De kunst van projecten goed afronden (met Patrice Embry)

Lees de transcriptie:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Deze podcast wordt mogelijk gemaakt door Clarizen, de marktleider in software voor enterpriseproject- en portfoliomanagement. Ga naar clarizen.com voor meer informatie.

We besteden veel tijd aan praten over projectinitiatie, over het starten van projecten en over hoe we ze vanaf het begin goed kunnen laten verlopen. Maar projecten afronden kan minstens zo uitdagend zijn. Aan het begin is iedereen geïnteresseerd, enthousiast en betrokken, maar tegen het einde raakt iedereen er vaak een beetje op uitgekeken en is de houding niet meer zo positief.

Als we niet opletten, worden we slordig en gemakzuchtig. We kunnen stoppen met ons zorgen maken, ons team kan stoppen met zich zorgen maken en de klant blijft vervolgens om steeds meer vragen. Als we een project niet goed afronden, kunnen we dingen missen, het budget overschrijden, ons team en de klant tegen ons in het harnas jagen en helemaal niets van het project leren. We kunnen dus veel waarde verliezen omdat we aan het einde gas terugnemen.

Vandaag praat ik met Patrice over hoe we projecten beter kunnen afronden. We lopen een checklist door met wat je wel en niet moet doen, zodat je projecten goed en met momentum kunt beëindigen en jezelf ook goed kunt voorbereiden op je volgende project. Hallo Patrice.

Patrice Embry:

Hallo.

Ben Aston:

Het is nog maar een paar weken geleden dat we elkaar voor het laatst spraken. Is er iets gebeurd waarover je ons kunt vertellen? Ik weet eigenlijk al wat er onlangs spannend was: je hebt net een roadtrip gemaakt. Zou je roadtrips aanraden?

Patrice Embry:

Ik zou roadtrips aanraden aan mensen die graag autorijden en het niet erg vinden om een tijdje naar hetzelfde te kijken als je door enkele van de grotere staten rijdt. We reden van mijn woonplaats buiten Philadelphia naar Colorado Springs. We reden door Pennsylvania, Ohio en Indiana, maakten snel een uitstapje naar Chicago voor het diner, gingen naar Iowa, aten lunch in Nebraska, reden helemaal door South Dakota, bleven een nacht in Wyoming en gingen vervolgens naar Colorado. Daarna vlogen we terug, want na zoveel rijden wil niemand ooit nog een auto zien.

Sinds we afgelopen vrijdag terugkwamen, denk ik niet dat ik veel het huis uit ben geweest.

Ben Aston:

Mooi. Zijn er tijdens die hele reis grappige dingen gebeurd? Wat was het grappigste of rampzaligste moment?

Patrice Embry:

Nou, het was zowel grappig als rampzalig. Een van de redenen waarom we zo noordelijk naar South Dakota reden, was om Mount Rushmore en Crazy Horse te zien. Ze liggen dicht bij elkaar en zijn prachtige monumenten die veel mensen in de Verenigde Staten al van jongs af aan op hun verlanglijstje hebben staan. Op de enige dag waarop we ze konden bezoeken, was er echter volledige mist en white-out.

Je kon niets zien. Letterlijk niets. Het was niet eens zo dat je de vorm kon zien maar niet alles kon onderscheiden; je kon er helemaal niets van zien. We reden er toch naartoe, voor het geval de mist zou optrekken. Dat gebeurde niet. Ze staan dus nog steeds op mijn verlanglijstje en ik weet niet of we dit ooit opnieuw gaan doen. Misschien zat het er voor mij gewoon niet in.

Ben Aston:

Dat is inderdaad het ergste: je maakt een speciaal plan en het loopt uit op een ramp. Dat is teleurstellend.

Patrice Embry:

Ze hebben wel leuke souvenirwinkels.

Ben Aston:

Heel leuk.

Vertel eens: nu je terug bent van je epische roadtrip, aan wat voor projecten werk je momenteel? Wat houdt je deze zomer bezig?

