Sprintin suunnittelu: mitä se on ja miten se tehdään?
Oletko valmis ottamaan kaiken irti sprintin suunnittelusta? Ketteränä projektipäällikkönä tai tuoteomistajana sinun tehtäväsi on varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja että tuloksia syntyy.
On siis aika raivata kaaos tieltä ja määritellä onnistumiskriteerit tämän kattavan oppaan avulla, joka tekee sprintin suunnittelusta niin järjestelmällistä, että voit haastaa Marie Kondon! Vaikka hyvä ketterän projektinhallinnan työkalu voi olla erittäin hyödyllinen, onnistuneen sprinttisuunnitelman luomisessa ei ole mitään ihmismielten ja tiimityön voittanutta.
Tässä kattavassa oppaassa käyn läpi kaiken, mitä tarvitset onnistuneiden sprinttien suunnitteluun – sprinttitavoitteen asettamisesta sprintin suunnittelukokoukseen valmistautumiseen, kokouksen esityslistan laatimiseen ja muihin parhaisiin käytäntöihin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä sprintin suunnittelu on?
Sprintin suunnittelu on ketterän kehityssyklin alkuvaihe ja osa ketterää projektisuunnittelua. Tässä kokouksessa koko tiimi kokoontuu sprintin suunnittelukokoukseen määrittelemään sprintin aikana tehtävän työn ja laatimaan suunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi.
Sprintin suunnittelukokous jaetaan yleensä kahteen osaan:
- Sprintin ”miksi” ja ”mitä”: tiimi asettaa sprinttitavoitteen ja sopii, mitä tehdään. Se valitsee tuotejonosta ne kohteet, jotka käsitellään sprintin aikana. Sprintin suunnitteluominaisuuksilla varustetut projektisuunnittelutyökalut voivat auttaa järjestämään ja priorisoimaan tuotejonon kohteita sekä varmistamaan, että tiimi pysyy keskittyneenä sprintin tavoitteisiin ja toimii niiden mukaisesti.
- Sprintin ”miten”: kehittäjät keskustelevat yksittäisten tuotejonon kohteiden yksityiskohdista ja jakavat ne tehtäviksi. Kukin tehtävä suunnitellaan niin, että se voidaan saada valmiiksi yhden työpäivän aikana tai nopeammin, ja sitä voidaan seurata tehtävienhallintatyökalulla.
Sprintin pituudesta riippuen suunnittelukokous kestää kahdesta kahdeksaan tuntia. Sen kesto tulisi rajata sprintin pituuden mukaan (esimerkiksi enintään neljän tunnin kokous kahden viikon sprintille).
Kokouksen päättyessä sprinttitavoitteen ja suoritettavien tehtävien tulisi olla määriteltyinä, ja sprintin tulisi olla virallisesti alkanut.
Miksi sprintin suunnittelu on tärkeää?
Sprintin suunnittelu on tärkeää, koska se luo selkeän suunnan tiimin tulevalle sprintille. Hyvin toteutettuna sprintin suunnittelutilaisuus voi:
- luoda selkeän ja yhteisen käsityksen projektin tavoitteista ja päämääristä
- antaa tiimeille mahdollisuuden priorisoida ja valita tulevan sprintin työtehtävät
- edistää tehokasta resurssien kohdentamista ja ajanhallintaa
- vahvistaa tiimin jäsenten välistä yhteistyötä ja viestintää
Kaiken kaikkiaan sprintin suunnittelu on elintärkeä valmisteluvaihe ketterässä projektinhallinnassa. Se luo perustan hyvin järjestetylle ja tehokkaalle sprintille, jonka ansiosta tiimit voivat tuottaa laadukkaita tuloksia määritellyssä ajassa.
Ketkä osallistuvat sprintin suunnitteluun?
Lyhyesti sanottuna koko Scrum-tiimin tulisi osallistua sprintin suunnitteluun ja olla mukana Scrum-tapahtumassa jokaisen sprintin alussa. Tiimiin voivat kuulua:
- Tuoteomistaja: antaa tietoa tuotteen visiosta, selkeyttää vaatimuksia ja priorisoi sprinttiin sisällytettävät tuotejonon kohteet.
