Miksi ajanseuranta on surkeaa (ja miten siitä saa vähemmän surkeaa)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmistolla. Anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Kelsey Alpaio: Tervetuloa takaisin yhteisötapahtumien sarjaamme. Järjestämme tällaisia tilaisuuksia jäsenillemme joka kuukausi, jotta he voivat keskustella The Digital Project Manageriin osallistuvien asiantuntijoiden kanssa. Tänään olemme laajentaneet kutsun koskemaan myös uutiskirjeemme tilaajia ja laajempaa yleisöä. Tervetuloa kaikille!

Nimeni on Kelsey Alpaio. Olen The Digital Project Managerin päätoimittaja. Kuten mainitsin, tämä on yksi kuukausittaisista tilaisuuksista, joita järjestämme jäsenillemme. He saavat käyttöönsä lukuisia muita etuja, kuten koko aiempien tallenteiden arkiston, mallipohjien, resurssien ja minikurssien kirjaston sekä alennuksen päätodistuskurssistamme, digitaalisen projektinhallinnan hallinnasta. Voit liittyä mukaan osoitteessa thedigitalprojectmanager.com/membership.

Siirrytään tämän päivän aiheeseen. Keskitymme siihen, miksi ajanseuranta on surkeaa ja miten siitä saa vähemmän surkeaa. Meillä on tänään todella kiinnostava puhujaryhmä, jonka saamisesta mukaan olemme erittäin onnekkaita.

Ensimmäisenä vuorossa on Marcel Petitpas. Marcel on Parakeeton toimitusjohtaja ja toinen perustajista. Yritys keskittyy toimistojen kannattavuustyökaluihin ja -ohjelmistoihin. Hän on auttanut satoja toimistoja mittaamaan oikeita mittareita ja parantamaan sekä tehokkuutta että kannattavuutta. Hän on myös bestseller-kirjailija, painonnoston ja biohakkeroinnin harrastaja sekä osa-aikainen mehiläistarhaaja.

Marcel, tervetuloa!

Marcel Petitpas: Hei. Kiitos kutsusta. Juon tässä fluoresoivaa sinistä juomaani, joten mikään ei voisi olla luonnollisempaa.

Kelsey Alpaio: Ooh!

Marcel Petitpas: Fluoresoivia juomia.

Kelsey Alpaio: Sinisenmakuiset juomat ovat suosikkejani.

Marcel Petitpas: Kyllä, sininen maku. Juuri niin. Kiitos kutsusta. On hienoa olla täällä.

Kelsey Alpaio: Meillä on mukana myös Kelly Vega. Kelly on kokenut PMO- ja ohjelmajohtaja, jolla on kymmenen vuoden kokemus monimutkaisten digitaalisten hankkeiden toteuttamisesta. Hänet tunnetaan ajanseurannan ja resurssisuunnittelun strategisesta hyödyntämisestä. Hän rakentaa suorituskykyisiä tiimejä ja prosesseja, jotka lisäävät selkeyttä, vastuullisuutta ja tuloksia nopeasti muuttuvissa teknologiaympäristöissä.

Kelly, tervetuloa!

Kelly Vega: Kiitos paljon. On ilo olla täällä.

Kelsey Alpaio: Mukana on myös Matthew Fox. Matthew on projekti- ja operatiivisen toiminnan konsultti, jolla on laaja kokemus toimistojen ja teknologiatiimien aikataulujen, viestinnän ja resurssienhallinnan sujuvoittamisesta. Hän hallitsee ajanseurantatyökaluja ja valmentaa tiimejä toimitustehokkuudessa. Hän tuo tärkeiden asioiden seuraamiseen ja jokaisen tunnin hyödyntämiseen käytännöllisen ja realistisen näkökulman.

Matthew, tervetuloa!

Matthew Fox: Kiitos. On todella hienoa olla täällä, ja haluan myös kuulla lisää Marcelin painonnostosta. En tiennyt, että hänkin harrastaa painonnostoa.

Kelsey Alpaio: Ooh, mahtavaa. Käydään asiaan. Me kaikki tiedämme, että ajanseuranta on surkeaa. Et olisi tässä tilaisuudessa, jos ajattelisit sen olevan maailman paras asia. Ajanseuranta ei kuitenkaan ole katoamassa mihinkään. Monille meistä se on tapa laskuttaa asiakkaita ja perustella tekemämme työ.

