PM-henkilöiden 80/20-sääntö: Pareton periaatteen opas

Esimerkiksi:

• 80 prosenttia stressistäsi johtuu todennäköisesti 20 prosentista projekteistasi
• 80 prosenttia tiimisi onnistumisista syntyy 20 prosentista toimistasi
• 80 prosenttia postilaatikkosi aiheuttamasta tuskasta tulee... no, tiedät kyllä jo

Olet nähnyt tämän ennenkin. Yksi ominaisuus, joka ilahduttaa käyttäjiä. Yksi integraatio, joka hidastaa kaikkea. Yksi varatoimitusjohtajan pyyntö, joka vie puolet viikostasi. Tässä 80/20-sääntö on toiminnassa.

Pareton periaatteen historia

80/20-säännöstä saamme kiittää italialaista taloustieteilijää Vilfredo Paretoa, joka huomasi 1800-luvun loppupuolella, että 20 prosenttia hänen hernekasveistaan tuotti 80 prosenttia puutarhan herneistä ja että 20 prosenttia ihmisistä omisti 80 prosenttia Italian maa-alasta. Oliko tarina täysin totta vai vain poikkeuksellisen täsmällistä maanviljelijän rehvastelua, periaate pitää silti paikkansa. Jokainen, joka on joskus ylläpitänyt tiekarttaa, tietää, miltä tuntuu korjata pitkästä vähävaikutteisten tehtävien luettelosta suuri määrä ei mitään.

Myöhemmin Joseph Juran, yksi laadunvalvonnan isistä, tarttui Pareton oivallukseen ja vei sitä eteenpäin. Hän keksi ilmauksen ”elintärkeät harvat ja vähäpätöiset monet”, joka on sittemmin päätynyt PowerPoint-esityksiin ja valkotauluille ympäri yritysmaailmaa.

Juranin työ teki 80/20-säännöstä käytännöllisen erityisesti valmistuksessa ja prosessien kehittämisessä, joissa vikojen tunnistamisesta ja vähentämisestä tuli mitattavaa tiedettä. Hänen ajatuksensa auttoivat luomaan perustan Six Sigmalle, laadunvalvonnan viitekehyksille ja nykyaikaisille ongelmanratkaisumenetelmille.

Otetaan esimerkiksi kahviongelmat yhden toimintaviikon aikana. Suurin osa kirjatuista ongelmista liittyi muutamaan ongelmaan. Kannattaisiko meidän käyttää paljon aikaa ja energiaa väärien makeutusaineiden tai väärän paahtoasteen ratkaisemiseen? Ei, vaan meidän pitäisi ensin keskittyä korjaamaan ”tilattu paahtoaste ei täyty”- ja ”väärä maitotuote” -ongelmat. 

Mitä voimme oppia tästä? Muutaman asian:

• Vaivannäön epätasainen jakautuminen on normaalia. Suurin osa tuotoksistasi ei synny hajanaisesta työstä, vaan keskittymisestä.
• Pienet havainnot skaalautuvat. Hernekasveista ja maanomistuksesta ominaisuuksien priorisointiin tämä periaate toimii lähes kaikissa järjestelmissä.
• Kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä. Ja teeskentelemällä niiden olevan päädymme tilanteeseen, jossa meillä on 47 Jira-tehtävää, joita kukaan ei tarvitse.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miksi 80/20-sääntö on tärkeä projektinhallinnassa?

80/20-sääntö on tärkeä, koska useimpien projektien resurssit ovat tavalla tai toisella rajalliset – ajan, ihmisten, rahan tai kaikkien kolmen osalta. Sinulla ei ole ylellisyyttä kohdella jokaista tehtävää yhtä arvokkaana. Tässä Pareton periaate auttaa. Se antaa sinulle keinon raivata hälyn tieltä ja keskittyä niihin harvoihin asioihin, joilla on eniten merkitystä.