- Scrum-mestari (joissakin tiimeissä ketterä valmentaja, eikä häntä pidä sekoittaa projektipäällikköön): fasilitoi kokouksen, varmistaa sovitun työnkulun noudattamisen ja sen, että osallistujat muodostavat yhteisen käsityksen sprinttitavoitteesta.
- Kehittäjät: tuovat teknistä asiantuntemusta ja näkemyksiä käyttäjätarinoiden toteutettavuudesta ja niiden vaatiman työn määrästä.
Joskus myös yrityksen sidosryhmät osallistuvat asiantuntijoina, jos ne voivat tarjota tärkeän näkökulman tai hyödyllistä tietoa.
Näin valmistaudut sprintin suunnittelukokoukseen
Tehokasta kokousta varten tuoteomistajan (PO) tulisi valmistella seuraavat asiat:
- Viimeisimmän sprinttikatselmoinnin ja sprintin retrospektiivin havainnot sekä sidosryhmien palautteet työlistalla.
- Yleiskatsaus jo tehtyyn työhön.
Lisäksi tuoteomistajan tulisi valmistautua sprintin suunnittelukokoukseen suorittamalla useita prosesseja, joita käsittelen tarkemmin alla. Näihin kuuluvat:
- Sprintin tavoitteen määrittäminen etukäteen sekä siihen liittyvien priorisoitujen työlistan alkioiden määrittäminen suunnittelussa käsiteltäviksi.
- Työlistan säännöllinen tarkentaminen, jolloin tärkeimpiä alkioita päivitetään.
- Tiimin nopeuden ja kapasiteetin arviointi seuraavaa sprinttiä varten.
Kuvaan nämä kolme toimintoa yksityiskohtaisesti alla.
Mikä on sprintin tavoite?
Sprintin suunnittelun aikana tuoteomistaja ja kehittäjät sopivat tietystä sprintin tavoitteesta. Sprintin tavoite kuvaa uuden sprintin tulosta tai lopputulosta, jonka parissa tiimi työskentelee. Se on lyhyen aikavälin virstanpylväs matkalla kohti lopullista tuotetta.
Tavoitteena on, että sprintin lopussa käytettävissä on toimitettava tuotteen inkrementti, joka tarjoaa jo hyötyä asiakkaille.
Mikä on työlista?
Jos olet tuoteomistaja, olet todennäköisesti kuullut termin ”työlista” useammin kuin pystyt laskemaan. Mutta mikä se tarkalleen ottaen on? Perustasolla me kaikki tietenkin tiedämme, että se on luettelo tehtävistä tai toiminnoista, jotka on saatava valmiiksi.
Kun kuitenkin siirrytään yksityiskohtiin, kuten tuotetyölistan ja sprintin työlistan väliseen eroon, asiat muuttuvat nopeasti monimutkaisiksi, joten valmistautukaa ja sukelletaan aiheeseen!
Tuotetyölista vai sprintin työlista
Scrum-tiimi kokoaa tuotetyölistaan kaikki käyttäjätarinat, epokset ja tehtävät, joita lopullisen tuotteen luomiseen tarvitaan. Tuoteomistaja priorisoi työlistan alkiot niin, että asiakkaille eniten arvoa tuottavat käyttäjätarinat ovat ylimpänä. Tämä priorisointi tehdään yleensä yhdessä kehittäjien kanssa.
Tuotetyölista ei kuitenkaan ole lopullinen luettelo, joka luodaan kehitysvaiheen alussa ja käsitellään sen jälkeen. Ei, vaan tämä luettelo kasvaa ja muuttuu jatkuvasti ajan myötä.
Se kasvaa sekä sprinteissä saadun tiedon että myöhemmin ilmenevien uusien vaatimusten kautta. Siksi työlistan säännöllinen tarkentaminen on tarpeen, jotta näihin muutoksiin voidaan vastata.
