leidt tot nog een inherent voordeel van Kanban, namelijk limieten voor “werk in uitvoering”. Hierdoor wordt elk team beperkt tot een bepaald aantal taken dat tegelijkertijd in uitvoering is, zodat werk niet op de achtergrond in het geheugen van een medewerker blijft liggen.
Het team is verantwoordelijk voor het afronden van al het werk dat het op zich neemt voordat het aan nieuwe projecten of taken begint. Op deze manier nemen de kwaliteit en productiviteit vaak toe wanneer een Kanbanbord wordt geïmplementeerd.
Een algemene regel voor de WIP-limiet van een team is: aantal bijdragers + 1. Hierbij wordt personeel dat uitsluitend met management bezig is niet meegerekend. Dit betekent dat er op elk moment slechts n+1 Kanbankaarten de status In uitvoering mogen hebben.
Als iemand vastloopt en iets nieuws naar In uitvoering wil brengen, moet die persoon eerst een ander teamlid helpen om wat al in uitvoering is naar Gereed te verplaatsen—werk samen om het op te lossen.
Naarmate teams voortgang boeken bij het leveren van waarde, kunnen eventuele snelle aanpassingen die tijdens de ontwikkeling nodig zijn direct worden doorgevoerd, waarbij de groep samenwerkt en de impact onmiddellijk in het Kanbanbord wordt weergegeven. Deze duidelijkheid helpt mensen op de hoogte te houden en teams vooruit te laten gaan.
Natuurlijk moet Kanban-projectmanagement correct worden geïmplementeerd om effectief te zijn. Dat betekent dat je de juiste Kanbantool moet kiezen. De meeste teams gebruiken tegenwoordig een virtueel Kanbanbord en er zijn er veel online beschikbaar. Sommige hebben zelfs kant-en-klare sjablonen om de implementatie veel eenvoudiger te maken.
Ondanks al zijn voordelen heeft een Kanbanbord echter ook beperkingen. Het is niet ideaal voor het nauwkeurig inschatten van deadlines en kan planning iets te flexibel maken. Daarom worden Kanbanborden vaak gebruikt in combinatie met een Gantt-diagram en zullen ze deze waarschijnlijk niet snel vervangen.
Kanban gebruiken voor projectmanagement
Kanban kan worden gebruikt om een project te beheren door de taken te identificeren die moeten worden uitgevoerd om vooruitgang te boeken richting je projectdoelen, die taken te prioriteren in een geordende project- of productachterstand, de uit te voeren taken zichtbaar te maken en werk in uitvoering te beperken naarmate taken de workflow voor projectoplevering of taakvoltooiing doorlopen.
Taken op het bord worden doorgaans toegewezen aan individuele teamleden wanneer ze tussen statussen bewegen. Het doel is dat het Agile-team in de kortst mogelijke tijd zoveel mogelijk werk van de hoogste kwaliteit uitvoert. Enkele voorbeelden van situaties waarin Kanban het beste werkt zijn softwareontwikkeling, productontwikkeling en webontwikkeling.
De 10 beste tools voor Kanban-projectmanagement
Kanban-projectmanagement implementeren is vrij eenvoudig, vooral wanneer er binnen het team sprake is van een Agile-mentaliteit, maar dat betekent niet dat het moeiteloos is. Kanban-projectmanagement omvat meer dan alleen het maken van een Kanbanbord, en een ervaren projectmanager zal de gebruikte Kanbansoftware zorgvuldig kiezen.
Als algemene regel geldt dat de beste Kanbansoftware verschillende functies gemeen heeft (je vindt Kanbanborden waarschijnlijk ook als functionaliteit binnen uitgebreidere projectmanagementtools).
Ten eerste is het belangrijk dat je taakkaarten kunt aanpassen en de complexiteit van het project eenvoudig kunt wijzigen. Een heel eenvoudig Kanbanbord heeft drie taakkaarten: Te doen, In uitvoering en Gereed. Een complexer project kan kaarten hebben met de statussen Te doen, Ontwerpen & bouwen, Testen, Ter beoordeling indienen en Gereed.
Ten tweede is een goede gebruikersinterface met een korte leercurve essentieel, omdat je wilt dat je team aan het project werkt en niet zelf leert hoe het Kanbansoftware moet gebruiken.
Goede Kanbansoftware is ten slotte meer dan alleen een Kanbanbord. De software bevat integraties met andere software die helpen bij het algemene project, zoals tijdregistratie, budgetteringstools of planningssoftware.
Als het gaat om jouw specifieke project of team, bedenk dan welk aspect van Kanban-projectmanagement voor jou het belangrijkst is.
Hoe gemakkelijk zal je team de Kanbanwerkstroom oppakken? Zou het nuttig zijn om software te gebruiken die een app voor mobiele apparaten heeft? Zijn er onderdelen van je proces die je moet automatiseren? Hoe complex (of eenvoudig) is je project?
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Laten we het visueel maken!
Kanban-projectmanagement is een krachtige methode die teams kan helpen op koers te blijven en tegelijkertijd flexibiliteit en wendbaarheid mogelijk maakt. Dankzij de visuele weergave van de voortgang kunnen teams snel problemen in hun werkstroom herkennen en samenwerken om oplossingen te vinden.
Het stimuleert samenwerking en communicatie binnen het team en verbetert bovendien de algehele kwaliteit van projecten. Daarnaast maken de efficiëntie en effectiviteit ervan het een aantrekkelijke optie voor veel projecten.
Kanban-projectmanagement biedt teams een effectieve manier om taken te beheren, wat leidt tot een succesvolle voltooiing van doelen en doelstellingen.
Voor teams die al vertrouwd zijn met de algemene methodologieën van Agile kan Kanban zeer intuïtief zijn. Als het gebruik van Kanban echter deel uitmaakt van een algehele overstap van traditioneel projectmanagement naar Agile, kan het nuttiger zijn om te beginnen met een eenvoudiger Kanbanbord.
Als dit artikel je vertrouwen heeft gegeven om de Kanbanmethode binnen je organisatie te implementeren, bekijk dan zeker meer inhoud van Digital Project Manager en schrijf je in voor de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om op de hoogte te blijven van onderwerpen rond DPM.
