12 tärkeintä askelta ensimmäisen projektinhallintatyösi saamiseen

Mikä on 12-vaiheinen sankarin matka, kysyt? Wikipedian sanoin, tässä on lyhyt kertaus: 

Sankarin matka on ajaton tarinarakenne, joka seuraa päähenkilöä odottamattomalla matkalla, jolla hän kohtaa haasteita, saa oivalluksia ja palaa kotiin muuttuneena.

Sanoisin, että projektipäälliköksi tuleminen ja ensimmäisen uransa alkuvaiheen projektinhallintatehtävän saaminen vertautuvat suotuisasti sankarin matkaan. Tarkastellaanpa yhtäläisyyksiä alla.

Ensimmäisen projektipäällikön tehtäväsi saaminen 12 vaiheessa: sankarin matka

1. Tavallinen maailma

Tarina alkaa sankarin tavallisesta elämästä ennen seikkailun alkua. 

Et ole vielä projektipäällikkö, mutta sinulla on monia siirrettäviä taitoja, kuten: erittäin järjestelmällinen, määrätietoinen, motivoitunut, palveleva johtaja, utelias, rohkea ja älykäs.

Toimenpide

Kuuntele sisäistä ääntäsi, joka kertoo, että sinua varten on enemmän. Tiedät pystyväsi tähän. 

2. Kutsu seikkailuun

Sankari kohtaa tapahtuman, ristiriidan, ongelman tai haasteen, joka saa hänet aloittamaan seikkailunsa. 

Valmistuminen korkeakoulusta? Tyytymättömyys uraan? Muutokset elämässä? Mieleen nousee kysymys, joka alkaa kypsyä: Teetkö projektipäällikön työtä ilman projektipäällikön titteliä? Tunnetko olevasi sattumalta projektipäällikkö?

Toimenpide

Katso menneisyyteesi. Muista, kuinka optimistinen ennen olit. 

3. Kutsusta kieltäytyminen

Sankari kieltäytyy aluksi seikkailusta epäröinnin, pelkojen, epävarmuuden tai monien muiden ongelmien vuoksi. 

Kysymys alkaa vaatia yhä enemmän huomiota sisäisesti. Ystävät ja tuttavat ehdottavat projektinhallintaa uravaihtoehdoksi. Huijarisyndrooma saa epäröimään toimintaan ryhtymistä. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Toimenpiteet

Arvioi tilanteesi. Mitä päivityksiä ansioluetteloosi tarvitaan? Mistä tiedät sen? Aloita tutustumalla projektinhallinnan ansioluetteloa koskeviin vinkkeihin ja parhaisiin käytäntöihin.

4. Mentorihahmon kohtaaminen

Sankari kohtaa mentorin, joka voi antaa neuvoja, viisautta, tietoa tai välineitä, jotka valmistavat häntä edessä olevaa matkaa varten. 

Vanhempi työtoveri tai verkoston luotettu jäsen, jonka löytää läheisten ystävien kautta, tai alan kokemusta omaava suora ystävä, auttaa löytämään oikean suunnan. 

Toimenpiteet

Kun rakennat verkostoasi, tietyt henkilöt alkavat erottua joukosta. Etsi heidät. Seuraa kollegojasi ja projektipäälliköitä sosiaalisessa mediassa. LinkedIn on hyvä aloituspaikka. Pyydä heitä verkostoitumaan kanssasi. Lisää mukaan esittelyviesti. Kun ihmiset vastaavat, rakenna näiden yhteyksien varaan. Jos yhteyshenkilöilläsi ei ole suoria kontakteja, heillä on varmasti kontakteja, jotka puolestaan tuntevat sopivia henkilöitä.

Mitä sanon? Ilmaisen kiinnostukseni heidän aihepiiriään kohtaan, esittelen itseni, kerron hieman siitä, mitä teen, ja siitä, miksi keskustelua voisi olla kiinnostavaa jatkaa. 

