5 beste werkwijzen om je brainstormsessies te verbeteren
Wist je dat brainstormen of schriftelijk brainstormen al sinds 1953 bestaat! Het wordt toegeschreven aan Alex Osborn en het is een techniek die ik regelmatig gebruik in projecten en verschillende bedrijfssituaties. Als het aantal online platforms dat de afgelopen 6 maanden functionaliteit voor whiteboards aan hun platforms heeft toegevoegd een indicatie is, dan is brainstormen een kernfunctie van vergaderingen in de virtuele wereld.
Als projectmanagers is een van onze belangrijkste rollen of vaardigheden die van facilitator—of het nu gaat om ideeën genereren om een probleem op te lossen, retrospectieven uitvoeren of verschillende perspectieven verzamelen: het faciliteren van een brainstormsessie is een basisvaardigheid voor een projectmanager.
Hoewel het een fundamentele werkwijze is om input van teams te verzamelen, gebeurt dit niet altijd goed. Ik ga onderzoeken hoe je dit effectiever kunt doen binnen je team, en ik behandel alles: van hoe je je team gefocust houdt tot brainstormtechnieken die het beste uit de groep halen en echte resultaten opleveren.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Zoals Alex Osborn zei:
Het is gemakkelijker om een wild idee af te zwakken dan een nieuw idee te bedenken
Bij groepsbrainstormen draait alles om het vinden van die wilde ideeën en het helpt ons om creatieve ideeën te verzamelen van mensen met:
- Gespecialiseerde kennis
- Uiteenlopende manieren van denken
- Uiteenlopende perspectieven
Ik ga vijf beste werkwijzen onderzoeken om groepsbrainstormen optimaal te benutten en je digitale project te helpen op belangrijke gebieden als het genereren van ideeën over de scope, creatieve probleemoplossing en het uitvoeren van retrospectieven.
Ik ben Annie MacLeod, een gepassioneerde en ervaren projectmanager en coach die energie krijgt van het opbouwen van samenwerkingservaringen voor teams op afstand en hun projecten. Deze ervaringen bestrijken het volledige spectrum van projectmanagement: van het maken van projectplannen en het uitvoeren van diepgaande retrospectieven tot het nemen van beslissingen en het verbeteren van de teamcultuur.
1. Het beste brainstormproces opbouwen
Het klinkt misschien tegenintuïtief, maar om een effectieve brainstormsessie te hebben, moet je vooraf tijd besteden aan de planning ervan—de groepssamenstelling, technologie of hulpmiddelen, basisregels en rollen.
Hoe implementeer je dit?
Enkele belangrijke beslissingen die je wilt nemen voordat je je sessie plant, zijn:
- Wie is de facilitator van de sessie? Als de projectmanager actief wil deelnemen, overweeg dan een aparte facilitator te gebruiken. Denk na over het vermogen van de projectmanager om tijdens de sessie de tijd bij te houden, neutraliteit en objectiviteit te bewaren en actief te luisteren. Bekijk deze andere ideeën—een facilitator kan veel druk bij een PM wegnemen en ervoor zorgen dat die kan deelnemen en echt diepgaand kan luisteren.
- Hoe wordt de sessie uitgevoerd? Dit is vooral belangrijk wanneer deze plaatsvindt in een verspreide of hybride omgeving. Afhankelijk van het publiek, hun technische vaardigheid en de hulpmiddelen die je gaat gebruiken om input vast te leggen, kun je overwegen om deelnemers materiaal te geven waarmee ze kunnen oefenen voordat ze aan de slag gaan met het bedenken van brainstormideeën.
- Hoe creëer ik een sfeer van psychologische veiligheid? Een snelle tip is om basisregels voor de sessie op te stellen. Regels zoals geen slechte ideeën, praat niet door anderen heen en één gesprek tegelijk staan bekend als ‘basisvoorwaarden’. Bekijk andere ideeën via deze link.
2. Houd het einddoel voor ogen om de sessie vorm te geven
Hoewel brainstormen een activiteit is die je zonder veel voorbereiding kunt uitvoeren (ik heb een gereedschapskist die ik naar elke klantvergadering meesleep, gevuld met post-its en stiften voor precies zo’n gelegenheid), vind ik het het meest effectief als het een activiteit is die bijdraagt aan het geplande resultaat van een vergadering—wat betekent dat de sessie moet worden gekaderd.