80/20-sääntö on enemmän kuin älykkäältä kuulostava viitekehys. Näin se auttaa sinua keskittämään aikasi ja energiasi sinne, missä niillä on oikeasti merkitystä.

• Auttaa priorisoimaan rajallista aikaa ja resursseja: Se tarjoaa näkökulman, jonka avulla voit suodattaa hälyn ja keskittyä siihen, mikä todella edistää projektia, sen sijaan että reagoisit jokaiseen pyyntöön tai eskalointiin samalla tavalla. Lisää tekniikoita löydät oppaastamme työnkulun tehokkuudesta.
• Vähentää kuormitusta keskittymällä vaikutuksiin toiminnan sijaan: Jos tehtävälistasi tuntuu loputtomalta, tämä periaate auttaa tunnistamaan pienen määrän tehtäviä, jotka tuottavat suurimmat tulokset, jotta voit lakata pyörimästä paikallasi. Tämä on erityisen hyödyllistä hallittaessa tuottavuusparanoian aiheuttamaa painetta – tunnetta siitä, ettet tee tarpeeksi, vaikka todellisuudessa teet jo liikaa. 
• Tuottaa rakennetta harkintaa vaativiin päätöksiin: Projektipäälliköiden on usein tehtävä nopeita päätöksiä ilman täydellisiä tietoja. 80/20-sääntö tarjoaa ajattelumallin, johon voit tukeutua silloin, kun täydellistä dataa ei ole saatavilla.

Esimerkkejä 80/20-säännöstä projektinhallinnassa

Tämän säännön vaikutusta ei tarvitse etsiä raporteista. Se on todennäköisesti jo näkyvissä projektissasi – piilossa aikajanallasi, työjonossasi, postilaatikossasi ja kokouksissasi. Tässä muutama paikka, josta voit etsiä sitä:

• 80 % viivästyksistä johtuu 20 %:sta pullonkauloja: Ajattele sitä yhtä hyväksyntää, joka kestää aina viikon. Tai toimittajaa, joka jatkuvasti “palaa asiaan”. Sinun ei tarvitse korjata kaikkea – korjaa vain se, mikä hidastaa sinua eniten. Sen sijaan että jahtaisit jokaista ongelmaa, etsi toistuvat esteet ja poista ne.
• 80 % arvosta syntyy 20 %:sta ominaisuuksia: Aina on yksi tai kaksi ominaisuutta, jotka todella saavat tuotteen loistamaan. Entä loput? Sisäisiä toivelistan kohtia, erityistapauksia tai asioita, joita joku vaati “kriittisiksi” mutta joita ei koskaan käytetty. Keskitä tiimisi siihen, mikä todella vaikuttaa käyttäjän kannalta.
• 80 % sidosryhmien huolenaiheista johtuu 20 %:sta vaatimuksia: Tiedät todennäköisesti jo, mitkä projektin osat aiheuttavat eniten kysymyksiä, palautekierroksia tai äkillisiä “Hyväksyimmekö tämän?” -hetkiä. Tunnista ne ajoissa. Viesti niistä liikaa mieluummin kuin liian vähän. Se säästää sinulta vaivaa myöhemmin.