Etsi sertifiointeja tai verkkokursseja. Suosittuja ovat esimerkiksi Certified Associate in Project Management (CAPM), Project Management Professional (PMP-sertifiointi), PRINCE2 tai ketterän kehityksen sertifiointi.

5. Kynnyksen ylittäminen

Sankari poistuu ensimmäistä kertaa tavallisesta maailmastaan ja ylittää kynnyksen seikkailuun.

Oikean suunnan löytämiseen auttavat yhteydet johtavat tiedonhankintahaastatteluihin paikoissa, joissa rekrytoidaan, tai yrityksissä, joissa haluaisit työskennellä. Etenet aktiivisesti kohteen uloimmilta kehiltä lähemmäs keskustaa ja napakymppiä. 

Toimenpiteet 

Tämä saattaa vaikuttaa epämuodolliselta. EI OLE! Verkostoyhteydet voivat tarjota kontakteja potentiaalisiin yrityksiin, joissa projektinhallinnan tehtävälle olisi tarvetta. Suhtaudu tähän samalla vaivannäöllä ja kunnioituksella kuin viimeisen vaiheen työhaastatteluun. Tiedä, kenen kanssa puhut.

Tähän toisen tason informatiiviseen haastatteluun valmistautuminen poikkeaa yleisluontoisemmasta kysymyksestä ”haluaisin projektipäälliköksi, mitä minun pitäisi tehdä?”. Tässä on enemmän pelissä; saatat keskustella operatiivisen toiminnan asiantuntijoiden ja vanhempien projektipäälliköiden kanssa, jolloin hyvä vaikutelma voi auttaa sinua oikeassa haastattelutilanteessa. Tässä hyvät kysymykset auttavat sinua erottumaan. 

Kerää tietoa. Mitä projektinhallintaohjelmistoa he käyttävät? Millainen on tyypillinen päivä, viikko tai kuukausi? Minkä tiimien kanssa he työskentelevät ja miten he ovat vuorovaikutuksessa niiden kanssa? Perehdy näihin vastauksiin tekemällä lisää itsenäistä tutkimusta ja lukemalla aiheista projektinhallinta-artikkeleita. 

Voit käyttää löytämääsi tietoa puheenaiheena kiitosviestissäsi – ja vähintäänkin sinun on lähetettävä kiitossähköposti haastattelun jälkeen. Olen kuitenkin saattanut saada projektipäällikön tehtäviä käsin kirjoittamieni ja henkilökohtaisesti toimittamieni kiitoskorttien ansiosta. 

Älä lähetä persoonatonta vakioviestiä. Tiivistä keskustelunne, kerro oivalluksesta, jonka sait, ja muista aina, että vilpittömän kiitollisuuden on välityttävä viestistä. 

6. Koettelemukset, liittolaiset ja viholliset

Sankari oppii uuden maailman säännöt, kestää koettelemuksia, tapaa ystäviä ja joutuu kasvotusten vihollisten kanssa.

Informatiiviset haastattelut johtavat toivottujen tehtävien varsinaisiin työhaastatteluihin. Jotkin sujuvat hyvin. Toiset eivät, mikä johtaa olemassaoloa koskeviin kysymyksiin ja mahdolliseen vetäytymiseen turvaan, mutta sankari jatkaa sinnikkäästi nöyryytyksestä huolimatta.

Toimenpiteet 

Jotkut käyttävät aikaansa sinuun, jotkut eivät. Usko itseesi ja muista, että jokainen kohtaaminen on mahdollisuus oppia ja vie sinua askeleen lähemmäksi tavoitettasi. Ota talteen se, mistä on hyötyä, ja hylkää muu. Jatka eteenpäin. Jatka aina eteenpäin.   

Informatiiviset haastattelut ja haastattelut yleensäkin ovat useimmille ihmisille ajankäytöllinen haaste. Monet nauttivat prosessista ja haluavat antaa takaisin, koska se vahvistaa heidän kokemustaan siitä, että hankitulla tiedolla on arvoa.