Patrice Embry:

Mijn werkdruk is deze zomer eigenlijk wat lager. Ik heb net iets afgerond dat langdurig was: een contract van ruim twee jaar. Als freelancer is dat een lange periode. Ik heb deze zomer een lichtere werkdruk, wat fantastisch is, want het waren een paar zware maanden waarin ik alles moest afsluiten. Ik blijf werken aan wat onderhoudswerk voor enkele van mijn non-profitklanten en zie daarna wel waar alles me brengt. Ik heb een paar ijzers in het vuur en we zullen zien wat er komt. Maar ik zou het prima vinden als het de rest van de zomer blijft zoals het nu is.

Ben Aston:

Dus als je in september een geweldige externe projectmanager nodig hebt, staat Patrice open voor aanbiedingen. Je hebt in september ook iets gepland: je spreekt op de Digital PM Summit. Ik ben er nog nooit geweest. Kun je vertellen waar die conferentie over gaat?

Patrice Embry:

Je krijgt er eigenlijk de kans om alle mensen te ontmoeten die je in het echt zou willen leren kennen, omdat ze al je problemen en uitdagingen begrijpen. Het is alsof je alle artikelen op jouw site leest, Ben, omdat je je werkelijk met alles op de conferentie kunt identificeren. Bij veel conferenties zijn er misschien vier dingen die op jouw werk van toepassing zijn. Bij een technologie- of leiderschapsconferentie sluit niet alles direct aan. Hier wel.

Het is fijn om mensen te kunnen ontmoeten. Ik kijk ernaar uit om veel mensen te zien die ik via Slack, via jouw Slackkanaal, heb leren kennen. Sommigen gaan er ook naartoe. Ik wil hen graag persoonlijk ontmoeten, dus het wordt vast leuk. Ik geef een korte presentatie over projectretrospectives. Het is een soort proef om te zien of ik voor mensen kan spreken zonder overal op mijn lichaam netelroos te krijgen.

Ben Aston:

Draag je je gebruikelijke pyjama?

Patrice Embry:

Waarschijnlijk wel. We zullen zien hoe dat gaat. Misschien draag ik een coltrui om alles een beetje te bedekken, want ik krijg echt netelroos in stressvolle situaties. Voor klanten kan ik daar goed mee omgaan, maar dit wordt weer een heel ander niveau.

Ben Aston:

Live en persoonlijk wordt het niet veel spannender dan dat. Als je overweegt om naar de Digital PM Summit te gaan en nog geen kaartje hebt gekocht, heeft Patrice een aanbod voor je.

Patrice Embry:

Zeker. Als je bij het afrekenen mijn voornaam, Patrice, P-A-T-R-I-C-E, gebruikt, krijg je 100 dollar korting. De conferentie vindt plaats in Memphis, dus met die 100 dollar kun je heel wat fantastische barbecue kopen.

Ben Aston:

Die vindt begin september plaats, toch?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

Volgens mij op 2 september?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

Als je Patrice wilt ontmoeten en naar haar korte presentatie over projectretrospectives wilt luisteren, naast een hele reeks interessante lezingen, ga dan naar de site van de Digital PM Summit. Ga naar de website en bekijk het programma.

Laten we het hebben over het artikel dat je voor ons schreef. Het ging niet over projectretrospectives, maar over projectafsluiting en hoe we projecten beter kunnen afronden. Projecten kunnen in die laatste fase volledig ontsporen. We nemen gas terug omdat we denken dat we er zijn en dat het werk klaar is, maar die laatste twee procent kan wekenlang blijven duren. Het kan erg moeilijk zijn om een project echt af te ronden.

Hoe kunnen we dit beter doen en voorkomen dat projecten op het laatste moment uit onze handen glippen? Als we het einde van een project bereiken, is extra inspanning vaak het laatste wat we willen doen. Er liggen alweer andere projecten in het verschiet. Hoe blijf je betrokken wanneer je de finishlijn bereikt, terwijl je eerlijk gezegd je interesse en motivatie bent kwijtgeraakt?

