Hallitse projektien onnistunut loppuun saattaminen (Patrice Embryn kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme parhaillaan podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä automaattinen litterointi ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Manager -podcast. Podcastin tarjoaa Clarizen, yritysten projektien ja projektisalkkujen hallintaohjelmistojen johtava toimittaja. Lisätietoja löydät osoitteesta clarizen.com.

Käytämme paljon aikaa projektien aloittamisesta ja käynnistämisestä puhumiseen sekä siihen, miten projektit saadaan heti alusta alkaen toimimaan hyvin. Projektien päättäminen voi kuitenkin olla aivan yhtä haastavaa. Projektin alussa kaikki ovat kiinnostuneita ja innostuneita, mutta loppua kohden ihmiset alkavat usein kyllästyä eivätkä suhtaudu projektiin enää yhtä myönteisesti.

Jos emme ole tarkkana, meistä tulee huolimattomia ja laiskoja. Saatamme lakata välittämästä, tiimimme lakkaa välittämästä ja asiakas jatkaa yhä uusien asioiden pyytämistä. Jos emme päätä projektia kunnolla, voimme unohtaa asioita, ylittää budjetin, suututtaa tiimin ja asiakkaan emmekä opi projektista mitään. Voimme menettää paljon arvoa vain siksi, että hellitämme kaasua aivan lopussa.

Tänään keskustelen Patricen kanssa siitä, miten projektit voidaan päättää paremmin. Käymme läpi tarkistuslistan siitä, mitä kannattaa tehdä ja mitä ei, jotta voit päättää projektisi hyvin, säilyttää vauhdin ja valmistautua onnistumaan myös seuraavassa projektissa. Hei, Patrice.

Patrice Embry:

Hei.

Ben Aston:

Edellisestä keskustelustamme on kulunut vain pari viikkoa. Mitä sinulle kuuluu? Tiedän itse asiassa, mikä sinulle on viime aikoina ollut jännittävää: olit juuri road tripillä. Suosittelisitko automatkoja?

Patrice Embry:

Suosittelen automatkoja ihmisille, jotka pitävät ajamisesta ja jaksavat katsella samoja maisemia jonkin aikaa, etenkin jos ajaa suurten osavaltioiden läpi. Ajoimme Philadelphian ulkopuolelta Colorado Springsiin. Kuljimme Pennsylvanian, Ohion ja Indianan kautta, poikkesimme nopeasti Chicagoon illalliselle, jatkoimme Iowaan, söimme lounasta Nebraskassa ja ajoimme koko Etelä-Dakotan halki. Vietimme yön Wyomingissa, jatkoimme Coloradoon ja lensimme takaisin, sillä tuollaisen ajomäärän jälkeen kukaan ei halua nähdä autoa vähään aikaan.

En oikeastaan ole poistunut kotoa juuri lainkaan sen jälkeen, kun palasimme viime perjantaina.

Ben Aston:

Hienoa. Tapahtuiko matkan aikana mitään hauskaa? Mikä oli hauskin tai katastrofaalisin hetki?

Patrice Embry:

Hauskaa ja katastrofaalista tapahtui kyllä. Yksi tärkeimmistä syistä, miksi ajoimme niin pohjoiseen Etelä-Dakotaan, oli Mount Rushmoren ja Crazy Horsen näkeminen. Ne ovat lähellä toisiaan ja upeita monumentteja, joita Yhdysvalloissa kasvaneet ihmiset toivovat näkevänsä elämässään. Ainoana päivänä, jolloin meidän oli mahdollista käydä siellä, oli kuitenkin täydellinen sumu ja valkoinen peitto.

Emme nähneet yhtään mitään. Ajoimme silti paikalle siinä toivossa, että sumu hälvenisi, mutta niin ei käynyt. Kohteet jäivät siis toistaiseksi haavelistalle, enkä tiedä, lähdemmekö enää uudelleen. Ehkä se ei vain ollut tarkoitettu minulle.

