Las herramientas de gestión del tiempo son un dolor de cabeza. No solo para quienes hacemos las planillas horarias, sino también como gerentes de proyectos, tratando de administrar los presupuestos de los proyectos y lograr que nuestros equipos registren su tiempo con precisión. Las herramientas de administración del tiempo no sólo pueden ser molestas, sino también caras. En este artículo, estamos en la búsqueda de los mejores programas de gestión del tiempo gratis en español. Lo más importante es que estamos buscando el mejor software de gestión en su clase: herramientas tan buenas y fáciles de usar que la gente querrá enviar sus planillas horarias. ¡Imagina eso!
10 del mejor Software de Seguimiento de Tiempo
Estas son algunas de las mejores herramientas de seguimiento del tiempo en el mercado:
¿Por Qué es Importante el Software de Seguimiento de Tiempo?
Las herramientas de gestión del tiempo y el software de gestión de gastos no es lo que la gente llamaría “divertido” o al menos tolerable, pero es un mal necesario en el mundo de la agencia digital, para servicios profesionales y consultoría cuando estás cargando tiempo y materiales o facturando por hora y necesitas realizar un seguimiento del presupuesto. Del mismo modo, la facturación tampoco es “divertida”, pero es necesaria y requiere detalles precisos de las planillas horarias para funcionar.
Fundamentalmente, hay información de administración presupuestaria y financiera que se necesita para mantener un negocio vivo; Necesitamos conocer los aspectos esenciales del presupuesto del proyecto:
- ¿Estamos por encima o por debajo del presupuesto del proyecto?
- ¿Estamos en camino para llegar al tope presupuesto?
- ¿Cuánto se debe facturar al cliente?
- ¿Qué tan rentable es el proyecto / trabajo / cliente?
La información precisa de las planillas horarias también es importante para nosotros como gerentes de proyectos, por lo que podemos proporcionar estimaciones análogas apropiadas basadas en el desempeño del proyecto pasado. Para poder realizar una estimación correcta, debemos poder mirar hacia atrás a los datos de la planilla horaria, al software de administración de tiempo y evaluar cuánto se debe cobrar por el próximo proyecto. Necesitamos información confiable y precisa, y la gente debe usar sus herramientas de gestión del tiempo correctamente.
A menos que no tengas interés en el esfuerzo que conlleva entregar el proyecto, y la rentabilidad de tus proyectos, entonces no puedes evitar la molestia que son las planillas horarias, el software de gestión de tiempo y el informe de horas.
El problema es que si las herramientas de gestión del tiempo que estás utilizando son un poco complicadas y es un problema utilizarlas, entonces nadie querrá usarlas, y los datos que obtendrás de ellas resultarán ser casi inútiles.
Pero, ¿la gestión del tiempo y los informes deben ser una molestia siempre? Seguramente debe haber algunas herramientas de software de gestión de tiempo que lo hagan más fácil, ¿no?
¿Cuáles Son las Mejores Herramientas de Gestión del Tiempo?
El mejor software de gestión de tiempo debe ser capaz de manejar grandes equipos, muchos clientes y muchos proyectos simultáneamente, así como tambíen de hacer una línea de tiempo de la administración del proyecto. Pero más allá de un producto que funcione bien para capturar el tiempo, debemos pensar qué sucede con dicha información: ¿Cómo comienza como una estimación, cómo se realiza el seguimiento y, una vez realizado el seguimiento, cómo se factura?
Al elegir la mejor herramienta de gestión del tiempo, vale la pena analizar el flujo de trabajo de tu agencia o estudio, y pensar en la experiencia de como un todo, de extremo a extremo, desde la persona que crea el presupuesto hasta la persona que hace el trabajo y la persona que lo factura. ¿Cómo encaja todo esto?
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Entonces, ¿qué se necesita para gestionar bien el tiempo? Hemos identificado cinco aspectos clave del software de administración de tiempo que creemos que facilita la administración de proyectos digitales.
- ¿La gente realmente lo usará? El software debe verse bonito y ser realmente fácil de usar.
- ¿Integra la administración de tiempo fácilmente con proyectos y tareas? Necesita vincularse a una fuente de confianza para los clientes, proyectos y tareas en línea.
- ¿Se integra con estimaciones y seguimiento? Debería crear fácilmente una estimación o presupuesto del proyecto, y luego ser capaz de realizar un seguimiento de la estimación frente a los reales con informes y análisis visuales.
- ¿Se integra bien con la facturación? Debe ser fácil convertir los informes y datos reales del proyecto en estimaciones para enviarlas a los clientes.
- Debe integrarse bien con aplicaciones de terceros: Particularmente útil es la capacidad de integración con software de contabilidad como Quickbooks o Xero.
1. 10,000ft by Smartsheet – Best for mobile time tracking
Effectively find and schedule the best project team, resolve staffing conflicts in real time, and forecast hiring needs.
10,000ft, a high-level project and resource management software, helps modern teams make confident decisions about project planning, team capacity, budget forecasting, team utilization, and hiring needs in real time.
Built-in timesheets, mobile time tracking, and expense tracking, enables you to create rich project reports by filtering project data with just a few clicks. Reports can give insight into historical data or offer a forecasted view of team utilization, actual vs. planned time reports, budget tracking, expense reports, and projects in the pipeline.
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10,000ft easily integrates with a variety of internal workflows and software suites. Additionally, it provides a flexible API and Zapier integration that can connect with top operational tools for analytics, communications, PM, ERP, and finance.