Patrice Embry:

Voor mezelf en iedereen in het team zeg ik meestal: dit is letterlijk het laatste wat we moeten doen en daarna hoeven we er nooit meer over te praten, of we kunnen het er later over hebben hoe geweldig het was, afhankelijk van hoe het project is verlopen. Je moet iedereen eraan herinneren dat er aan het einde nog maar een kleine hoeveelheid werk over is. Veel daarvan ligt bij de projectmanager, dus je hoeft vaak alleen jezelf te motiveren. Het helpt om te weten dat deze regel op je urenstaat eindelijk kan verdwijnen.

Ben Aston:

Dat is op zichzelf al motivatie: één ding minder om op je urenstaat te zetten. Maar vaak raken we aan het einde van een project minder betrokken omdat het bijna klaar is en het budget opraakt. We willen er niet veel tijd meer aan besteden. Wat doe je als je het project goed wilt afronden maar er geen budget of tijd meer voor is?

Patrice Embry:

Als je kijkt naar alles wat je moet doen om een project af te sluiten en je weinig tijd of budget hebt, moet je per project bepalen wat het belangrijkst is. Bij een groot en ingewikkeld project met een klant die vaak van gedachten verandert, moet je in elk geval de plannen en tijdlijnen nalopen op gemiste onderdelen en je aantekeningen bekijken.

Daar loop je later tegen problemen aan als de klant vraagt: "Zei­den we niet dat we dit zouden doen? Wat is daarmee gebeurd?" Je wilt het eerder vinden dan de klant en de vlag hijsen, zelfs als er geen budget meer is om het alsnog uit te voeren. Als er geen budget meer voor is, moet je in elk geval met iemand bespreken hoe je ermee omgaat. Als je weinig tijd en budget hebt, bepaal dan wat het belangrijkst is en doe dat. Maar probeer bij voorkeur alle punten op de checklist af te werken.

Ben Aston:

Op je checklist staan negen punten. We bespreken ze niet allemaal, want mensen kunnen het artikel lezen. Je noemt het nalopen van het plan en de tijdlijn. Het tweede punt is waarschijnlijk daarmee verbonden: je aantekeningen en berichten doorzoeken om zaken buiten de scope of parkeerplaatsitems te vinden. Zo krijg je inzicht in wat we hadden beloofd en wat we daadwerkelijk hebben opgeleverd. Hoe houd je die zaken bij en leg je aan de klant uit dat het project klaar is en ze die onderdelen nu niet meer krijgen?

Patrice Embry:

Als je tijdens het project goed noteert en een aparte lijst bijhoudt met dingen die buiten de scope vallen of die je hebt uitgesteld, verdwijnen ze niet volledig uit beeld. Je zet ze opzij en weet waar je ze kunt terugvinden: een parkeerplaats voor zaken die je hebt besloten niet te doen. Dat geldt ook voor dingen die je wel wilde doen maar die onderweg verloren kunnen gaan.

Controleer eerst of het onderdeel echt ontbreekt en of er geen reden is waarom je kunt zeggen: "We hebben dat niet gedaan omdat we dit andere onderdeel hebben gedaan." Volg ieder punt zo goed mogelijk op. Afhankelijk van je relatie met de klant kun je zeggen: "Ik heb deze punten gevonden. Het project is afgerond en al gelanceerd. Willen jullie een tweede fase doen om ze alsnog toe te voegen?" Sommige klanten begrijpen dat. Andere vragen wanneer je het gratis gaat doen. Het belangrijkste is dat jij ze vindt voordat de klant dat doet. Dan kun je nog bepalen hoe je ermee omgaat.

Ben Aston:

Dat is goed advies. Statusrapporten en een logboek van belangrijke beslissingen kunnen je helpen om zo'n gesprek met de klant te voeren. Je kunt uitleggen dat iets niet is gedaan omdat de klant voor een ander onderdeel heeft gekozen.

Tracking is een klassiek voorbeeld. Pas nadat iets live is gegaan en de klant de resultaten in Google Analytics begint te bekijken, kan blijken dat funneltracking of gebeurtenistracking niet goed is geïmplementeerd. Daarom moeten we zulke zaken voor zijn. Statusrapporten en een logboek van beslissingen zijn daarbij waardevolle hulpmiddelen.

Patrice Embry:

Absoluut.

Ben Aston:

Wat wordt er aan het einde van projecten nog meer vaak vergeten wanneer we wat gemakzuchtig worden?