• 80 % asiakaspoistumasta johtuu 20 %:sta asiakasongelmia: Kaikki tukipyynnöt eivät ole samanarvoisia. Muutama toistuva ongelma – esimerkiksi rikkoutunut käyttöönotto, yllätykset laskutuksessa tai huonosti nimetty painike – voi hiljalleen romahduttaa asiakaspysyvyyden. Et tarvitse valtavaa uudistusta. Sinun on korjattava se, mikä on näkyvää ja toistuvaa (Paretoanalyysi!).
• 80 % tiimin suorituskykyongelmista johtuu 20 %:sta prosessien puutteita: Tiimisi ei välttämättä tarvitse valmennusta – se saattaa vain tarvita selkeyttä. Epäselvä pyyntöjen vastaanottoprosessi tai viisi erilaista tapaa lähettää pyyntö voi kuluttaa ihmisiä. Sujuvoita ongelmakohtia ennen kuin oletat ongelman johtuvan ihmisistä.
• 80 % projektin riskeistä johtuu 20 %:sta riskiluokkia: Kyllä, riskirekisteri on pitkä. Mutta jos tarkastelet sitä lähemmin, kyse on todennäköisesti aina samoista muutamasta asiasta: laajuuden hallitsemattomasta kasvusta, toimittajien viivästyksistä ja asiantuntijoiden saavuttamattomuudesta. Älä kohtele kaikkia riskejä samanarvoisesti. Suhtaudu toistuviin ongelmiin vakavasti.
• 80 % budjetin ylityksistä johtuu 20 %:sta toimittajia tai tehtäviä: Harvoin koko budjetti ylittyy tasaisesti – yleensä kyse on yhdestä ulkopuolisesta toimittajasta tai aliarvioidusta budjettirivistä. Seuraa tarkasti suurikustanteisia tekijöitä, älä pelkästään juoksevaa kokonaissummaa.
• 80 % ajasta kuluu 20 %:iin tehtävistä: On helppo ajautua käyttämään suurin osa ajasta tilannepäivityksiin, sähköpostiketjuihin ja kalenterien yhteensovittamiseen. Ne tuottavat kuitenkin usein vähiten arvoa. Tämän mallin tunnistaminen voi auttaa vapauttamaan aikaa todelliseen suunnitteluun, valmentamiseen ja päätöksentekoon.
• 80 % muutosjohtamisen vastustuksesta tulee 20 %:lta kohdeyleisöstäsi:  Oletko ottamassa käyttöön prosessimuutosta? Aina on yksi tiimi tai yksi erittäin äänekäs johtaja, joka vastustaa muutosta (silmiä voi tässä kohtaa pyöritellä). Älä yritä voittaa kaikkia puolellesi yhtä paljon. Keskitä ponnistelusi sinne, missä vastustus on voimakkainta ja vaikutusvaltaisinta.

