4 tapaa parantaa projektin arviointiprosessia
Puhutaanpa arvioinnista.
Projektin arviointiprosessi on niin monen projektipäällikön riesa. Kyse ei ole vain siitä, että se on paineista ja kiireistä ja että se tehdään enimmäkseen työpöytämme sivussa. Lisäksi käy yleensä niin, että ponnistelumme typistyvät kompromissiksi, joka on lähes koskaan tarkka tai ihanteellinen.
Yksi asia, josta kuitenkin pidän arviointiprosessissa, on sen tarjoama mahdollisuus tärkeiden keskustelujen esiin tuomiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näiden keskustelujen aikana kuvittelemme parasta ja pelkäämme pahinta. Teemme suunnitelmia, joiden tiedämme muuttuvan, ja vältämme sitoumusten tekemistä asioista, joita emme vielä pysty näkemään selkeästi. Tarkastelemme aiempia projekteja ja visiotamme yrityksen tulevaisuudesta.
Uskon itse asiassa, että jokainen arviointikeskustelu tarjoaa mahdollisuuden puhua prosessista, laadusta, visiosta ja arvoista.
Jos arvioiden kerääminen ja tarkistaminen on tuntunut energiaa vievältä ja aikaa kuluttavalta, kokeile näitä vinkkejä, joiden avulla prosessista voi tehdä palkitsevamman, vähemmän mekaanisen ja ehkä jopa hieman hauskan.
1. Käytä vähemmän aikaa arvioiden laatimiseen yksin ja enemmän aikaa niiden käsittelyyn
Kustannusarviointi vaatii keskittynyttä työskentelyä, mutta täydellisen arvion laatimisessa ei ole järkeä, jos se ei sovi muuhun asiayhteyteen. Opeta projektiryhmäsi tekemään alustavia arvioita, joita voidaan tarkentaa keskustelun avulla. Tämä auttaa kaikkia näkemään kokonaiskuvan ja ymmärtämään paremmin tiimin jäsenten omia osaamisalueita.
Voit myös hyödyntää tekoälyä projektin kustannusarvioinnissa keskustelujen lähtökohdan luomiseen.
2. Tee siitä luova prosessi äläkä painosta ketään kohtuuttomasti
Epäselvyyksien käsittely on yleisin kompastuskivi ihmisille, joita pyydetään laatimaan projektin kustannusarvio. Seuraavaksi yleisin kompastuskivi on pelko epätarkan arvion tuottamisesta. Käytä asemaasi projektipäällikkönä ohjataksesi keskustelua tiukkojen reunaehtojen ja rajattomien mahdollisuuksien välimaastoon dokumentoimalla oletukset, kertaamalla rajoitteet ja esittämällä haastavia kysymyksiä.
3. Kouluta asiakkaitasi ja sponsoreitasi
Perustuipa viestintäsi sitten tosiasioihin tai talon rakentamiseen tai kahvin valmistamiseen liittyviin kielikuviin, varmista, ettet lupaa liikaa siitä, mitä projektin arvio on. Luo odotukset sille, että arviota on tarkennettava tiedon lisääntyessä, että se voi muuttua ja että projektibudjettia on hallittava yhdessä ennakoivasti.
Tutustu tähän tosielämän esimerkkiin, jossa yhteisömme projektipäällikkö selviytyi tilanteesta, jossa näkyvälle projektille oli käytettävissä lähes olematon budjetti, ja ohjasi sidosryhmät projektin onnistuneeseen toteutukseen.
4. Älä oleta, että historiatietosi ovat toimiva oikotie
Voisit tarkastella viiden viimeisimmän samankaltaisen projektin työaikakirjauksia, mutta siitä on sinulle hyötyä vain, jos aiot käyttää täsmälleen samaa prosessia kuin aiemmassa projektissa ja ymmärrät selkeästi muuttujat, jotka pienentävät tai kasvattavat työmääräarviota. Voit ehdottomasti parantaa tarkkuutta ja vähentää arviointiin käytettyä aikaa, mutta et ilman etukäteen tehtävää pohjatyötä!
Yhteenveto
Tuo viimeinen kohta on luultavasti tärkein, koska monet teistä saattavat kysyä: ”Mitä järkeä on tehdä arviointiprosessista palkitseva, jos arviomme ovat aina väärässä?”.
Väittäisin, että arviointiin liittyvät keskustelut johtavat prosesseja koskeviin keskusteluihin, jotka puolestaan johtavat dataa koskeviin keskusteluihin. Tämä luo perustan johdonmukaisemmille ja tarkemmille arvioille.
Itse asiassa juuri tästä puhuimme podcast-jaksossa dataohjautuvan arvioinnin puolestapuhujan Marcel Petitpas’n kanssa. DPM:n jäsenet voivat myös katsoa täällä Marcélle järjestetyn Kysy mitä tahansa -tilaisuuden silloin, kun heille sopii.