Siitä huolimatta useimmilla ei ole tarvittavaa laskuttamatonta aikaa. Jotkut käsittelevät tätä sisäistä painetta hienosti ymmärtäen laajemman inhimillisen kokonaisuuden. 

Toiset saattavat turhautua, kun arvokkaaksi koettu annettu aika vaikuttaa menneen hukkaan. Toistan vielä: jatka aina eteenpäin.

7. Lähestymistapa

Alkuperäinen suunnitelma keskeiseen konfliktiin tarttumiseksi käynnistyy, mutta vastoinkäymiset saavat sankarin kokeilemaan uutta lähestymistapaa tai omaksumaan uusia ajatuksia.

Haastattelut johtavat pitkän aikavälin mahdollisuuteen, joka on naamioitunut lyhyen aikavälin vastoinkäymiseksi. Sisäinen käsitys itsestä ei vastaa ulkoista todellisuutta.

Toimenpiteet

Työtarjous esitetään ja otetaan vastaan. Ehkä vaatimattomammalla nimikkeellä, esimerkiksi projektikoordinaattorina, ja odotettua pienemmällä palkalla. Jos ei, onnittelut! Muussa tapauksessa ahkera työ ja omistautuminen sekä johdonmukainen panostus osoittavat arvosi. Tiimisi huomaa sen. Se maksaa itsensä takaisin pitkällä aikavälillä.     

8. Koettelemus

Asiat menevät pieleen ja mukaan tulee uusi konflikti. Sankari kohtaa yhä vaikeampia haasteita ja esteitä, joista jotkin saattavat johtaa elämänkriisiin. 

Yhteys tavoitteeseen saattaa sankarin väistämättä tilanteisiin, jotka ovat hänen aiemman kokemuksensa ulkopuolella. Epäonnistumisen tunteet uhkaavat kasvaa, ruokkivat huijarisyndroomaa ja johtavat mahdolliseen alalta poistumiseen. 

Ne, joiden tahdonvoima ei riitä, lähtevät. Ne, jotka pitävät itseään liian tärkeinä, lähtevät. Ne, joiden mieli on hauras, lähtevät. Ne, jotka elävät ja oppivat, jäävät. Ne, jotka toimivat rehellisesti ja oikeudenmukaisesti sekä kantavat asianmukaisen määrän vastuuta, jäävät. 

Toimenpiteet 

Väistämättä kohtaat asioita, jotka ylittävät kokemuksesi tai nykyisen työsi laajuuden. Virheitä sattuu. Arvioitko ehkä budjetin liian pieneksi? Unohditko huomioida kiinteät kustannukset (eli kustannukset, jotka eivät liity työntekijöiden työaikaan?) 

Tai kyse on vain yhdestä unohduksesta. Etkö ottanut tulevaa poissaoloa huomioon? Älä anna tilanteen riistäytyä käsistä. Minimoi tappiosi. Ole avoin tiimillesi. Ratkaise ongelmia ja hyväksy epäonnistumisesi. Opi niistä. Hyödynnä niitä tulevien onnistumisten rakentamisessa. Eteenpäin jatkaminen arvokkaasti auttaa rakentamaan tiimin luottamuspääomaa ongelmista huolimatta.   

9. Palkinto

Selvittyään koettelemuksesta sankari ottaa miekan – ansaitsemansa palkinnon, jonka avulla hän voi kohdata suurimman konfliktin. Se voi olla fyysinen esine tai tieto tai viisaus, joka auttaa häntä jatkamaan sinnikkäästi.

Projektipäällikön nimikkeen mukaista työtä alkaa tulla aiemmin määrättyjen päivittäisten suorittavien tehtävien tilalle. Luottamus kasvaa. Valvonta vähenee. Työn omistajuus kasvaa.

