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Deine Projekte erfolgreich abschließen mit diesen Best Practices zum Projektabschlussbericht

By 13/08/2019November 1st, 2019 No Comments
 

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Das Teil ist auf dem Markt! Die Entwickler haben das Weite gesucht, die Designer haben sich High-Fives gegeben, alle Elemente auf deiner Launch-Checkliste wurden sorgfältig abgehakt. Vielleicht fliegt immer noch Konfetti in der Luft herum. Dein Projekt ist abgeschlossen!

Oder doch nicht?

Lasst uns über den Projektabschlussbericht sprechen. Die Projektabschlussphase ist die letzte Phase im Projektlebenszyklus und beendet das Projekt offiziell. Wenn du lange und hart an einem Projekt gearbeitet hast und es endlich abgeschlossen ist, ist es schwer, Zeit zu finden, es wirklich ordentlich abzuschließen

Es liegt jedoch definitiv in deinem Interesse, ein Abschlussverfahren einzuführen. So kannst du jede Basis abdecken und das Projekt sicher in den Order “Tolle, abgeschlossene Projekte” archivieren. Oder in die Cloud, egal wohin.

Warum ist der Projektabschlussbericht wichtig?

Warum ist es wichtig, ein Projekt ordnungsgemäß abzuschließen? Es ist so verlockend, nach dem Start eines Projekts einfach zur nächsten Sache überzugehen. Die zusätzliche Zeit und Energie, um noch mehr Arbeit nach der Veröffentlichung zu erledigen, scheint entmutigend. Aber es ist wirklich das Beste für dich als PM, es offiziell abzuschließen. Du wirst mehr aus der Erfahrung herausholen, du wirst deinem Team (und deinem Chef) zeigen, dass du kompetent und professionell bist und du wirst wahrscheinlich mindestens 2 Dinge erfahren. Meistens sogar mehr! Diese Dinge kannst du in dein nächstes Projekt einfließen lassen, um es erfolgreicher zu machen. Außerdem sind wir PMs, wir mögen es, wenn die Dinge ordentlich sind.

Wenn du ein Projekt *nicht* richtig abschließt, kannst du dich und dein Unternehmen auf einige schwierige Situationen einstellen. Die Kunden, die zu dir kommen, nachdem ein Projekt vorbei ist und sich darüber beschweren, dass manche Dinge nicht abgeschlossen wurden, erkennen, dass nach dem Start eine wichtige Komponente übersehen wurde. Als PM weißt du, dass alle diese Probleme zu einer Entgleisung neuer Projekte führen können. Tu dir selbst, deinem Unternehmen und deinem Team einen Gefallen und folge diesen Schritten, um dein Projekt abzuschließen.

9 Schritte zum erfolgreichen Projektabschlussbericht – der richtige Weg

1. Gehe jeden Plan/Zeitplan durch

Überprüfe jeden Plan/Zeitplan, um sicherzustellen, dass du nichts vergessen hast. Manchmal, wenn während eines Projekts die Spannung tatsächlich ansteigt und du nur versuchst, zur Ziellinie zu gelangen (oder wenn du ständig arbeitest), dann kann es sein, dass du versehentlich Dinge übersiehst. Dies geschieht selbst dem am besten organisierten PM. Wir alle machen Fehler!

Bei den Dingen, die du einfach überspringst, wenn du beschäftigt bist, solltest du versuchen, sie auf irgendeine Weise zu kennzeichnen. Du kannst auch einen Erinnerungsservice nutzen (wie z.B. einen guten, altmodischen Kalender), damit du diese Dinge nicht komplett bis zum Ende vergisst. Wenn mein Kunde Outlook verwendet, verwende ich die Funktion “Erinnern” in der E-Mail selbst. Ich habe gehört, dass, wenn du den Posteingang von Google (und nicht das normale Google Mail) benutzt, du das auch dort tun kannst.

Wenn du etwas entdeckst, das du übersehen hast, keine Panik. Wenn es wichtig wäre, wäre es wahrscheinlich in der Qualitätssicherung oder UAT zur Sprache gekommen. Das Beste, was du tun kannst, ist, für dein Team und deinen Kunden transparent zu sein und einen Weg zu finden, die Dinge einzubinden.

2. Durchsuche deine Notizen/Nachrichten nach “geparkten” Elementen..

Durchsuche deine Notizen/Nachrichten nach allem, was du aus dieser Phase aufgeschoben hast, falls es nicht passte, nicht untergebracht werden konnte usw. (außerhalb des Umfangs). Für Dinge, die du absichtlich für “später” zur Verfügung stellst, kannst du auch eine Lösung finden, die für dich funktioniert, um das, was die Leute in der Fachsprache “Parkplatz” nennen, zu schaffen. Oder einfach nur, dass du Dinge unterbringen kannst, damit sie nicht vergessen werden. Ich bin eine visuelle Person, also verwende ich ein Whiteboard, das sich in meiner direkten Sichtlinie befindet. Einige Leute erstellen ein Trello-Board oder einen anderen Bereich im Rahmen des PM-Tools ihrer Wahl, nur um diese Gegenstände unterzubringen.

