10 syvällisen työn tekniikkaa keskittymisen tueksi
Vähennä häiriötekijöitä: Jatkuvan melun ja keskeytysten hallinta auttaa sinua tekemään tehokasta syvällistä työtä ja saamaan enemmän aikaan.
Kokeile erilaisia työskentelytapoja: Erilaiset strategiat, kuten luostarityöskentely ja kaksijakoinen työskentely, voivat auttaa sinua sisällyttämään syvälliselle työlle varattua aikaa kiireiseen aikatauluusi.
Yleiset tekniikat: Yleisimpiä syvällisen työn tekniikoita ovat priorisoinnin harjoittelu, tavoitteiden asettaminen ja ajanjaksojen varaaminen kalenteriin – jokainen näistä voi parantaa tehokkuutta.
Työn tekeminen valmiiksi ei ole koskaan ollut vaikeampaa – käsiteltävänä on loputon virta kokouksia, matkapuhelinten ääniä ja Slack-ilmoituksia. Syvätyölle varatun ajan ottaminen osaksi arkeasi on erinomainen tapa keskittyä ja varmistaa, että tärkeimmät tehtäväsi tulevat tehdyiksi niiden vaatiman panostuksen ja energian avulla.
Tässä ovat syvätyötekniikkani, vinkkini ja niksini, joiden avulla voit keskittyä ja saada kaiken tehtyä!
Mitä syvätyö on?
Syvätyö on keskittyneisyyden tila, jossa henkilö työskentelee monimutkaisen tehtävän parissa ilman häiriötekijöitä. Tällainen tehtävä voi olla projektisuunnitelman laatiminen, strategian parissa työskentely tai itsearvioinnin tai suoritusarvion kirjoittaminen tiimin jäsenelle tai suoraan alaiselle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se voi olla myös monimutkainen tehtävä, kuten tulevan viikon, kuukauden tai vuosineljänneksen suunnittelu, tai vaikka artikkelin kirjoittaminen (kyllä, tämän syvätyöstä kertovan artikkelin kirjoittaminen teille oli minulle syvätyötä)!
Syvätyö ja pintatyö
Syvätyö sisältää tehtäviä, jotka vaativat täyden keskittymisesi, kun taas pintatyö on helppoa tekemistä, jonka voit hoitaa työpäivän aikana kokousten tai muiden tärkeiden tehtävien lomassa.
Voit esimerkiksi vastata lyhyeen sähköpostiin tai Slack-kysymykseen samalla, kun kuuntelet tiimin jäsenen esittelevän työtään sisäisessä kokouksessa. Tällaisen pintatyön tekeminen moniajoa hyödyntäen on sopivissa tilanteissa täysin ok. Syvätyö vaatii enemmän keskittymistä; esimerkkejä siitä ovat pidemmän, tutkimista tai pohdintaa vaativan sähköpostin kirjoittaminen tai esityksen laatiminen asiakastapaamista varten.
Miksi syvätyö on tärkeää?
Syvätyö on tärkeää, koska monimutkainen ja strateginen työ vie projektia, tiimiä tai organisaatiota eteenpäin. Kyky keskittyä tähän syvätyöhön on ratkaisevan tärkeä. Jos et pysty siihen, työsi tulokset viivästyvät.
Jos sinun esimerkiksi täytyy kirjoittaa uuden työntekijän tehtävänkuvaus hyväksyttäväksi ja julkaistavaksi, mutta et pysty keskittymään kerrallaan yli kymmentä minuuttia, rekrytointi voi viivästyä ja lisätehtäviä voi koitua niille, jotka hoitavat muita tehtäviä (mahdollisesti myös sinulle)!
4 syvätyön tyyppiä
Kaikki syvätyö ei ole samanlaista. Suositun liiketoimintaa käsittelevän teoksen Deep Work kirjoittaja Cal Newport esittelee neljä erilaista syvätyön tyyppiä, joita hän kutsuu neljäksi syvätyön filosofiaksi.
- Luostarimainen: Luostarimainen syvätyö tarkoittaa useita päiviä lähes täydellistä keskittymistä. Luostarimaisessa syvätyössä työskentelet useita päiviä ilman häiriötekijöitä. Aktiivisten projektien parissa työskentelevälle digitaalisen projektin johtajalle tämä ei ole realistista. Tästä huolimatta yhden tai kahden päivän varaaminen projektien väliin syvätyötä varten voi olla erittäin tehokasta.