Sen avulla teemme resurssien käyttöä koskevia päätöksiä, ja jotkut meistä vain joutuvat tekemään sitä, koska niin on määrätty. Jos aiomme jatkaa ajanseurantaa, olemme itsellemme ja tiimeillemme velkaa sen, että teemme siitä vähemmän tuskallista ja ehkä jopa hyödyllisempää. Siksi olemme täällä tänään. Haluan aloittaa kysymyksellä: miksi ajanseuranta on niin surkeaa?

Luulen, että se ärsyttää jossain määrin kaikkia osapuolia – oletpa toimiston omistaja, projektipäällikkö tai yksittäinen asiantuntija. Käydään siis läpi kaikki nämä näkökulmat. Marcel, aloita sinä. Mikä ajanseurannassa ärsyttää toimistojen omistajia ja johtajia yleensä eniten?

Marcel Petitpas: Ajanseurannan ongelmallisuudesta käytävä keskustelu keskittyy usein käytännön kysymyksiin. Olen kuitenkin huomannut, että todelliset ongelmat – ja tämä pätee kaikilla tässä käsiteltävillä tasoilla – ovat kulttuurisia ja strategisia. Johtotasolla keskustelu alkaa usein siitä, ettei meillä ole yhteistä näkemystä siitä, mitä mittareita yritämme mitata, miten määrittelemme ne tai mitä päätöksiä niiden perusteella teemme. Mikä ajanseurantatietojen käyttötarkoitus oikeastaan on?

Tämä synnyttää yleensä joukon muita oireita, kuten epäselvyyttä organisaation kannustimissa. Tiimi saattaa kokea ajanseurantatietoihin liittyviä kielteisiä kannustimia ja tuntea vastenmielisyyttä johtoa kohtaan. Johto puolestaan voi tuntua jatkuvasti painostavan tiimiä ja muistuttavan tietojen toimittamisesta. Lisäksi tietojen puhtaudessa tai kattavuudessa voi olla ongelmia, jolloin data ei lopulta palvele sille asetettuja tavoitteita.

Tällaiset organisatoriset ja kulttuuriset ongelmat ovat usein monien ajanseurantaan liittyvien muiden ongelmien todellinen juurisyy.

Kelsey Alpaio: Entä projektinhallinnan näkökulmasta, Kelly? Sinä yleensä valvot tämän prosessin toteutumista. Mikä projektipäälliköitä ärsyttää siinä?

Kelly Vega: Minusta vastustus johtuu usein läpinäkyvyyden puutteesta. Kun tulen mukaan tiimiin, ajanseuranta on yleensä jo käytössä, mutta joko sen avulla ei tehdä juuri mitään tai sitä, mitä sen avulla tehdään, ei selitetä projektinhallintatiimille. Aluksi täytyy rakentaa perusta: mitä hyödyntämisellä tarkoitetaan, mitä laskutettavalla ja ei-laskutettavalla työllä tarkoitetaan ja miten niitä seurataan.

Kun perusta on kunnossa, kuukauden tai kolmen kuukauden kuluttua dataa on riittävästi tarkasteltavaksi. Silloin voidaan sanoa esimerkiksi: tämän verran aikaa käytät keskimäärin laskuttamattomaan työhön projektipäällikkönä. Keskustellaan siitä, koska juuri tässä asiassa voi olla paljon epäselvyyttä.

Voimme alkaa tunnistaa kehityssuuntia ja antaa lähtötason. Tämän verran aikaa käytät yleensä ehkä laskuttamattomaan työhön. Sen jälkeen puhutaan laskutettavasta työstä: miten tehtävät rajattiin ja miten viikkoosi pitäisi työmääräsi perusteella suhtautua.

On tärkeää antaa ohjausta ja samalla tunnistaa, ettei tavoite toteudu joka viikko. Työmäärä vaihtelee. Suurin kipukohta on kuitenkin usein tämä: miksi teen tätä ja mitä te teette näillä tiedoilla? Se tuntuu mikromanageeraukselta tai valvonnalta enemmän kuin laskutusta auttavalta työkalulta.