Für jedes Element musst du feststellen, ob es im Umfang oder außerhalb des Umfangs liegt. Im Umfang sollten Elemente sorgfältig erfasst werden, damit du sie zum richtigen Zeitpunkt einbinden kannst (oder zumindest irgendwann vor dem Start oder im Rahmen eines Plans zur Aktualisierung nach dem Start, den der Kunde unterzeichnet hat.) Außerhalb des Umfangs solltest du eine schöne E-Mail an den Kunden schreiben, wenn du das Projekt abschließt. Außerdem wirst du bei deinem Business Development Team Punkte sammeln, da diese als Updates verkauft werden können.

3. Verfasse eine Nachbemerkung an dein Team

Verfasse eine Zusammenfassung an dein Team, um es darüber zu informieren, dass der Projektstart erfolgreich war. Es gibt nichts besseres als eine Dankeschön-E-Mail, um den Leuten zu zeigen, wie erfolgreich sie waren. Es spielt keine Rolle, ob das Projekt klein oder die Arbeit einfach war. Wenn es erledigt ist, solltest du sicherstellen, dass das Team Anerkennung genießt. Ich mag es, etwas Besonderes zu erwähnen, das jede Person beigetragen hat. Auf diese Weise kann man die E-Mail so unkompliziert wie möglich machen. In der Nachbearbeitungs-E-Mail kann auch alles andere erwähnt werden, was passieren muss (alles, was du vielleicht vergessen hast, siehe #1).

4. Schließe das Projekt mit deinem Kunden ab

Wickle den Kundenteil deines Projekts ab, um sicherzustellen, dass sie wissen, dass das Projekt beendet ist (und damit der Scope abgeschlossen ist). Gratuliere *ihnen* zu ihrem neuen Produkt. Informiere sie über alle noch offenen Fragen, alle URLs, Links oder Login-Informationen, die sie benötigen könnten. Außerdem solltest du alles andere, was der Kunde am Ende des Projekts bekommen sollte, wie z. B. eine Schlussrechnung vorlegen. Diese E-Mail kann wirklich helfen, eine Partnerschaft mit einem Kunden zu festigen. Sie kann auch dazu verwendet werden, ein Instandhaltungsprojekt einzuleiten, wenn du das Glück gehabt hast, eines zu verkaufen.

(Profi-Tipp! Die Nachbearbeitungs-E-Mail ist der perfekte Zeitpunkt, um Wartungsarbeiten, eine Phase 2 oder andere Verbesserungen zu verkaufen, wenn du dies noch nicht getan hast.)

5. Plane jedes mal eine Projekt-Retrospektive

Ja, jedes Mal. Ja, auch wenn es unkompliziert war und reibungslos verlief. Eine Retrospektive soll nicht nur zeigen, wie man Dinge behebt, die schief gelaufen sind, obwohl dies in der Regel im Mittelpunkt steht (insbesondere bei einem schwierigen Projekt). Es soll auch zeigen, was richtig gelaufen ist und wie man das gegenüber anderen Projekten repliziert. Es gibt immer etwas, was man aus einer Retrospektive über ein Projekt lernen kann. Auch wenn es nur “wir dachten, das würde passieren und wir hatten Recht” ist.

Es gibt viele Möglichkeiten, Retrospektiven zu realisieren und es gibt viele Anleitungen dazu (wie diesen fantastischen Artikel von Alexa Huston oder diesen – mit Vorlage – von Natalie Semczuk): Aber ich werde darauf eingehen, wie ich dabei vorgehe: Ich bin ein großer Fan der “anonymen” Umfrage. Wenn du in einer Arbeitsumgebung arbeitest, in der jeder sich selbst bewusst ist und in einem Raum sitzen kann und das Gute und das Schlechte mit Notizen und Bier aus dem Weg räumt, dann ist das das Beste. Dann verlasse diese Stelle nie wieder. Wenn es bei dir wie bei mir ist, dann warst du schon an Orten, an denen der Startknopf kaum gedrückt wurde und die Leute meckern schon rum, dass jemand ihren Job erschwert. (Und natürlich viele andere Fälle innerhalb dieser beiden Extreme.)