Jokainen näistä malleista kutsuu keskittymään, ei yleistämään. Et aina saa täydellistä 80/20-jakaumaa, mutta näiden vaikutuksiltaan merkittävien keskittymien etsiminen voi auttaa sinua raivaamaan hälyä ja johtamaan tehokkaammin.

Kuinka soveltaa 80/20-sääntöä projektipäällikkönä

Säännön tunteminen on hienoa. Hyöty syntyy sen soveltamisesta. Näin teet siitä osan suunnittelua, johtamista ja priorisointia.

• Ruuhkan käsittelyn aikana: Kaikki ruuhkan kohteet eivät ansaitse yhtä paljon huomiota. Aloita tunnistamalla, mitkä tehtävät tai ominaisuudet tukevat tärkeimpiä käyttötapauksia tai liiketoimintatavoitteita. Yleensä juuri nämä harvat kohteet tuottavat suurimman osan asiakkaan tai käyttäjän saamasta arvosta. Jos tehtävä on olemassa lähinnä jonkun vaikutuksen tekemiseksi demossa tai marginaalisen käyttötapauksen ratkaisemiseksi, harkitse sen siirtämistä myöhemmäksi. Tässä säästämäsi aika kertyy nopeasti sprinttien aikana.
• Sprintin suunnittelussa: Sen sijaan, että jakaisit työn tasaisesti, tarkastele, millä toimituksilla on suurin mahdollinen vaikutus. Anna ne tiimin jäsenille, joilla on parhaat edellytykset saada ne valmiiksi laadukkaasti ja ajoissa. Tässä ei ole kyse hierarkiasta. Kyse on siitä, että parhaat tekijäsi keskittyvät työhön, joka vie projektia eteenpäin ja tukee parempaa tiimin tuottavuutta.
• Sidosryhmien hallinnassa: Olet todennäköisesti tekemisissä useampien ihmisten kanssa kuin ehdit hallita läheisesti. Keskity niihin harvoihin sidosryhmiin, jotka vaikuttavat laajuutta, rahoitusta, resursointia tai käyttöönottoa koskeviin keskeisiin päätöksiin. Rakenna luottamusta heidän kanssaan jo varhaisessa vaiheessa. Kun ristiriitoja syntyy, juuri nämä ihmiset voivat auttaa sinua pitämään asiat liikkeessä tai pysäyttää edistymisen kokonaan. Kaikille muille voidaan tiedottaa, mutta heidän ei välttämättä tarvitse osallistua jokaiseen vaiheeseen. Hallitse tällä alueella aktiivisesti energiaasi, aikaasi ja resurssejasi. 
• Ajankäytön jaksottamisessa ja henkilökohtaisessa tuottavuudessa: Oma aikasi on yhtä rajallista kuin budjettisi. Suojaa kalenterisi tunnistamalla, mitkä tehtävät todella tarvitsevat panostasi. Varaa aikaa suunnitteluun, tiimin esteiden poistamiseen, riskien arviointiin ja päätöksentekoon. Pienempien tehtävien kohdalla, joita priorisointiprosessisi aikana ilmenee, harkitse kahden minuutin säännön käyttöönottoa niiden tehokkaaksi hoitamiseksi. Kaiken muun kohdalla harkitse delegointia tai automatisointia – erityisesti silloin, kun työnkulun automatisointi voi hoitaa toistuvat tehtävät. Jatkuva saatavuus ei tarkoita samaa kuin tehokkuus. 
• Projektin jälkiarvioinneissa: Sen sijaan, että yrittäisit korjata kaiken, etsi niitä harvoja toimintamalleja, jotka aiheuttivat eniten haasteita tai johtivat suurimpiin onnistumisiin. Pyydä tiimiäsi pohtimaan, mikä vaikutti eniten onnistumiseen ja mikä aiheutti jatkuvasti esteitä. Kohdista parannukset tähän pieneen syiden joukkoon. Saat suurempia tuloksia vähäisemmillä prosessimuutoksilla.

Kyyninen pääinsinööri saattaa väittää muuta, mutta 80/20-säännössä ei ole kyse työn vähiten tärkeän 80 prosentin sivuuttamisesta. Kyse on huomion kohdistamisesta tietoisesti niin, että ponnistelusi johtavat merkityksellisiin tuloksiin.

Projektipäällikkönä tehtäväsi on ohjata energiaa ja huomiota sekä pitää ihmiset työskentelemässä tärkeimpien tavoitteiden eteen selkeämmin ja vähemmän arvailun varassa.

Pareton periaatteen käytön haitat 

Kuten mikä tahansa viitekehys, myös 80/20-sääntö on hyödyllinen ohjenuora, mutta ei ihmelääke. Vaikka se tuo selkeyttä kaoottiseen maailmaan, siihen liittyy myös tärkeitä rajoituksia. Projektipäälliköiden on tiedettävä, milloin sitä kannattaa soveltaa, milloin sitä pitää mukauttaa ja milloin on syytä etsiä jäsennellympää lähestymistapaa.

Muista, että 80/20-sääntö on heuristinen ohjenuora, ei järjestelmä. 80/20-sääntö on ajattelun työkalu. Se auttaa esittämään parempia kysymyksiä siitä, mikä on tärkeää, mutta se ei tarjoa etenemissuunnitelmaa. Se ei kerro, minkä sidosryhmän kanssa sinun pitäisi tavata ensin tai mikä toimitus pitäisi priorisoida sprintissä. Se osoittaa oikean suunnan, mutta sinun on silti selvitettävä, miten edetä. Jos tiimisi etsii prosessien selkeyttä, 80/20-sääntö ei korvaa varsinaista projektisuunnitelmaa tai määriteltyä työnkulkua.

