Kuinka kirjoittaa parempia projektin toimeksiantoja vuonna 2026
Miksi tiimimme ovat joskus täysi katastrofi? Mikseivät ne pysty tekemään sitä, mitä pyydämme?
He sanovat ja tekevät kaikki oikeat asiat, hymyilevät ja nyökyttelevät tyytyväisinä, kun perehdytämme heidät tehtävään. Mutta kun palaamme tarkistamaan työn heidän aikansa päätyttyä, he eivät joko ole saaneet sitä valmiiksi, tehneet sitä aivan oikein tai tehneet jotain aivan muuta kuin alun perin pyysimme.
Tämä on yksi yleisimmistä valituksista, joita kuulen projektipäälliköiltä – heidän johtamansa ihmiset eivät saa työtä aikaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kun tiimit eivät saa aikaan sitä, mitä tarvitaan, aikataulu alkaa venyä, projekti ylittää budjetin, asiakkaat suuttuvat, ihmiset joutuvat työskentelemään myöhään ja kaikki stressaantuvat.
Miksi tiimimme eivät ymmärrä?
Usein ihmettelemme, miksi resurssimme tuottavat meille pettymyksen. Miksi he ovat niin surkeita ja mikseivät he vain voi hoitaa tehtäväänsä kunnolla? Kysymme itseltämme, miten heidät edes palkattiin, miten on mahdollista, että he pystyvät säilyttämään työpaikkansa eivätkä ole vielä saaneet potkuja! Sama voi päteä myös johtamiimme ihmisiin. Mikseivät ihmiset vain voi tehdä sitä, mitä heidän pitäisi tehdä?
Mutta tietävätkö he todella, mitä heidän pitäisi tehdä?
Johdammeko ja ohjaammeko heitä todella kohti onnistumista?
Koen Yhden minuutin johtajan hyödylliseksi tilanteen kuvaamisessa: ”Jokainen on potentiaalinen voittaja. Jotkut ihmiset ovat naamioituneet häviäjiksi. Älä anna heidän ulkonäkönsä hämätä.”
Ei se johdu sinusta, vaan minusta
Projektipäällikön rooli on kiireinen – ja usein meistä voi tuntua siltä, että kamppailemme vain pitääksemme päämme pinnalla.
Osittain syytän työkaluja. Vaikka pidän projektinhallintatyökaluistani aivan yhtä paljon kuin kuka tahansa muukin projektipäällikkö, jos emme ole varovaisia, kymmenen samanaikaisen Slack-keskustelun, kaikkialla ponnahtavien ilmoitusten ja suosikkiasiakkailtamme tulevien kysymysten täyttämän postilaatikon keskellä saatamme perehdyttää tiimimme huolimattomasti. Sitten ihmettelemme, kun he eivät tehneet sitä, mitä halusimme heidän tekevän.
Se johtuu siitä, ettemme koskaan kertoneet heille.
Olemme ehkä lisänneet heidät sähköpostin vastaanottajiksi, osoittaneet heille tiketin, luoneet tehtävän tai maininneet heidät @-merkillä Slackissa, mutta se ei ole kunnollinen perehdytys. ”Työskentelemme ketterästi” ja ”tiimi työskentelee parhaillaan iteraatioiden parissa” eivät myöskään ole tekosyitä; saatatte iteroida, mutta teidän on oltava selkeitä siitä, mitä iteroitte – kaikkien aika menee hukkaan, jos toiminta on täysin vapaamuotoista.
Sen sijaan, että luottaisit useille alustoille hajautettuihin viesteihin, Slackiin integroituvan projektinhallintaohjelmiston avulla viestintä voidaan keskittää ja varmistaa, että tehtävät, päivitykset ja toimeksiannot synkronoituvat automaattisesti ilman tarpeetonta hälyä. Näin tiimisi voi pysyä ajan tasalla ilman jatkuvan asiayhteyden vaihtamisen aiheuttamaa kuormitusta.
Jotain mielenkiintoista: podcastimme aiheesta tehokkaasti toimivan yrityksen toimitustiimin salaisuudet.
Kunnollisen perehdytyksen perusteet
Ihmiset eivät tee sitä, mitä haluamme heidän tekevän, koska emme ole olleet selkeitä siitä, mitä heidän pitää tehdä, miksi heidän pitää tehdä se, miten heidän pitää tehdä se ja milloin heidän pitää saada se tehdyksi.
Viestintämme ei toimi.
Selkeä viestintä ja kunnollinen perehdytys perustuvat ennen kaikkea siihen, että meidät ymmärretään. Kyseessä on vuoropuhelu, ei yksisuuntainen ja epäselvä viesti.
Sama pätee selkeään perehdytykseen. Tee se kerran ja tee se oikein.
Tiimisi arvostaa sitä.
Miksi sinulla ei ole varaa olla perehdyttämättä paremmin
Aivan kuten hallitsemme riskejä tunnistamalla mahdolliset ongelma-alueet ja pienentämällä niitä aktiivisesti, meidän on sovellettava samaa perusteellisuutta siihen, miten perehdytämme ja johdamme tiimejämme.
Riskinä on, etteivät he tiedä, mitä ovat tekemässä, todennäköisyys on suuri ja vaikutuksena on ajanhukan ja budjetin ylityksen lisäksi se, että emme ainoastaan ärsyynny heihin, vaan heillä on myös vaikeuksia työn tekemisessä. Tämän riskin pienentämiseksi meidän on alettava perehdyttää kunnolla.
Ihmisten auttaminen tuntemaan olonsa hyväksi on avain siihen, että saadaan enemmän aikaan.
Yhden minuutin johtaja
On todella huonoa säästämistä ajatella, että säästät aikaa ja budjettia tekemällä briiffit puolihuolimattomasti. Briiffin – olipa kyseessä luova briiffi, projektibriiffi tai jopa ohimennen esitetty kommentti tehtävästä – on oltava kristallinkirkas, tarjottava asianmukainen tausta ja asetettava odotukset selkeästi. On epätodennäköistä, että kunnollisen briiffin saa mahdutettua twiittiin.
Totuus on, että kunnollinen briiffaus vie paljon aikaa. Mutta myöhemmin se säästää paljon aikaa ja vaivaa sekä sinulta että kaikilta muilta.
Etsitkö vankkaa projektibriiffin mallipohjaa? Auttaisiko täytetty esimerkki?
Liity DPM-jäseneksi ja lataa se (sekä saat käyttöösi yli 50 muuta mallipohjaa ja esimerkkiä)!
Liittymällä DPM-projektipäälliköiden yhteisöömme saat:
- Säästät aikaa yli 50 asiantuntijoiden laatiman projektimallipohjan ja esimerkin avulla.
- Saavutat etulyöntiaseman alan asiantuntijoiden vetämillä suorilla ja tilauksesta katsottavilla työpajoilla.
- Löydät vertaistukea, mentorointia ja verkostoitumismahdollisuuksia mastermind-ryhmistä.