- Kaksijakoinen: Kaksijakoinen syvätyö tuo aikatauluun tasapainoa. Jotkin viikon päivistä varataan syvälliseen keskittymiseen (eli luostarimaiselle työskentelylle) ja jotkin kaikelle muulle. Jos työskentelisit esimerkiksi konsulttina, voisit omistaa maanantait ja perjantait syvätyölle ja tiistait, keskiviikot ja torstait sähköposteille, asiakastapaamisille ja muulle pintatyölle.
- Rytminen: Rytmisessä syvätyössä työpäivä jaetaan ajanjaksoihin (yleensä noin 90 minuutin mittaisiin), jotka varataan syvätyölle, ja loppupäivä jätetään muille asioille. Hallinnoimiesi projektien määrästä ja tyypistä riippuen saatat pystyä työskentelemään yhden tai kaksi tällaista syvätyöjaksoa useimpina päivinä.
- Journalistinen: Journalistinen syvätyö on luultavasti monille projektipäälliköille tutuin tyyppi, sillä siinä syvätyötä tehdään aina, kun aikaa löytyy. Koska monet meistä tekevät tottumuksesta useita asioita samanaikaisesti, tämä saattaa tuntua tutuimmalta vaihtoehdolta, etenkin jos työskentelet toimistossa ja sinulla on paljon pieniä projekteja.
10 syvätyötekniikkaa
Riippumatta syvätyön filosofiastasi tai harjoittamastasi syvätyön tyypistä, tässä on joitakin tuottavuustyökaluja ja tekniikoita, joiden avulla saat syvätyöajastasi ja hyvistä keskittymiseen liittyvistä tavoistasi kaiken hyödyn irti.
1. Aseta tärkeysjärjestys
Priorisointi varmistaa, että käytät keskittymiseen varaamasi ajan mahdollisimman tehokkaasti. Aloita vastaamalla tähän kysymykseen: ”Mikä yksittäinen tehtävä edistäisi asioita eniten, jos saisin sen valmiiksi tämän työskentelyjakson aikana?” Valitse muutama muu tärkeä tehtävä, jonka parissa voit työskennellä, jos saat käsillä olevan tehtävän valmiiksi ennen työskentelyjakson päättymistä.
2. Luo rutiini ja rituaaleja
Rutiinista ja rituaaleista voi olla hyötyä siirryttäessä syvätyöskentelyjaksoihin. Tähän voi kuulua lyhyt sosiaalisen median selaaminen ennen Älä häiritse -tilan laittamista päälle tai kollegoille ilmoittaminen, etteivät he häiritse sinua syvätyöjakson aikana, ellei kyseessä ole hätätilanne.
Hätätilanteista puheen ollen, määrittele tämä termi tiimillesi. Minulle henkilökohtaisesti hätätilanne tarkoittaa sitä, että toimisto on tulessa, jonkun verkkosivusto on kaatunut tai joku on tullut antamaan minulle miljoona dollaria. Kaikki, mikä ei ole tällä listalla, voi odottaa, kunnes syvätyöjaksoni on päättynyt.
Harkitse palkitsemisrituaalin lisäämistä. Se voi olla mitä tahansa haluat: 10 minuutin tauko, herkullinen noutolounas, illanvietto ystävien kanssa tai mikä tahansa muu palkinto, joka motivoi sinua tekemään syvätyötä.
3. Aikatauluta päiväsi ja varaa työskentelyaikaa
Kuten kaiken prioriteetin kannalta tärkeän kohdalla, merkitse syvään työskentelyyn varatut jaksot kalenteriisi. Näin sinulla on keskeytymättömiä ajanjaksoja syvään työskentelyyn. Jos unohdat tämän, työtoveri saattaa lisätä kalenteriisi kokouksen juuri keskelle sitä, mikä voisi olla täydellinen jakso syvään työskentelyyn.
Kun voit hallita aikatauluasi, pystyt todennäköisesti mahduttamaan mukaan useampia syvään työskentelyyn varattuja jaksoja. Saatat joutua tekemään myönnytyksiä suurten tiimikokousten suhteen, sillä niiden aikatauluttaminen on haastavampaa, mutta jos voit hallita kalenteriasi, ajanhallinnan haasteesi vähenevät merkittävästi.
Kun kalenterissani on suuria, avoimia ajanjaksoja (ja näytän olevan vapaana), merkitsen ne mielelläni muistiinpanolla “Kysy ennen aikatauluttamista”. Näin, jos tarvitsen aikaa artikkelin kirjoittamiseen, työselosteen tai esityksen laatimiseen tai muuhun syvään työskentelyyn, voin itse päättää, milloin minun on pidettävä tauko kokousta tai työtoverin tai asiakkaan kanssa keskustelemista varten (sen sijaan, että joku vain lähettäisi kutsun kalenteriini ja kokisin painetta hyväksyä sen).
