AI i prosjektledelse: Hvor trygg er jobben din?
AI skaper bekymring hos mange prosjektledere for tiden, og ikke uten grunn. Vi svarer på de viktigste spørsmålene dine om hvor mye av en prosjektleders jobb som kan utføres av AI, og om teknologien vil erstatte dem fullstendig. I tillegg ser vi på hvordan du kan forberede deg på forstyrrelsene denne nye teknologien fører med seg.
Kommer kunstig intelligens (AI) til å gjøre jobbene innen prosjektledelse overflødige? Tilbake i 2019 anslo eksperter at AI ville overta 80 % av oppgavene innen prosjektledelse innen 2030—og det var før ChatGPT.
Som jeg lærte da jeg rapporterte om AIs innvirkning på informatikkavdelinger ved høyskoler og universiteter for The Atlantic, når det gjelder å forutsi hvem som har trygge jobber i møte med ny teknologi, er gårsdagens konvensjonelle visdom om «fremtidssikre» ferdigheter dagens ubesvarte spørsmål.
Sannheten er at prosjektledere tilhører kategorien mennesker som mest sannsynlig vil bli påvirket av AI: arbeidstakere med høyere utdanning og høy lønn. Det er en markant helomvending fra tidligere forutsigelser om at kunnskapsarbeidere ville være mindre utsatt for teknologisk automatisering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men det betyr ikke at alt håp er ute. Tvert imot var teknologiekspertene jeg snakket med sikre på at AI-verktøy kan gjøre arbeidslivet bedre for mange fagfolk ved å redusere tiden de bruker på rutinearbeid og rydde vei for innovasjon.
Prosjektledere som tar i bruk disse verktøyene i stedet for å frykte dem, vil være godt rustet til å styre karrierene sine—og teamene sine—gjennom de kommende bølgene av teknologisk omveltning på måter som kan revolusjonere hele fagfeltet.
De som ligger i forkant av bruken av AI i prosjektledelse, deler en felles oppfatning: AI erstatter oppgaver, ikke mennesker.
Selv om det virker sannsynlig at generativ AI vil overta mange av den typiske prosjektlederens administrative funksjoner, som planlegging og håndtering av budsjetter og risikologger, er disse oppgavene underordnet prosjektlederens viktigste oppdrag: å lede mennesker. Denne delen av puslespillet—den menneskelige delen—ligger utenfor rekkevidden av AIs evne til å behandle data.
I’ll cover:
AI er bare så god som personen som bruker den
«Alle som kjenner Tony Stark, vet at han hadde en AI kalt J.A.R.V.I.S. … og noe som gjorde J.A.R.V.I.S.s resultater så gode, var hvor gode Tony Starks instruksjoner var», sier Joshua Ananaba, en gründer og digital programleder basert i Lagos i Nigeria. «Det Tony ba J.A.R.V.I.S. om å gjøre, var alltid svært detaljert. Det var det som satte J.A.R.V.I.S. i stand til å skape fantastiske ting.»
Slik Ananaba ser det, tilbyr J.A.R.V.I.S. mer enn en treffende parallell til dagens utvikling innen AI. Den fiktive AI-en fungerer som en påminnelse om hvor nødvendig menneskelig kontakt er i virkelige møter med ny teknologi.
Det vil si at AI bør ses på, ikke som en eksistensiell trussel, men som en pålitelig medhjelper.
«Vi hjelper dem med å hjelpe oss med å gjøre jobbene våre bedre», sier Matthew Fox, en uavhengig prosjektleder i Denver i Colorado. «Og det er ikke slik at AI-verktøy kommer til å erstatte noen av oss. Det er slik at de av oss som bruker AI-verktøy, kommer til å erstatte dem som ikke gjør det.»
De første brukerne setter i gang
Overgangen til en tidsalder med KI begynner med nysgjerrighet. Mange bransjeledere eksperimenterer allerede med å bruke KI-verktøy for å effektivisere arbeidsflyter og prosesser og legge til rette for ønskede prosjektresultater. Noen ser allerede på disse nye teknologiene som et uunnværlig tillegg til prosjektlederens verktøykasse.
Annie MacLeod, medgründer av Project Management GameBoard i Kelowna i Britisk Columbia og veteran i prosjektledelsesbransjen i over 30 år, er blant de entusiastiske tidlige brukerne. Hun ser dagens KI-revolusjon som en drivkraft for positiv endring. «Jeg tror det kan gi mange prosjektledere tilgang til beste praksis i ulike situasjoner», sier hun.
MacLeod forklarer for eksempel at hun ofte ser at prosjektlederstudentene eller coachingklientene hennes støter på en hindring i prosjektledelsen, der det er vanskelig å finne frem til en løsning i virvarret av prosjektets mange bevegelige deler.
Generative KI-programmer basert på ChatGPT, og ChatGPT i seg selv, kan være nyttige for å idémyldre rundt mulige tilnærminger til ulike problemer. «Hvis jeg har et prosjektteam som idémyldrer rundt løsninger på et problem, kan jeg spørre KI-en om hvilke mulige løsninger som finnes, og deretter få teamet til å snevre inn utvalget og videreutvikle dem», sier MacLeod.
Hvis jeg har et prosjektteam som idémyldrer rundt løsninger på et problem, kan jeg spørre KI-en om hvilke mulige løsninger som finnes, og deretter få teamet til å snevre inn utvalget og videreutvikle dem.
MacLeod bruker også KI til å identifisere mulige hull i et teams kapasitet til å levere. Noen ganger spør hun chatboten hvilke ferdigheter teamet hennes må ta i bruk for å feilsøke et bestemt problem. Deretter kan hun vurdere om teammedlemmene har de nødvendige ferdighetene tilgjengelig, og avgjøre hvordan ansvaret skal fordeles.