Tämä ei kuitenkaan ole totta. Meidän pitää rakentaa tarina tiedon ympärille, näyttää datapisteet säännöllisesti ja tarkastella niitä vastuullisuuden ja yhteistyön kautta – ei kysymällä, mikä on ongelmana. Ajanseurannassa on aina inhimillinen puolensa.

Kelsey Alpaio: Entä yksittäinen asiantuntija, joka oikeasti kirjaa aikansa? Millainen vastustus on siellä yleisintä? Matthew, haluatko osallistua?

Matthew Fox: Mielestäni tässä on muutama asia. Palaamme yleisosaajan ja erikoisosaajan väliseen keskusteluun, jonka mainitsin alussa. Projektipäälliköt voivat joutua johdon arvostelun kohteeksi sen vuoksi, mihin ja miten he käyttävät aikaansa.

Olen nähnyt monia yhteisökirjoituksia siitä, kuinka ajanseuranta hämärtää rajaa operatiiviseen toimintaan. Yksittäinen asiantuntija, joka yrittää vain saada työnsä tehdyksi, voi tuntea itsensä mikromanageeratuksi. Esitetään paljon kysymyksiä, joille ei ole riittävää taustaa.

Marcelin aiempaan huomioon liittyen mukana on niin paljon kulttuurisia asioita. Jos tarkastellaan hetki freelancerin näkökulmaa, hän ei ole samalla tavalla sitoutunut organisaation kulttuuriin. Hän tulee tekemään työnsä, ja jos hän kohtaa kulttuuriongelmia tai asioita, joihin hän ei voi vaikuttaa, hän joutuu hyvin hankalaan asemaan: hän pystyy tunnistamaan ongelman ilman vastuuta, tilivelvollisuutta tai suoraa yhteyttä johtoon, joka vakituisella työntekijällä ehkä olisi.

Lisäksi syntyy yleinen turhautuminen. Projektipäälliköt näkevät usein ensimmäisenä, kun asiat alkavat mennä pieleen tai prosessi hajoaa, mutta meillä ei aina ole työkaluja tai tukea ongelman ratkaisemiseksi.

Näemme ongelman toteutuvan käytännössä, mutta meitä syytetään aikataulujen venymisestä ja siitä, ettei tiimi saa tehtäviä valmiiksi. Ajanseurannasta tulee helposti syntipukki, joten siitä muodostuu hyvin erikoinen tanssi.

Kelly Vega: Sitä käytetään aseena.

Matthew Fox: Niin tapahtuu todella nopeasti.

Kelly Vega: Asiakkaiden laskutukseen liittyvästä paineesta tulee yksi kuormitustekijä. Kannattavuudesta keskusteleminen on toinen. Käyttöasteesta keskusteleminen on kolmas. Kaikki nämä kohdistuvat yleensä projektipäälliköihin: mitä tämän asian kanssa tapahtuu?

Silloin joko hukumme suureen tietomäärään ja ajaudumme analyysihalvaukseen tai data on järjestetty, sitä on ylläpidetty ja arvioitu, ja pystymme kertomaan sen perusteella jonkinlaisen tarinan.

Kelsey Alpaio: Ennen kuin jatkamme ajanseurannan arvostelua, annetaan sille myös ansaittu hetki. Jos kaikki vihaisivat sitä ja se olisi täysin hyödytöntä, emme yksinkertaisesti enää käyttäisi sitä, vai mitä?

Miksi ajanseurannasta kannattaa siis välittää? Miksi meidän pitäisi yrittää korjata asiat, jotka tekevät siitä surkeaa? Marcel, aloita sinä.

Marcel Petitpas: Puhun tästä pääasiassa johdon näkökulmasta. Lyhyt vastaus on, ettei minkään koko toimistoa pienemmän kokonaisuuden kannattavuutta voi ymmärtää ilman mallia siitä, mihin aikaa investoidaan.

Ajanseuranta tarkoittaa minulle mallia siitä, mihin aika toimistossa kuluu. Se ei välttämättä tarkoita tuntilomakkeita. Ilman tällaista mallia emme kuitenkaan pysty ymmärtämään toimintaamme, koska olemme palveluliiketoiminnassa ja suurin liikevaihdon tuottamisesta aiheutuva kustannus on aika.