Hoewel we wilde ideeën proberen te stimuleren, proberen we ook een resultaat te bereiken en brainstormen maakt deel uit van de methode om daar te komen, omdat het gaat om het genereren van een groot aantal ideeën en die vervolgens verfijnen.
Dus wat we moeten doen voor een effectieve brainstormsessie is de juiste mensen uitnodigen en de context van de brainstorm uiteenzetten.
Dat zorgt ervoor dat iedereen, terwijl we de juiste hoeveelheid ideeën verzamelen, op gelijke voet staat binnen de context van de brainstormsessie.
Zo ziet dat eruit voor enkele van onze belangrijkste projectvergaderingen: ideevorming voor de reikwijdte, probleemoplossing en retrospectieven.
| Voorbeeldvergadering | Genodigden | Context |
|---|---|---|
| Ideevorming voor de reikwijdte | Zorg ervoor dat je zo dicht mogelijk bij de mensen staat die het succes van dit project zullen meten. Zorg er ook voor dat de mensen aanwezig zijn die de reikwijdte zullen plannen—degenen die begrijpen hoe het probleem kan worden opgelost. Zorg ervoor dat je deelnemers hebt die kunnen opkomen voor en ideeën kunnen verwoorden namens belanghebbenden die er niet bij kunnen zijn, of die gegevens of onderzoek hebben om te onderbouwen wat het probleem is (vooral relevant bij problemen van klanten/opdrachtgevers). | Wat is het probleem dat we proberen op te lossen?Voor wie proberen we het op te lossen?Waarom is dit belangrijk?Wanneer en hoe doet dit probleem zich voor? |
| Probleemoplossing | Hier draait alles om het verzamelen van zoveel mogelijk mogelijke oplossingen en het optimaal benutten van alle gespecialiseerde kennis die in de ruimte aanwezig is. Je wilt mensen die uit eerste hand kennis hebben van het probleem—ze hebben het waargenomen of ervaren. Zorg ervoor dat degenen die vertrouwd zijn met de omgeving die wordt beïnvloed, alle technische aspecten behandelen die bij die omgeving horen. Vraag om input van mensen die niet alleen mogelijke technische oplossingen kunnen beschrijven, maar ook training, communicatie en andere aspecten van de mogelijke oplossing. | Waar gaat het mis?Wat hebben we tot nu toe geprobeerd om het probleem op te lossen?Op wie heeft het invloed? Hoe groot is het probleem?Wat wordt niet beïnvloed? |
| Retrospectief | Niet alleen de mensen die het werk uitvoeren, maar ook de klanten van het werk. | Waar reflecteren we op? Over welke periode?Waarom doen we dit retrospectief—om te leren, stoom af te blazen of relaties te herstellen? |
Het tweede onderdeel hiervan is de brainstormsessie op de juiste manier te structureren en technieken te gebruiken die aansluiten bij de groep mensen die aanwezig is. Zorg ervoor dat je afwisselt.
Je wilt niet steeds dezelfde methoden gebruiken, want dat stimuleert geen nieuwe ideeën—mensen voeren dan alleen maar de handelingen uit zonder echt betrokken te zijn.
Hier zijn verschillende technieken om te overwegen, gerangschikt van eenvoudig tot complexer. Vergeet niet om altijd met het kaderen te beginnen.
| Techniek | Stappen | Overweging |
|---|---|---|
| Snelle ideevorming | Iedereen schrijft binnen de vastgestelde tijd zoveel mogelijk ideeën op. | Houd de tijd kort om een gevoel van urgentie te creëren, maar meer is beter—je wilt zoveel mogelijk ideeën. |
| Mindmapping | Nadat je het centrale thema hebt vastgesteld op basis van het kader, laat je iedereen vertakkingen en takken toevoegen. | Dit werkt goed met gevestigde teams—als er mensen zijn die nog niet hebben samengewerkt of uit zeer verschillende functies of rollen komen, hebben ze mogelijk geen gemeenschappelijke taal waar iedereen zich in kan herkennen, waardoor de mindmap in de volgende stappen ineffectief wordt. |
| Eidetisch beeld | Iedereen bedenkt in stilte beelden die hun gedachten over het kader weerspiegelen en tekent een voorstelling of selecteert een internetafbeelding ter ondersteuning | Hiermee benut je de kracht van alle mensen die sterk visueel en intuïtief denken—zorg ervoor dat je voldoende gekleurde stiften, stickers en andere hulpmiddelen bij de hand hebt om dit persoonlijk zo effectief mogelijk te doen. |
| Ideeën opschrijven | Iedereen schrijft een idee op en geeft het door aan de persoon rechts van zich, die het idee verfijnt en verduidelijkingen of strategieën toevoegt om te overwegen. Laat elk idee minstens één keer de hele groep rondgaan | Dit werkt goed voor kleine groepen, omdat het tijd kost om uit te voeren |
Een andere techniek die je misschien wilt proberen is stil brainstormen.