Die “anonyme Umfrage” (ich benutze hier Zitate, weil ich gerne zumindest die Namen kennen würde, aber ich respektiere die Vertraulichkeit) ist eine gute Möglichkeit, wirklich ehrliches Feedback zu erhalten. Es ist eine gute Möglichkeit für Menschen, die nicht gut in Konfrontationen sind – nämlich die meisten Menschen, besonders in der Entwicklung. Ich stelle Fragen so einfach wie möglich. Um die Teilnahme zu fördern, überlege ich mir Antworten und präsentiere sie als Multiple Choice, mit einer Schreiboption. Das hat viel besser funktioniert als offene Fragen. Wenn ich weiß, dass etwas Bestimmtes nicht gut gelaufen ist, dann frage ich: “Was ist nicht gut gelaufen” und stelle einige der Dinge, von denen ich sicher bin, dass sie zu dem Problem beigetragen haben, als Auswahl zur Verfügung. Sobald die Umfrageergebnisse vorliegen, nutze ich diese zusätzlich zu meinen eigenen Notizen, die ich während des Projekts mache, um ein umfassendes Dokument zu erstellen. Dieses Dokument teile ich zuerst mit dem Projektteam und dann mit der Geschäftsleitung, sobald ich Kommentare aus dem Projektteam aufgenommen habe.

Der große Trick hier ist jedoch, eine Retrospektive in DER Weise zu machen, die deiner Meinung nach am besten für dich funktioniert.

6. Bitte auch den Kunden um Feedback.

Nicht alle Kunden sind dafür offen und nicht alle Unternehmen sind bereit, dich fragen zu lassen. Aber wenn du eine vertrauenswürdige Beziehung mit dem Kunden hast und weißt, dass es keine Probleme bereiten wird, frage nach dem, was gut gelaufen ist und was nicht gut gelaufen ist. Ich mache daraus nichts so Großes wie unsere internen Retrospektiven, aber es gibt Erkenntnisse von außerhalb deines Unternehmens, die für dich wertvoll sein könnten. Normalerweise stelle ich nur ein paar Fragen in E-Mails, beiläufig – wie z.B. “Hey, gab es etwas, das speziell für dich bei diesem Projekt aufgefallen ist, gut oder schlecht, von dem du mir erzählen kannst?” Es ist nicht besonders eingreifend und kann leicht ignoriert werden, wenn der Kunde nicht dazu bereit ist, dir zusätzliche Informationen zu liefern.

Für eine maximale Effektivität solltest du Kundenfeedback einholen, bevor du deine interne Retrospektive abschließt. Teile die Informationen mit deinem Team. Das interne Feedback ist großartig; das Kundenfeedback ist unbestreitbar.

7. Erwäge eine personalisierte Anerkennung für deine Teamkollegen

Ich arbeite hauptsächlich aus der Ferne mit Menschen auf der ganzen Welt. Das bedeutet, dass ich, abgesehen von groben Videoanrufen, nie die Leute sehe, mit denen ich arbeite. Wenn ich in einem Büro arbeitete, bringe ich garantiert etwas für jeden meiner Teamkollegen mit und sie haben es immer geschätzt. Also, auch wenn ich weit weg bin, schicke ich immer noch eine Kleinigkeit an meine Teamkollegen, wenn wir mit einem Projekt fertig sind. Ich lebe außerhalb von Philadelphia, und ich habe einen kleinen lokalen Schmuckladen gefunden, der winzige Freiheitsglocken verkauft. Deshalb schicke ich diese nach einem erfolgreichen Projektabschluss raus. Einfache Dinge wie diese (die Glocken sind super billig – aber der Versand kann teuer werden) können einen langen, langen Weg zurücklegen, um eine Beziehung und Vertrauen aufzubauen. Denke darüber nach, nach einem Projekt etwas Besonderes für dein Team zu tun. Auch wenn du “nur” etwas zu Essen mitbringst oder zur Happy Hour die Runde auf dich geht.

8. Achte darauf, dass du jedes Projektabschluss-Verfahren einhältst, das dein Unternehmen oder deine Agentur vorschreibt.

In einigen Teams erfordert der Projektabschlussbericht einige Updates der Buchhaltung oder möglicherweise Dokumentationspflichten, die in bestimmten Branchen gelten. Es gibt eine Vielzahl von Dingen, die der PM am Ende eines Projekts tun muss. Du solltest bereits einen guten Überblick darüber haben, was erforderlich ist. Aber wenn du dir nicht sicher bist, was von dir erwartet wird, stelle sicher, dass du nachfragst!