Ostamme tiimiltämme aikaa suurissa erissä ja ihannetapauksessa myymme sen asiakkaalle voitolla. Silloin kaikki voittavat: työntekijä saa työpaikan, asiakas saa arvoa ja me saamme voittoa. Tämä on järjestelymme. Jos emme ymmärrä, mihin aika kuluu, emme tiedä, mitä asioiden tekeminen meille maksaa.

Emme siten pysty ymmärtämään asiakkaiden, projektien tai palvelulinjojen kannattavuutta. Se rajoittaa kykyämme toimia kaikkien liiketoiminnan sidosryhmien, myös tiimimme, parhaaksi. Tämän pitäisi olla ajanseurannan perimmäinen tarkoitus. Se on mielestäni suurin syy ainakin johtotasolla.

Kelsey Alpaio: Kelly, haluatko jatkaa?

Kelly Vega: Ehdottomasti. Marcelin ajatuksia mukaillen ajanseuranta auttaa myös kapasiteetin suunnittelussa. Emme käytä sitä vain akuutteihin tilanteisiin vastaamiseen, vaan myös tulevaisuuden suunnitteluun.

Kun näemme aiempien toimitusten, tietyn projektin osa-alueen tai vaiheen aika- ja kirjaustrendejä, pystymme ymmärtämään, miten resursoimme ihmisiä ja miten palkkaamme. Voimme nähdä, työskentelevätkö ihmiset liian kovalla kuormalla ja millaiselta työmäärän pitäisi näyttää eri kokemustasoilla.

Kelsey Alpaio: Matthew, haluatko lisätä jotain?

Matthew Fox: Marcelin ja Kellyn mainitsemien asioiden lisäksi ajanseuranta voi paljastaa laajuuden kasvamisen. Projektipäälliköt eivät aina osallistu laajuuskeskusteluun riittävän aikaisin, ja laajuuden hallitsematon kasvu on yksi pahimmista asioista.

Ajanseuranta voi osoittaa, milloin jokin asia olikin suurempi tai monimutkaisempi kuin ajattelimme – tai päinvastoin. Se voi myös paljastaa niin kutsutun kultareunustamisen: kehittäjillä on hienoja ideoita ja he haluavat rakentaa upeita järjestelmiä, vaikka emme nykyisessä ympäristössä ehkä tarvitse niitä.

Ajanseuranta voi auttaa palaamaan keskusteluun ja selvittämään, mitä todella tapahtuu. Se on yksi indikaattori, joka antaa meille tietoa asiakkaan tai tiimin kanssa käytävän keskustelun pohjaksi.

Kelsey Alpaio: Ajanseurannasta on siis paljon hyötyä, jos se tehdään oikein. On kuitenkin monia tapoja tehdä se väärin. Millaisia todella surkeita ajanseurantajärjestelyjä olette nähneet ja miten korjasitte ne?

Kelly Vega: Tarinoita riittää. Joissakin järjestelmissä seuranta on liian yksityiskohtaista: kirjataan viiden minuutin tarkkuudella, käytetään projektikohtaisia luokkia ja kirjataan vielä toimituksiin liittyviä tehtäviä. Se voi olla perusteltua, mutta tasapaino pitää löytää.

Toisessa ääripäässä kaikki on liian yleistä ja järjestelmästä tulee kaatopaikka. Pitää kysyä, kuinka paljon hallinnollista työtä kuhunkin kirjaukseen kuluu. Yleisempi seuranta vaatii vähemmän hallintoa, yksityiskohtaisempi enemmän.

Olen nähnyt asiakkaiden haluavan eri asioita laskurivien vuoksi. Projektipäälliköstä voi tuntua, että yksityiskohtia halutaan lisää, vaikka asiakkaan tarpeet eivät aina vastaa yrityksen sisäisen tiedon tarpeita.

Määritelkää siis, mitä yrityksessänne todella tarvitaan ja mikä toimii tiimillenne. Käyttöasteelle voi löytää yleisen lähtötason, mutta toimitusten, vaiheiden, tunti- ja materiaalilaskutuksen sekä kiinteähintaisten projektien tarpeet on arvioitava itse.

