Las herramientas de gestión del tiempo son un dolor de cabeza. No solo para quienes hacemos las planillas horarias, sino también como gerentes de proyectos, tratando de administrar los presupuestos de los proyectos y lograr que nuestros equipos registren su tiempo con precisión. Las herramientas de administración del tiempo no sólo pueden ser molestas, sino también caras. En este artículo, estamos en la búsqueda de los mejores programas de gestión del tiempo gratis en español. Lo más importante es que estamos buscando el mejor software de gestión en su clase: herramientas tan buenas y fáciles de usar que la gente querrá enviar sus planillas horarias. ¡Imagina eso!
Salta directamente a las mejores herramientas de gestión del tiempo.
¿Por Qué es Importante el Software de Seguimiento de Tiempo?
Las herramientas de gestión del tiempo y el software de gestión de gastos no es lo que la gente llamaría “divertido” o al menos tolerable, pero es un mal necesario en el mundo de la agencia digital, para servicios profesionales y consultoría cuando estás cargando tiempo y materiales o facturando por hora y necesitas realizar un seguimiento del presupuesto. Del mismo modo, la facturación tampoco es “divertida”, pero es necesaria y requiere detalles precisos de las planillas horarias para funcionar.
Fundamentalmente, hay información de administración presupuestaria y financiera que se necesita para mantener un negocio vivo; Necesitamos conocer los aspectos esenciales del presupuesto del proyecto:
- ¿Estamos por encima o por debajo del presupuesto del proyecto?
- ¿Estamos en camino para llegar al tope presupuesto?
- ¿Cuánto se debe facturar al cliente?
- ¿Qué tan rentable es el proyecto / trabajo / cliente?
La información precisa de las planillas horarias también es importante para nosotros como gerentes de proyectos, por lo que podemos proporcionar estimaciones análogas apropiadas basadas en el desempeño del proyecto pasado. Para poder realizar una estimación correcta, debemos poder mirar hacia atrás a los datos de la planilla horaria, al software de administración de tiempo y evaluar cuánto se debe cobrar por el próximo proyecto. Necesitamos información confiable y precisa, y la gente debe usar sus herramientas de gestión del tiempo correctamente.
A menos que no tengas interés en el esfuerzo que conlleva entregar el proyecto, y la rentabilidad de tus proyectos, entonces no puedes evitar la molestia que son las planillas horarias, el software de gestión de tiempo y el informe de horas.
El problema es que si las herramientas de gestión del tiempo que estás utilizando son un poco complicadas y es un problema utilizarlas, entonces nadie querrá usarlas, y los datos que obtendrás de ellas resultarán ser casi inútiles.
Pero, ¿la gestión del tiempo y los informes deben ser una molestia siempre? Seguramente debe haber algunas herramientas de software de gestión de tiempo que lo hagan más fácil, ¿no?
¿Cuáles Son las Mejores Herramientas de Gestión del Tiempo?
El mejor software de gestión de tiempo debe ser capaz de manejar grandes equipos, muchos clientes y muchos proyectos simultáneamente, así como tambíen de hacer una línea de tiempo de la administración del proyecto. Pero más allá de un producto que funcione bien para capturar el tiempo, debemos pensar qué sucede con dicha información: ¿Cómo comienza como una estimación, cómo se realiza el seguimiento y, una vez realizado el seguimiento, cómo se factura?
Al elegir la mejor herramienta de gestión del tiempo, vale la pena analizar el flujo de trabajo de tu agencia o estudio, y pensar en la experiencia de como un todo, de extremo a extremo, desde la persona que crea el presupuesto hasta la persona que hace el trabajo y la persona que lo factura. ¿Cómo encaja todo esto?
Entonces, ¿qué se necesita para gestionar bien el tiempo? Hemos identificado cinco aspectos clave del software de administración de tiempo que creemos que facilita la administración de proyectos digitales.
- ¿La gente realmente lo usará? El software debe verse bonito y ser realmente fácil de usar.
- ¿Integra la administración de tiempo fácilmente con proyectos y tareas? Necesita vincularse a una fuente de confianza para los clientes, proyectos y tareas en línea.
- ¿Se integra con estimaciones y seguimiento? Debería crear fácilmente una estimación o presupuesto del proyecto, y luego ser capaz de realizar un seguimiento de la estimación frente a los reales con informes y análisis visuales.
- ¿Se integra bien con la facturación? Debe ser fácil convertir los informes y datos reales del proyecto en estimaciones para enviarlas a los clientes.
- Debe integrarse bien con aplicaciones de terceros: Particularmente útil es la capacidad de integración con software de contabilidad como Quickbooks o Xero.
Puntuación:
- 10
- prueba gratuita durante 14 días.
- freemium.
- desde $19/usuario/mes.
