Kuinka rakennat projektipäällikön portfolion ansioluetteloasi varten: 5 vaiheen opas
Jos mietit, miten saisit työhakemuksesi erottumaan joukosta, tässä artikkelissa kerrotaan, miten luot projektinhallinnan portfolion – mahdollisuuden esitellä ainutlaatuista projektinhallintakokemustasi projektipäällikön ansioluettelosi tai CV:si ulkopuolella.
5 vaihetta projektinhallinnan portfolion luomiseen
Ammattimainen portfolio on yksi helpoimmista ja nopeimmista tavoista osoittaa rekrytoijille millaista osaamista tuot mukanasi. Sinun ei edes tarvitse luoda alkuperäistä sisältöä. Esittelet yksinkertaisesti asioita, jotka olet jo saanut aikaan!
Kun otetaan huomioon projektipäällikön portfolion hyödyt, on ihme, ettei kaikilla ole sellaista tai etteivät useammat yritykset pyydä työnhakijoita toimittamaan portfoliota. Ehkä ihmiset uskovat, että portfoliot on tarkoitettu vain muotoilun, taiteen tai koulutuksen parissa työskenteleville. Miten luot portfolion, joka sisältää vain sanoja ja numeroita?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa opit luomaan digitaalisen portfolion, jonka voit lähettää ansioluettelosi mukana. Yhtäältä portfolion luominen on helppoa, koska kokoat yksinkertaisesti asioita, jotka olet jo tehnyt! Toisaalta se on vaikeaa, koska sinun on palattava tarkastelemaan tekemääsi uudelleen.
Vaihe 0: Rakenna tarinaa työn edetessä
Parhaassa tapauksessa lähestyt jokaista projektiasi alusta alkaen mielessäsi oleva tarina. Joitakin ehdotuksia:
- Pidä jatkuvasti päivitettävää tiedostoa, joka sisältää projektin tavoitteet, tiimin koon, aikataulun ja budjetin
- Pyydä lupa käyttää projektin visuaalista materiaalia ja tuotoksia sekä poista arkaluonteiset sisällöt
- Seuraa liiketoimintamittareita, joita sinä ja tiimisi tarkkailette projektisi vaikutuksen osoittamiseksi.
Kuvittele selittäväsi projektia ystävällesi. Mieti, mitä tarvitsisit voidaksesi tehdä sen, ja yritä kerätä nämä tiedot työn toteutuksen aikana. Se tekee menneisyyden läpikäymisestä paljon, paljon helpompaa!
Vaihe 1: Kerää, valikoi ja luokittele
Riippumatta siitä, onko sinulla mahdollisuus hyödyntää työn toteutuksen aikana luomaasi dokumentaatiota vai täytyykö sinun palauttaa yksityiskohdat mieleesi, sinun on koottava aineistosi.
- Kerää keskeiset tiedot, joita sinulla on, ja valikoi ja luokittele ne.
- Jos siitä on hyötyä, tee tämä samanaikaisesti jokaisen portfolioosi sisällytettävän projektin osalta, jotta saat käsityksen siitä, miten esittelet nämä tarinat johdonmukaisesti.
Vaihe 2: Aseta tärkeysjärjestykseen ja järjestä
Voit päättää järjestää projektisi monella eri tavalla, esimerkiksi päivämäärän, hakemasi työpaikan kannalta merkityksellisyyden tai projektin koon mukaan. Päätä, mitkä keskeiset tiedot haluat välittää kustakin projektista tavoittelemási tehtävän vaatimusten perusteella.
Vaihe 3: Valitse muoto
Projektinhallinnan portfoliota luodessasi voit valita useista eri muodoista. Muista kuitenkin, että monet yritykset käyttävät automatisoitua rekrytointiohjelmistoa hakijoiden esikarsintaan. Työpaikkailmoituksesta poimittujen keskeisten avainsanojen sisällyttäminen ei auta hakemustasi erottumaan, jos lähettämäsi aineisto on muodossa, jota tietokone ei pysty lukemaan.
Siksi ajattelen projektinhallinnan portfoliota yleensä täydentävänä aineistona, joka vahvistaa jo ennestään loistavaa hakemustasi.
Projektinhallinnan portfolioiden mahdollisia muotoja ovat:
| Muoto | Hyödyt | Haitat |
|---|---|---|
| Diat / PDF, joissa on napsautettavia linkkejä | Sisältää koontinäyttöjä tai muita visuaalisia esityksiä tuotoksista; Sisältöä voi mukauttaa halutun tehtävän mukaan | Staattinen esitysmuoto; Rekrytoiva esihenkilö saattaa jättää liitetiedostot huomiotta; Ei skaalaudu laajemmalle yleisölle |
| Verkkosivusto | Vaikuttaa ammattimaiselta; Dynaaminen esitysmuoto; Rekrytoiva esihenkilö saattaa tutustua verkkosivustoon todennäköisemmin kuin liitetiedostoon; Sisältö voidaan skaalata laajemmalle yleisölle | Kallis kehittää ja ylläpitää |
| LinkedIn-profiili | Vaatii vain vähän suunnitteluosaamista; Rekrytoivat esihenkilöt tuntevat muodon jo ennestään; Sisältö voidaan skaalata laajemmalle yleisölle | Ennakoitava muoto rajoittaa luovuutta eikä auta hakemustasi erottumaan |
| Video | Korostaa persoonallisuuttasi ja auttaa hakemustasi erottumaan; Esittelee esiintymistaitojasi; Sisältöä voi mukauttaa halutun tehtävän mukaan | Saattaa tuoda ennakkoluuloja rekrytointiprosessiin; Ei välttämättä skaalaudu laajemmalle yleisölle |
Vaihe 4: Rakenna portfoliosi
Kun rakennat projektinhallinnan portfoliotasi, ota huomioon seuraavien mittareiden liiketoimintavaikutus:
- Kuinka monta henkilöä tiimissäsi oli? Millainen tiimin kokoonpano oli?