Marcel Petitpas: Käytännön tasolla yleisin ongelma on valtava ristiriita sen välillä, kuinka yksityiskohtaista tietoa organisaation tavoitteiden saavuttaminen vaatii ja kuinka yksityiskohtaista projektinhallinta- tai ajanseurantajärjestelmässä yritetään kerätä.

Jos tärkein kysymys on asiakkaiden kannattavuus, mutta jokaiseen kirjaukseen liitetään 19 eri datapistettä – alitehtävä, tehtävä, toimitus, virstanpylväs, asiakas ja vaihe – ei ole ihme, jos ajanseurannan noudattamisaste jää 25 prosenttiin. Tiimin täytyy tehdä 17 päätöstä aina kirjatessaan aikaa. Kitkaa on liikaa.

Yksinkertaistaminen on yleisin korjaus. Joskus ajanseurantaa ei myöskään kannata sijoittaa projektinhallintatyökaluun. Jos johdon tiedontarpeet sidotaan projektinhallintatyökalun rakenteeseen, jompikumpi osapuoli joutuu tekemään kompromisseja.

Kun nämä asiat erotetaan toisistaan, PMO voi rakentaa virstanpylväät, vaiheet, tehtävälistat, nimeämiskäytännöt ja tunnisteet tarvitsemallaan tavalla. Kun tietojen puhdistamiseen on yksinkertainen yhdistävä logiikka, ajanseuranta ja projektinhallinta voivat toimia erillään.

Suurimmat ongelmat ovat kuitenkin kulttuurisia. Organisaatio voi keskittyä liikaa käyttöasteeseen, jolloin ihmiset näyttävät aina olevan kiireisiä. Tai projekteihin liittyvistä budjeteista rangaistaan, jolloin ihmiset voivat työskennellä viikonloppuisin ylittämättä koskaan budjettia. Tämä on korjattava ongelma, joka on vaikeampi kuin tekninen toteutus.

Kelly Vega: Ajanseurannasta tulee merkityksellistä heti, kun teemme siitä järkevää. Se pitää kertoa ja selittää.

Kelsey Alpaio: Matthew, mainitsit keskustelussa myös projektinhallintatyökalut, jotka eivät hallitse ajanseurantaa kovin hyvin. Kerro lisää.

Matthew Fox: Minulla on viha-rakkaussuhde ClickUpin kaltaisiin työkaluihin. On hienoa, että ne yrittävät tehdä kaiken, mutta lopputulos on usein, että ne tekevät useimmat asiat kohtuullisen hyvin ja jotkin asiat todella huonosti. Johto alkaa helposti ajatella, että koska työkalu on ostettu, sen pitäisi hoitaa kaikki: ennustaminen, ajanseuranta ja kaikki muu.

Projektipäällikkönä huomaan usein pääseväni työkalulla vain 50–75 prosenttia perille. Sen jälkeen joudun tekemään taustalla omia laskelmia saadakseni tarvitsemani tiedot.

Myös Harvestin kaltaisiin työkaluihin liittyy sama ristiriita. Ne tekevät ajanseurannan hyvin, mutta raportointi ja käyttöliittymä voivat muuttua nopeasti turhauttaviksi. Lopulta työkalut alkavat luoda työtä sen sijaan, että ne auttaisivat tekemään työn.

Projektipäällikkönä välitän enemmän asioiden valmistumisesta kuin siitä, onko prosessi rakennettu täydellisesti työkaluun. Kaikki työkalut eivät vielä täytä lupauksiaan. Manuaalista työtä tarvitaan edelleen, ja myös kouluttaminen on välttämätöntä.

Marcel Petitpas: Yleinen ansa on ajatella, että työn tapahtumapaikan ja datan syntypaikan pitäisi olla myös kaiken raportoinnin paikka. Jos yrität hankkia työkalun, joka hoitaa sekä työnhallinnan että raportoinnin, epäonnistut lähes aina.

Data ei tule olemaan puhdasta. Ihmiset tekevät virheitä, organisaatio muuttuu, osastojen nimiä muutetaan, uusia palveluja aloitetaan ja asiakkaiden rakenteet muuttuvat. Siksi kannattaa olettaa, että tarvitset aina ETL- tai ELT-prosessin: tietojen poiminnan, muuntamisen ja lataamisen.

