3 alternativer til at erstatte dine menneskelige projektledere med AI-agenter
Presset for at erstatte: Virksomhedsledere bliver bedt om at reducere menneskelige ressourcer og gentænke projektlederroller.
AI's styrker: AI-agenter er fremragende til rutineprægede projektledelsesopgaver og tilbyder potentielle omkostningsbesparelser og operationel effektivitet.
Værdien af ledelse: Menneskelige projektledere bidrager med strategisk overblik, ansvarlighed og innovation, som AI har svært ved at efterligne.
AI-partnerskaber: Teams bør omfavne AI-partnerskaber frem for erstatninger og fokusere på forbedret samarbejde og strategisk tænkning.
Innovationsrisici: Hvis projektledere erstattes med AI, risikerer man stagnation; kreative menneskelige bidrag kan drive procesforbedringer.
Vi som teamledere og afdelingschefer er lige nu under stort pres for at undersøge, hvordan AI kan bruges i stedet for at øge medarbejderstaben eller endda genbesætte eksisterende ledige stillinger. Og det bringer projektlederroller i skudlinjen.
På godt og ondt er forestillingen om en AI-agent, der udfører projektledelse, blevet omtrent lige så almindelig som en Roomba, der støvsuger for dig. Med andre ord er vi allerede nået dertil, hvor idéen om at lade et menneske stå for projektledelsen virker luksuriøs.
Og det er svært at argumentere imod: når mennesker er en virksomheds største driftsomkostning, kan enhver effektivisering, der kan føre til en bæredygtig reduktion af medarbejderstaben, være den konkurrencefordel, en virksomhed har brug for for at overleve.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
For ikke at nævne, at projektledere har kæmpet for at retfærdiggøre deres værdi, siden længe før ChatGPT kom på markedet.
Men før du kaster dig ud i det og forsøger at erstatte hele dit projektlederteam med AI-agenter, er der et par ting, du bør overveje.
Hvorfor AI-projektledere giver mening på papiret
Lad os først være ærlige over for os selv: Agentbaseret AI er velegnet til at udføre mange projektledelsesopgaver. AI-agenter, der drives af avancerede LLM'er, som nemt kan fortolke menneskeligt sprog og menneskelige handlinger — og som har fået bemyndigelse til at handle autonomt — kan nemt indgå i projektarbejdets daglige rytme.
Det kan du allerede se i praksis ved at gennemgå nogle af de mest populære AI-drevne projektstyringsprogrammer, hvor der allerede findes agentskabeloner til ting som at følge op med teammedlemmer om fremskridt og modellere påvirkningen af tidsplanen og ressourceplanen tilsvarende.
Endnu mere avancerede opgaver som at identificere, fremhæve og foreslå svar på risici baseret på tilgængelige data kan næsten tages direkte i brug. Det samme gælder personalisering af projektkommunikation som statusrapporter, så de passer til bestemte modtagere, så tiden ikke spildes på at skrive den samme besked på 14 forskellige måder.
Og selvom AI-agenter ikke har en krystalkugle, kan de se fremad og fungere som et tidligt varslingssystem for ting som ressourcekonflikter, forsinkelser i tidsplanen, ukontrolleret udvidelse af projektomfanget og budgetoverskridelser baseret på alt fra historiske opgaveoplysninger til udskrifter af uformelle samtaler om bemanding.
Faktisk hilser de fleste projektledere i de kredse, jeg færdes i, aflastningen af sådanne opgaver velkommen, så maskiner kan fokusere på det, maskiner er bedst til, mens mennesker fokuserer på det, mennesker er bedst til.
Projektlederens rolle
Men i stedet for at drage den konklusion, at menneskelige projektprofessionelle bør erstattes, er vi nødt til at standse op og sikre os, at vi faktisk forstår, hvilken rolle projektlederen udfylder.
I modsætning til den gængse opfattelse handler projektledelse om mere end blot at følge en plan og rapportere om status. Det handler om at omsætte strategi til eksekvering, beskytte succesen og være fortaler for værdiskabelse. Det er strategisk værdilevering i en kontekst, der ellers bare ville være en rodet og kaotisk gruppeoplevelse i folkeskolen.