Ben Aston:

Se on pahinta, kun tekee erityisen suunnitelman ja kaikki menee pieleen. Todella harmillista.

Patrice Embry:

Lahjatavaraliikkeet olivat sentään mukavia.

Ben Aston:

Erittäin mukavia.

Kerro nyt, kun olet palannut eeppiseltä automatkaltasi: millaisten projektien parissa työskentelet tällä hetkellä? Mikä pitää sinut kiireisenä kesän ajan?

Patrice Embry:

Kesä on itse asiassa melko rauhallinen. Sain juuri päätökseen pitkäaikaisen, yli kaksi vuotta kestäneen sopimuksen, mikä on freelancerille todella pitkä aika. Kesän kevyempi työmäärä on hieno asia, sillä viime kuukaudet olivat raskaita projektien päättämisen vuoksi. Jatkan muutamien voittoa tavoittelemattomien asiakkaideni ylläpitotöitä ja katson sitten, mihin kaikki johtaa. Minulla on pari asiaa vireillä, mutta olisin täysin tyytyväinen, jos tilanne jatkuisi tällaisena koko kesän.

Ben Aston:

Jos siis haluatte syyskuuksi loistavan etätyötä tekevän projektipäällikön, Patrice on avoin tarjouksille. Sinulla on kuitenkin jotain tulossa syyskuussa: puhut Digital PM Summitissa. En ole itse ollut siellä. Mitä tapahtumasta pitäisi tietää?

Patrice Embry:

Siellä pääsee tapaamaan ihmisiä, jotka haluaisi tavata oikeassa elämässä, koska he ymmärtävät kaikki projektipäälliköiden haasteet ja vaikeudet. Se muistuttaa verkkosivustosi artikkeleiden lukemista, Ben, koska konferenssin aiheet ovat todella helposti samaistuttavia. Monissa konferensseissa vain muutama asia liittyy suoraan omaan työhön, mutta tämä tapahtuma on erilainen.

On mukavaa tavata ihmisiä henkilökohtaisesti. Odotan erityisesti monien Slackin kautta tapaamieni ihmisten näkemistä. Pidän lyhyen puheenvuoron projektien retrospektiiveistä. Se on eräänlainen kokeilu, jolla testaan, pystynkö puhumaan yleisön edessä saamatta koko kehoa peittäviä nokkosihottumaoireita.

Ben Aston:

Aiotko käyttää tavallisia pyjamiasi?

Patrice Embry:

Luultavasti. Saatan käyttää poolopaitaa peittääkseni oireet, sillä puhkean todella helposti nokkosihottumaan stressaavissa tilanteissa. Asiakkaiden edessä pystyn käsittelemään sen hyvin, mutta tämä olisi aivan uusi taso.

Ben Aston:

Suorana ja kasvokkain tapahtuvana esityksenä se ei juuri voisi olla jännittävämpi. Jos siis harkitset Digital PM Summitia etkä ole vielä ilmoittautunut, Patricella on sinulle tarjous.

Patrice Embry:

Jos käytät kassalla etunimeäni Patrice, eli koodia P-A-T-R-I-C-E, saat 100 dollaria alennusta. Tapahtuma järjestetään Memphisissä, joten sadalla dollarilla saa paljon erinomaista barbecue-ruokaa.

Ben Aston:

Tapahtuma on siis syyskuun alussa?

Patrice Embry:

Kyllä.

Ben Aston:

Syyskuun toinen päivä, muistaakseni?

Patrice Embry:

Kyllä.

Ben Aston:

Jos pidät Patricesta ja haluat tavata hänet henkilökohtaisesti sekä kuulla hänen puheensa projektien retrospektiiveistä muiden kiinnostavien esitysten ohella, tutustu Digital PM Summitin verkkosivustoon. Mukana on useita DPM-yhteisön suosikkeja, kuten Suze Haworth ja Kelly Sutter. Tutustu tapahtumaan.