9. Nimm einen ganz tiefen Atemzug

Atme tief durch. Wenn möglich, dann nimm dir eine kleine Auszeit von der Arbeit, um dir selbst zu einer guten Arbeit zu gratulieren und deinen Kopf für deinen nächsten Start frei zu bekommen. Dieser Ratschlag gilt nicht nur für komplexe Projekte, bei denen es ziemlich offensichtlich ist, dass du eine Verschnaufpause einlegen solltest, sondern auch für gewöhnlichere Projekte. Den Kopf frei zu bekommen, einen mentalen “Zeitraum” am Ende des Projektes einzuführen, kann wirklich erlösend sein. Wenn du nach draußen, an die frische Luft, gehen kannst, dann ist das das Beste. Schau in den Himmel, atme tief ein. Lass dich durch die letzten kleinen Dinge aus deiner Retrospektive führen. Schau dir die Gesichter deines Teams an, als du ihnen einen kleinen Muffin in der Markenfarben gegeben hast. Erhole dich für das nächste große Projekt. Und gib dir selbst ein High Five, wenn niemand hinsieht (denn das kann ziemlich cringy sein).

project closure step 9 - congratulate yourself

Gratuliere dir selbst. Du hast einen tollen Job gemacht!

Fazit

Ein Projekt richtig abzuschließen, ist für alle Projektbeteiligten eindrucksvoll. Es wird dich zu einem besseren PM machen. Die ersten paar Male, in denen du alle Schritte durchführst, kann es beängstigend sein. Aber du wirst dich daran gewöhnen, dass es eine zweite Natur ist.

Ein wichtiger Hinweis: Zu Beginn des Projekts ist es notwendig, diese Schritte am Ende zu berücksichtigen, wenn du deine gesamte Zeit für das Projekt in Rechnung stellen musst. Wenn du nicht über das Budget für diese Art der Nachbearbeitung verfügst, ist es immer hilfreich, wenn es einen Fakturabereich für Gemeinkosten pro Kunde gibt. So kannst du immer noch zeigen, dass du für sie arbeitest, ohne Stunden zum Projektbudget hinzuzufügen. Wenn du nicht die Möglichkeit hast, Gemeinkosten oder Verwaltungskosten oder einen anderen nicht abrechenbaren Bereich zu berechnen, versuche sicherzustellen, dass du zu Beginn des Projekts Zeit hast, um den Projektabschlussbericht abzudecken. Wenn du bis zum Ende des Projekts vorankommst und es keine Möglichkeit gibt, die Stunden zu berechnen, die benötigt werden, um alle Schritte des Abschlusses zu verfolgen, tue dein Bestes, um zu priorisieren, was für dich, das Team und dein Unternehmen am hilfreichsten ist. In manchen Fällen, wenn es kein Budget für eine Retrospektive gibt, habe ich dem Management die Notwendigkeit einer internen Überprüfung zum Zwecke der Validierung des bestehenden Prozesses vorgeschlagen. Das hat mir in der Regel genug Zeit gegeben, einen kurzen Retro-Termin zu machen und die Ergebnisse direkt dem Managementteam zu präsentieren. Und natürlich kostet es nichts, nach draußen zu gehen und alleine zu feiern.

Jetzt geh da raus und schließe erfolgreich ein paar Projekte ab!

Checkliste für den Projektabschlussbericht

Hier ist eine Checkliste, die dir helfen kann, dich an alle Schritte zum Projektabschlussbericht zu erinnern, die du berücksichtigen musst. Ich habe etwas Ähnliches an meinem Korkbrett befestigt. Darauf sind immer gekritzelte Notizen zu finden, die viele, viele Sachen erleichtern. Zögere nicht, sowas auch zu benutzen und deine eigenen Dinge zu ergänzen!

project closure checklist

Nutze diese Checkliste für den Projektabschlussbericht, um deine Projekte auf die richtige Weise zu beenden.

Was denkst du über das Ganze?

Habe ich irgendetwas nicht erwähnt? Lass es mich in den Kommentaren wissen! ;)

 

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Patrice Embry

Patrice Embry

Ich bin Patrice Embry, freiberuflicher digitaler Projektmanager und Certified ScrumMaster. Nach 18 Jahren im Außendienst hatte ich das Glück, für Agenturen, Unternehmen und alles dazwischen zu arbeiten. Meine Kunden erstrecken sich weit und breit über alle Branchen - Pharmazie, Finanzen, Baugewerbe, E-Commerce, Rennwagen, was auch immer. Zu meinen Kunden gehören Exxon Mobile, Merck, Granite Construction, Edwards Lifesciences, GS1 Global und viele mehr. Ich habe an großen Websites, mobilen Apps, CRM- und CMS-Systemen gearbeitet, sogar an Print! Meine Leidenschaft ist die Philosophie des Projektmanagements - sie prägt mein tägliches Handeln. Meine Website ist http://patrice-embry.com, und du kannst mich auf Twitter @patrice108 finden.

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