Forecast – https://www.forecast.app/
Forecast aprovecha la Inteligencia Artificial (IA) para hacer que tus estimaciones sean mejores y más precisas. El tiempo total dedicado a las tareas se comparará automáticamente con tus estimaciones y la IA aprenderá de esto para mejorar las estimaciones futuras, reduciendo así el riesgo de subestimar o sobrestimar tus proyectos. Esto tendrá un impacto significativo en la efectividad de la planificación de tus recursos, permitiéndote mejorar tus entregas y rentabilidad.
Forecast es una solución completa de gestión de recursos y proyectos que te permite realizar un seguimiento y gestión del tiempo utilizando cualquier método disponible. Registra sin esfuerzo el tiempo en los proyectos y tareas que te asignen, ya sea sobre la marcha utilizando aplicaciones móviles de iOS y Android o directamente en la web. Es ideal para equipos distribuidos y tiene vistas de las planillas horarias diarias y semanales para que puedas hacer un seguimiento del tiempo de la forma que más te convenga. Configura recordatorios semanales o diarios para asegurarte de que todos rastreen y gestionen su tiempo correctamente. Hacer un seguimiento de los presupuestos y las estimaciones es muchísimo más sencillo con Forecast. Forecast está totalmente integrado con las aplicaciones web más utilizadas y se pueden instalar sin problemas desde el catálogo de aplicaciones. Por ejemplo, la integración profunda de JIRA hace que Forecast sea ideal como complemento de seguimiento y organización de tiempo y planificación de recursos, la funcionalidad de Forecast cubre un amplio espectro de las capacidades necesarias para ejecutar y administrar proyectos y personas de manera efectiva, con la menor sobrecarga posible. Forecast puede decirte si tu proyecto es rentable, cuánto dinero está ganando tu equipo y si tu cliente favorito también está aportando lo máximo para el resultado final.
Las agencias, compañías de consultoría y muchas empresas utilizan Forecast a nivel mundial. Tiene un plan gratuito, así como opciones profesionales y empresariales que cuestan desde $19/usuario/mes (prueba gratuita de 14 días).
Puntuación: 10
Paymo – https://www.paymoapp.com/
Paymo is a full-featured work management tool that pairs task management with advanced time tracking functionalities under an intuitive digital workspace. The platform is a popular option because it also integrates planning, resource management, and invoicing, to help you manage your entire workflow and ensure you’re getting paid fairly.
In Paymo, time tracking can be done either via an in-app web timer or manually through the Timesheets module, in case you forgot about the web timer in the first place. There’s also a free desktop widget available for those who are more comfortable working from their Mac, Windows, or Linux taskbar.
If you attend conferences or client meetings and still need to keep track of them, use the mobile app for Android and iOS. They also work offline, just in case you lack Internet connection.
Designers can use the Adobe CC Extension to track time within any Adobe tool with a 2017 or newer license (InDesign, Photoshop, InCopy, Illustrator, and Premiere), while working in parallel at their design sketches.
All time logs are instantly recorded into the Timesheets module to give you an accurate insight into how your team is spending their time. You can then easily turn them into time reports that will help you invoice your clients, spot any bottlenecks, and act as accurate benchmarks for your future projects too.
If you find yourself multitasking or forgot to start your tracker, use PaymoPlus as an automatic time tracking option. The tool tracks all the time spent within a browser tab, file, website, or software. All you have to do is hit Record and you’re all set. At the end of the day, what’s left is to pair up your time entries with their corresponding tasks or set up a rule to do this for you.
Paymo also provides different integration options with tools like Zapier, Google Apps, GrandTotal, or LambdaTest. To customize your own integrations, access Paymo’s API and build them to suit your own team’s needs.
Paymo’s time tracking features are free to use for individual users, while paid plans start at $9.56/user/month with a 15-day free trial.
Puntuación: 10
10,000ft – www.10000ft.com/
10,000ft es conocido por su diseño simple y su interfaz fácil de usar para la gestión de proyectos y recursos. Esto se extiende a la administración de tiempo, donde las planillas horarias se realizan con un solo clic y vienen pre-completadas con horas programadas para mantener a los miembros del equipo enfocados y ayudar a los administradores a establecer expectativas claras.
Al iniciar sesión en 10,000ft, los miembros del equipo aterrizan en “Hoy”. Desde este punto de vista, ven los proyectos, fases y tareas asignados actuales y futuros. Las planillas horarias se vinculan con los proyectos correspondientes para acceder fácilmente a información más detallada sobre plazos, resultados y presupuestos.
Los miembros del equipo ven las horas planificadas y las horas reales trabajadas lado a lado, por lo que pueden auto monitorearse y comunicar excedentes. Esta comparación también es visible para los administradores que hacen un seguimiento de la salud del proyecto para detectar posibles problemas y corregir el curso desde el principio.
Los paneles de proyectos se actualizan en tiempo real en toda la aplicación para así tener la información más precisa para el seguimiento del estado del presupuesto, análisis de contabilidad de proyectos e informes de toda la empresa. La precisión