Parhaat yhteenvedon tekemisen ja muistiinpanojen kirjoittamisen strategiat

Aloitetaan käsittelemällä muistiinpanojen tekemiseen liittyvää suurta ongelmaa.

Mikä tekee muistiinpanojen tekemisestä niin vaikeaa?

Aluksi on tärkeää tunnistaa yleisin muistiinpanotilanteeni, jotta asiayhteys käy selväksi: muistiinpanojen tekeminen projektipäällikkönä ryhmäkokouksessa, olipa kyseessä puhelu useiden sidosryhmien kanssa tai suunnittelutilaisuus ydintiimin kanssa.

Usein tässä tilanteessa projektipäällikön on sekä johdettava kokousta että tehtävä muistiinpanoja samanaikaisesti. Nämä tehtävät edellyttävät erilaisia taitoja ja aivojen eri osien käyttöä; toisessa roolissa esitetään asioita ja hallitaan kokouksen suuntaa (mikä yleensä edellyttää tietojen ja osaamisen jakamista samalla), kun taas toisessa kuunnellaan aktiivisesti, käsitellään tietoa, dokumentoidaan ja reagoidaan.

Vaihtaminen näiden kahden roolin välillä suunnitellun esityslistan hallinnan ohessa (ja kaiken tekeminen hyvin) voi olla pelottava haaste. Näistä kahdesta roolista kokouksen johtaminen on kiistatta tärkeämpi, joten jatkuvan asiayhteyden vaihtamisen kanssa yhteensopivien muistiinpanostrategioiden luominen on välttämätöntä. 

Muistiinpanojen priorisoinnin viitekehys

Yksityiskohtaisimmat ja perusteellisimmat muistiinpanot päätyvät usein lähes hyödyttömiksi, kun otetaan huomioon asiayhteys, jossa ne on tehty. Et ole oikeudenkäyntikirjuri, jonka tehtävänä on tallentaa puhuttu sana sanalta. Älä oikeastaan tee niin; puhe on usein hieman epäjohdonmukaista, kun se kirjoitetaan sanatarkasti ylös, ja joudut lukemaan kohtuuttoman paljon tietoa löytääksesi olennaiset kohdat.

Kokousmuistiinpanot ovat todella hyödyllisiä vain, jos niistä voi myöhemmin nopeasti hakea ja silmäillä olennaista tietoa. Priorisointi on avainasemassa.

Yleisimmät syyt etsiä tietoa vanhoista muistiinpanoista

1. Selvittää, kenen kuuluu tehdä mitä
2. Palata tehtyihin päätöksiin tai selventää niitä
3. Etsiä vaatimuksiin liittyvää laajempaa asiayhteyttä
4. Ratkaista erimielisyyksiä ja kiistoja (ja jossain määrin suojata omaa selustaa eli CYA)

Keskeistä on siis käyttää tarpeisiisi sopivia muistiinpanojen tekemisen strategioita.

Mitä sinun pitäisi kirjoittaa muistiinpanoihisi?

Pakollisesti kirjattavat asiat

• Toimenpiteet: Jos et kirjaa mitään muuta, kirjaa toimenpiteet (joita kutsutaan eri organisaatioissa myös tehtäviksi, työtehtäviksi, toimenpidepyynnöiksi tai monilla muilla nimillä). Ne toimivat perustana sille, että kaikki pysyvät samalla sivulla ja työ etenee. Pidän yksinkertaisesta muodosta: ”[Henkilön nimi] tekee [tehtävän tarkat tiedot] [määräpäivään] mennessä.”
• Päätökset: Monissa kokouksissa perehdytään perusteellisesti ominaisuuksia ja toimintatapaa koskevaan väittelyyn. Suuri osa näistä yksityiskohdista ei ole myöhemmin hyödyllisiä, mutta ryhmän hyväksymän lopputuloksen ja päätöksen selkeä määrittely on olennaista.
• Vaatimukset ja määrittelyt: Sinun on kehitettävä vaistosi sen tunnistamiseen, milloin keskustelussa esitetään vaatimuksia. Joskus ne tulevat esiin yllättäen keskustelun keskellä. Niiden dokumentointi on kuitenkin tietysti tärkeää (ja niiden keskittäminen muualle sen sijaan, että ne säilytettäisiin vain muistiinpanoissa), jotta niihin ei tarvitse palata ja keskustella niistä uudelleen myöhemmin.