Toimenpiteet

Vastoinkäymisten voittaminen ja projektien menestyksekäs läpivienti rakentavat käsinkosketeltavaa ja osoitettavaa itseluottamusta. Tiimit huomaavat tämän ja alkavat pyytää sinua johtamaan uusia projekteja. Osastopäälliköt huomaavat tämän, ja palkankorotukset sekä ylennykset häämöttävät horisontissa. Sinulle annetaan yhä monimutkaisempia projekteja ja hankkeita. 

10. Paluumatka

 Sankari näkee valoa tunnelin päässä, mutta hänen on pian kohdattava vielä lisää kokeita ja haasteita.

Kun olet tehnyt tehtävän arvonimen edellyttämällä tavalla, kasvanut luottamus johtaa kasvavaan vastuuseen, mukaan lukien työtehtäviin, joita ei aiemmin ole tehty. 

Toimenpiteet 

Astut sisään arvonimeesi. Rentoutumiseen ei kuitenkaan ole aikaa, sillä suuri pyörä jatkaa pyörimistään ja uudet haasteet odottavat. Organisaation ajattelijaa, ennakoivaa suunnittelijaa ja asioiden edelläkävijää tarvitaan enemmän kuin koskaan. Tunnet työn, ja sitä tulee tasaisesti lisää tiellesi.

11. Ylösnousemus

Huipennus. Sankari kohtaa viimeisen kokeen ja käyttää kaikkea oppimaansa kohdatakseen konfliktin lopullisesti. 

Koska projekteja on käynnistetty ja viety onnistuneesti päätökseen, sankarimme ylennetään nyt projektipäällikön tehtävään. Kaikki haasteet ovat nyt mahdollisia. Sankarille annetaan monimutkainen, erittäin vaativa, ennennäkemätön (NBD) projekti. 

Toimenpiteet 

Olet mukana ja sinulla on työn edellyttämä arvonimi, projektipäällikön palkka, projektien monimutkaisuus ja tiimin luottamus. Kaiken tämän hyväntahtoisuuden, luottamuksen ja ansaitsemasi arvostuksen myötä sinusta on tulossa muiden projektipäälliköiden luottohenkilö. Tiimin jäsenet kääntyvät puoleesi saadakseen vastauksia. Tietämystäsi hyödynnetään ongelmien ratkaisemisessa.

Huijarisyndrooma on turvallisesti kuusi jalkaa maan alla, sienien itiöillä koristellussa pussissa.   

12. Paluu

Sankari tuo tietonsa eli ”eliksiirin” takaisin tavalliseen maailmaan.

Se LinkedInin inMail-viesti, jonka sait henkilöltä, johon et ole yhteydessä: olet lukenut sen. Nyt sinä olet tuo henkilö. Lasket tikkaat takaisin alas ja vedät muita ylös. Käytät siihen aikaa. Jaat tietosi. Valaist horisonttia muille heidän kulkiessaan eteenpäin. Sinusta on tullut itse tiennäyttäjä seuraavalle sukupolvelle.  

Toimenpiteet

Kuten Supernainen/mies, joka voi kuulla ja havaita lähes kaiken yhtä aikaa ja jatkuvasti, opettele kytkemään se pois päältä. Kaikkea ei tarvitse jatkuvasti optimoida ajoituksen ja hinnoittelun osalta, jotta elämästä voisi nauttia. Lastesi lelut eivät tarvitse käyttöastetietoja ohjaamaan seuraavan vuoden viimeisen vuosineljänneksen hankintastrategioita. Mitä oikein sanonkaan, tietenkin tarvitsevat. Tervetuloa kotiin.  

30 taitoa, joita projektipäälliköt tarvitsevat

Jo nopea haku paljastaa valtavan määrän luettelomerkinnöillä varustettuja listoja, joissa esitellään projektipäällikkönä tarvittavia taitoja. Alla on tiivis sanapilviyhteenveto. 

