Läpinäkyvyyden arvo projektinhallinnassa
Läpinäkyvyys ei ole aihe, josta projektipäälliköt puhuvat usein. Itse asiassa se saattaa olla jopa aihe, jota he välttelevät. Projektinhallinnassa kannattaa kuitenkin omaksua läpinäkyvyys, sillä sen monet hyödyt ovat usein haittoja suuremmat.
Vaikka monista asioista on hyödyllistä kertoa tiimille, myönnämme, että on muutamia asioita (kuten talousasiat, sopimukset tai henkilökohtaiset aiheet), joita ei yksinkertaisesti tarvitse jakaa kaikkien kanssa. Laajan projektin näkyvyyden tarjoaminen ei ainoastaan helpota työtäsi, vaan voi myös tehostaa projektin etenemistä ja tehdä tiimikavereistasi tyytyväisempiä.
Ennen kuin perehdymme läpinäkyvyyden perusteisiin ja hyötyihin, määritellään, mistä puhumme. Läpinäkyvästi hallinnoitu projekti on projekti, jossa jokainen projektin tehtävä on näkyvissä. Kaikki voivat nähdä projektin kunkin osan tilan. Projektia koskevien päätösten viestintä ja perustelut on dokumentoitu hyvin, ja kuka tahansa tiimin jäsen voi löytää ne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi projektipäälliköiden tulisi asettaa läpinäkyvyys etusijalle
Parempi suorituskyky ja vastuuvelvollisuus
Projektien hallinta vaikeutuu, kun ihmiset eivät työskentele tiiminä. Läpinäkyvyys auttaa tiimin jäseniä suoriutumaan paremmin ja kantamaan vastuun toimistaan. Se auttaa tiimin jäseniä myös ymmärtämään toistensa odotetut roolit ja sen, miten he voivat tarvittaessa tukea toisiaan.
Työntekijät voivat kannustaa toisiaan parantamaan suoritustaan, koska he ymmärtävät, miten heidän toimintansa vaikuttaa kollegoidensa työhön.
Läpinäkyvyys edistää vastuullisuutta tekemällä koko tiimille selväksi, mitä on saatava aikaan. Jos tiimilläsi ei ole selkeää ymmärrystä ongelmasta, se ei pysty löytämään siihen ratkaisua.
Estää projektin ajautumisen sivuraiteille
Projektin aikana voi joskus ilmetä tapahtumia tai havaintoja, jotka vievät projektin pois suunnitellulta kurssilta.
Projekteilla on yleensä määräaika, joka voi vaarantua keskeneräisten tehtävien vuoksi. Tämän riippuvuuden on oltava selvästi kaikkien tiimin jäsenten nähtävillä.
Tehtävien tilan läpinäkyvyys auttaa projektipäällikköä ja tiimin jäseniä tunnistamaan ja raportoimaan helposti kaikki ongelmat, jotka saattavat vaikuttaa projektin etenemiseen. Se auttaa myös koko tiimiä ymmärtämään kehityksen ja sen, miten heidän toimintansa voi pilata tai parantaa sitä.
Tässä projektinhallintatyökalut, kuten Allisian, tulevat avuksi. Tällaiset projektinhallintatyökalut mahdollistavat tehtävien ja tiimin jäsenten tilan seuraamisen.
Tiimityön tehostaminen
Läpinäkyvyys auttaa johtajia ja tiimin jäseniä ymmärtämään koko tiimin tehtävät ja eri tehtävien väliset suhteet. Tämä ymmärrys parantaa tiimin viestintää, sitoutumista ja vastuullisuutta.
Tehokkaan viestinnän ansiosta ongelmat on helppo tunnistaa ja korjata ennen kuin ne vaikuttavat projektin tuloksiin. Kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä heidän tulee tehdä päivittäin ja miksi he toimivat niin.
Projektin osa-alueet, joihin kannattaa keskittyä
Projektiviestintä
Projektiviestinnän läpinäkyvyys antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden nähdä kaikki projektin osa-alueet ja päätökset, jotka voivat vaikuttaa heihin tai kiinnostaa heitä. Viestejä voidaan välittää julkisilla foorumeilla, kuten kokouksissa ja sähköpostitse, tai suoraan valitsemasi projektinhallintatyökalun kautta.
