Prosjektledere avslører sine beste strategier for notatskriving
Å ta nøyaktige og konsise notater i møter er ingen liten oppgave. Det er vanskelig å få med seg alt som er verdifullt – folk snakker fort, det kan være vanskelig å vite hva som er viktig der og da, og møtet kan hoppe mellom ulike temaer.
Dette ble diskutert i en nylig Reddit-tråd i subredditen r/projectmanagement. Å ta notater og distribuere dem til de rette personene i etterkant er ofte en stor del av en prosjektleders rolle.
Selv om de har en koordinator å støtte seg på, har jeg aldri møtt en prosjektleder som mangler den nødvendige organiseringsevnen, evnen til prioritering og beslutningsevnen til dette.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg skal gå gjennom noen løsninger som kan gjøre notatskriving enklere, slik prosjektledere i tråden forklarte.
Hvorfor er det så vanskelig å ta gode notater?
Det er ofte prosjektlederen som tar notater, selv om det kan diskuteres om det egentlig bør være slik (mer om det senere). Slik oppsummerer trådens opprinnelige innlegg dette:
Hvordan tar du notater i møter?
avu/Tronracer iprosjektledelse
Dette er dobbelt så vanskelig hvis du også leder møtet – du må balansere dette med å holde oversikt over hva som har blitt sagt, og hva oppfølgingspunktene er. Det finnes imidlertid noen strategier som kan gjøre notatskriving enklere.
Løsning 1: Bruk et KI-verktøy
Det finnes mange verktøy som bruker kunstig intelligens til å hjelpe med notatskriving. Ved å bruke et slikt verktøy kan du helt slippe å gjøre denne oppgaven selv. Disse verktøyene blir også stadig mer avanserte, så det blir enklere og enklere å automatisere denne prosessen.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprosjektledelse
Otter.ai er heller ikke det eneste alternativet.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprosjektledelse
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprosjektledelse
Viktig: Du bør undersøke virksomhetens retningslinjer for KI og møteopptak. Mange bransjer er underlagt regler på grunn av hensyn til personvern og sikkerhet. Du kan også få problemer hvis du bryter taushetserklæringer eller andre avtaler.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprosjektledelse
Hvis du ikke kan bruke KI, kan du kanskje likevel ta opp eller transkribere møtene automatisk (igjen: sjekk organisasjonens retningslinjer) for å supplere notatene dine i etterkant med informasjon du kan ha gått glipp av.
Det du for enhver pris bør unngå, er å transkribere eller ta opp møtet og deretter gå tilbake for å lage notater fra det i etterkant.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprosjektledelse
Løsning 2: Bruk Microsoft OneNote
Hvis du ikke kan bruke kunstig intelligens, er dette det nest beste alternativet.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Det er viktig å ha en agenda klar for møtet. Dette vil ikke bare sørge for at du holder deg til det du må gå gjennom, men det vil også gjøre det enklere å ta notater. Legg til notatene dine direkte i den relevante delen av agendaen – dette vil gjøre det enklere for deg å følge diskusjonens gang.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Du kan enkelt integrere OneNote med e-posten din for å gjøre det enda enklere å distribuere møtenotatene dine (etter at du har ryddet dem opp).
Løsning 3: Agendabaserte notater
Dette ligner på det ovennevnte, men det er litt vanskeligere uten OneNote.
Her er den grunnleggende prosessen:
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Det er også verdt å dele skjermen under møtet med agendaen og notatene dine, med mindre det er noe annet som må vises (f.eks. leveranser som venter på tilbakemelding). Dette sparer deg for å måtte gå tilbake og bekrefte notater med andre deltakere – de vil kunne se notatene dine og avklare ting der og da.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Men husk: Dette vil fortsatt kreve litt opprydding før du kan sende ut notatene.
4 Andre nyttige tips for notatskriving
Her er noen andre tips og triks fra tråden som kan hjelpe deg med å effektivisere prosessen din.
Prioriter møtene dine
Ikke gi alle møter samme grad av oppmerksomhet – prioriter etter behov.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Oppsummer for gruppen
Før du forlater møtet eller går videre til et nytt punkt på agendaen, bør du oppsummere din forståelse for gruppen for å sikre at alle er enige og har samme forståelse.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Ikke vær den som tar notater
Hvis du kan, bør du utpeke noen andre til å ta notater, slik at du kan konsentrere deg om å lede møtet.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Her er noen forslag til hvem som heller bør ta notater:
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
More Articles
Prøv en RAID-logg
Til tross for at det finnes en viss debatt rundt dette, kan RAID-logger være et effektivt verktøy for notatskriving. Sørg for å opprette en som er separat fra prosjektets RAID-logg (som vanligvis brukes til risikostyring), og husk at du må formatere notatene på nytt før du sender dem til de nødvendige mottakerne.
Kommentar
avu/Tronracer fra diskusjonen
iprojectmanagement
Bli med for flere innsikter om prosjektledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøvefiler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