Näihin kuuluvat:

• Riskienhallinta
• Sidosryhmien hallinta
• Ajanhallinta
• Johtamistaidot
• Organisointitaidot
• Viestintätaidot
• Tekniset taidot 

Kaikilla on näitä taitoja vaihtelevissa määrin. Hyvää projektipäällikköä, joka puhaltaa projekteihin eloa, luonnehtii ihmeellinen kyky nähdä projektin koko maailma 35 000 jalan korkeudelta ja samalla koskaan kadottamatta otettaan maanpinnan todellisuudesta, jopa yksityiskohdista. 

Korkean tason kokonaiskuvan ymmärtäminen mahdollistaa asianmukaisen laajuuden määrittelyn, projektisuunnittelun, budjetoinnin, ennustamisen ja ennakoivan ongelmanratkaisun, joita tarvitaan eri alojen onnistuneeseen yhteistyöhön. 

Yksityiskohtien tasolla ja käytännön työssä päivittäisten prosessien tuntemus edistää kitkatonta tiimityötä, sillä projektipäällikkö voi helpottaa työnkulkujen ja projektinhallintamenetelmien toteutumista tarjoamalla asianmukaiset määrittelyt, oikea-aikaisuuden sekä asianmukaisen kokonaisvaltaisen resurssienhallinnan ja resurssien käytön. 

Projektipäälliköiden on puhuttava kaikkien mukana olevien alojen kieltä. Mainonnassa tämä tarkoittaa sen ymmärtämistä, mitä asiakkuus-, strategia-, talous-, luova-, tuotanto- ja toimittajatiimit tarkoittavat käyttäessään keskusteluissa ammattijargonia.

Alan kielen puhuminen herättää luottamusta, rakentaa varmuutta, edistää viestintää ja parantaa ongelmanratkaisukykyä. Tämä on nousujohteinen kierre kohti hyvää! 

Miten saada projektipäällikön työpaikka ilman kokemusta

Olen tavannut monia projektipäälliköitä, jotka ovat päätyneet projektinhallinnan uralle epätavallisia reittejä pitkin. Minun polkuni ei ollut erilainen. 11 vuotta sitten siirryin 17 vuoden opettajanurasta projektinhallintaan ja liityin niiden joukkoon, jotka olivat päätyneet projektinhallinnan uralle mutkittelevaa reittiä pitkin. 

Minulla kävi tuuri, sillä tunsin erään henkilön, joka tunsi toisen henkilön eikä epäröinyt esitellä meitä toisillemme. Tapasin henkilön, joka työskenteli eräässä toimistossa. Tapaamisen on täytynyt sujua hyvin, sillä minulta kysyttiin myöhemmin, olisinko kiinnostunut työhaastattelusta. Olin.

Osallistuin useisiin haastatteluihin eri tiimien kanssa. Jälkikäteen ajatellen minulla on täytynyt olla suosittelijoita, sillä minulla ei ollut kokemusta projektinhallinnasta. Perustelin toistuvasti, että opettajan työssä kehittyneet taidot olivat siirrettävissä ja helposti sovellettavissa tällä uudella projektinhallinnan urapolulla. 

Juonipaljastus: sain lopulta työpaikan. Se on myös melkoisen uskomaton tarina, liian pitkä tässä uudelleen kerrottavaksi. 

Tässä lyhyt yhteenveto tärkeimmistä opeistani: 