80/20-sääntö ei sovellu samalla tavalla jokaiseen tilanteeseen. Jotkin projektit ovat tarkasti jäsenneltyjä tai niitä ohjaavat vaatimustenmukaisuusstandardit, sopimukset tai toimintaperiaatteet. Näissä tapauksissa et voi yksinkertaisesti ohittaa vähävaikutteisia tehtäviä, vaikka ne olisivatkin puuduttavia. Jos hallinnoit valtionhallinnon työtä, talousauditointeja tai infrastruktuuriprojekteja, sinulla ei välttämättä ole joustavuutta jättää muuta 80:tä prosenttia huomiotta. Vastaavasti pienissä tiimeissä tai varhaisvaiheen startup-yrityksissä panokset ja tulokset eivät välttämättä noudata selkeää jakaumaa. Kaikki saattaa tuntua tärkeältä – ja joskus kaikki todella onkin tärkeää.

80/20-sääntö voi luoda vääränlaisen yksinkertaisuuden tunteen. 80/20-sääntö kuulostaa elegantilta, mutta todellinen työ on harvoin niin siistiä. Saatat uskoa, että pieni määrä tehtäviä tuottaa suurimman osan tuloksista, mutta ilman näyttöä saatat priorisoida vääriä asioita. Olettamukset voivat olla riskialttiita, etenkin jos data ei tue niitä tai tiimi ei ole osallistunut niiden muodostamiseen. Se, mikä tuntuu tärkeältä, saattaa olla vain näkyvää. Se, mikä tuntuu kiireelliseltä, saattaa olla vain äänekästä. Vaara piilee siinä, että oletat asioiden olevan selkeitä tarkistamatta oletuksiasi.

80/20-sääntö voi vahvistaa ennakkoasenteita tai jättää piilossa olevan työn huomiotta. Joskus vähäarvoiselta näyttävä toiminta on todellisuudessa perustavanlaatuista. Ajattele dokumentointia, testausta, perehdytystä tai sisäisen tiedon jakamista – työtä, joka näkyy harvoin koontinäytöissä mutta pitää kaiken toiminnassa. Jos sovellat 80/20-sääntöä liian aggressiivisesti, vaarana on sivuuttaa työ, joka ei tuota välittömiä tai ilmeisiä tuloksia mutta on silti olennaista projektin terveydelle.

Periaate on silti hyödyllinen. On parempi pysähtyä ja kysyä: ”Mikä on minun 20 prosenttini?” kuin toimia ikään kuin kaikella työllä olisi sama painoarvo. Muista kuitenkin, että sääntö on ohjenuora, ei tuomio. Käytä sitä terävöittämään keskittymistäsi, älä monimutkaisten päätösten liialliseen yksinkertaistamiseen.

80/20-säännön työkalut

Tähän asti olemme liikkuneet teorian tasolla. Hyödyllistä, mutta hieman abstraktia. Puhutaan työkaluista, sillä jossain vaiheessa tarvitset jotain, jonka voit näyttää diassa tai jota voit oikeasti käyttää sprinttikatselmuksessa.

Aloitetaan itsestäänselvyydestä.

Ensinnäkin osuvasti nimetty Pareto-kaavio (näkyy yllä kahviesimerkissä) on visuaalinen työkalu, jonka avulla näet, millä ongelmilla, tehtävillä tai kategorioilla on suurin vaikutus. Se on yleensä pylväskaavio, jossa yksittäiset arvot esitetään laskevassa järjestyksessä ja viiva näyttää kumulatiivisen kokonaismäärän.

Nämä kaaviot sopivat täydellisesti esimerkiksi virheiden, esteiden tai valitusten analysointiin, erityisesti silloin, kun sinun täytyy vakuuttaa joku siitä, että pieni määrä ongelmia aiheuttaa suurimman osan haasteista. Ne sopivat erinomaisesti retrospektiiveihin, juurisyyanalyysiin ja kyllä, myös esityskalvoihin. Muistatko kahvilan ongelmista kertovan esimerkin historiaosiossa? Se on Pareto-kaavio. 