With a unique project and resource matching feature, 10,000ft helps match team members to the project
2. actiTIME – Best for small teams and businesses
actiTIME is available on desktop or mobile.
actiTIME is a time tracking software designed to keep track of hours spent on projects, and it also allows project managers to analyze hours and timesheets to make informed decisions about estimates, invoices, and more.
actiTIME allows you to create projects and allocate tasks to team members so you can keep track of time per project and per task. Project managers can collect data on employee performance, as well as project costs and revenues, and review it in reports and charts.
This tool also offers the ability to compare estimated vs. actual time, as well as the ability to use that information to create invoices and adjust estimates as needed. These features foster a comprehensive and objective analysis of individual and team performance.
actiTIME is highly flexible and configurable to a diverse set of needs and preferences. It can also be integrated with other project management apps through Zapier or their API.
actiTIME offers free plans for teams of up to three members. Paid plans start at $5/user/month, and a free trial is offered.
3. Forecast.app – Best for AI capabilities
Review and assess team member time sheets for completeness.
Forecast takes advantage of Artificial Intelligence (AI) to support your estimates in becoming better and more accurate. Total time spent on tasks will automatically be benchmarked against your estimates and the AI learns from this to improve future estimates, thereby reducing your risk of under- or over-estimating your projects. This will have a significant impact on the effectiveness of your resource planning, enabling you to improve your delivery and profitability.
Forecast is a full resource project management solution that lets you track time using any method you want. Effortlessly track time on the projects and tasks you are assigned, whether on the go using mobile iOS and Android apps or directly on the web. It
4. monday.com – Best for customization capabilities
Keep track of tasks based on timeline and status in a table view.
monday.com is a project management software with time tracking features that has done away with a lot of the trimmings of typical management tools and focused on simple, visually intuitive layouts that help clarify the sequence of work.
monday.com features for managing projects include resource and project management, time tracking software, collaboration, and reporting features. For example, users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. It also offers a great project reporting dashboard that can collect data from multiple boards, allowing better tracking abilities of progress.
And while monday.com doesn
5. VOGSY – Best for G Suite users
VOGSY's timesheets are pre-populated with project data make time tracking simple and accurate.
VOGSY is all-in-one software that automates and streamlines time, expense, and financial tracking. Built on the secure Google Cloud, VOGSY offers time tracking and project management solutions, along with resource planning, CRM, task management, billing, and reporting.
Timesheets are pre-populated based on project planning, ensuring they are accurate and easy to use. VOGSY is incredibly intuitive thanks to its clear and easy-to-navigate interface based on Google
6. ProjectManager – Best for real-time monitoring of tracked time.
Track time, streamline payroll, and save money with accurate and secure timesheets.
ProjectManager.com is a project management software that has built in time tracking tools. The tool is cloud-based, making it easy to set up and get started, and its time tracking capabilities are intuitive, making it easy for team members to use as well.
As the software also includes features for planning projects, assigning tasks, and tracking progress, the time tracking features are connected to your projects to keep team members and stakeholders on the same page. Using this tool, you can also manage timesheets, expenses, and workloads. Team members can submit timesheets through the software, which can then be pulled into estimates to send to clients.
The tool offers real-time reporting options, including pre-set reports and the ability to set up your own custom reports. You can also use the real-time dashboard to view current project stats and time tracked.
Native integrations include Google Apps like Drive, Gmail, Calendar, etc. as well as Microsoft Office and Microsoft Project. Other integrations are available through Zapier.
Pricing for ProjectManager.com starts at $15/user/month, with their basic
7. Wrike – Best time tracking software for integrations
Create Gantt charts to easily see how team member time will be spent.
Wrike is a powerful, easy-to-use time tracking software trusted by 20,000+ organizations worldwide. The tool is suitable for teams with anywhere from five members to an unlimited number of members. It
8. Actually
Actually is a simple and easy to use time tracking tool. This software is suitable for small and medium-sized teams working with projects. Actually, it is easy to enter project hours on desktop and mobile without the frustration of complex forms, timesheets and user interfaces.
It is easy to input hours and view flex time balance. Managers can see missing time entries and check the overall hours by person or by the project. Team and individual flex time balance can be connected to different calendars for holidays
9. Bill4time – Best for reporting features
Track billable hours over specific time periods.
Bill4time is the full package
10. Timecamp – Best for integration options
Track time in real-time or add it manually.
TimeCamp is a great free time tracking software tool (with freemium upgrades) that includes manual and automatic timesheets, a time diary, and automatic task detection capabilities. It
Otras Herramientas de Gestión del Tiempo Que Vale la Pena Considerar:
¿Nada de lo anterior te parece adecuado? Consulta la lista a continuación para obtener 15 herramientas adicionales de software de gestión del tiempo:
- Paymo
- StreamTime
- Minute Dock
- Zoomshift
- Boomr
- Time Doctor
- Big Time
- FunctionPoint
- Freshbooks
- SpringAhead
- Replicon
- Intervals
- Journyx
- BillQuick
- MoneyPenny
- Hub Planner
- TimeLog
¿Necesitas Ayuda para Reducir las Opciones?
Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.
Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.
¿Qué Opinas?
¿Qué crees que nos está faltando? ¿Qué otras herramientas de gestión del tiempo o software de planillas horarias has encontrado que no mencionamos? Nos encantaría saber si tienes algunas sugerencias acerca del uso de este tipo de software o ideas para líneas del tiempo. ¿Por qué no los compartes en los comentarios?
