Mikä on projektipäällikön portfolio? + Helppokäyttöinen mallipohja
Jos pohdit, miten vakuuttaa rekrytoiva esihenkilö siitä, että sinulla on tarvittavat taidot heidän tiiminsä tulosten saavuttamiseen, harkitse projektipäällikön portfolion kokoamista ammatillisten saavutustesi esittelemiseksi.
Vaikka ansioluettelosi tai projektipäällikön ansioluettelosi saaminen rekrytoijan seulonnan läpi on jo itsessään melkoinen saavutus, rekrytoivan esihenkilön arviointi on vielä suurempi haaste. Mikä on paras tapa erottua joukosta?
Luo ammatillinen portfolio, joka tuo esiin ainutlaatuisen ohjelmanhallintakokemuksesi – miten olet ohjannut projektikokonaisuutta, tehnyt harkittuja päätöksiä, hallinnut riskejä ja ratkaissut sinnikkäästi ongelmia liiketoimintatavoitteiden maksimoimiseksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on projektipäällikön portfolio?
Tätä ei pidä sekoittaa projektisalkun hallintaan (PPM), jossa on kyse toisiinsa liittyvien, toisistaan riippuvien ja toisiinsa kytkeytyvien projektien kokonaisuuden hallinnasta. Tässä tarkoitan sitä, miten kokoat projektinhallintakokemuksesi kokonaisuudeksi ja muotoilet sen niin, että pätevyytesi digitaalisen projektipäällikkönä korostuu mahdollisimman hyvin.
Projektipäällikön portfoliota on tavallisinta käyttää ansioluettelon rinnalla, kun tavoitteena on saada uusi työpaikka, mutta siitä on yhtä paljon hyötyä myös silloin, kun:
- Yrität saada uuden projektin johdettavaksesi tai liittyä projektinhallintatoimistoon (PMO).
- Etsit mentoria tai aktoria.
- Perustelet palkankorotuksen tai ylennyksen tarvetta.
- Esittelet pätevyytesi uudelle asiakkaalle tai projektin sponsorille.
- Haet PMP-sertifiointia.
- Pysähdyt pohtimaan omaa erinomaisuuttasi.
Oikein tehtynä projektipäällikön portfolio voi antaa vahvan ensivaikutelman ja toimia pohjana syvemmälle keskustelulle, joka auttaa sinua pääsemään haluamaasi tavoitteeseen nopeammin. Huonosti tehtynä se voi parhaimmillaan jäädä mitäänsanomattomaksi ja pahimmillaan herättää epäilyksiä rehellisyydestäsi.
Millaisia esimerkkejä hyvistä projektipäällikön portfolioista siis on?
Esimerkkejä projektipäällikön portfolioista
Ennen kuin käyn läpi onnistuneen projektipäällikön portfolion ainesosat, tarkastellaan muutamia esimerkkejä. Voit esimerkiksi:
- Luoda projektipäällikön portfolion dioina (yksi dia projektia kohden). MPUG:lla on projektipäällikön portfoliomalli, jota olen hyödyntänyt tässä tiivistääkseni yhden johtamani projektin.
- Hyödyt: voit sisällyttää koontinäyttöjä tai muita visuaalisia esityksiä tuotoksista; voit mukauttaa mukaan otettavat diat halutun tehtävän perusteella
- Haitat: staattinen esitysmuoto; rekrytoiva esihenkilö saattaa jättää liitetiedostot huomiotta
- Perustaa verkkosivuston, joka toimii samalla projektinhallintaportfoliona
- Hyödyt: näyttää ammattimaiselta; dynaaminen esitysmuoto; rekrytoiva esihenkilö saattaa tutustua verkkosivustoon todennäköisemmin kuin liitetiedostoon
- Haitat: kallis kehittää ja ylläpitää
Projektipäällikön portfoliomalli
Jos etsit muokattavaa projektipäällikön portfoliomallia, tutustu tähän versioon, jonka loin Canvalla. Muokkaa mallia valitsemalla Tiedosto -> Tee kopio.
Perustin tämän version Canvan “Muotisuunnittelija”-malliin, joten jos kirkkaat värit eivät ole sinun juttusi, voit luoda oman versiosi (Canvassa on saatavilla satojatuhansia esitysmalleja.)
Miksi projektinhallinnan portfolion laatiminen on tärkeää?
Kun olet tutustunut edellä esitettyihin malleihin ja esimerkkeihin, saatat ajatella, että portfoliot on tarkoitettu luovien alojen ammattilaisille, kuten suunnittelijoille ja arkkitehdeille – ei projektipäälliköille. Eikö niin? Väärin.
Digitaalisen projektipäällikön palkkaaminen ei eroa muiden tehtävien täyttämisestä – rekrytoivan esihenkilön on arvioitava, mitä taitoja DPM:t tuovat mukanaan. Tehtävämme ei ole vain laatia kauniita projektisuunnitelmia ja Gantt-kaavioita.