Seuraavaksi tästä kaaviosta voidaan tehdä Pareto-analyysi, joka on järjestelmällinen tapa priorisoida tehtäviä niiden arvon perusteella haluttujen lopputulosten saavuttamiseksi. Se perustuu ajatukseen, että 20 % kohteista tuottaa 80 % arvosta, ja haastaa sinut löytämään kyseiset kohteet.

Aluksi luettelet ongelmat tai tehtävät, määrität niiden vaikutuksen määrällisesti ja asetat ne sitten tärkeysjärjestykseen. Tavoitteena on löytää ne 20 prosenttia kohteista, jotka tuottavat 80 prosenttia tuloksista. Tämä on erityisen hyödyllistä laadunvalvonnassa, prosessien optimoinnissa tai silloin, kun kaikki tuntuu tärkeältä ja tarvitset perusteen sanoa ei. 

Tässä on toinen esimerkki Pareto-kaaviosta ja siihen liittyvästä Pareto-analyysistä. Tässä tapauksessa se näyttää verkkosivuston ongelmien suhteellisen esiintyvyyden ja osoittaa selkeästi, mitkä ongelmat sinun pitäisi korjata poistaaksesi 80 % ihmisten kohtaamista ongelmista (elintärkeä vähemmistö).

Paretoon liittyvien työkalujen lisäksi Eisenhowerin matriisi on toinen klassinen priorisointimenetelmä. Se tunnetaan myös kiireellisyys–tärkeys-matriisina. Se jakaa tehtävät neljään kategoriaan: tärkeät ja kiireelliset, tärkeät mutta eivät kiireelliset, kiireelliset mutta eivät tärkeät sekä tehtävät, jotka eivät kuulu kumpaankaan ryhmään. Kun sitä käytetään yhdessä 80/20-säännön kanssa, se auttaa suodattamaan pois tehtävät, jotka tuntuvat kiireellisiltä mutta eivät todellisuudessa tuota arvoa. Se sopii erinomaisesti kalenterin siivoamiseen, delegointipäätöksiin tai maanantaihin valmistautumiseen hieman vähemmän ahdistuneena.

Seuraavaksi, ja yksi omista suosikeistani, on armottomaan priorisointiin tarkoitettu MoSCoW-menetelmä. MoSCoW-menetelmä auttaa luokittelemaan vaatimukset seuraavasti: pakolliset, tärkeät, mahdolliset ja sellaiset, joita ei tehdä juuri nyt. Se on kuin kohtelias väittely sidosryhmien kanssa, mutta nopeampi ja lopputuloksiltaan parempi.

MoSCoW-menetelmä antaa tiimeille yhteisen kielen prioriteettien järjestämiseen ja kompromisseista neuvottelemiseen, erityisesti sprinttien suunnittelun tai laajuuden tarkentamisen aikana. Se sopii hyvin yhteen myös 80/20-ajattelun kanssa, koska se pakottaa tunnistamaan, mikä todella tuottaa arvoa ja mikä voi odottaa. 

Jos haluat oppia lisää tehtävien priorisoinnista, mukaan lukien Eisenhowerin matriisista ja MoSCoW-menetelmästä, tutustu tähän tehtävien priorisointia käsittelevään artikkeliin.

Joskus paras tapa soveltaa 80/20-sääntöä on lopettaa arvailu ja alkaa mitata. Ajanseurannan työkalut voivat näyttää, mihin tiimi käyttää suurimman osan tunneistaan, kun taas kumulatiivisen virtauksen kaaviot auttavat hahmottamaan keskeneräisen työn, pullonkaulat ja läpimenoajat. Kun yhdistät nämä tiedot projektin tuloksiin, on paljon helpompi havaita, mitkä toiminnot ovat investoinnin arvoisia ja mitkä hidastavat etenemistä.