4. Seuraa ajankäyttöäsi
Vaikka me kaikki mielellämme vihaamme ajankäytön seurantaa, siitä voi olla hyötyä lyhyen aikaa tai hyvin täsmällisten tehtävien kohdalla. Jos esimerkiksi ajattelet työselosteiden kirjoittamisen vievän liikaa aikaa, mittaa oma aikasi. Käynnistä ajastin joka kerta, kun ryhdyt laatimaan työselostetta, ja katso, kuinka paljon aikaa siihen todellisuudessa kuluu.
Kun tarkastelet aikakirjauksiasi, analysoi, milloin käytät tähän tehtävään eniten aikaa. Tapahtuuko se silloin, kun yrität työskennellä sen parissa lyhyemmissä jaksoissa sen sijaan, että käyttäisit 1-2 tuntia ja saisit tehtävän valmiiksi? Joidenkin paljon ajattelua vaativien tehtävien kohdalla lyhyemmissä jaksoissa työskentely voi olla tehotonta, koska sinun on luettava huolellisesti päästäksesi kiinni siihen, mihin jäit, ja palataksesi käsillä olevaan tehtävään.
Ajankäytön seurantatietojen hyödyntäminen tämän vahvistamiseksi voi olla tehokasta, ja yksi tuottavuustyökalujen hyödyistä on se, että niihin on yleensä sisäänrakennettu ajanseuranta- ja raportointiominaisuudet. Olen oppinut, että yliarvioin usein tehtävien vaatiman ajan, erityisesti silloin, kun kyse on pitkäveteisemmistä tehtävistä. Toisaalta aliarvioin usein sen, kuinka paljon aikaa käytän tehtävälistani tehtäviin, jotka eivät vaadi kognitiivista ponnistelua (terveisiä sähköpostien tarkistamiselle ja Slack-viesteihin vastaamiselle).
5. Rajoita asiayhteydestä toiseen vaihtamista ja moniajoa
Syvän työskentelyn tavoitteena on päästä flow-tilaan (joka on ajanhallintatilastojen tukema tekniikka), jotta voit keskittyä täysin käsillä olevaan tehtävään ja uppoutua työhön. Et todellakaan pääse tähän tilaan, jos teet useita asioita samanaikaisesti.
Asiayhteydestä toiseen vaihtaminen eli liian monen asian yrittäminen samanaikaisesti voi viedä keskittymiskykysi. Saatat saada valmiiksi vain 80 % kolmesta tai neljästä tehtävästä, eivätkä ne todennäköisesti ole yhtä laadukkaita kuin silloin, jos olisit voinut keskittyä. Tämä on myös varma keino uupua (tai ainakin tuntea olonsa todella väsyneeksi ja saada aikaan vähemmän).
Jos sinulla siis on suuri tehtävä, hyödynnä ajankäytön jaksottamisen tekniikoita, aikatauluta viikko kaksijakoista työskentelyä varten (jolloin varaat muutaman päivän syvälle työskentelylle ja muutaman päivän kaikelle muulle) tai käytä muita ajanhallintatekniikoita. Näin voit saada aikaan laadukasta työtä sekä syvään työskentelyyn liittyvässä projektissasi että kaikessa muussa, mikä sinun on saatava tehtyä.
6. Minimoi häiriötekijät
Syvä työskentely ja täydellinen keskittyminen eivät ole taitoja, jotka kehittyvät yhdessä yössä. Sinun on harjoiteltava syvää työskentelyä säännöllisesti, jotta pystyt saavuttamaan sellaisen keskittymisen tason, jota vaativimpien henkisten tehtävien tai ammatillisten toimintojen hoitaminen edellyttää.
Jos olet vasta aloittanut työelämässä tai vaihdat fyysisesti raskaammasta työstä tietotyöntekijän tehtävään, pitkään paikallaan istuminen voi olla haastavaa. Yritä minimoida häiriötekijät. Katsele työskentelyaluettasi ja huomioi, mikä häiritsee sinua. Soiko musiikki tai onko televisio päällä? Puhuvatko ihmiset? Onko näkökentässäsi epäjärjestystä, joka kiinnittää jatkuvasti huomiosi?
