So nutzen Sie die Prognoseansicht von Monday CRM zur Erkennung von Lücken im Vertriebstrichter und zur Ressourcenplanung

Die Prognose sah auf den ersten Blick gut aus, aber Geschäfte verharrten zu lange in derselben Phase, die Aktivität war uneinheitlich und es gab keine klare Antwort darauf, ob der Vertriebstrichter tatsächlich gesund genug für das nächste Quartal war.

Genau an diesem Punkt werden Lücken im Vertriebspipeline meist schwerer zu ignorieren. Sobald der Überblick über Geschäfte, Aktivitäten und Prognosen fragmentiert ist, wird es deutlich schwieriger zu erkennen, wo Ressourcen gebraucht werden oder was zuerst Aufmerksamkeit benötigt.

Hier kommt monday CRM ins Spiel. Mit der Prognoseansicht und dem richtigen Reporting-Setup können Teams Lücken im Vertriebstrichter früher erkennen, verstehen, was die Geschäfte ausbremst, und fundiertere Ressourcenentscheidungen treffen, bevor Ziele gefährdet sind.

Wie monday CRM Ihnen hilft, Lücken im Vertriebstrichter früher zu erkennen

Sobald Schwierigkeiten in der Pipeline manuell nicht mehr nachvollziehbar sind, benötigen Teams einen klareren Weg, um zu verstehen, was tatsächlich im Vertriebstrichter passiert. 

monday CRM hilft dabei, die Prognosesicht zu zentralisieren, damit Revenue-Teams Lücken identifizieren, Bewegungen von Geschäften überprüfen und nachvollziehen können, wo der Pipeline-Deckungsgrad nachlässt, bevor Ziele gefährdet werden.

• Zentralisiert Geschäfte, E-Mails, Meetings und Follow-ups in einem Arbeitsbereich, sodass Teams die Aktivitäten im Verkaufstrichter ohne Toolwechsel überprüfen können
• Hilft Teams, die aktuelle Pipeline-Leistung mit den Zielen zu vergleichen, um zu erkennen, ob der Umsatz auf Kurs ist, voraus ist oder gefährdet sein könnte
• Nutzt Trichterdiagramme, Bestenlisten und Aktivitätsverfolgung, um anzuzeigen, wo Geschäfte ins Stocken geraten, welche Mitarbeitenden oder Segmente Unterstützung brauchen und wie das Engagement den Pipeline-Fortschritt beeinflusst

Diese Ansichten zusammen helfen Teams, über oberflächliche Prognosen hinauszugehen und besser zu verstehen, was die Pipeline-Lücken im monday CRM tatsächlich verursacht.

So führen Sie die Erkennung von Pipeline-Lücken und Ressourcenplanung im monday CRM durch

Nachdem ich nun erläutert habe, wo Pipeline-Lücken in der Regel entstehen, zeige ich, wie Sie diese im monday CRM tatsächlich identifizieren und steuern können.

Schritt 1: Standardisieren Sie zuerst Ihr Deals-Board

Beginnen Sie damit, sicherzustellen, dass Ihr Deals-Board alle Felder für eine verlässliche Prognose enthält. 

Jedes aktive Geschäft sollte eine Phase, einen Besitzer, ein erwartetes Abschlussdatum, den Deal-Wert sowie ein Segment- oder Gebiets-Feld beinhalten. Das ist wichtig, denn die Prognoseansicht ist nur dann hilfreich, wenn die zugrundeliegenden Geschäftsdaten sauber und konsistent sind. 

Im Entwurf wird außerdem darauf hingewiesen, dass diese Einrichtung erfolgen sollte, bevor das Dashboard erstellt wird.

Schritt 2: Öffnen Sie die Prognoseansicht und vergleichen Sie die Pipeline mit Ihrem Ziel

Nutzen Sie die Prognoseansicht als Ausgangspunkt. 

Vergleichen Sie die prognostizierten Umsatzzahlen mit Ihren monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Zielen, um zu erkennen, ob das Team voraus ist, auf dem richtigen Weg oder Risiken ausgesetzt ist. So bleibt die Überprüfung auf die Lücke zwischen Prognose und Ziel fokussiert, statt auf Annahmen zu beruhen. 

Auch in der monday CRM-Hilfe wird das integrierte Sales-Dashboard als Möglichkeit beschrieben, den Vertriebserfolg, Prognosen und die Annäherung des Teams an seine Ziele auszuwerten.

Schritt 3: Verwenden Sie ein Trichterdiagramm, um herauszufinden, wo Geschäfte ins Stocken geraten

Wenn Sie eine mögliche Lücke feststellen, prüfen Sie, wo der Vertriebstrichter zusammenbricht. 