- Kuinka kauan projekti kesti?
- Mikä oli budjetin vaihteluväli?
- Mikä oli projektin liiketoimintatavoite? (esim. konversioasteiden tai sivustolla vietetyn ajan parantaminen)
Älä pelkää käyttää laadullista tietoa, jos sinulla ei ole tarkkoja lukuja. Mittakaavan havainnollistamiseksi prosenttiluvut ovat yleensä hyödyllisempiä kuin tarkat lukumäärät.
Vaihe 5: Pyydä palautetta
Jos mahdollista, pyydä mentorilta ja/tai rekrytoivalta esihenkilöltä palautetta portfoliosi sisällöstä ja laadusta. Pyydä vähintään jotakuta tarkistamaan valmis työ kirjoitus-, kielioppi- ja muotoiluvirheiden varalta sekä varmistamaan, että lisäämäsi linkit toimivat.
Näin selätät projektinhallinnan portfolion yleiset haasteet
Projektinhallinnan portfoliota rakentaessasi saatat kohdata haasteita. Tässä on ratkaisuja yleisimpiin ongelmakohtiin.
Puuttuvat tai puutteelliset projektimittarit
On vaikea luoda rekrytoivien esihenkilöiden ihastelun kohteeksi päätyvää datarikasta esitystä, jos työskentelet ympäristössä, jossa dataosaamista ei ole vielä kehitetty tai jossa asiakkaiden luottamuksellisuuteen liittyvät vaatimukset estävät sinua jakamasta yksityiskohtia. Näissä tilanteissa:
- Jaa määrällisen tiedon sijaan laadullista tietoa, jossa keskityt projektipäällikkönä aikaansaamaasi vaikutukseen (esim. suhteelliset muutokset tai loppukäyttäjille koitunut hyöty)
- Jos projektin yksityiskohdat puuttuvat, viittaa yleisesti ymmärrettyihin liiketoimintamittareihin (esim. liikevaihto, klikkausprosentti, puhelujen kesto ja tuottavuusasteet).
Projektin visuaalisen aineiston puuttuminen
Joskus olet työskennellyt hienon projektin parissa, mutta sinulla ei ole jaettavaksi visuaalista aineistoa, joka osoittaisi, kuinka hieno projekti oli. Tässä tapauksessa voit käyttää yritysten logoja, toimitettavien tuotosten sensuroituja versioita tai avoimen lähdekoodin kuvia (ei kuvapankkikuvia!) projektin teeman tai vaikutuksen välittämiseen.
Jos olet vastaavasti rakentanut verkkosivuston, joka ei ole enää verkossa, korvaa se toimivista tiedostoista otetuilla kuvakaappauksilla, etsi arkistotietoja Wayback Machinesta tai suunnittele sen sijaan infografiikka havainnollistamaan projektin mittareita.
Esimerkkejä projektinhallinnan portfolioista
Tässä on esimerkkejä projektipäälliköiden portfolioista, jotka täyttävät tehtävänsä:
4 vinkkiä projektinhallinnan portfolioon
Tässä on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä projektinhallinnan portfoliota kootessa.
1. Ole ammattimainen, mutta pysy omana itsenäsi
Luettele saavutuksesi, mutta hyödynnä portfoliota myös persoonallisuutesi esittelemiseen. Ainutlaatuiset ominaisuutesi voivat erottaa sinut muista hakijoista.
2. Investoi ammattilaispalveluihin
Jos olet lykännyt verkkosivuston suunnittelua, PDF-tiedoston ulkoasun luomista tai tekstien kirjoittamista, harkitse jonkun palkkaamista tekemään ne puolestasi. Portfoliosi tulisi tuoda saavutuksesi ansaitsemallaan tavalla esiin, joten jos suunnittelu ei ole vahvuutesi, älä anna sen jarruttaa itseäsi.
3. Ajattele kuin rekrytoiva esihenkilö
Selaa portfoliotasi 30 sekunnin ajan arvioidaksesi sitä rekrytoivan esihenkilön näkökulmasta. Onko ulkoasu vakuuttava? Nousevatko tärkeimmät kohdat selkeästi esiin? Jos eivät, tarkastele portfoliota uudelleen ja varmista, että saavutuksesi näkyvät parhaassa mahdollisessa valossa.
4. Älä jätä draamaa pois
Mikä teki matkastasi vaikean? Millaisia projektin haasteita kohtasit? Rekrytoivien esihenkilöiden ei tarvitse tietää, millainen olet suotuisissa projekteissa, jotka sujuvat täydellisesti. He haluavat tietää, millainen olet silloin, kun asiat ovat kriisissä ja tilanne on riistäytymässä käsistä. Hyödynnä projektisalkkuasi herättääksesi heidän kiinnostuksensa, jotta he voivat kutsua sinut projektinhallinnan työhaastatteluun ja kysyä siitä.
Etsitkö lisää?
Hanki käytännön näkemyksiä ja reaaliaikaisia yhteisön neuvoja projektipäällikköportfoliostasi liittymällä DPM:n jäseneksi. Liity yhteisöön. Löydä oma joukkosi.
