Skyggejustering er prosjektets poltergeist
Skyggejustering: Uoffisielle prosesser i prosjekter kan føre til tap av kontroll og inkonsekvente resultater.
Årsaker: Et sosialt ønske om samordning, påvirkning fra eksterne beslutninger og udokumenterte prosessomveier bidrar til skyggejustering.
Å utnytte det som en superkraft: Bedre kommunikasjon i teamet, åpenhet rundt beslutninger og dynamisk dokumentasjon kan utnytte fordelene ved skyggejustering.
Innovasjon: Når skyggejustering bringes frem i lyset, fremmer det innovasjon.
Jeg elsker følelsen når et møte avsluttes med at alle nikker til en tydelig vei videre. Jeg gruer meg til følelsen når vi møtes igjen, bare for å oppdage at ingen gjorde det de sa de skulle, eller på den måten de sa de skulle gjøre det. Dette er klassisk uoffisiell samordning, og det kan skje på alle nivåer i en organisasjon.
Hva er uoffisiell samordning?
Generelt sett er uoffisiell samordning den uoffisielle gråsonen i ethvert prosjekt. Det kan være alt fra uoffisielle interessenter som påvirker beslutninger, til omgåelsesprosesser som sniker seg rundt byråkratiet for å levere i tide. Det er ikke alltid en dårlig ting – faktisk kan det være et prosjekts superkraft. Men når du ikke er klar over at det skjer, kan det kapre prosjektet ditt, skape inkonsistente resultater og innføre hindringer for skalering.
Hva forårsaker uoffisiell samordning?
Men før jeg går for dypt inn i dette, må jeg komme med en tilståelse: Når det gjelder uoffisiell samordning, er jeg like skyldig som alle andre. Hvorfor? Det finnes mange grunner, men her er de tre viktigste:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
For det første er mennesker sosiale skapninger som ønsker samordning. Vi ØNSKER å være samordnet. Overlevelsen vår var tidligere avhengig av at vi var samordnet med gruppen, selv om vi skaper vår egen mening ut fra en gruppesamtale. Det kan føre til nikk i et møte selv om alle går derfra med en ulik forståelse.
For det andre kan mye skje mellom de formelle møtene. Når du setter deg ned for faktisk å gjøre arbeidet, er det langt mer omfattende enn det ser ut til i en møtesammenheng. Når vi derfor støter på beslutninger, kan vi be om andre vurderinger, eller vi kan bli påvirket av andre kolleger – inkludert AI-teamkollegene våre – til å gå i en litt annen retning.
For det tredje føler høytpresterende teammedlemmer seg ansvarlige for å levere på forpliktelsene sine, og det kan drive dem til å finne veier rundt langsomme, oppblåste prosesser som formell ressursallokering, møter for beslutninger på ledernivå og godkjenning av verktøy. I stedet kan de be kolleger om tjenester, ta i bruk skygge-IT og velge å be om tilgivelse fremfor tillatelse.
Realiteten er at det er slik de fleste prosjekter gjennomføres i den hektiske digitale verdenen. Vi er kulturelt programmert til å svinge unna røde lys og trafikkorker, og tar hundrevis av små beslutninger underveis for å spurte mot målstreken i full fart.
Men selv om det er spennende og ofte svært effektivt, har det også konsekvenser.
Realiteten er at det er slik de fleste prosjekter gjennomføres i den hektiske digitale verdenen. Vi er kulturelt programmert til å svinge unna røde lys og trafikkorker.
Konsekvensene av uoffisiell samordning
Det som er vanskelig å forstå ved uoffisiell samordning, er at den uoffisielle karakteren i praksis innebærer at teammedlemmer går sine egne veier. Noen ganger skjer det med de beste intensjoner – og noen ganger ved hjelp av utrolig oppfinnsomme metoder – men for det meste er det en type lyn som er umulig å fange på flaske.
Kapring av kontrollen
Den viktigste konsekvensen er at du som prosjektleder mister kontrollen. De riktige tingene skjer, men de skjer bak ryggen din. Det betyr at du, som ansvarlig leveranseleder, kan bli stilt overfor vanskelige spørsmål som du ikke har svar på. Det betyr også at uoffisielle medlemmer av teamet ditt påvirker uten at du er klar over det, og dytter ting i riktig retning for å ivareta sine interesser, ikke nødvendigvis dine. Det kan føles som suksess, men det er egentlig bare kontrollert kaos som utgir seg for å være fremragende prestasjoner.
