24 spørsmål til oppdagelsesfasen som prosjektledere bør stille
En vanlig årsak til at et prosjekt mislykkes eller at kunden er misfornøyd ved slutten av et prosjekt, er at kunden ikke fikk det de trodde de skulle få. Hvordan kan vi sørge for at vi alle har samme forståelse?
I den innledende workshopen for prosjektavklaring må vi stille de riktige spørsmålene for å gi kundene muligheten til å fortelle oss alt det viktige vi trenger å vite for å levere prosjektet på en vellykket måte.
Hva er et prosjektavklaringsmøte?
Et prosjektavklaringsmøte eller en prosjektavklaringsworkshop er et møte mellom kunden og prosjektlederen helt i begynnelsen av et prosjekt. Et spesifikt prosjekt er kanskje ikke engang identifisert ennå – kunden vet at de trenger noe, men er ikke sikre på nøyaktig hva det er.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Formålet med avklaringssamtalen er at prosjektlederen skal forstå kundens forretningsmodell, drift, beslutningsprosesser og overordnede forretningsmål & -strategi, slik at de kan definere den riktige løsningen eller det riktige prosjektet for å løse et spesifikt problemområde. Det er også en god mulighet til å bygge en god relasjon til kunden.
Det skiller seg noe fra et oppstartsmøte for prosjektet, der prosjektlederen og prosjektteamet allerede har en ganske god idé om hvilke konkrete leveranser og oppgaver de skal arbeide med. Avklaringsmøtet er en del av den bredere prosessen for prosjektoppstart og prosjektinitiering.
24+ spørsmål å stille i prosjektavklaringsmøtet
Her er de viktigste spørsmålene du bør stille i prosjektavklaringsmøtet. Jeg har delt dem inn i følgende 6 typer avklaringsspørsmål:
- Strategispørsmål
- Spørsmål om brukeropplevelse
- Innholdsspørsmål
- Kreative spørsmål
- Tekniske spørsmål
- Prosjektledelsesspørsmål
Denne listen er ikke ment å brukes som et spørreskjema som kundene skal fylle ut, men som et rammeverk for å forstå kundens eller den potensielle kundens behov og forretningsproblem, slik at vi kan utforme en passende løsning på riktig måte.
Alle disse er åpne spørsmål som gir deg mulighet til å gå i dybden og forstå hvorfor den nåværende løsningen ikke fungerer, og hva som trengs i den potensielle løsningen.
Strategispørsmål
1. Mål
Hvorfor gjør vi dette? Hva er målene for dette nettstedet? Hva er KPI-ene og måltallene? Hvordan skal vi måle og vurdere suksess? Hvordan vil det påvirke bunnlinjen? Hva må det oppnå fra et forretningsperspektiv? Hva bør det oppnå? Hvordan samsvarer forretningsmålene med udekkede forbrukerbehov?
2. Budskap
Hvilke hovedbudskap skal kommuniseres? Hva er den ene tingen vi ønsker at folk skal tenke/føle/gjøre? Hva kan vi si for å få dem til å gjøre det? Hvordan passer dette inn i den overordnede markedsførings- og kommunikasjonsstrategien? Hvordan står dette seg mot konkurrentenes posisjonering? Hva kommuniserer vi som er annerledes; hva er vårt unike salgsargument (USP)?
Spørsmål om brukeropplevelse
3. Målgruppe
Hvem prøver vi å kommunisere med? Hvem er de primære/sekundære/tertiære målgruppene dine? Hvorfor? Er dette annerledes enn målgruppen du ønsker å nå? Hvilke demografiske kjennetegn har de? Hvorfor skulle de komme på besøk? Når kommer de på besøk? Hvorfor skulle de komme tilbake?
4. Brukerreiser
Hvem er brukerne av nettstedet? Hvilke ulike behov har de? Hva ønsker vi at de skal gjøre? Hva er de nåværende hindringene? Hvordan kan vi øke kundetilfredsheten? Hvordan kan vi skape lojalitet? Hvordan kan vi øke konverteringen?
5. Funksjonalitet
Hvilke typer funksjonalitet utover statiske innholdssider kreves? Nettlesergjenkjenning? Geo-IP-gjenkjenning? Flerspråklig støtte? Handlekurv eller netthandel? Datainnsamling? Skjemaer? Utskrift av skjermbilde? Informasjonskapsler? Dynamisk innhold? Interaktive kart? Butikkfinner? Blogger? Hendelseskalender? Stillingsannonser? En innholdsstrøm for innhold som oppdateres ofte? Et bildegalleri? Integrasjon med sosiale medier? Hvorfor er det nødvendig? Hvordan vil denne funksjonaliteten bidra til å nå forretningsmålene våre?
6. Brukervennlighet
Hvilke krav gjelder for at vi skal kunne gjennomføre brukertesting? Hvilke enheter støtter vi? Hvilke nettlesere støtter vi? Hvilke plattformer utvikler vi for? Hva er den minste skjermstørrelsen vi bør utvikle for på hver av dem? Hvilke krav og standarder gjelder for tilgjengelighet?