Puhutaan sitten artikkelista, jonka kirjoitit meille. Se ei käsitellyt projektien retrospektiivejä vaan projektien päättämistä ja sitä, miten voimme päättää projektit paremmin. Projektit voivat hajota viimeisellä etapilla, kun hellitämme kaasua, koska kuvittelemme olevamme perillä. Viimeiset kaksi prosenttia voivat silti kestää viikkoja, ja projektin saaminen oikeasti valmiiksi voi olla hyvin vaikeaa.

Miten voimme estää projektia luisumasta käsistämme viime hetkellä ja aiheuttamasta ongelmia itsellemme, tiimillemme ja asiakkaillemme? Projektin lopussa työn tekeminen on usein viimeinen asia, jota haluamme tehdä. Miten pysyt sitoutuneena, kun olet menettänyt kiinnostuksesi ja kaikki muutkin ovat menettäneet kiinnostuksensa?

Patrice Embry:

Sanon itselleni ja kaikille tiimiläisille, että tämä on viimeinen tehtävä ja sen jälkeen meidän ei enää tarvitse koskaan puhua tästä projektista — tai voimme puhua myöhemmin siitä, miten hienosti kaikki meni. On tärkeää muistuttaa kaikkia siitä, että lopussa on jäljellä vain pieni määrä työtä. Suuri osa työstä kuuluu projektipäällikölle, joten sinun täytyy motivoida ennen kaikkea itsesi. Lisäksi projektin tuntikirjaus voidaan vihdoin poistaa työaikalomakkeelta.

Ben Aston:

Se on jo itsessään hyvä motivaatio. Projektin päättyessä olemme usein irtautuneet siitä, koska budjetti on loppumassa emmekä halua käyttää siihen enää aikaa. Miten projekti päätetään kunnolla, jos aikaa tai budjettia ei ole varattu?

Patrice Embry:

Kun tarkastelet kaikkia projektin päättämiseen tarvittavia asioita ilman riittävää aikaa tai budjettia, sinun täytyy päättää, mikä on kyseisessä projektissa tärkeintä. Jos projekti oli suuri ja monimutkainen tai asiakas muutti usein mieltään, käy läpi suunnitelmat ja aikataulut, tarkista muistiinpanot ja etsi asiat, jotka ovat saattaneet jäädä tekemättä.

Jos asiakas myöhemmin kysyy, sovittiinko jostakin asiasta, haluat tietää sen itse ennen asiakasta. Etsi puuttuvat asiat ja nosta ne esiin ajoissa. Jos budjettia ei enää ole, keskustele jonkun kanssa siitä, miten asia käsitellään. Jos aikaa ja budjettia on vähän, tee tärkeimmät asiat ensin, mutta kaikkien tarkistuslistan kohtien läpikäynti on hyvä käytäntö.

Ben Aston:

Tarkistuslistassasi on yhdeksän kohtaa. Ensimmäisiä ovat suunnitelman ja aikataulun tarkistaminen sekä muistiinpanojen ja viestien läpikäynti, jotta löydetään työn laajuuden ulkopuoliset asiat ja niin sanotut pysäköintialueelle siirretyt tehtävät. Näin voidaan verrata sitä, mitä luvattiin, siihen, mitä todella toimitettiin. Miten pidät kirjaa näistä asioista?

Patrice Embry:

Jos projektin aikana pidetään hyviä muistiinpanoja ja erillistä listaa työn laajuuden ulkopuolelle siirretyistä asioista, niitä ei unohdeta kokonaan. Ensin pitää varmistaa, ettei asiaa ole jo toteutettu jollakin toisella tavalla. Käy jokainen kohta läpi mahdollisimman tarkasti. Sen jälkeen voit kertoa asiakkaalle löytäneesi nämä asiat ja kysyä, haluaako hän toteuttaa ne toisessa vaiheessa.