Å skape inkonsistente resultater
Det at mange hender holder i rattet, fører dermed til inkonsistente resultater på tvers av prosjektene dine. De som står utenfor, tror det handler om tilfeldigheter, og forstår ganske riktig at hvert prosjekt er forskjellig, og at hvert prosjektteam har en unik dynamikk. Men det er ikke bare det, er det vel? Det er teammedlemmene som bokstavelig talt er essene i ermet ditt, det er dukkespillerne som velger hvilke tråder de skal trekke i, og det er tryllestøvet som døper evnen din til å levere gode resultater når det betyr noe for noen andre – ikke på grunn av deg … og noen ganger til og med på tross av deg.
Å begrense evnen din til å skalere
Og når du ser utover dine egne prosjekter, finnes det noe enda mer urovekkende: Det du og teamene dine gjør, kan ikke gjenskapes. Det er ikke vanskelig å gjenskape, det er umulig å gjenskape. Suksessene dine og teamene dine er mirakler, ikke normal drift. Og det du har, er drømmeteam bestående av enhjørninger som ikke kan klone seg selv på tvers av virksomheten.
Så selv om du og ledergruppen gjerne skulle ha tappet det du og teamene dine er i stand til å oppnå, kommer dere til å mislykkes. HR vil starte et fåfengt søk etter enhjørningtalenter, og driftsavdelingen vil forsøke å lage en oppskrift, men innerst inne vil du vite at det er en prisbelønt rett der ingen kjenner oppskriften.
Slik utnytter du skyggejustering
Så kan du egentlig definere skyggejustering godt nok til at det gir mening? Jeg tror du kan. Her er 5 måter du kan gjøre skyggejustering til din superkraft på.
Gjør teamet ditt til strategiske prosjektledere
Vår ekspertledede opplæring i prosjektledelse hjelper team med å gå fra å levere resultater til å skape virkninger.
Skap en bedre beslutningsstruktur
Den beste måten å få kontroll over skyggejustering på er å ha klarhet rundt hvordan beslutninger tas. Ikke de store beslutningene som tas i formelle møter, men de tusenvis av mikrobeslutningene som tas underveis.
Du trenger ikke å lage en RACI-matrise like lang som Iliaden, men du og teamet bør i det minste være enige om hvem som kan konsulteres om mikrobeslutninger underveis. Og hvis det er en innblandende skyggeinteressent, bør du fortsatt skrive det ned. La beslutningsstrukturen gjenspeile virkeligheten, ikke formalitetene.
Hvis klarheten er på plass, blir samtalene mer åpne, og du kan begynne å planlegge rundt den. Du vil vite at det er UX-direktøren som blir spurt om råd om designet, ikke den kreative direktøren, og du vil vite at seniorutvikleren som ikke engang er med i prosjektet ditt, er den alle går til for arkitekturråd.
La beslutningsstrukturen gjenspeile virkeligheten, ikke formalitetene.
Bli ekspert på oppfølging
Kombiner så dette med bedre oppfølging av teamet. Skyggejustering skjer mellom de formelle møtene, så ikke stol bare på de formelle møtene og bli overrasket hver gang.
Og ikke bare mas heller. Det er forskjell på «hei, ligger alt an til fristen på fredag?» og «kan du gå gjennom hvor langt du har kommet?». Det er også forskjell på «er det noe som blokkerer deg?» og «hva er den største utfordringen du står overfor akkurat nå, og kan jeg hjelpe deg med den?».
De første eksemplene er passive og håpefulle om at svaret er «alt er i orden». De siste eksemplene er proaktive og krever et mer detaljert svar som kan gi deg innsikt i tilnærmingen deres, sinnstilstanden deres og om det har vært påvirkning eller motstand fra innflytelser du kanskje ikke hadde forutsett, og som du må ta hensyn til.
Dokumenter, men tilpass deg også
Og selvfølgelig bør du dokumentere ting slik at folk kan se tilbake på beslutninger og ansvarsforhold uten å være i møter: møtereferater med tiltak; tildelte brukerhistorier i sprintkøen; oppgaver i oppgavehåndteringssystemet — de vanlige gjengangerne. Men ikke anta at disse tingene vil forbli de samme i mer enn noen få minutter. Teammedlemmer kan bli syke eller bli hentet inn i andre prosjekter; oppgaver kan gjøre andre oppgaver overflødige; prioriteringer vil endre seg; teknologien vil forandre seg; finansiering kan bli trukket tilbake. Til enhver tid må du jobbe med virkeligheten, ikke håpet.