Tiimiviestinnän menetelmistä kiinnostuneille suosittelen lämpimästi tutustumista ketteriin tai scrum-menetelmiin. Ketterän kehityksen ytimessä ovat esimerkiksi päivittäinen tilannekatsaus, suunnittelukokous ja retrospektiivi, jotka voivat edistää erinomaista tiimiviestintää ja projektin suunnittelun läpinäkyvyyttä.
Projektibudjetti
Vaikka kaikkia taloustietoja ei ehkä ole parasta jakaa projektissa työskentelevien tiimin jäsenten kanssa, budjettitietojen jakamisesta voi olla erittäin paljon hyötyä.
Kun tiimin jäsenille kerrotaan, kuinka paljon aikaa he voivat käyttää projektiin, heidän on helpompi suunnitella päivittäinen työnsä ja arvioida, ovatko he etenemässä projektin budjetissa pysymisen kannalta oikeaan suuntaan.
Budjettitiedot voidaan muuntaa käytettävissä olevista varoista käytettävissä olevaksi ajaksi, jolloin rahamääräisten tietojen välittäminen voidaan välttää
Esiin tulevat ongelmat
Jotkut johtajat saattavat piilottaa projektin ongelmia koskevia tietoja muulta tiimiltä, vaikka heidän pitäisi jakaa ne. Tämä voi vaikuttaa projektiin ja aiheuttaa ongelmia tiimissä.
Projektipäälliköllä tulisi olla selkeä käsitys projektista ja kyky tunnistaa ongelmat niiden ilmetessä, jotta hän voi ryhtyä ajoissa korjaaviin toimenpiteisiin. Koska projektin ongelmat vaikuttavat muiden tiimin jäsenten työhön, niistä kannattaa kertoa tiimille. Tiimin jäsenet voivat usein esittää ehdotuksia, jotka auttavat ongelmien ratkaisemisessa.
Projektipäälliköiden tulisi olla avoimia muun tiimin kanssa kohdatessaan haasteita, joita he eivät pysty ratkaisemaan yksin. Avoimuus kannustaa työntekijöitä kertomaan mahdollisista ongelmistaan kollegoilleen. Tiimi ei ole täysin tehokas, elleivät sen jäsenet jaa suoriutumiseensa vaikuttavia ongelmia ja etsi ratkaisuja yhdessä.
Kun olet avoin projektisi parissa työskenteleville ihmisille, hekin puolestaan ovat avoimia sinulle.
Kun asiat muuttuvat
Projektin aikana projektipäällikkö saattaa huomata, että joitakin muutoksia on tarpeen tehdä – monin tavoin muutoksenhallinta eri tasoilla on suuri osa projektipäällikön työtä. Projektipäällikön tulisi selittää tiimin jäsenille suunnitellut muutokset ja niiden syyt.
Kun tiimi ymmärtää muutosten taustalla olevat syyt, sen jäsenet auttavat niiden toteuttamisessa. Avoimuus ei ole osoitus heikkoudesta, vaan tapa osoittaa halua onnistua projektissa. Projektipäälliköiltä odotetaan läpinäkyvyyttä paitsi silloin, kun he onnistuvat. He voivat silti saada sidosryhmiltä arvostusta, vaikka projekti epäonnistuisi, jos he ovat toimineet rehellisesti ja läpinäkyvästi.
Yhteenveto
Olemme esitelleet joitakin projektin läpinäkyvyyden selkeitä hyötyjä sekä projektinhallinnan osa-alueita, joissa voit toteuttaa sitä.
Jos tästä pitäisi ottaa mukaan yksi asia, se olisi yksinkertaisesti viestiä enemmän tiimisi kanssa. Erilaiset projektinhallintamenetelmät ja tiimiviestintätyökalut voivat auttaa tässä.
Mitä mieltä olet?
Miten edistät läpinäkyvyyttä projektissasi? Millaisia etuja tai haittoja olet havainnut siinä?