Patrice Embry:

Alles wat je hebt uitgesteld omdat je alleen het MVP, het minimaal levensvatbare product, wilde opleveren. Dat uitgestelde werk vormt het andere werk. Ik ben ooit op een project betrapt omdat afbeeldingen geen ALT-tekst hadden. Het leek een klein detail. De klant had de teksten nog niet klaar en we moesten verder. Ik had het opgeschreven, maar zag het niet meer toen het project ten einde liep. De klant merkte het op nadat een toegankelijkheidsaudit was mislukt.

Het gaat om dingen waarvan je denkt: "Het zijn maar ALT-teksten, daar hoeven we ons nu geen zorgen over te maken." Op een bepaald moment moet je er wel aandacht aan besteden. Misschien besluit je later dat het geen groot probleem is, maar je moet weten dat het bestaat zodat je er een goede beslissing over kunt nemen.

Ben Aston:

Content is ook belangrijk. Ontwikkelaars gebruiken soms tijdelijke afbeeldingen in layouts. Ik heb meerdere keren sites live zien gaan waarop iemand een pagina was vergeten omdat iedereen gewend was geraakt aan een kattenafbeelding. Vervolgens ga je live en blijkt dat het de verkeerde afbeelding is. Let ook op dummycontent, tracking en ALT-teksten. We hebben een goed QA-plan nodig zodat dit soort zaken niet worden gemist.

Patrice Embry:

Het kunnen ook zaken zijn die QA niet opmerkt. Misschien zouden we een bepaalde widget gebruiken, maar was er gezegd: "Dat pakken we later op." Daarna richt niemand er meer aandacht op. Het kan een functie zijn waarvan de QA-medewerker niet eens weet dat die had moeten bestaan. Je moet dus in alle richtingen blijven kijken.

Ben Aston:

Stel dat we dat hebben afgerond en het project daadwerkelijk willen sluiten. Hoe bouw je het team af, stop je de registratie van uren en trek je een duidelijke grens?

Patrice Embry:

Een afsluitend bericht aan het team is een goede plek om te zeggen: "En trouwens, omdat dit project klaar is, mag er geen tijd meer op worden geschreven." Als je een systeem zoals Harvest gebruikt, kun je de mogelijkheid om uren te schrijven afsluiten. Dat herinnert mensen er ook aan.

Je wilt sowieso een afsluitend bericht sturen om te zeggen dat iedereen goed werk heeft geleverd. Deel positieve feedback van de klant, benoem misschien een of twee moeilijke punten en bedank iedereen. Schrijf bijvoorbeeld: "Het was prettig om met jullie samen te werken. Een compliment aan deze persoon voor dat onderdeel. Er mag geen tijd meer worden geregistreerd." Daarna is het interne deel afgerond, totdat je eventueel een retrospective uitvoert.

Ben Aston:

Laten we het over retrospectives hebben. Je presentatie gaat daarover, dus geef niet alles weg. Je noemt anonieme enquêtes. Hoe laat je die werken? Wat vraag je? Hoe zorg je dat mensen reageren?

Patrice Embry:

Ze werken goed omdat mensen eerder iets zeggen wat ze niet persoonlijk zouden zeggen. Ze zijn eerlijker, en dat is precies wat je wilt. Je wilt weten wat goed en slecht ging, zodat je het de volgende keer beter kunt doen. Zonder eerlijke feedback krijg je alleen beleefdheden.

Ik stel drie vragen: Wat ging goed? Wat ging niet goed? En wat moeten we opnieuw doen? Als de groep erg betrokken is, stel ik soms meer vragen. Bij open vragen reageren mensen echter vaak niet. Daarom voeg ik mogelijke antwoorden toe als meerkeuzeopties en geef ik daarnaast ruimte voor een eigen antwoord. Dat helpt mensen op gang en kan hen aanmoedigen om nog iets anders toe te voegen. Vervolgens verzamel en verwerk ik alle informatie voordat ik de retrospective geef.

Ben Aston:

Het ontwerp was verschrikkelijk.