Men ikke stopp opp for å oppdatere all dokumentasjonen. Bygg en kultur der endring forventes og raskt kan loggføres eller kommuniseres, slik at folk ikke blir overrasket når dere kommer til neste formelle oppfølging og Arlo og Rose har byttet designoppgaver, eller at alternativet med et hodeløst CMS er skrotet.
Usikker på om du har kapasitet til det? Vurder å bygge en agentisk arbeidsflyt som henter ut beslutninger fra chat og møtereferater og legger dem i en beslutningslogg som du kan revidere, og som teamet kan få tilgang til, i stedet for å lete gjennom sider med Slack-meldinger.
Utvikle teamets kommunikasjonsevner
Men dette kan ikke utnyttes bare ved hjelp av verktøy og artefakter. Du og teamet ditt må bli bedre til å kommunisere. Det betyr mindre enveis kringkastingskommunikasjon og flere muligheter til å stille spørsmål og føre dialog. Det betyr å venne seg til at alle gjentar tilbake det de har forstått, slik at eventuell manglende samordning oppdages tidlig. Det betyr at alle må bli gode til å lytte aktivt – spesielt du som prosjektleder.
Dette er ikke woke-tull. Dette er menneskelige ferdigheter som øker kommunikasjonens nøyaktighet og trofasthet i en verden der det ikke lenger finnes like mye rom for feiltrinn og misforståelser. Verden vil ha prosjektet ditt levert raskt, og selv om vi mennesker ikke er like raske som verktøyene og teknologien rundt oss, må vi gjøre rollen vår verdifull, ikke feilutsatt.
Verden vil ha prosjektet ditt levert raskt, og selv om vi mennesker ikke er like raske som verktøyene og teknologien rundt oss, må vi gjøre rollen vår verdifull, ikke feilutsatt.
Skap tillit, trygghet og opprørsk eksperimentering
Til slutt må du ikke kvele innovasjon og oppdagelsen av nye arbeidsmåter bare fordi du ønsker full og total autoritær kontroll. Hvis du har tatt de foregående taktikkene i bruk, bygger du en rask og iterativ plan for svært effektive prosesser som er forankret i virkeligheten, ikke i teorien. Mer enn det har du bokstavelig talt hentet skyggejusteringen ut fra skyggene, slik at den kan diskuteres, utforskes og vurderes med tanke på bredere anvendelighet.
For saken med skyggejustering er at det er innovasjon. Det er mennesker som finner måter å løse eller komme seg forbi komplekse problemer på. Noe av dette vil være uforsiktig og ha negative konsekvenser for andre deler av prosjektet ditt. Andre ting vil være øyeblikk av genialitet som du vil ønske å baklengsanalysere.
Men hvis du ignorerer det eller lar det få overtaket på deg, går du fullstendig glipp av fordelene.
Saken med skyggejustering er at det er innovasjon. Det er mennesker som finner måter å løse eller komme seg forbi komplekse problemer på.
Hva om skyggejusteringen bare … forsvant?
Helt ærlig er jeg ikke sikker på om det er den ideelle visjonen her – særlig på bakgrunn av kunstig intelligens, som presser kapitalistiske samfunn til å bli både robotaktige og innovative samtidig. Det er et dilemma – en umulig gåte.
Men det vi gjør i skyggene, er svært menneskelig. Det er eksperimenteringens ånd uten overmotet. Det er teamarbeid bygget på bånd og forpliktelser mellom mennesker. Det er makt og innflytelse som kommer fra uventede steder.
Som menneskene i sløyfen bør vi ikke bare ha eierskap til beslutninger, godkjenninger og kvalitetskontroll. Vi er ikke fabrikkledere som overvåker et samlebånd. Ikke ennå, i det minste. Så i mellomtiden bør vi være inspirasjonens agenter. Vi bør være den kaotiske koeffisienten som tilfører litt uforutsigbarhet. Vi bør drømme, drive lobbyvirksomhet, manøvrere politisk og forme den rotete mellomfasen i menneskelig samarbeid. For det er slik vi vil lande på noe nytt som ingen har tenkt på før. Faktisk er det den eneste måten vi har gjort det på.
Hva synes du?
Men jeg er også interessert i hva du tenker om dette. Hva betyr skyggejustering for deg? Og er det noe vi bør forsøke å fjerne og kontrollere? Fortell meg hva du synes i kommentarfeltet!
