Come Usare un Portfolio di Gestione Progetti per Ottenere un Nuovo Lavoro
Un portfolio di project management è uno strumento utile per valorizzare il tuo curriculum e dimostrare le tue incredibili competenze come project manager. Ma una volta che hai creato il tuo portfolio, come puoi utilizzarlo per ottenere l’incarico successivo—sia che si tratti di un nuovo lavoro, un nuovo progetto o della promozione (o aumento) che aspettavi da tempo?
Cosa Cercano i Decisori in un Portfolio di Project Management
Nelle parti precedenti di questa serie, abbiamo affrontato molti aspetti del tema portfolio di project management dal tuo punto di vista come project manager. Ora è il momento di approfondire ulteriormente e considerare il pubblico a cui ti rivolgi. In molti casi, userai il tuo portfolio per ottenere un nuovo ruolo o un nuovo cliente.
Quali sono alcune delle cose che stanno cercando di capire?
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- Come gestisci i conflitti, i problemi, le escalation e il lato meno piacevole della consegna dei progetti?
- Possiamo fidarci di te con i clienti?
Naturalmente, il tuo portfolio di project management potrebbe non rispondere direttamente a queste domande. Se lo facesse, non ci sarebbe motivo per il pubblico di credere alle tue affermazioni. Invece, il tuo portfolio deve raccontare una storia che stimoli una conversazione più approfondita.
Preparare il Tuo Portfolio per il Processo di Selezione
Analizzare il tuo portfolio dal punto di vista del pubblico è un ottimo primo passo per aiutarti a ottenere la prossima opportunità. Ora dovrai preparare il portfolio per la fase di candidatura. Ecco alcuni consigli da tenere in considerazione:
- Racconta una storia. Se le persone volessero leggere un elenco di risultati, potrebbero consultare il tuo curriculum. Il portfolio dovrebbe raccontare la storia della tua carriera come project manager in un formato facilmente fruibile. Rivedi gli esempi che hai scelto e l’ordine di presentazione e verifica che tutto possa essere comprensibile a un decisore.
- Adatta i contenuti del tuo portfolio alla descrizione del lavoro. Di norma, il tuo portfolio sarà un documento statico che non cambierà molto da una candidatura all’altra. Tuttavia, dovrai mostrare a chi decide che comprendi gli incarichi richiesti. Usa il portfolio per mettere in evidenza esempi di competenze di project management che potrebbero essere difficili da presentare in un semplice punto elenco sul curriculum (es. negoziazione, gestione degli stakeholder, problem solving).
- Allinea curriculum e portfolio per coerenza. I due documenti non devono essere copie uno dell’altro, ma dovrebbero comunicare una storia coerente.
- Stai elencando la stessa serie di esperienze?
- Se condividi metriche o statistiche, coincidono?
- Il portfolio arricchisce le informazioni nel tuo curriculum di project management con dettagli utili?
Come Personalizzare il Tuo Portfolio di Project Management in Base all’Opportunità
Oltre a preparare il portfolio per il processo di selezione, sarà importante adattarne i contenuti in funzione dell’opportunità a cui ti stai rivolgendo, che sia un colloquio per project manager, la presentazione di una nuova commessa, oppure la richiesta di promozione o aumento. Il portfolio può persino essere usato per dimostrare il valore del project management all’interno di un’organizzazione.
Come Usare il Tuo Portfolio Durante un Colloquio?
Pensa al tipico colloquio di lavoro. Inoltri il tuo CV in un buco nero, poi forse ricevi una telefonata conoscitiva da un recruiter, e infine affronti una serie di colloqui in cui le persone hanno al massimo un’ora per capire chi sei davvero.
Corri il rischio di sprecare quel prezioso tempo faccia a faccia (o Zoom a Zoom) in conversazioni superficiali che non ti permettono di distinguerti.
Per evitare questa trappola, considera il tuo portfolio come materiale da leggere prima del colloquio. Lascia volutamente alcune domande senza risposta per creare una certa tensione e stimolare la curiosità del tuo interlocutore. Ad esempio, mostrare alcune immagini suggestive assieme a dei dati di progetto interessanti può incuriosire—e dare il via alla conversazione.
E non dimenticare che il tuo portfolio potrebbe essere consultato anche dopo la presentazione. Dopo l’incontro, il decisore potrebbe tornare sul portfolio per vedere esempi di ciò di cui avete discusso. Potrebbero persino usarlo per convincere altri membri del loro team a sostenere la loro decisione di assunzione.
Come usare il tuo portfolio per proporre un nuovo progetto
Proporre un nuovo progetto è simile a un colloquio per un nuovo lavoro. Inizi inviando la tua proposta, ricevi domande di chiarimento via email o telefono, poi potresti avere l’opportunità di passare un’ora o due a presentare la proposta e rispondere alle domande di persone che cercano di capire chi sei.
Struttura il tuo portfolio in linea con la proposta che intendi presentare e viceversa. Ad esempio, se vuoi essere percepito come un leader servizievole e collaborativo, raccontalo nelle tue storie. In questo modo potrai fare riferimento a questa esperienza in modo naturale senza sembrare rigido o forzato (ad esempio: “Il mio stile è più simile a un leader servizievole che a un elefante in una cristalleria. Il miglior esempio è stato il progetto agricolo che ho incluso nel mio portfolio dove…”)
Come utilizzare il tuo portfolio per richiedere un aumento o una promozione
Puoi anche usare il tuo portfolio di project management per richiedere un aumento o una promozione. Abituati ad aggiornare il portfolio dopo ogni progetto consegnato con successo e avrai una presentazione pronta da condividere con il tuo supervisore quando arriverà il momento delle valutazioni delle prestazioni.
Ricorda che probabilmente anche il tuo supervisore dovrà sostenere la tua causa presso i suoi superiori. Condividere con lui il portfolio rende il suo lavoro più semplice: invece di scrivere una valutazione da zero, può semplicemente inoltrare il file aggiungendo una o due frasi di endorsement con parole proprie.
Tieni a mente questi comportamenti consigliati e sconsigliati quando usi il portfolio di project management per richiedere un aumento o una promozione:
Cosa fare:
Evidenzia i risultati ottenuti (ad esempio, numero di progetti conclusi, ore/dollari risparmiati)
Utilizza testimonianze di clienti o riconoscimenti
Metti in luce il tuo contributo unico (ad esempio, senza la tua guida, l’azienda avrebbe avuto un turnover superiore del X%)
Mostra le formazioni seguite o le aree in cui hai cercato conoscenze esterne per migliorare le tue prestazioni
Cosa non fare
Giustificare una promozione solo con le ore lavorate—per le posizioni a stipendio fisso, le ore non contano se non si traducono in risultati
Spiegare che hai bisogno di un aumento per motivi personali, come il pagamento dell’affitto
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