Hoe je dit toepast
Het begint met het uitnodigen van de juiste mensen, het kaderen van de context van de brainstormsessie en vervolgens het selecteren van een geschikte techniek. Misschien wil je het onderwerp van de brainstorm in de vergaderuitnodiging vermelden—dit kan er vaak voor zorgen dat je echt de juiste mensen uitnodigt. Als ze niet de juiste persoon zijn, laten ze dat meestal weten.
Het is ook een goed idee om iedereen tijdens de brainstormvergadering zelf opnieuw over de context te informeren, zodat iedereen vragen kan stellen en de groep op één lijn kan brengen. Omdat je verschillende deskundigen in de ruimte hebt, beschikken zij mogelijk over meer informatie dan je aanvankelijk kon geven. Trek daarom vóór het begin van je brainstorm wat tijd uit voor deze activiteit.
Vergeet ook niet dat als jij als PM je niet prettig voelt bij sommige technieken, je een facilitator de brainstormactiviteiten kunt laten uitvoeren. Dit kan als bijkomend voordeel hebben dat een deel van de verantwoordelijkheid van je schouders wordt genomen, en de facilitator kan een frisse en neutrale stem aan de lijst met ideeën toevoegen.
3. Doe een ijsbreker om iedereen scherp te houden
Zoals we eerder bespraken, draait het bij brainstormsessies allemaal om het genereren van ideeën, en hoe wilder hoe beter! Daarvoor moeten we onze hersenen in de creatieve denkmodus krijgen—ze als het ware opfrissen.
De meeste mensen springen als een gek van vergadering naar vergadering, of zijn, als dat niet het geval is, ijverig aan andere taken aan het werken. Daarom kunnen we ijsbrekers gebruiken om de creatieve energie op gang te brengen. IJsbrekers hebben bovendien als bijkomend voordeel dat ze de teamcohesie versterken doordat ze voor wat plezier zorgen!
Zo implementeer je dit
Denk bij het kiezen van een ijsbreker na over wat je tijdens je brainstormsessie probeert te bereiken.
| Voorbeeldvergadering | Overweging | Technieken |
|---|---|---|
| Ideevorming | De rechterhersenhelft activeren | Activeer de linkerkant van je lichaam—schrijf met je linkerhand of gebruik de muis met je linkerhand |
| Probleemoplossing | Verder kijken dan de oppervlakte en de grondoorzaak onderzoeken | Een puzzel oplossen of een mysterie ontrafelen |
| Retrospectief | Relaties opbouwen en een veilige omgeving creëren | 2 waarheden en 1 leugen |
Bekijk voor meer ideeën deze lijst met activiteiten voor de linker- en rechterhersenhelft. Bekijk voor inspiratie en sjablonen de MiroVerse. Nogmaals, zoals hierboven vermeld, aarzel niet om een facilitator deze activiteiten te laten uitvoeren—ik heb ontdekt dat er geweldige ijsbrekeractiviteiten en facilitators zijn die gespecialiseerd zijn in het samenbrengen van teams en die uitstekende ideeën hebben.
4. Benut de kracht van de groep
Een van de belangrijkste dingen om brainstormsessies effectief te maken, is actie ondernemen op basis van de resultaten! Het heeft geen zin om een heleboel ideeën te genereren en er vervolgens niets mee te doen.
Ik merk dat het laten groeperen van de ideeën door je team in vergelijkbare gebieden en het vervolgens laten bepalen van een thema voor elke groep ervoor zorgt dat je daarna actie kunt ondernemen op al die geweldige ideeën.
Zo implementeer je dit
Dit kan zo eenvoudig zijn als één kleur plakbriefjes gebruiken voor ideeën en een andere kleur voor thema’s. Laat het team de plakbriefjes in groepen indelen.