Saatat joutua kirjoittamaan sääntöjä, kuten: jos tehtävän nimi on jokin 18 eri nimityksestä, jotka tarkoittavat suunnittelua, kyse on suunnitteluun käytetystä ajasta. Vasta sen jälkeen voit raportoida, kuinka paljon suunnittelua käytettiin viimeisiin 20 verkkosivustoon.

Tämä muistuttaa kirjanpitoa. Tekoäly vähentää työhön kuluvaa aikaa, mutta asiayhteys ja ihmisen harkinta ovat edelleen tarpeen. Älä odota maailmaa, jossa kaikki on automatisoitu ja data aina puhdasta.

Kelly Vega: Teknologiaympäristössä, jossa työ tehdään esimerkiksi JIRA:ssa, olen nähnyt suuren eron silloin, kun ajanseuranta tehdään samassa työkalussa. Kehittäjien ei pitäisi joutua kirjaamaan aikaa sekä projektipäällikön työkaluun että työkaluun, jossa he työskentelevät. Tiimin kannalta paras ratkaisu pitää löytää tapauskohtaisesti.

Kelsey Alpaio: Miten tekoäly muuttaa ajanseurantaa?

Marcel Petitpas: Ajanseurannan tavoite ei ole täyttää tuntilomakkeita. Tavoitteena on luoda tarkka malli siitä, mihin aika kuluu. Tarkkuus ei tarkoita täydellistä täsmällisyyttä. Jos seuranta heittää kolme tuntia 3 000 tunnin projektissa, sillä ei ole käytännössä merkitystä.

Teknologia vie meitä kohti keskitettyä ajanseurantaa. Sen sijaan, että jokainen kirjaisi tuntinsa viikoittain, vahva PMO voi laatia resurssisuunnitelman ja kohdentaa ihmisille kokonaisia tai puolikkaita työpäiviä. Projektipäällikkö voi tehdä tämän muiden puolesta.

Toinen vaihtoehto on resurssisuunnitelmaa hyödyntävä ajanseuranta, jossa asiantuntija tarkistaa etukäteen täytetyt kirjaukset. Lisäksi kehittyy avustettu ajanseuranta: tietokoneella toimivat agentit seuraavat työskentelyäsi, kalenteriasi, sähköpostejasi ja projektinhallintatyökalujen käyttöä ja auttavat täyttämään tuntilomakkeet.

On myös keskustelubotteja, jotka kysyvät esimerkiksi: kuinka paljon aikaa käytit tänään kolmessa projektissa? Vastauksen jälkeen kirjaukset voidaan täyttää automaattisesti. Tällainen teknologia kehittyy nopeasti ja voi vähentää tuntilomakkeiden aiheuttamaa kitkaa.

Matthew Fox: Tekoälyyn liittyy valtava mahdollisuus, mutta emme vielä tiedä, mitä siitä seuraa. Jos yrityksen omistaja haluaa nähdä, mihin jokainen työntekijä käyttää kaiken aikansa, arvokas työkalu voidaan jälleen muuttaa valvontavälineeksi.

Tekoäly muuttaa ennustamista, ajankäyttöä ja sitä, mihin työpanosta investoidaan. Roolit yhdistyvät ja työkalut muuttavat keskustelua. En kuitenkaan usko, että meillä on vielä vastauksia. Pienet toimistot yrittävät vasta selvittää, mitä tehdä, ja suuret toimistot ostavat ratkaisuja, joiden todellinen hyöty jää usein luvattua pienemmäksi.

On hyväksyttävää suhtautua kriittisesti väitteisiin, joiden mukaan tekoäly ratkaisee kaiken. Emme vielä tiedä, millaisia tuottavuushyötyjä työkalut todellisuudessa tuovat.

Kelly Vega: Tekoäly vähentää kitkaa, mutta se ei pysty kertomaan tarinaa siitä, missä projektin kohdassa yksi kirjattu tunti muutti projektin suunnan.