Kirjaa harkintasi mukaan

• Muut keskustelunaiheet: Käytä parasta harkintaasi päättäessäsi, mitkä keskustelun osat kirjaat. Jos sinusta tuntuu, että johonkin voi olla tarpeen palata myöhemmin, tee mieluummin muistiinpanot! Jos keskustelu koskee aihetta, joka on jo dokumentoitu perusteellisesti vaatimuksissa tai joka ei ole tiimin tiedon kannalta olennainen, lyhyys on parempi.
• Mielipiteet ja väittely: Kuten edellä todettiin, jos päätös tehdään, päätöksen kirjaaminen on ensiarvoisen tärkeää; sitä edeltänyt keskustelu? Ei ehkä niinkään. Jos asia kuitenkin jää ratkaisematta, eri harkinnassa olevat vaihtoehdot kannattaa ehdottomasti kirjoittaa muistiin.
• Aivoriihi: Jälleen kerran aivoriihen tärkeimmät kirjattavat asiat ovat lopputulokset ja päätökset, mutta myös yksityiskohtien kirjaamisesta voi olla hyötyä. Jos käytätte valkotaulua, ota siitä vain valokuvia ja lisää asiayhteyttä koskevat muistiinpanot myöhemmin!
• Yleinen keskustelu: Keskustelun yksityiskohtainen kirjaaminen ei useinkaan tuota myöhemmin paljon hyötyä. Pidä sen sijaan korvasi auki toimenpiteille, päätöksille ja vaatimuksille niiden tullessa esiin.

Älä kirjaa

• Epäselvät näkökulmat: Joskus sidosryhmät päätyvät väittelemään keskenään ja muuttamaan näkökulmaansa edestakaisin käsitellessään jotakin asiaa. Suosittelen, ettei tätä kirjata ylös, jotta lopputulos ei hämärtyisi (mutta lopputulos kannattaa ehdottomasti kirjata).
• Kohteliaisuudet: On aina hauskaa vertailla, kenellä on tällä hetkellä parempi sää, mutta muistiinpanojen tekemisen kannalta? Ehdottomasti tarpeetonta!

Muistiinpanojen tekemisen strategioiden hiominen

Nyt kun olemme käsitelleet varsinaisten muistiinpanojen kirjaamisen yksityiskohtia, on syytä käsitellä myös onnistuneiden muistiinpanojen taustalla olevaa laajempaa prosessia. Kun teen kokousmuistiinpanoja, teen useita keskeisiä asioita (tai kadun usein, jos jätän ne väliin), kuten:

• Esityslistan laatiminen: Tämä on projektinhallinnan perusteita, mutta kokeneimmatkin kokousten vetäjät saapuvat joskus paikalle valmistautumattomina. Jos käytät etukäteen aikaa esityslistan suunnitteluun, pystyt hallitsemaan paremmin kokouksen etenemistä ja varautumaan todennäköisiin keskeisiin muistiinpanojen kirjaamisen hetkiin.
• Muistiinpanojen tekeminen etukäteen: Esityslistan hyvä puoli on se, että voit aloittaa muistiinpanojen tekemisen jo ennen kokousta. Kirjoita tärkeimmät keskustelukohdat, jotka aiot esitellä, etukäteen. Olisi hassua yrittää kirjoittaa muistiinpanoja siitä, mitä sanot, samalla kun puhut!
• Muistiinpanovälineiden valmisteleminen: Kun muistiinpanovälineesi ovat valmiina ja niihin on ennen kokouksen alkua lisätty esityslista sekä asiayhteyteen liittyvät aiheet, kokouksen aikana tehtävän työn määrä vähenee.
• Varaa 10 minuuttia ennen kokousta (erityisesti puheluita varten): Voisin kirjoittaa kokonaan erillisen blogikirjoituksen ääni- ja videopuhelutyökaluista, mutta riittänee todeta, että ajoissa valmistautuminen ja AV-laitteiden testaaminen vähentävät ongelmia ja varmistavat, että pääset aloittamaan ajoissa. Kun koko varattu aika on käytettävissä ja kuulet kaikki osallistujat, puhelu etenee vähemmän kiireisesti, mikä tarkoittaa parempia muistiinpanoja.
• Varaa 10 minuuttia kokouksen jälkeen: Keskustelun asiayhteys ei ole koskaan tuoreempana muistissasi kuin heti kokouksen jälkeen. Käytä tämä aika muistiinpanojesi siistimiseen, järjestä ne tarvittaessa uudelleen, lisää yksityiskohtia kohtiin, joissa saattaa olla puutteita, ja poista muistiinpanot, joista ei lopulta ollut juurikaan hyötyä. Bonusvinkki: käy muistiinpanosi läpi ja etsi vaatimukset, jotka pitäisi siirtää keskitetysti dokumentoitavaan paikkaan. Teillähän on sellainen, eikö niin?