Fordelene ved projektledelse er logiske, men får for lidt opmærksomhed. Projekter med stærk ledelse har større sandsynlighed for at nå deres mål, skabe et målbart investeringsafkast for virksomheden og vigtigst af alt ikke monopolisere og misbruge værdifulde ressourcer ved at holde jeres leder inden for datavidenskab eller marketingteam som gidsler, mens projektet halter mod middelmådighed.
Det er forskellen mellem en uddannet og erfaren skibskaptajn og en juniorofficer med autopilot.
I modsætning til den gængse opfattelse handler projektledelse om mere end blot at følge en plan og rapportere om status.
Det, du risikerer at miste
Som professionel projektleder og en person, der nu sidder i ledelsen, vil jeg være den første til at indrømme, at vi projektledere har været dårlige til at forklare vores værdi for erhvervslivet — så dårlige, at da Microsoft annoncerede deres projektlederagent, reagerede verden med et “og hvad så?”.
Men jo mere jeg taler med virksomhedsejere og -ledere, hvor projekter er deres livsnerve, desto mere tror jeg, at mange af os seniorledere går i en fælde med bind for øjnene. Og det, du risikerer at miste, er mere snigende end det, der står på papiret.
Sådan ser jeg på det.
Lederskab & forandringsdrivkraft
Hvis projekter er et middel til forandring, har de brug for forandringsforkæmpere. Ikke et notat til hele virksomheden eller en meddelelse på et fællesmøde. Det, jeg taler om, er den praktiske, daglige understøttelse af missionens formål, leveringsstrategi og samlede betydning for virksomheden. Det betyder at lytte mere, end man taler, at opmuntre mere, end man irettesætter, og at skubbe grænserne mere, end man passivt lader sig føre med strømmen og påpeger forhindringer.
Agentisk AI er måske fremragende til støttende sprog, men dens krybende natur har forringet dens evne til at inspirere. Derfor er der i øjeblikket ikke meget overbevisende, betryggende eller kreativt ved dens projektledelsesstil. Og det resulterer allerede i flade, procedurebaserede projekter, der måske opfylder deres erklærede mål, men ikke mere end det. Ingen forbedring af moralen, ingen facilitering af tværgående oplæring og faglig udvikling, ingen procesinnovation — intet af det.
Agentisk AI er måske fremragende til støttende sprog, men dens krybende natur har forringet dens evne til at inspirere.
Ansvarlighed & facilitering af beslutninger
Derudover har jeg endnu ikke set vigtige strategiske beslutninger blive truffet på baggrund af en chat med en AI-agent. Det betyder ikke, at AI ikke kan gøre det, men snarere at vores arbejdskultur endnu ikke er nået til det punkt, hvor vi stoler nok på AI’s anbefalinger til at tage dem for pålydende.
I sidste ende handler det om ansvarlighed. I øjeblikket er AI ikke ansvarlig for de anbefalinger, den kommer med, eller de beslutninger, den påvirker. Intet menneske kan straffe, irettesætte eller på anden måde holde en AI ansvarlig for dens handlinger. Ansvaret ligger stadig hos mennesker. Og projektbaseret arbejde bygger i øjeblikket stadig på forudsætningen om ansvarlighed. Så hvis man fjerner menneskene, kan det i bedste fald skabe en forskydning af ansvaret (sandsynligvis over på dig) eller i værste fald et ansvarsvakuum.
Intet menneske kan straffe, irettesætte eller på anden måde holde en AI ansvarlig for dens handlinger. Ansvaret ligger stadig hos mennesker.
Innovation
Et andet undervurderet aspekt af stærk projektledelse er at innovere for at finde nye og bedre arbejdsmetoder. AI-agenter kan forstå, hvordan mennesker har samarbejdet, følge reglerne og endda komme med anbefalinger til, hvordan arbejdsgange kan justeres. Men den kreative gentænkning af produktiviteten i virksomheden ligger ikke inden for AI’s kompetenceområde — i hvert fald ikke i de værktøjer, den gennemsnitlige virksomhed bruger.