Tekoäly automatisoi tehtäviä, mutta jos sitä ei valvota ja tarkisteta, se voi lisätä luottamusongelmia. Tuottavuus ei ole enää vain tehtyjen tuntien määrä, vaan se, mitä niiden aikana tehdään. Ihmisten tehtävänä on tulkita dataa ja kertoa, mitä sen perusteella tapahtuu.

Kelsey Alpaio: Siirrytään yleisön kysymyksiin. Bethan kysyy: meidän täytyy laskuttaa asiakkaita tuntikirjausten perusteella. Ihmiset vihaavat sitä, se vahingoittaa kulttuuriamme ja tuntuu mikromanageeraukselta. Miten varmistamme tarkan laskutuksen ilman, että ihmisistä tuntuu siltä, että seuraamme heidän jokaista liikettään?

Matthew Fox: Asiakkaat voivat haluta yksityiskohtaiset tuntikirjaukset. Olen yrittänyt toimia välittäjänä: kerään tiedot tiimiltä, muokkaan ne ennen asiakkaalle lähettämistä ja järjestän ne järkeviin kokonaisuuksiin. En muuta lukuja, vaan esitän ne ymmärrettävässä muodossa.

Samalla kerron tiimille, miksi tietoja käytetään. Jos jokin kesti odotettua kauemmin, voimme selvittää miksi. Projektipäällikön pitää ottaa tieto käsiteltäväkseen eikä vain siirtää alkuperäistä lokia asiakkaalle.

Marcel Petitpas: Kuulostaa siltä, että tässä organisaatiossa ajanseurantaa käsitellään vain asiakkaiden laskutuksen välineenä. Jos se on ainoa keskustelu, kulttuurista tulee huono ja ajanseuranta tuntuu väistämättä kurjalta.

Pitäisi keskustella myös resurssien hallinnasta, työkuorman kohtuullisuudesta, henkilöstömäärästä ja siitä, mitä epäonnistuneista projekteista voidaan oppia. Tietoja ei saa käyttää rangaistuksiin. Tiimin pitää ymmärtää ajanseurannan todelliset syyt riippumatta laskutusmallista.

Kelly Vega: On tärkeää yhdistää ajanseuranta laajempaan kannattavuuden ja käyttöasteen tarinaan. Projektipäälliköille pitää kertoa, mitä luvut tarkoittavat ja millaisia kysymyksiä niihin liittyy. Jos joku työskentelee 20 projektissa eikä silti saavuta tavoiteltua käyttöastetta, ongelma voi olla resursoinnissa eikä henkilössä.

Johdon pitää ensin määritellä, onko tärkeintä kannattavuus vai käyttöaste. Vasta sen jälkeen tarina voidaan kertoa kunnolla. Käyttöasteelle voi olla organisaatiossa seitsemän eri määritelmää, vaikka kukaan ei tiedä olevansa eri mieltä.

Kelsey Alpaio: Miten dataa puhdistetaan logiikan avulla?

Marcel Petitpas: Suurissa organisaatioissa dataoperaatiotiimit poimivat tietoja eri lähteistä, puhdistavat ne ja rakentavat raportit. ETL tarkoittaa tietojen poimintaa, muuntamista ja lataamista.

Käytännössä tietoja otetaan esimerkiksi Harvestista, ClickUpista ja QuickBooksista ja tuodaan taulukkoon. Sitten kirjoitetaan sääntöjä: jos asiakkaan nimi on kirjoitettu jollakin näistä tavoista, muunnetaan se yhdeksi vakiomuodoksi. Jos projekti kuuluu omaan toimistoomme, aika merkitään laskuttamattomaksi.

Tämä voidaan tehdä taulukkolaskennassa, Airtablessa tai datatyökaluissa. Gemini ja ChatGPT voivat auttaa monimutkaisten kaavojen kirjoittamisessa. Taulukkolaskenta on monille hyvä lähtökohta.

Kelsey Alpaio: Miten tiimin saa kirjaamaan aikaansa useammin?

Kelly Vega: Tyhjän tuntilomakkeen katsominen on kaikille vaikeaa. Olen aloittanut jakamalla tyypillisen laskuttamattoman ajan osiin: päivittäinen hallinnollinen työ, projektikohtainen työ ja muut toistuvat tehtävät. Näin kirjauksille muodostuu lähtökohta.