• Ole parhaimmillasi: Tiedä, kenen kanssa puhut. Tee taustatutkimusta. Esitä harkittuja kysymyksiä. Rakenna aiemmin saatujen vastausten pohjalta älykkäillä ja oivaltavilla jatkokysymyksillä. Menestyvät projektipäälliköt esittävät kysymyksiä ja tuovat puuttuvan tiedon esiin. Kun esität kysymyksiä, osoitat sitoutumista, kiinnostusta ja omistautumista ymmärtämiselle.  
• Kasvata verkostoasi: Liity verkostoihin. LinkedIn on hyvä paikka aloittaa. Etsi projektinhallinnan yhteisöjä. Tutustu yrityksiin, jotka herättävät kiinnostuksesi, ja opi, mitä ne tekevät ja ketkä työskentelevät sinua kiinnostavilla aloilla. Ota yhteyttä näihin ihmisiin.
• Pidä suosittelijoistasi huolta: Kun sinulla on yhteyksiä, jotka ovat kiinnostuneita edistämään kehittymistäsi, pidä suhteita yllä pysymällä aktiivisesti mukana, etenemällä ja kunnioittamalla heidän neuvojaan. 
• Vie asiat loppuun asti: Pidä sitoumuksesi. Ota lisäaskeleita. Lähetä kiitoskortteja heidän käyttämästään ajasta. 
• Ole jatkuvasti läsnä. Älä luovuta. Yksi ovi sulkeutuu. Toinen avautuu. 
• Ajattele itseäsi brändinä. Toimisto on kohderyhmäsi, ja tarvitset asiakaspolun, kosketuspisteet sekä viestikartan, jotta voit muuttaa liidin kaupaksi eli palkkaukseksi.

Usein kysyttyä projektinhallinnan työpaikoista

Lyhyt yhteenveto alla. Jos olet utelias mutta sinulla ei ole aikaa käydä läpi koko 12-vaiheista sankarin matkaa projektinhallinnan löytämiseksi, tutustu alla oleviin usein kysyttyihin kysymyksiin.

Onko projektipäällikön työpaikka helppo saada?

Kuten kaikki asiat kaikkialla, jos olet oikeassa paikassa oikeaan aikaan, sinulla on oikeat projektinhallintataidot ja kaikki palkkaamiseen osallistuvat ovat syöneet lounaansa ja hyvällä tuulella, niin toki.

Toinen tilanne, jossa se voisi olla helppoa, on se, jos olet rakentanut monitieteisen suosittelijaverkoston horjumattoman ja yleisesti vahvan maineesi pohjalta eikä vastassasi ole talouden taantumaa, pandemiaa tai teknologia-alan valtavaa irtisanomisaaltoa. Silloin merkit todella viittaavat siihen, että se on helppoa. Jos jokin palanen puuttuu, sinun on tehtävä töitä. Kun teet töitä, se onnistuu.

Mikä on paras tapa löytää projektinhallinnan työpaikka?

Verkostosi kautta. Jos sinulla ei ole verkostoa, jonka olemassaolosta olet tietoinen, aloita sellaisen rakentaminen. LinkedIn on erinomainen paikka aloittaa. Se ei kuitenkaan ole ainoa vaihtoehto. DPM:n jäsenyhteisö voi käynnistää verkostoitumisesi ja projektinhallinnan urasi aivan ennennäkemättömällä tavalla, sillä se on suunniteltu erityisesti tätä ja muita vastaavia tarkoituksia varten. Esittele itsesi. Rakenna suhteita. Astu esiin.

Millaisia ominaisuuksia hyvällä projektipäälliköllä on?

Tasapainoinen yhdistelmä kovia ja pehmeitä taitoja, elämänkokemusta, huumoria, myötätuntoa, päämäärätietoisuutta, motivaatiota, päättäväisyyttä, sopeutumiskykyä, älykkyyttä ja uskomatonta ennakointikykyä, jota seuraa toiminta. Ymmärrä menneisyys, mutta keskity etenemään kohti tulevaisuutta.

Miten voin erikoistua projektipäällikkönä?

Projektipäällikön uran aikana voi erikoistua monin tavoin. Pääasiassa tähän on kaksi tapaa – erikoistuminen toimialaan tai menetelmään (tai molempiin). Voit esimerkiksi haluta toimia Scrum Masterina ohjelmistotiimeissä tai pääomaprojektipäällikkönä rakennusalan tiimeissä.

Mitä seuraavaksi?

Kun olet saanut havittelemasi uuden projektipäällikön työpaikan, suosittelemme ottamaan yhteyttä esihenkilöösi ja laatimaan 30-60-90 päivän suunnitelman menestyksesi vauhdittamiseksi.