Oletetaan esimerkiksi, että tuotetyölista koostuu kaikista verkkosivuston luomiseen tarvittavista käyttäjätarinoista, kuten etusivusta, yhteydenottolomakkeesta ja tuotesivuista. Jos markkinointitiimi yhtäkkiä huomaa tarvitsevansa verkkosivustolle ehdottomasti blogiosion, se voidaan lisätä työlistaan ja priorisoida asianmukaisesti.
Tuotetyölistaan verrattuna sprintin työlista sisältää ainoastaan nykyiseen sprinttiin valitut työlistan alkiot sekä sprintin yleisen tavoitteen.
Miten työlistan alkiot arvioidaan
Kuinka paljon työtä tiimi voi saada valmiiksi sprintin aikana? Tämä on yksi keskeisistä kysymyksistä, joihin kehittäjien on vastattava sprintin suunnittelun aikana. Voidakseen tehdä ennusteen he laativat arvion.
Tämä voi olla melko haastavaa, sillä tiimi joutuu käsittelemään monia tuntemattomia muuttujia. Ajan myötä ja valmiista sprinteistä saadun kokemuksen karttuessa tiimi kuitenkin kehittyy arvioissaan jatkuvasti paremmaksi.
Miten tiimin nopeus ja kapasiteetti lasketaan
Ennen kuin arviointi voidaan aloittaa, on olennaista tietää aiempien sprinttien keskimääräinen suorituskyky (nopeus) sekä tulevaa sprinttiä varten käytettävissä oleva tiimin kapasiteetti, joka saattaa pienentyä esimerkiksi koulutuksen tai loman vuoksi.
Näiden seikkojen perusteella tiimi arvioi työmäärän (nopeuden), jonka se pystyy käsittelemään sprintin aikana, arvioi sitten yksittäiset työlistan alkiot ja valitsee, kuinka monta niistä sisällytetään sprintin työlistaan.
Oletetaan, että keskimääräinen nopeus oli 40 tarinapistettä muutaman viime sprintin aikana (2 viikon sykli) eikä tiimin jäsenten saatavuuden odoteta merkittävästi vähenevän. Tällöin tiimi suunnittelee säilyttävänsä saman nopeuden (eli tulevaan sprinttiin valitut työlistan alkiot täyttävät noin 40 tarinapistettä).
Vaikka tehtävän suorittamiseen kuluva keskimääräinen aika voidaan yleensä seurata hyvällä ajanseurantatyökalulla, voit käyttää myös useita muita arviointimenetelmiä ketterään kapasiteettisuunnitteluun ja tiimisi etenemisvauhdin määrittämiseen.
Arviointimenetelmät: lyhyt katsaus
Haluatko ymmärtää arvioinnin taitoa paremmin? Kun mukana on erilaisia menetelmiä ja muuttujia, aihe voi usein tuntua pelottavalta – mutta ei hätää! Kun ymmärrät perusteet, pystyt arvioimaan työjonosi hetkessä.
Tarinapisteet
Monet pitkäkestoisten projektien parissa työskentelevät ketterät tiimit arvioivat etenemisvauhtiaan tarinapisteillä.
Tarinapisteet ovat abstrakti yksikkö, jonka avulla tiimi arvioi työmäärän, joka työjonon kohteen suorittamiseen tarvitaan. Arvio perustuu kolmeen kriteeriin:
- Työn määrä: Kuinka monta alitehtävää käyttäjätarinan suorittamiseen on tehtävä?
- Riskit ja epävarmuus: Ovatko kaikki vaatimukset selkeitä, vai voiko ilmetä odottamattomia viivästyksiä ja muutoksia?
- Tarinan monimutkaisuus: Liittyvätkö yksittäiset alitehtävät toisiinsa siten, että tarinan monimutkaisuus kasvaa? Onko tiimin ulkopuolisia riippuvuuksia?
Fibonaccin lukujono ja alkuluvut
Ketterä suunnittelu Fibonaccin lukujonoa ja alkulukuja hyödyntämällä auttaa tiimejä tekemään ennusteita, jotka eivät perustu pelkästään intuitiiviseen optimismiin, vaan numeerisen logiikan periaatteisiin.