Tärkeintä on löytää asiat itse. Pahinta on, että asiakas löytää ne ensin ja sinä joudut heti puolustuskannalle. Kun löydät ne ensin, voit päättää, miten toimit niiden kanssa.

Ben Aston:

Hyvä esimerkki on seuranta. Vasta julkaisun jälkeen asiakas saattaa huomata analytiikasta, ettei tapahtumaseurantaa tai myyntipolun seurantaa ole toteutettu oikein. Siksi projektin aikana laaditut tilanneraportit ja tärkeiden päätösten loki ovat hyödyllisiä. Voit niiden avulla selittää, että jokin asia jätettiin tekemättä, koska asiakas valitsi toisen asian tärkeämmäksi. Tilanneraportti ja päätösloki ovat tässä hyödyllisiä työkaluja.

Patrice Embry:

Ehdottomasti.

Ben Aston:

Mitä muita asioita projektin lopussa yleensä unohtuu?

Patrice Embry:

Kaikki sellaiset asiat, jotka päätettiin tehdä myöhemmin, koska keskityttiin vähimmäiskäyttökelpoiseen tuotteeseen. Esimerkiksi kerran projektissa kuvat jäivät ilman ALT-tekstejä. Asiakkaalla ei ollut tekstejä valmiina, joten etenimme, vaikka kirjoitin asian muistiin. Projektin lopussa asia unohtui ja asiakas huomasi, että sivusto ei läpäissyt saavutettavuustarkastusta.

Tällaiset asiat voivat tuntua vähäpätöisiltä, mutta niistä pitää olla tietoinen. Voit myöhemmin päättää, ettei asia ole suuri ongelma, mutta et voi tehdä hyvää päätöstä, jos et tiedä sen olemassaolosta.

Ben Aston:

Myös sisältö, kuvat, analytiikka, seurantatunnisteet ja ALT-tekstit unohtuvat helposti. Kehittäjät saattavat käyttää väliaikaisia kuvia tai esimerkkisisältöä, joka näyttää oikealta, ellei sitä tarkisteta huolellisesti. Siksi laadunvarmistukselle täytyy olla kunnollinen suunnitelma.

Patrice Embry:

Kaikki puuttuvat asiat eivät kuitenkaan ole laadunvarmistuksen löydettävissä. Saatamme olla päättäneet käyttää tiettyä pienoisohjelmaa tai toteuttaa jonkin ominaisuuden myöhemmin, mutta laadunvarmistaja ei edes tiedä sen kuuluvan projektiin. Siksi projektipäällikön pitää pitää silmät auki joka suuntaan.

Ben Aston:

Kun asiat on saatu päätökseen, tiimi täytyy vielä ajaa alas ja projekti sulkea. Jos työaikakirjaukset ovat edelleen avoinna, ihmiset jatkavat ajan kirjaamista projektille. Miten vedät rajan?

Patrice Embry:

Kirjoita tiimille yhteenvetoviesti. Kerro, että projekti on päättynyt eikä sille enää laskuteta aikaa. Jos käytössä on Harvestin kaltainen laskutusjärjestelmä, sulje mahdollisuus kirjata aikaa. Kiitä kaikkia, kerro asiakkaan positiivisesta palautteesta ja mainitse erityisen hyvin onnistuneet asiat. Voit myös tunnistaa vaikeat kohdat. Lopuksi ilmoita selkeästi, ettei uusia kirjauksia enää tehdä. Sisäisesti projekti on silloin valmis, kunnes retrospektiivi järjestetään.

Ben Aston:

Puhutaan retrospektiiveistä. Mainitsit anonyymit kyselyt. Miten ne toimivat?

Patrice Embry:

Ne toimivat hyvin, koska ihmiset sanovat helpommin asioita, joita eivät ehkä sanoisi kasvokkain. Haluat kuulla sekä hyvän että huonon palautteen, jotta voit toimia paremmin seuraavalla kerralla. Käytän yleensä kolmea kysymystä: mikä onnistui, mikä ei onnistunut ja mitä meidän pitäisi tehdä uudelleen.