Jos olet kaltaiseni työkalunörtti tai etsit vain parempaa tapaa hallita kaaosta, tutustu kuratoituun luetteloomme: parhaat tuottavuustyökalut. Saatat löytää seuraavan ensisijaisen sovelluksesi priorisointiin, suunnitteluun tai sen seuraamiseen, millä todella on merkitystä.

Parhaat käytännöt Pareto-periaatteen soveltamiseen projektinhallinnassa 

80/20-sääntö toimii vain, jos toimit sen perusteella. Näin muutat sen tavaksi etkä pelkäksi puheenaiheeksi.

1. Tunnista tärkeimmät tehtävät: Aloita selvittämällä, mitkä 20 prosenttia tehtävistä tuottavat 80 prosenttia projektisi arvosta. Hyödynnä saatavilla olevaa dataa, kuuntele tiimiäsi ja tarkastele tuloksia, joista sidosryhmäsi välittävät. Tavoitteena on erottaa merkityksellinen edistyminen näennäisen kiireen aiheuttamasta työstä. Jos jokin ei edistä kokonaisuutta, sen paikka on todennäköisesti listan häntäpäässä – tai kokonaan sen ulkopuolella.
2. Aseta tärkeysjärjestys harkiten: Kun tiedät, mikä tuottaa eniten arvoa, suojaa se. Karsi tai siirrä kaikkea, mikä ei suoraan tue tavoitteitasi. Tämä voi tarkoittaa laajenevan projektin vastustamista, vähävaikutteisten kokousten väliin jättämistä tai sellaisen palautteen torjumista, joka ei muuta lopputulosta. Priorisoinnissa ei ole kyse siitä, että tehtäisiin vähemmän vain tekemisen vuoksi – kyse on ajan ja energian keskittämisestä sinne, missä niillä todella on merkitystä.
3. Jaa oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin: Hyödynnä tiimisi vahvuuksia. Määritä kyvykkäimmät tiiminjäsenesi niihin harvoihin tehtäviin, joilla on suurin painoarvo. Tässä ei ole kyse suosimisesta – tarkoituksena on varmistaa, että arvokkaimman työsi tekevät ihmiset, joilla on parhaat edellytykset toteuttaa se laadukkaasti ja ajallaan.
4. Määrittele ja puolusta projektin laajuutta: Projektin laajuuden hallitsematon kasvu kukoistaa, kun projektin ydintavoitteita ei ole määritelty selkeästi. 80/20-periaate auttaa sinua keskittymään siihen, mikä todella on tärkeää. Aloita määrittelemällä selkeästi, miltä onnistuminen näyttää. Palaa näihin tavoitteisiin säännöllisesti yhdessä tiimisi ja sidosryhmiesi kanssa. Kun uusia pyyntöjä tulee, kysy, ovatko ne määritellyn laajuuden mukaisia. 

More Articles

• Tuottavan tekoälyn ominaisuudet: tekoälyavustajasta autonomisiin agentteihin
• Niche- ja indie-työkalut, jotka antavat projektipäälliköille etulyöntiaseman
• Parhaat tekoälymallit projektinhallinnan tehtäviin

Lisää tuottavuusresursseja

Tarvitsetko lisää tukea keskittymiseen? Tutustu näihin resursseihin:

• Tuottavuuskirjat
• Tuottavuuskurssit
• Tuottavuusuutiskirjeet
• Tuottavuuskonferenssit
• Tuottavuuspodcastit

Tilaa uutiskirje saadaksesi lisää käytännönläheisiä strategioita

Haluatko johtaa selkeämmin, vähäisemmällä sekavuudella ja vähemmillä hukkaan heitetyillä työsykleillä? Tilaa The Digital Project Manager, niin saat älykkäitä strategioita priorisointiin, tuottavuuteen ja projektien hallintaan.