Ein Trichterdiagramm kann zeigen, wie Geschäfte von einer Phase in die nächste übergehen. Haben Sie oben genug Pipeline, aber in der Mitte oder am Ende bewegen sich weniger Geschäfte weiter, liegt das Problem vermutlich an der Umwandlungsrate oder dem Phasenfortschritt, nicht am Aufkommen der Leads. 

Die Dashboard-Tools von monday unterstützen die Diagrammerstellung auf Basis der Board-Daten und bieten eine nützliche Ergänzung nach der Prognoseansicht.

Schritt 4: Nutzen Sie eine Bestenliste, um die Leistung von Mitarbeitenden, Teams oder Segmenten zu überprüfen

Überprüfen Sie als nächstes, ob die Lücke auf einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter, ein Team, ein Gebiet oder ein Segment zurückzuführen ist. Ein Leaderboard kann dabei helfen, generelle Probleme im Vertriebstrichter von Abdeckungs- oder Workload-Themen zu unterscheiden. 

Zum Beispiel kann ein Vertriebsmitarbeiter überlastet sein, ein Segment unzureichend abgedeckt oder ein Vertriebsansatz schlechter als andere abschneiden. 

In der Entwurfsfassung wird dieser Schritt als Möglichkeit dargestellt, Gebietsprobleme von individuellen Engpässen auf Ebene der Vertriebsmitarbeiter zu unterscheiden.

Schritt 5: Überprüfen Sie Aktivitätsdaten zusammen mit der Prognose

Lücken im Vertriebstrichter entstehen nicht immer durch eine schwache Nachfrage. Manchmal geraten Geschäfte ins Stocken, weil Nachfassaktionen zu spät kommen, Meetings nicht stattfinden oder das Käuferinteresse zurückgegangen ist. 

Beziehen Sie Aktivitätsdaten in die Überprüfung mit ein, damit Sie E-Mails, Meetings und Nachfassaktionen mit dem Fortschritt der Deals abgleichen können. 

monday CRM’s Emails & Activities und die Ansichten auf Item-Ebene helfen dabei, Interaktionsdaten mit Kunden zu zentralisieren, wodurch Manager besseren Kontext zu jedem einzelnen Deal erhalten.

Schritt 6: Automatisierungen zu Abschlussdaten und stagnierenden Prozessen einrichten

Nutzen Sie Automatisierungen, um Deals zu kennzeichnen, die sich dem erwarteten Abschlussdatum nähern, ohne wirkliche Fortschritte zu zeigen, oder zu lange in der gleichen Phase verbleiben. 

So kann das Team Verzögerungen erkennen, bevor sie zu einer unerwarteten Überraschung in der Prognose führen. Der Entwurf empfiehlt daher ausdrücklich Automatisierungen in Bezug auf erwartete Abschlussdaten und stagnierende Deals.

Schritt 7: Machen Sie aus der Überprüfung eine Ressourcenentscheidung

Im letzten Schritt geht es darum zu entscheiden, was mit den gewonnenen Erkenntnissen zu tun ist. 

Stammt die Lücke aus geringer Aktivität, sollte der Fokus der Vertriebsmitarbeiter verschoben werden. Bei Problemen im Phasenfortschritt werden Konvertierungspunkte überprüft. Falls ein Segment zu wenig abgedeckt ist, sollte die Kampagnenunterstützung oder der Fokus auf das Gebiet angepasst werden. 

Das Ziel ist nicht nur, die Lücke zu melden, sondern monday CRM als wöchentliches Entscheidungstool für die Umverteilung von Ressourcen zu nutzen, solange noch Zeit bleibt, den Umsatz zu sichern.

Wie eine erfolgreiche Erkennung von Lücken im Vertriebstrichter in monday CRM aussieht

Wenn dieser Prozess richtig eingerichtet ist, fühlt sich die Pipeline-Überprüfung nicht mehr wie ein Ratespiel an, sondern wird klar und umsetzbar. Sie betrachten nicht nur Zahlen. Sie verstehen, was sie bedeuten und was als nächstes zu tun ist.

Auf einen Blick sollten Sie folgende Fragen beantworten können:

• Wie liegt unsere Prognose im Vergleich zum Ziel?
• Wo verlangsamen sich oder stocken Deals im Verkaufstrichter?
• Ist der Teameinsatz dort ausgerichtet, wo die Pipeline tatsächlich Unterstützung benötigt?

In monday CRM zeigt sich das meist in einer konsistenten Übersicht der Pipeline-Gesundheit, in der Lücken frühzeitig und nicht erst am Quartalsende sichtbar werden. Ihr Team kann Aktivitäten, Abdeckung und Prioritäten anpassen, während noch Zeit bleibt gegenzusteuern, anstatt lediglich auf verpasste Ziele zu reagieren.