Puhu asiasta avoimesti ja rehellisesti. Kysy tiimiltä, mikä tekisi kirjaamisesta helpompaa. Älä välitä vain johdolta tulevaa painetta eteenpäin. Selvitä, miten ihmiset itse haluaisivat seurata aikaansa.

Matthew Fox: Omistajat haluavat joskus rangaista ihmisiä, koska turhautuvat puuttuviin kirjauksiin. Ennen kuin siihen mennään, pitää ymmärtää, miksi kirjaaminen ei onnistu. Jos ihmiset ovat ylikuormitettuja tai elämässä on muita haasteita, ajanseuranta voi yksinkertaisesti unohtua.

Kulttuuriin ja yrityksen arvoihin liittyminen auttaa. Ihmisille pitää selittää, ettei aikaa seurata kaiken analysoimiseksi vaan siksi, että ilman tietoa päätöksiä tehdään väärin.

Marcel Petitpas: Kaikki mainitut käytännön keinot ovat hyödyllisiä, mutta tärkeintä on palautesilmukan sulkeminen. Näyttäkää ihmisille, miten heidän tietonsa vaikuttavat päätöksentekoon.

Jos data näyttää, että kaikki projektit ovat budjetin alla ja voisimme ottaa kaksinkertaisen määrän asiakkaita, tiimi huomaa nopeasti, ettei tieto voi pitää paikkaansa. Silloin voitte keskustella siitä, miksi kaikkia tunteja ei ole kirjattu. Seuraavassa vaiheessa data voi näyttää budjetin ylityksiä, jolloin voidaan keskustella tehokkuudesta ja resursoinnista.

Kun kerrotte, millaisia päätöksiä tietojen perusteella tehdään, käyttäytyminen muuttuu muutamassa jaksossa. Jos palautesilmukkaa ei suljeta, tiimi muodostaa itse tarinan siitä, mitä ajanseurannalla tehdään – eikä tarina yleensä ole hyvä.

Kelsey Alpaio: Miten päästään yli ajattelusta, jonka mukaan asiat on aina tehty näin?

Matthew Fox: Monet asiat alkavat ja päättyvät kulttuuriin. Johdon pitää kertoa tiimille, miksi muutos on tärkeä, ja projektipäälliköiden pitää vahvistaa viestiä. Ajanseurannasta voi muistuttaa esimerkiksi Slackissa, ja joissakin organisaatioissa kannustimena voidaan käyttää lahjakorttia tai vapaapäivää.

Muutos kannattaa viedä tiimin luo, kuunnella huolia ja kokeilla käytäntöjä. Jos jokin vaatimus, kuten tehtäväkohtaisten muistiinpanojen pakollisuus, ei toimi, siitä pitää pystyä luopumaan. Joustava suhtautuminen ja jatkuva keskustelu ovat tärkeitä.

Marcel Petitpas: Mainitsin keskustelussa ystäväni Carsonin TimeJam-sovelluksen. Se yhdistyy Slackiin, jakaa monitoimitiimit ryhmiksi ja luo pienen kilpailun ajanseurannan noudattamisesta. Kannustimena voi olla lahjakortti, vapaapäivä tai jokin muu palkinto.

Se luo ympärille jatkuvaa vastuullisuutta: yleiseen Slack-kanavaan tulee päivittäin viesti, ja jos ajanseuranta ei ole kunnossa, kaikki näkevät sen. Tämä toimii monissa organisaatioissa tehokkaasti, koska kyse on enemmän kannustamisesta kuin rankaisemisesta.

Kelsey Alpaio: Pidän tuosta. Valitettavasti aikamme on nyt lopussa, mutta suuri kiitos puhujillemme. Oli todella hauskaa. Kiitos, että jaoitte asiantuntemustanne tänään. Mukavaa päivän jatkoa kaikille.

Tässä kaikki tämän päivän Retrossa. Seuraa ohjelmaa, jotta et jää paitsi yhdestäkään jaksosta. Jos haluat jatkaa keskustelua yli 1 000 projektinhallinnan ammattilaisen kanssa, jotka ymmärtävät mistä on kyse, liity mukaan osoitteessa thedpm.com/membership. Kiitos kuuntelusta!