Jos käyttäjätarina sisältää monia muuttujia ja on laajuudeltaan monimutkainen tai suuri, sille annetaan Fibonaccin asteikolla suurempi luku. Näin tiimi valmistautuu varaamaan riittävästi resursseja ja työpanosta sen loppuun saattamiseksi, koska työn kokonaismäärä on jo tiedossa.
Toisaalta tarinoille, joissa on vähemmän muuttujia tai yksinkertaisemmat lopputulokset, annetaan pienempiä lukuja. Tämä mahdollistaa ajan ja energian tarkemman budjetoinnin. Lyhyesti sanottuna ketterä suunnittelu siirtää toiveet ja unelmat kokouspöydästä ja tuo niiden tilalle konkreettisia lukuja!
Muista kuitenkin, että tarinapisteet eivät välttämättä ole vertailukelpoisia ohjelmistokehitystiimien välillä, sillä jokainen tiimi arvioi laajuuden hieman eri tavalla. Tämä tarkoittaa, että se, minkä tiimi A arvioi 5 tarinapisteen tarinaksi, voi olla tiimille B 8 tarinapisteen tarina.
Tarinapisteisiin perustuva arviointi sopii myös pienemmille tiimeille tai projekteille, sillä tässä menetelmässä tiimi arvioi tehtäviä niiden monimutkaisuuden ja käsittelyyn kuluvan ajan perusteella. Muita tekniikoita ovat työmäärän arviointi T-paitakokojen tai suunnittelupokerin avulla.
T-paitakoot
Työjonon kohteiden arviointi T-paitakokojen avulla on kiinnostava tapa auttaa projektitehtävien priorisoinnissa. Sen sijaan, että tehtävälle määritettäisiin tarkka tunti- tai päivämäärä, sille voidaan antaa yksi neljästä kokoluokasta (pieni, keskikokoinen, suuri tai erittäin suuri) sen monimutkaisuuden tai epävarmuuden perusteella.
Se on yksinkertaistettu mutta yllättävän tehokas tapa varmistaa, että oikeat tehtävät tehdään oikeaan aikaan. Käsittelitpä sitten pieniä, keskikokoisia tai laajoja projekteja, sinun tarvitsee vain valita sopiva koko. Varmista kuitenkin, että kaikki projektiin osallistuvat ovat samaa mieltä siitä, miten kukin koko vastaa tiettyä arvioitua työmäärää!
Suunnittelupokeri
Jos etsit oivaltavaa tapaa arvioida työjonosi kohteita, mikset kokeilisi suunnittelupokeria?
Se on suosittu tekniikka, jota on käytetty siitä lähtien, kun James Grenning loi termin vuonna 2002.
Menetelmä on yksinkertainen: tiimin jäsenet ilmoittavat arvionsa anonyymisti valitsemalla kortteja suunnittelupokerikorttien pakasta. Kortit edustavat erilaisia arvioita (eli kohteelle arvioitua tarinapisteiden määrää).
Tämä kannustaa kaikkia ilmaisemaan mielipiteensä ilman pelkoa muiden tuomitsemisesta tai pilkasta. Kun kaikki tiimin jäsenet ovat antaneet arvionsa ja yhteisymmärrys on saavutettu, tiimi siirtyy seuraavaan kohteeseen.
Sprintin suunnittelun esityslista
Olet siis tehnyt kaikki tarvittavat valmistelut ja päässyt viimein sprintin suunnittelukokoukseen. Scrum-sprintin suunnittelu noudattaa yleensä seuraavaa esityslistaa:
- Tuoteomistaja (PO) esittelee ennalta määritellyn sprinttitavoitteensa ja kertoo näkemyksensä siitä, miten tuotteen arvoa voidaan kasvattaa tulevan sprintin aikana. Tuoteomistaja ja kehittäjät määrittelevät lopullisen sprinttitavoitteen yhdessä.
- PO nimeää tuotteen kehitysjonosta ne (priorisoidut) kohteet, jotka tulisi toteuttaa tavoitteen saavuttamiseksi.