Je kunt beginnen met de grootste groep plakbriefjes (omdat iedereen daar naartoe neigt) of juist met de losse briefjes (afhankelijk van wat je probeert te bereiken en hoeveel tijd je hebt).
Zorg ervoor dat de plakbriefjes met thema’s minimaal een zelfstandig naamwoord en een werkwoord bevatten, en zorg ervoor dat de formulering voldoende duidelijk is zodat je er actie op kunt ondernemen.
Let bij het plannen van dit soort activiteiten goed op dat je de projectmanager niet uitsluit van deelname—een facilitator biedt een frisse blik en is neutraal.
Ik heb ook gemerkt dat facilitators vragen kunnen stellen die als ‘dom’ kunnen worden ervaren, omdat ze om verduidelijking vragen om ervoor te zorgen dat je teamleden en de hele groep hun gedachten volledig hebben verwoord.
Uiteindelijk krijg je iets dat er ongeveer zo uitziet:
5. Probeer het asynchroon
Ik heb gemerkt dat brainstormen niet het meest waardevolle gebruik van de tijd van mensen is, vooral wanneer je te maken hebt met mensen in meerdere tijdzones of met verschillende denkstijlen. Brainstormoefeningen kunnen de introverte mensen in de groep intimideren, of je vergadering kan plaatsvinden op een moment waarop de koffie nog niet is ingewerkt of al is uitgewerkt!
Bewaar die waardevolle tijd van de groep voor het groeperen en uitwerken van acties! Probeer de brainstormsessie asynchroon te houden.
Zo implementeer je dit
Vergeet niet dat je de brainstorm nog steeds moet kaderen—als je dit asynchroon gaat doen, moeten de instructies mogelijk extra duidelijk zijn—en maak het zo visueel mogelijk. Ik vind het vooral prettig om een combinatie van een Miro-bord en een Loom-video te gebruiken om dit soort interactie op te zetten!
Een belangrijke overweging bij asynchroon brainstormen is de software die je gaat gebruiken. Kijk daarom naar je budget en maak je geen zorgen als je weinig geld over hebt. Je kunt gratis software voor mindmapping gebruiken om je sessie uit te werken.
Dit zijn de stappen om de omgeving in te richten:
- Zorg voor een visuele indicator, zodat mensen weten waar ze moeten beginnen. Maak deze groot en kleurrijk. Voor Engelstaligen is de linkerbovenhoek meestal de plek waar ze visueel beginnen
- Als je een Loom-video maakt, plaats de link daarnaar dan vlak bij het begin.
- Zorg ervoor dat de instructies duidelijk zichtbaar zijn in een aparte ruimte
- Zorg ervoor dat je kaderinformatie duidelijk zichtbaar is
- Houd de brainstormruimte gescheiden
- Geef duidelijk de volgende stappen aan (bijv. we komen woensdag bijeen om deze te groeperen en een actieplan of de volgende stappen uit te werken).
Je eindigt met iets dat er als volgt uit zou kunnen zien:
Bekijk deze mindmappingcursussen voor meer informatie over de details van mindmapping.
Samenvattend
Brainstormen zou geen activiteit moeten zijn die je alleen uitvoert om een vakje af te vinken, en het houden van een brainstormsessie verbetert je cultuur niet en laat niet zien hoe creatief je bent.
Als je deze technieken echter toepast, kun je je brainstormsessie naar een hoger niveau tillen en ervoor zorgen dat deze een doel dient.
Wees echt creatief, benut actief de kennis en ervaring van je team en maak in een drukke werkomgeving gebruik van de kracht van asynchrone communicatie om geen tijd te verspillen!
Bij het Project Management GameBoard vinden we dat brainstormen slechts het minimale vertrekpunt is op de weg naar een organisatie en projecten waarin meer wordt samengewerkt.
Als je meer digitale samenwerking voor projecten in de praktijk wilt zien, bekijk dan onze ledenevenementen (schrijf je hier in!) of bekijk hier onze flitspresentatie over enkele samenwerkingstechnieken.
In ons volgende bericht over brainstormen en introverte mensen gaan we dieper in op brainstormen! Laat het ons weten in de DPM Slack-ruimte of voeg een opmerking toe om ons te laten weten waarover je hierna meer zou willen horen!
Vergeet niet je te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om meer te horen!