Hun kan også avgjøre om det er hensiktsmessig å sette ut bestemte oppgaver til innleide konsulenter. Denne prosessen krever en stor dose menneskelig, faglig skjønn—KI-forslagene er ganske generelle—men øvelsen er nyttig for å komme forbi «blank side»-fasen når man skal kartlegge prosjektomfanget.
AI tvinger frem strategisk tenkning
Så er det AI-fordelen som i mindre grad er et biprodukt av teknologi enn av menneskelig potensial tilrettelagt av teknologi. For å få en AI til å generere nyttige resultater i utgangspunktet, må prosjektledere stille de riktige spørsmålene. Det innebærer å stoppe opp for å vurdere hvordan hver del av prosjektet henger sammen, og hvordan én komponent logistisk sett kan føre inn i den neste.
For å få en AI til å generere nyttige resultater i utgangspunktet, må prosjektledere stille de riktige spørsmålene.
Med andre ord krever det å ta i bruk en AI at prosjektledere skjerper evnen til strategisk tenkning i et helhetsperspektiv og tenker gjennom potensielle problemer og løsninger, samtidig som de tar hensyn til sammenhengen mellom hvert trinn.
“Det finnes en så enorm andel prosjekter der vi går fra problem til løsning uten å gjøre forarbeidet imellom, og uten å planlegge ordentlig,” sier MacLeod – et fenomen som kan forklare hvorfor en stor andel prosjekter ikke blir fullført på en vellykket måte. Med AI som kan fremskynde prosjektplanleggingsprosessen, antar MacLeod at flere prosjekter fremover kanskje “faktisk vil bli … gjennomført med en plan.”
Thako Harris, driftsdirektør i det Minneapolis-baserte kreative byrået Skully Rebels, peker på en enda mer direkte fordel ved AI-teknologi: muligheten til å utnytte store mengder prosjektdata for å forbedre andelen vellykkede prosjekter.
I en ikke altfor fjern fremtid vil AI-programmer kunne gi en omfattende oversikt over tidligere prosjekter og historiske data, noe som muliggjør mer informerte beslutninger om budsjetter og interessentenes timer.
Denne overgangen vil redusere behovet for gjetting og sannsynligvis gjøre virksomheter mer lønnsomme – særlig etter hvert som AI-verktøy for prosjektledelse blir i stand til å fjerne administrativt rutinearbeid fra prosjektledernes oppgaver (og gratis AI-verktøy for prosjektledelse fjerner kostnader som en inngangsbarriere). Men på noen områder vil endringen også fundamentalt endre arbeidets karakter for prosjektledere.
Verdien [av en prosjektleder] vil ligge i å utarbeide strategier for hvordan akkurat dine ferdigheter samspiller med alle de strukturelle faktorene og aktørene i virksomheten din.
En AI har kapasitet til “syntese gjennom rå kraftig aggregering,” forklarer Harris, men det er opp til den enkelte prosjektlederen å “skape strategisk mening av det” på menneskenivå.
Han forventer at det vil bli avgjørende at alle prosjektledere kan se på et team og finne ut hvordan hvert medlem fungerer – for eksempel kunne si: “denne personen er gretten, denne personen er glad, disse to går hverandre på nervene fordi personlighetene deres ikke fungerer særlig godt sammen klokken 09.00,” sier Harris. “Hvis du kan samarbeide med AI-en og [gjøre] den overordnede planleggingen av hvordan alle fungerer sammen, tror jeg det er den vinnende kombinasjonen.”
Hvordan prosjektledere kan hjelpe AI med å hjelpe seg selv
Dette bringer oss tilbake til det tveeggede spørsmålet vi startet med: om egenskapene – og begrensningene – til generative AI-programmer har nådd et sofistikert nivå som truer med å gjøre prosjektledere overflødige i arbeidslivet.
Rent teknologisk er svaret et klart nei; generativ AI er ennå ikke «smart» nok til å styre prosjekter autonomt. Akkurat som prosjektledelse er avhengig av den menneskelige kontakten, krever bruk av AI-systemer nøye menneskelig input.
AI lærer for tiden. Fra nå og kanskje det neste tiåret vil AI fortsatt lære. Og én ting jeg føler \u003cstrong\u003ealle fagpersoner bør gjøre, er å lære \u003cem\u003esammen med \u003c\u003c/em\u003eAI og lære hvordan man lager instrukser\u003c/strong\u003e som gjør det mulig for AI å utvikle seg og prestere bedre.
Det betyr å være proaktiv når det gjelder å ta i bruk AI-verktøy for å bistå med prosjektledelsesoppgavene som er beskrevet tidligere – idéutvikling, planlegging og håndtering av administrative detaljer som tidsplaner og budsjetter – og å satse enda mer på prosjektledelsesferdighetene og oppgavene AI ikke kan replikere.
Eksperter er enige om at de menneskesentrerte, strategifokuserte delene av prosjektledelse ikke bare er ferdighetene AI ikke kan gjenskape, men også kommer til å bli fagområdets hovedfokus fremover.
Disse ferdighetene omfatter problemløsning og kritisk tenkning; samarbeidsorientert ledelse; strategisk tenkning; beslutningstaking under press og, viktigst av alt, kommunikasjon – ikke bare med andre menneskelige teammedlemmer, men også med AI-verktøy gjennom de ulike fasene av gjennomføringen av et prosjekt.
Å stille de riktige spørsmålene for å få nyttige svar fra AI-plattformer er kanskje, ironisk nok, en grunnleggende menneskelig ferdighet som alle prosjektledere bør begynne å utvikle.
Diskuter AIs rolle i prosjektledelse, og hvordan (eller om) du bruker det i hverdagen sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere – bli medlem og bli med i samtalen i Slack-fellesskapet vårt!