Tehtävämme on tuottaa tuloksia, jotka edistävät liiketoiminnan tavoitteita ja vievät strategisia päämääriä eteenpäin. Teemme tämän huomioimalla liiketoimintastrategian, suunnittelemalla kokonaisuus mielessä, ratkaisemalla ongelmia, viestimällä sekä johtamalla projektitiimejä ja sidosryhmiä koko projektin elinkaaren ajan.
Kun rekrytoiva esihenkilö arvioi projektipäälliköitä, hän haluaa tietää, että palkattava henkilö on pätevä ja sopeutumiskykyinen aiempien vastaavien projektien hallinnasta saadun kokemuksensa perusteella. Kuka tahansa hakija voi sanoa omaavansa nämä taidot – erinomainen hakija todistaa sen.
Ja vaikka olisit huoneeseen päästyäsi uskomaton tarinankertoja, sinun on ehkä kerrottava tarinasi *ennen* kuin pääset huoneeseen. Portfolion avulla voit tehdä juuri sen. Se täydentää ansioluetteloasi tosielämän tarinoilla, jotka tavoittavat lukijoidensa sydämet ja mielikuvituksen.
Siitä voi olla hyötyä myös tavoitellessasi ylennystä. Portfolio voi osoittaa, että sinulla on organisaatiossasi etenemiseen tarvittavat taidot ja kokemus.
Freelance-projektipäälliköille se on myös älykäs tapa rakentaa luottamusta potentiaalisten asiakkaiden kanssa, erityisesti yhdistettynä freelance-projektinhallintaohjelmistoon, joka osoittaa, miten suunnittelet, seuraat ja toimitat projekteja itsenäisesti.
Mitä portfolioon kannattaa sisällyttää?
Digitaalisina projektipäälliköinä tiedämme, että meidän on työskenneltävä rajoitteiden puitteissa. Vaikka haluaisit varustaa portfoliosi mahdollisimman monilla hienouksilla ja lisäominaisuuksilla, tiedät todennäköisesti, ettei se ole paras vaihtoehto. Tee sen sijaan se, minkä osaat parhaiten: ymmärrä yleisösi ja keskity priorisoimaan oikeat projektit esiteltäviksi.
Hyvä portfolio sisältää seuraavat asiat ilman arkaluonteisten tietojen vaarantamista:
- Olennainen tausta: kerro tarinasi sen perusteella, miten se hyödyttää kohdeyleisöäsi. Tarkoittaako tämä, että muokkaat portfoliotasi joka kerta? Ei välttämättä. Temppu on tuoda arvo esiin tavalla, joka ymmärretään yleisesti ja joka puhuttelee laajasti.
- Yksityiskohdat: mitkä lisätiedot auttavat yleisöäsi ymmärtämään roolisi paremmin? Kuinka suuri tiimi oli? Mikä oli budjetti? Mikä oli aikataulu? Mitkä olivat välitavoitteet ja riippuvuudet? Mitkä olivat strategiset tavoitteet? Mitkä muut tiimit osallistuivat? Mitä projektinhallintatyökaluja ja -menetelmiä käytit?
- Panoksesi: mitä ainutlaatuista arvoa toit projektiin? Käytä mahdollisimman paljon määrällisiä tietoja ja mittareita (esimerkiksi toteuttamiesi työnkulkujen ansiosta säästetyt dollarit tai tunnit, tekemäsi resurssien kohdentamista ja resurssienhallintaa koskevat päätökset tai palveluksessasi pysynyt tiimin jäsen).
- Haasteet: mitä keskeisiä projektihaasteita kohtasit matkan varrella? Miten hallintajärjestelmäsi ja/tai muutosjohtamistaitosi auttoivat ratkaisemaan ne?
- Tulokset: mikä oli näiden hankkeiden vaikutus liiketoimintaan? Älä kerro vain, että toimitit projektit ajallaan ja budjetin puitteissa, vaan kerro, mitä tämä projektikokonaisuus mahdollisti liiketoiminnalle. Miten yksittäiset projektit loivat tai vapauttivat arvoa? Mikä oli projektin sijoitetun pääoman tuotto sinun johdollasi?
Näin laadit projektipäällikön portfolion
Löydät yksityiskohtaiset ohjeet projektipäällikön portfolion laatimiseen täältä. Noudata niitä käyttämällä edellä olevaa ilmaista malliani – huomaat, että olen tehnyt suuren osan työstä valmiiksi puolestasi.
Etsitkö lisää?
Haluatko vielä yhden näkökulman vastikään laatimaasi projektipäällikön portfolioon? Saat käytännönläheisiä näkemyksiä ja yhteisön reaaliaikaisia neuvoja liittymällä DPM:n jäseneksi. Liity yhteisöön. Löydä omat ihmiset.