Jos esittää vain avoimen kysymyksen, ihmiset eivät välttämättä vastaa. Siksi lisään usein vaihtoehtoja, joiden joukosta voi valita, sekä vapaan tekstikentän. Valmiit vaihtoehdot auttavat muistamaan asioita ja voivat kannustaa ihmisiä kirjoittamaan myös omia ajatuksiaan. Kokoan vastaukset yhteen ja esitän ne retrospektiivissä niin, ettei yksittäisiä kommentteja voi yhdistää tiettyyn henkilöön.

Ben Aston:

Entä jos ihmiset eivät vastaa?

Patrice Embry:

Se on anonyymien kyselyiden vaikein puoli. Et tiedä, kuka ei vastannut, joten et voi pyytää juuri häneltä vastausta. Jos kysely on puolianonyymi, voit ehkä nähdä käyttäjän sähköpostiosoitteen, mutta luottamusta ei saa rikkoa. Jos lupaat olla paljastamatta, kuka sanoi mitäkin, pidä lupauksesi. Yleensä pyydän vastausta vain kerran. Jos ihmisiä täytyy jahdata, palautteesta ei todennäköisesti tule kovin hyödyllistä.

Ben Aston:

Tarkistuslistalla on myös retrospektiivi tiimin kanssa ja palautteen pyytäminen asiakkaalta. Miten keräät asiakkaan palautetta, etenkin jos projekti ei mennyt hyvin?

Patrice Embry:

Kysyn yleensä, voisiko asiakas kertoa lyhyesti, mikä onnistui ja mitä voisimme tehdä paremmin. Joidenkin projektien jälkeen keskustelua ei kuitenkaan kannata avata uudelleen. Jos suhde asiakkaaseen on hyvä, pyydä kirjallista palautetta, jotta hänellä on aikaa ajatella asiaa. Pienikin palaute on arvokasta. Sisäisesti projekti voi tuntua onnistuneelta, mutta jos asiakas ei kokenut samoin, on tärkeää ymmärtää miksi.

Ben Aston:

Palautetta voi olla helpompi pyytää osana jatkuvaa keskustelua kuin vasta projektin lopussa. Kun kysyy säännöllisesti, mikä toimii ja mikä ei, vastaus ei ole yhtä reaktiivinen.

Patrice Embry:

Säilytän myös asiakkaiden myönteiset viestit erillisessä kansiossa. Katson niitä, kun tunnen oloni huonoksi. Säilytän myös kriittiset viestit, sillä niistä voi myöhemmin nähdä, mikä projektissa toimi ja mikä ei. Hyvät muistiinpanot ja dokumentaatio auttavat, vaikka asiakkaalta ei voisi pyytää erillistä loppupalautetta.

Ben Aston:

Tähän on hyvä lopettaa. Jos haluat tutustua kaikkiin tarkistuslistan kohtiin, löydät Patricen artikkelin projektien päättämisestä osoitteesta thedigitalprojectmanager.com. Patrice, kiitos liittymisestä seuraamme.

Patrice Embry:

Kiitos.

Ben Aston:

DPM-asiantuntijanamme Patrice esiintyy Digital PM Summitissa ja tulevilla syyskuussa alkavilla kursseillamme. Kyseessä on digitaalisen projektinhallinnan valmennus. Seitsemän viikon kurssi sisältää videoluentoja, viikoittaisia tehtäviä, ryhmäkeskusteluja ja mahdollisuuden valmennussessioihin. Siirry osoitteeseen DPM school.com ja ilmoittaudu ennen kuin kurssi täyttyy. Jos haluat osallistua keskusteluun projektien paremmasta päättämisestä, kommentoi artikkelia ja liity Slack-tiimiimme. Löydät resurssiosiosta myös paljon kiinnostavia keskusteluja. Ensi kertaan, kiitos kuuntelusta.