Mieleenpainuvien muistiinpanojen tekemisen avain on kirjoittaa muistiinpanoja 10 minuuttia ennen kokouksia ja niiden jälkeen.

More Articles

• Tuottavan tekoälyn ominaisuudet: tekoälyavustajasta autonomisiin agentteihin
• Niche- ja indie-työkalut, jotka antavat projektipäälliköille etulyöntiaseman
• Parhaat tekoälymallit projektinhallinnan tehtäviin

Vinkkejä ja niksejä muistiinpanovälineistöön

Edellä kerroin yleisistä muistiinpanojen tekemisen strategioistani ja priorisointitavastani, mutta käytän myös monia muita niksejä tehostaakseni työskentelyä ja vähentääkseni ongelmia:

• Tee osittaisia muistiinpanoja: Jätä sanoja pois, käytä avainsanoja ja kirjoita keskeneräisiä lauseita. Palaa niihin sitten heti, kun asiayhteys on vielä tuoreena mielessäsi, ja muokkaa ne helpommin luettaviksi.
• Tee muistiinpanoja asiayhteydessä: Älä luota liikaa oletusarvoisiin muistiinpanojen tekemisen strategioihisi. Jos kyseessä on Invisionia käyttävä asiakkaan suunnittelukatselmus, kirjaa muistiinpanot kommentteina Invisioniin. Jos taas tarkastelet JIRA-tehtävien etenemistä, kirjoita muistiinpanot kommentteina asianmukaisiin JIRA-tehtäviin. Tai jos tarkastelet Google Docs -vaatimusasiakirjaa, kirjoita muistiinpanot kommentteina Google-dokumenttiin. Riippumatta siitä, mitä projektinhallintaohjelmistoa käytät. Ymmärrät varmasti ajatuksen!
• Äänitä todella tärkeät kokoukset: Jos sinun on johdettava työpajaa tai suurta kokousta, jossa on niin paljon monimutkaisia asioita, ettei muistiinpanojen tekemisen voi odottaa onnistuvan, tallenna ääni (ja/tai video). Kukaan muu kuin sinä ei todennäköisesti koskaan käytä aikaa äänitteen kuuntelemiseen, mutta ainakin sinulla on myöhemmin mahdollisuus rekonstruoida yksityiskohdat asianmukaiseksi dokumentaatioksi.
• Google on ystäväsi: Kun hallinnoit projektia uudella alustalla, jota et tunne, ympärilläsi heitellään väistämättä termejä ja lyhenteitä, joita et ymmärrä. Kirjoita kuulemasi mahdollisimman hyvin foneettisesti muistiin (olettaen, ettet pysäyttänyt keskustelua ja pyytänyt kokouksen aikana tarkennusta termiin) ja syötä se Googleen kaiken käytettävissä olevan asiayhteyden kera. Useimmiten saat vastauksen. Jos et saa, ja olettaen, ettei koko tiimisi näyttänyt keskustelun aiheen aikana yhtä hämmentyneeltä, on todennäköistä, että joku heistä osaa selittää yksityiskohdat, jotka aiheuttivat sinulle vaikeuksia.

Vähemmän on enemmän

Jos opit tästä kirjoituksesta vain yhden asian, olkoon se se, että kokousmuistiinpanoissa vähemmän on enemmän! Mitä pidempään olen tehnyt muistiinpanoja, sitä tiiviimpiä niistä on yleensä tullut. Älä käsitä väärin – muistiinpanojen tekeminen on ratkaisevan tärkeää, ja hyvien muistiinpanojen tekeminen on olennainen osa tervettä projektia. Nykyinen määritelmäni “hyville” muistiinpanoille perustuu kuitenkin vahvasti ajatukseen, että vähemmän on enemmän.

Usein tunnin mittaisessa kokouksessa on enintään kymmenen keskeistä aihetta ja hetkeä, jotka on ehdottomasti kirjattava muistiinpanoihin. Kokoukset voivat olla sekavia (jopa esityslistan kanssa), mutta se ei tarkoita, että muistiinpanojesi pitäisi olla sitä; löydä olennainen hälyn keskeltä!