Innholdsspørsmål
7. Typer
Hva er innholdet vi skal laste opp på nettstedet? Er det gjenbruk av gammelt innhold eller opprettelse av nytt innhold? Hvor mange innholdsseksjoner skal det være? Hvilke sider kreves? Hvilke ulike innholdstyper må vi støtte? Hvorfor er det nødvendig? Hva skal det oppnå? Hvordan skal innholdet settes sammen? Hvordan henger innholdet sammen med annet innhold?
8. Administrasjon
Hvem skal skrive det? Når vil det være klart? Hvem skal laste innhold opp på nettstedet? Hvem skal vedlikeholde det? Hvilken arbeidsflyt, hvilke tillatelsesnivåer og godkjenninger kreves?
9. Lokalisering
Hvor mange markeder må støttes? Hvor mange ulike språk innenfor disse markedene? Hva er innholdsforskjellene mellom de ulike markedene? Når må de ulike markedene lanseres? Hvilke andre markedsspesifikke krav bør vi være oppmerksomme på?
Kreative spørsmål
10. Uttrykk og følelse
Hvilket kreativt arbeid har du sett som du liker? Hva liker vi ikke? Hvorfor?
11. Ressurser
Hvilket merkevarearbeid er allerede utført? Hvor populært er det internt og eksternt blant kundene? Hvor kan vi finne merkevareressurser – logoer, retningslinjer for merkevaren og fotografier?
12. Retningslinjer for merkevaren
Hvor tydelig definert er retningslinjene for merkevaren? Hvor strengt er den eksisterende stilveiledningen? Hvilke trinn kan vi legge til i prosessen for den kreative arbeidsflyten for å sikre en enhetlig merkevare?
13. Tone
Finnes det eksisterende nettsteder du liker, som kan gi kreativ innsikt i et ønsket uttrykk og en ønsket følelse? Finnes det en følelsesmessig sluttilstand vi ønsker at målgruppen vår skal sitte igjen med?
Tekniske spørsmål
14. URL
Hva er URL-en til dette nettstedet? Hvem er den nåværende domeneleverandøren? Hvordan skal vi støtte flerspråklige markeder?
15. Drift
Hvem drifter nettstedet? IIS eller Apache Linux eller Windows eller noe annet? Hva er den nåværende belastningen på serveren? Brukes det databaser, og i så fall hvilken type? Finnes det preferanser for databaser? Hvilke sikkerhetskopieringsmekanismer kreves? Vil det oppstå trafikktopper som krever et innholdsleveringsnettverk (CDN) som AWS, Akamai eller Edgio?
16. Integrasjon med eldre systemer
Hvilke eksisterende systemer må dette nettstedet kobles til?
17. Sikkerhet
Trenger vi å opprette brukerkontoer? Vil det være nødvendig med kryptering? Vil det finnes passordbeskyttede områder? Hvilke personopplysninger må vi lagre og sikre?
18. Preferanser for utvikling
Bygger vi på et innholdsadministrasjonssystem (CMS) som WordPress, Drupal eller Sitecore? Finnes det et utviklingsrammeverk vi må bruke? Hvilke enheter, nettlesere og plattformer må støttes?
19. Sporing
Hvordan skal vi spore KPI-er? Skal vi spore ved hjelp av analyseverktøy som Webtrends eller Google Analytics, eller andre målingsteknologier som ClickTale eller noe mer omfattende som Adobe SiteCatalyst?
Spørsmål om prosjektstyring
20. Prosess
Hvordan henger dette prosjektet sammen med andre pågående prosjekter? Hva er prosjektplanen? Hva skal vi gjøre (SoW)? Hva er rekkefølgen på aktivitetene (metodikk)? Når (tidsplan)? Hvor mye vil det koste (budsjett)?
21. Kommunikasjon
Hvilke kommunikasjonskanaler er best å bruke? Hvem må involveres, og når? Hvilke verktøy skal vi bruke til å kommunisere, samarbeide og dele?
22. Styring
Hvordan skal vi administrere prosessen? Hvem er interessentene? Hvem er ansvarlig, har det overordnede ansvaret, skal konsulteres og informeres? Hvordan skal vi håndtere eventuelle endringer i kravene?
23. Godkjenningsprosess
Hvordan skal vi effektivt lede prosjektteamet og interessentene gjennom hele prosjektets livssyklus?
24. Prosjektstyring
Hvordan følger vi fremdriften for å sikre at vi oppfyller de definerte kravene, holder tidsplanen og holder oss innenfor budsjettet? Når er fristen for lansering? Hvorfor? Hva driver kravet om å overholde denne datoen?
Hva skjer videre?
Etter kartleggingsprosessen må du sørge for å sende en oppfølgings-e-post med en liste over neste trinn og oppgaver. Du bør også komme i gang med de neste trinnene i prosjektoppstartsprosessen – begynn å definere leveransene dine, utarbeide arbeidsbeskrivelsen og planlegge oppstartsmøtet.
Hva mener du at jeg mangler? Hva annet bør prosjektledere tenke på når de starter kartleggingsfasen av et prosjekt? Jeg vil gjerne høre om du har flere tips – del dem i kommentarene nedenfor!