Mit der Zeit wird dies Teil Ihrer wöchentlichen Routine. Pipeline-Reviews werden zu klaren Entscheidungen, wo der Fokus liegen sollte, was verbessert werden muss und wie der Umsatz auf Kurs gehalten wird.

Häufige Fehler bei der Nutzung von monday CRM für die Trichteranalyse

Selbst mit der richtigen Einrichtung in monday CRM können einige häufige Gewohnheiten dazu führen, dass Lücken im Verkaufsprozess schwerer zu erkennen sind oder Teams zu den falschen Entscheidungen verleiten.

Sich ausschließlich auf den Gesamtwert der Pipeline verlassen

Eine große Pipeline kann beruhigend wirken, doch sagt sie nichts über deren tatsächliche Gesundheit aus. Ohne die Überprüfung von Phasenbewegungen und Konversionsraten übersieht man leicht, an welchen Stellen Geschäfte ins Stocken geraten oder nicht vorankommen.

Aktivitätsdaten ignorieren

Geschäfte bewegen sich nur mit konsequenter Nachverfolgung weiter. Wenn E-Mails, Meetings und nächste Schritte nicht zusammen mit Pipeline-Daten überprüft werden, wird es schwieriger zu verstehen, warum Deals ins Stocken geraten oder gefährdet sind.

Schlussdaten unzuverlässig werden lassen

Prognosen hängen von erwarteten Abschlussdaten ab. Wenn diese veraltet oder zu optimistisch sind, erscheint die Prognose besser als sie tatsächlich ist – das macht es schwieriger, Lücken frühzeitig zu erkennen.

Fazit

Die Erkennung von Pipeline-Lücken funktioniert am besten, wenn sie zu einem festen Bestandteil der laufenden Arbeitsroutine wird, statt nur als einmalige Berichtserstellung zu dienen. 

Mit zunehmender Reife Ihres Prozesses können Sie Ihre Einrichtung in monday CRM mit weiteren Dashboards, Automatisierungen und Aktivitäts-Tracking ausbauen, sodass Ihr Team einen klareren Überblick über die Pipeline-Gesundheit und Ressourcenverteilung im Zeitverlauf erhält.

Wenn Sie Ihre Prognose- und Pipeline-Workflows weiter verbessern möchten, können Sie mehr über die angebotenen Möglichkeiten unter monday CRM. entdecken.

Viel Erfolg bei Ihren Pipeline-Reviews und der Ressourcenplanung! Ich hoffe, dieser Leitfaden hat Ihnen geholfen, einen klareren und umsetzbaren Workflow für die Zukunft aufzubauen.

FAQs

Wie oft sollten Teams dies in monday CRM überprüfen?

Eine wöchentliche Überprüfung ist für die meisten SaaS- und Agentur-Teams der effektivste Rhythmus. So bleibt genug Bewegung, um Trends frühzeitig zu erkennen, während noch Zeit bleibt, Anpassungen vorzunehmen, bevor die Ziele beeinträchtigt werden.

Welche Dashboard-Elemente sind für diesen Anwendungsfall am wichtigsten?

Beginnen Sie mit der Prognoseansicht, um die Pipeline mit den Zielen zu vergleichen. Nutzen Sie dann das Funnel-Diagramm, das Leaderboard und das Aktivitäts-Tracking, um Phasenbewegungen, Vertriebsleistungskennzahlen und die Engagements in einem Workflow zu überprüfen.

Funktioniert das auch ohne BI-Team?

Ja. monday CRM ist so konzipiert, dass operative Berichterstattung ohne ein separates BI- oder Analyse-Team möglich ist. Teams können Dashboards erstellen und die Pipeline-Gesundheit direkt im CRM überprüfen.

Wer sollte den Prozess verantworten?

Ein Umsatzverantwortlicher oder RevOps-Owner sollte in der Regel die Überprüfung leiten. Marketing- und Operationsteams können unterstützen, indem sie Kontext zu Kampagnen, Segment-Einblicke und Analysen zur Pipeline-Abdeckung liefern.

Was sind die häufigsten Anzeichen für eine Pipeline-Lücke in monday CRM?

Typische Anzeichen sind ins Stocken geratene Deals, niedrige Aktivitätslevel, schwache Phasenkonversion oder eine wachsende Lücke zwischen prognostiziertem Umsatz und den Zielvorgaben. Die Überprüfung der Prognoseansicht zusammen mit Aktivitäten und Phasenbewegungen hilft Teams, diese Probleme früher zu erkennen.