Jos mahdollista, käytä keskittymistä helpottavaa sovellusta tai aseta ajastin 10 -15 minuutiksi ja käytä tuo aika häiriötekijöiden minimoimiseen. Tarkoittipa se musiikin sammuttamista (tai keskittymissoittolistan käynnistämistä), pyykin taittelua ja laittamista paikoilleen tai likaisten astioiden viemistä pois työtilastasi, etukäteen käytetty aika auttaa sinua tekemään laadukasta syvää työtä, kun aloitat.
7. Aseta tavoitteita ja seuraa niitä
Kuten jo totesin, voi olla hyvin vaikeaa pakottaa itsensä istumaan alas ja tekemään kaikkein syvintä työtä tiettyinä ajankohtina tai pyydettäessä. On tärkeää asettaa realistisia tavoitteita sen suhteen, kuinka paljon syvää työtä pystyt tekemään päivässä tai viikossa.
Useimmilla meistä on määritellyt työajat, joten on tärkeää selvittää, kuinka tehdä mahdollisimman paljon syvää työtä käytettävissä olevan ajan puitteissa. Tässä tavoitteiden asettamisesta ja edistymisen seuraamisesta voi olla hyötyä.
Harkitse tavoitteeksi kolmea 90 minuutin syvätyöskentelyjaksoa viikossa. Kun totut tähän tapaan, harkitse jaksojen määrän lisäämistä tai niiden pidentämistä sen mukaan, kumpi vaikuttaa olevan tuottavampaa ja tarpeidesi mukaista.
8. Varaa aikaa levolle
Syvätyöskentely ilman lepoa ja rentoutumista johtaa helposti uupumiseen. Menetät monia syvätyöskentelyn hyötyjä (tai sen ajan, jonka varaat syvätyöskentelylle), jos olet liian uupunut tehdäksesi sitä tehokkaasti.
Jos huomaat, että tehtävien suorittamiseen kuluu yhä enemmän aikaa tai että olet menettämässä kiinnostuksesi työhösi, pidä tauko, vaikka se tuntuisikin epäloogiselta. Mitä enemmän yrität pakottaa itseäsi jatkamaan, sitä tehottomampaa työskentelystä tulee uupuneena. Opettele tunnistamaan uupumisen varhaiset merkit ja luo päivittäinen rutiini taukoja ja lepoa varten.
9. Aseta ajastin
Jos olet joskus käyttänyt Pomodoro-tekniikkaa, tiedät, kuinka hyödyllinen ajastin voi olla. Tässä työskentelytavassa keskitytään noin 20 minuutin ajan syvälliseen, keskittyneeseen työskentelyyn ja pidetään jaksojen välissä muutaman minuutin tauko.
Syvätyöskentelyjaksoa varten 20 minuuttia ei ehkä riitä, joten kokeile asettaa ajastimeen 90 minuuttia. Näin sinun ei tarvitse huolehtia ajantajun menettämisestä ja jonkin asian unohtamisesta, vaan voit keskittyä käsillä oleviin tehtäviin.
10. Poista ilmoitukset käytöstä
Tämä vaikuttaa melko itsestään selvältä, mutta sen unohtaminen on helppoa. Kun aloitat syvätyöskentelyjakson, poista kaikki ilmoitukset käytöstä. Tämä tarkoittaa sähköposti-, matkapuhelin- tai älykellohälytyksiä sekä selaimen ilmoituksia.
Aseta kaikki laitteet Älä häiritse -tilaan. Jos työskentelet toimistossa tai kotona kämppäkavereiden tai perheenjäsenten kanssa, kerro heille, että olet aloittamassa syvätyöskentelyjaksoa eikä sinua saa häiritä, ellei toimisto tai talo ole tulessa.
Jos teen syvätyötä perheen luona tai matkustaessani, ilmoitan kaikille, ettei minua saa häiritä tietyn ajanjakson aikana, ellei kyseessä ole hätätilanne (tai siis ellei Publisher’s Clearinghousen kaveri ilmesty paikalle niin suuren shekin kanssa, että voisin jäädä eläkkeelle).
Liity seuraamme saadaksesi lisää syvätyöskentelyn vinkkejä ja niksejä
Haluatko oppia lisää syvätyöskentelystä tai siitä, kuinka löydät lisää ajanjaksoja, joiden aikana sinä ja tiimisi voitte päästä syvätyöskentelyn rytmiin? Liity kokeneiden ja aktiivisten projektipäälliköiden yhteisöömme oppiaksesi lisää syvätyöskentelystä ja muista projektinhallintaan liittyvistä taidoista!