Patrice Embry:

Dat verpakken we een beetje vriendelijker. Ik zeg dat mensen kunnen schrijven wat ze willen, maar dat ik hun woorden niet letterlijk in de retrospective zet. Ik wil het gewoon weten. Mensen zijn daar doorgaans eerlijk over, zelfs over hun eigen rol in wat niet werkte.

Ben Aston:

Ik vind het goed om antwoorden vooraf in te vullen. Tijdens een retrospective hebben mensen vaak een black-out. Je vraagt wat goed ging en iedereen blijft stil.

Patrice Embry:

"Ik weet het niet."

Ben Aston:

Precies. Een paar suggesties kunnen mensen helpen om te reageren. En door het anoniem te maken, vertellen ze eerder wat ze echt denken. Dat is hoe we verbeteren.

Is er ooit iets misgegaan met anonieme enquêtes?

Patrice Embry:

Het grootste probleem is dat mensen soms niet reageren. Als de enquête echt anoniem is, weet je niet wie niet heeft gereageerd en kun je niemand persoonlijk opvolgen. Soms gebruik ik een quasi-anonieme enquête waarbij ik weet welke gebruiker heeft gereageerd, maar ik beloof dat ik nooit bekendmaak wie wat heeft gezegd. Dat vertrouwen is belangrijk. Over het algemeen volg ik mensen maar één keer op. Als je mensen voortdurend moet achtervolgen voor informatie, wordt de feedback niet erg bruikbaar.

Ben Aston:

Een ander punt op de checklist is een retrospective met het team en feedback van de klant. Vraag je dat informeel of gebruik je ook een vragenlijst?

Patrice Embry:

Ik zeg meestal: "Het zou ons helpen als je iets kunt vertellen over wat goed ging en wat we de volgende keer kunnen verbeteren." Sommige projecten zijn echter zo slecht verlopen dat je die deur liever niet opent. Als je een goede relatie met de klant hebt, kun je gewoon vragen of die schriftelijk feedback wil geven. Zelfs een klein beetje informatie is waardevol. Intern kan een project geweldig lijken, maar als de klant dat niet zo heeft ervaren, moet je je afvragen hoeveel waarde het werkelijk had.

Ben Aston:

Het kan ongemakkelijk zijn om pas aan het einde om feedback te vragen, vooral als die negatief is. Als je tijdens het project regelmatig vraagt wat goed en minder goed gaat, krijg je vaak een minder reactionaire reactie.

Patrice Embry:

Wanneer een klant tijdens het project een e-mail stuurt met iets als "Dat was geweldig", bewaar ik die in een speciale map.

Ben Aston:

Je zet ze in een lijstje met complimenten.

Patrice Embry:

En ik lees ze wanneer ik me slecht voel. Dat doe ik echt. Ik bewaar ook alle kritische opmerkingen tijdens het project. Zelfs wanneer ik aan het einde geen feedback meer durf te vragen, kan ik die e-mails teruglezen om te zien wat goed en slecht ging. Met goede aantekeningen en dossiers kun je meestal onderweg al terugvinden wat de klant wel en niet waardeerde.

Ben Aston:

Goed. We sluiten hier af omdat onze tijd om is. Als je de rest van de checklist wilt lezen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com en lees Patrice' artikel over projectafsluiting. Patrice, bedankt dat je erbij was.

Patrice Embry:

Bedankt.

Ben Aston:

Als een van onze DPM-experts verschijnt Patrice niet alleen op de Digital PM Summit, maar ook in onze aankomende gesprekken die in september beginnen. Het programma heet mastery digital projectmanagement. Als je niet weet waar ik het over heb maar wel PM-training nodig hebt, bekijk het dan. Het is een intensieve cursus van zeven weken met videolessen, wekelijkse opdrachten, groepsdiscussies en de mogelijkheid om ook coachingssessies te volgen. Ga naar DPM school.com en schrijf je in voordat de cursus vol zit. Wil je meepraten over projecten beter afsluiten, reageer dan op het bericht en ga naar thedigitalprojectmanager.com om je bij ons Slackteam aan te sluiten. Bekijk daar ook de bronnensectie voor allerlei interessante gesprekken. Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.