4 måter å forbedre prosessen for prosjektestimering
La oss snakke om estimering.
Prosessen med å estimere et prosjekt er en stor plage for så mange prosjektledere. Det handler ikke bare om at den er presset, forhastet og for det meste gjøres i ledige stunder. Det handler også om at innsatsen vår vanligvis skjæres ned til et kompromiss som nesten aldri er nøyaktig eller ideelt.
Men én ting jeg virkelig liker ved estimeringsprosessen, er muligheten den skaper for at noen svært viktige samtaler kan komme til overflaten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Gjennom disse samtalene forestiller vi oss det beste og frykter det verste. Vi legger planer som vi vet vil endre seg, og motsetter oss å inngå forpliktelser rundt ting vi ennå ikke kan se tydelig. Vi ser på tidligere prosjekter og på visjonen vår for selskapets fremtid.
Faktisk mener jeg at hver estimeringssamtale egentlig er en mulighet til å snakke om prosess, kvalitet, visjon og verdier.
Hvis du opplever at prosessen med å samle inn og revidere estimater tapper deg for energi og tid, kan du prøve disse tipsene for å gjøre prosessen mer givende, mindre mekanisk og kanskje til og med litt morsom.
1. Bruk mindre tid på å estimere alene og mer tid på å diskutere estimatene
Kostnadsestimering krever litt konsentrert arbeid, men det er ingen vits i å lage et perfekt estimat hvis det ikke passer inn i resten av konteksten. Lær prosjektteamet ditt å lage foreløpige utgangspunkt som de kan videreutvikle gjennom diskusjon. Det vil hjelpe alle med å se det større bildet og få en bedre forståelse av teammedlemmenes respektive fagområder.
Du kan også bruke KI i prosjektkostnadsestimering for å lage et utgangspunkt for diskusjoner.
2. Gjør det til en kreativ prosess, og ikke legg press på noen
Å håndtere tvetydighet er det vanligste hinderet for personer som blir bedt om å lage et kostnadsestimat for et prosjekt. Det nest vanligste hinderet er frykten for å lage et unøyaktig estimat. Bruk rollen din som prosjektleder til å holde samtalen et sted mellom det helt grunnleggende og det visjonære ved å dokumentere antakelser, gjenta begrensninger og stille utfordrende spørsmål.
3. Lær opp kundene og sponsorene dine
Enten det er gjennom harde fakta eller metaforer som handler om å bygge et hus eller lage kaffe, må du sørge for at du ikke lover mer enn det et prosjektestimat faktisk er. Avklar forventningene om at estimatet må videreutvikles når man vet mer, at det kan endres, og at prosjektbudsjettet er noe dere må håndtere proaktivt sammen.
Ta en titt på dette virkelige eksempelet på hvordan en prosjektleder i fellesskapet vårt håndterte å ha nesten ingen midler til et høyt profilert prosjekt, og hvordan hun navigerte blant interessentene sine for å få prosjektet gjennomført.
More Articles
4. Ikke anta at historiske data er en brukbar snarvei
Du kan se på alle timelistene fra de fem siste lignende prosjektene, men det vil bare være nyttig hvis du planlegger å bruke nøyaktig samme prosess som i et tidligere prosjekt, og også har en tydelig forståelse av variablene som vil redusere eller øke innsatsestimatet. Du kan definitivt øke nøyaktigheten og bruke mindre tid på estimering, men ikke uten å gjøre forarbeidet på forhånd!
Konklusjon
Det siste poenget er sannsynligvis det viktigste, fordi mange av dere kanskje spør: «Hva er poenget med å gjøre estimeringsprosessen givende hvis estimatene våre alltid er feil?»
Jeg vil hevde at samtalene om estimering fører til samtaler om prosesser, som igjen fører til samtaler om data. Og det legger grunnlaget for mer konsekvente og nøyaktige estimater.
Det var faktisk dette vi snakket om i en podkastepisode med Marcel Petitpas, en forkjemper for datadrevet estimering. DPM-medlemmer kan også se en spørsmålsrunde med Marcel når det passer, her.