- Tiimi arvioi yksittäisten kohtien vaatiman työmäärän, jos sitä ei ole jo aiemmin tehty (esimerkiksi kehitysjonon tarkennuksen yhteydessä). Tarvittaessa tiimi tarkentaa yksittäisiä kohtia tai sisältöjä (esimerkiksi given-then-when-hyväksymiskriteerejä).
- Tiimi valitsee tuotteen kehitysjonon kohteet, jotka se toimittaa sprintin loppuun mennessä. Tässä vaiheessa tuoteomistaja keskustelee kehittäjien kanssa toteutettavista tehtävistä asiakasarvon ja työmäärän perusteella. Ovatko valitut kohteet riittäviä sprinttitavoitteen saavuttamiseksi ja arvon luomiseksi asiakkaalle? Lopulta kehittäjät päättävät itse, kuinka paljon työtä he ottavat sprintin aikana tehtäväkseen. Tärkeää: Tämä valinta ei ole sitoumus tuoteomistajalle ja sidosryhmille, vaan työmääräarvioon ja tiimin keskimääräiseen nopeuteen perustuva ennuste.
- Kehittäjät kokoontuvat tämän jälkeen pilkkomaan valitut kehitysjonon kohteet pienemmiksi tehtäviksi. Parhaimmillaan nämä työpaketit suunnitellaan niin, että ne voidaan suorittaa yhden päivän aikana tai nopeammin.
- Sprintin kehitysjono koostuu yhdessä sovitusta sprinttitavoitteesta, käsiteltävistä kehitysjonon kohteista sekä suunnitelmasta niiden käsittelyä varten.
- Monet tiimit visualisoivat sprintin kehitysjonon ja tehtävän työn Scrum-taululla. Jokaisella tiimillä on oma taulunsa, ja se käyttää eri sarakkeita sprintin etenemisen dokumentointiin. Kaikkien taulujen tärkeimmät sarakkeet ovat pohjimmiltaan seuraavat kolme: "Tehtävät", "Työn alla", "Valmis".
Käytännössä monet Scrum-tiimit jakavat sprintin suunnittelun kahteen vaiheeseen:
Ensimmäisessä osassa toteutetaan edellä kuvatuista ohjelman kohdista neljä ensimmäistä. Tuoteomistaja ja tiimi selvittävät seuraavat kysymykset: ”Miksi tämä sprintti on arvokas?” ja ”Mitä tässä sprintissä toteutetaan?” Kehittäjät toteuttavat toisen osan ilman PO:ta ja keskittyvät siihen, miten valittu työ tehdään.
Sprintin suunnittelukokouksen esityslistamalli
Tarvitsetko esityslistamallin sprintin suunnittelukokouksia varten? Lataa selkeä ja yksinkertainen mallimme, niin pääset nopeasti alkuun sprintin suunnittelukokouksissa. Saat käyttöösi myös tarkistuslistan ja sähköpostimallin kätevää lisätukea varten.
On aika järjestää sprintin suunnittelukokoukset Marie Kondon tyyliin
Tämän kattavan oppaan avulla olet nyt valmis ottamaan kaiken hyödyn irti sprintin suunnittelutilaisuuksista. Jos pidit tätä opasta hyödyllisenä, suosittelemme tutustumaan myös oppaaseemme projektin suunnittelukokouksista.
Noudattamalla tässä julkaisussa esitettyjä vaiheita tuoteomistajat onnistuvat varmasti muuttamaan kaaoksen selkeydeksi ja auttamaan tiimin jäseniä onnistumaan seuraavassa sprintissään. Lue lisää Scrum-viitekehyksestä ja muista Scrumin seremonioista, kuten päivittäisestä Scrum-kokouksesta, täältä.
Pysyäksesi ajan tasalla uusista organisointivinkeistä ja saadaksesi tietoa tehokkaiden, tuotteisiin perustuvien projektien toteuttamiseen liittyvistä aiheista kutsun sinut tilaamaan The Digital Project Managerin uutiskirjeen. Jatkamme sen kautta alan asiantuntijoiden ja projektipäälliköiden näkemysten jakamista ympäri maailmaa.