Som det ser ud i dag, lærer de AI-agenter, vi bygger, det, de er blevet undervist i, og de har ikke evnerne til at gennemføre omfattende ændringer af processer. Hvorfor er det vigtigt? Fordi vinderne midt i alle disse AI-ledede forandringer ikke bliver dem, der gør det samme hurtigere; det bliver dem, der indser, at teknologien gør det muligt for os at gøre ting, vi tidligere ikke var i stand til.
Vinderne bliver ikke dem, der gør det samme hurtigere; det bliver dem, der indser, at teknologien gør det muligt for os at gøre ting, vi tidligere ikke var i stand til.
Tillid, overtalelse og anvendelse
Og endelig er der den uhåndgribelige midte i menneskeledet samarbejde: tillid. Det ved tillid er, at den skal fortjenes, ikke blot gennem konsekvent præstation og gentagen succes, men også gennem de mindre målbare ting som empati, karisma og overtalelse.
Jeg taler ikke om det varme og hyggelige her. Jeg taler om færdigheder på Paul Atreides-niveau til at opbygge loyalitet, skabe enighed og overbevise andre om at handle på dine vegne i overensstemmelse med dine overbevisninger (om end måske uden det ekstremistiske galaktiske slutspil).
Mennesker vil gerne debattere, føle sig hørt og have mulighed for at komme med input. De vil være en del af noget — have indflydelse på deres personlige fremtid. Ironisk nok handler det om et behov for handlekraft, og agenter er bogstaveligt talt navngivet på en måde, der truer med at tage denne handlekraft fra os.
Så når du tager det fra din virksomhed, gør du faktisk det modsatte af, hvad teknologien har potentiale til: du forvandler dine medarbejdere til robotter. Og det vil skabe modstand i din organisation gennem nye bølger af stille opsigelser, giftig overlevelseskonkurrence og den generelle apati, der følger med manglende indflydelse.
Med andre ord vil den motivation, der driver din virksomhed, smuldre hurtigere, end teknologien kan erstatte den, hvis mekanismen for tillid og handlekraft mangler.
Mennesker vil gerne debattere, føle sig hørt og have mulighed for at bidrage. De vil være en del af noget — at have indflydelse på deres personlige fremtid.
3 alternativer til at erstatte dine projektledere med AI
Presset er dog reelt. Som leder for medarbejdere bliver du bedt om at genopfinde dit team, samtidig med at du skal holde hjulene i gang. Og hvis du er en empatisk leder, føler du dig sikkert fanget mellem en sten og en Buick fra 1980'erne.
Så her er 3 alternativer, som jeg har udforsket sammen med folk i mit netværk og for mit eget team.
Fordel arbejdsbyrden ved at gøre projektledelse til en færdighed for hele teamet
Det er almindeligt anerkendt, at flertallet af projekter alligevel ikke ledes af projektledere. Problemet er, at det behandles uformelt. Det forudsætter, at disse projekter ikke har brug for projektledelse. Og det er også derfor, at så mange af dem går i stå.
Så i stedet vil jeg opfordre os til at gøre det modsatte: I stedet for at give simple projekter til folk uden uddannelse i projektledelse skal vi give folk uddannelse i projektledelse, så de kan lede mere komplekse projekter.
Opret derefter et praksisfællesskab ledet af dine erfarne projektledere, og lad dem fungere som ambassadører og mentorer for kunsten at skabe værdi gennem projekter. Gør det til deres motivation at opsætte AI-systemer i deres leveringsproces — brug AI-drevne effektiviseringer til at skabe plads til mentorarbejde, og skab AI-værktøjer, der understøtter uformelle eller uddelegerede projektledere.
Mål ROI ved hjælp af målepunkter som procentdelen af uformelt ledede projekter, der når deres mål. Eller følg det modsatte: Registrer antallet af uformelt ledede projekter, der går i stå af årsager, vi selv kan kontrollere, og lad teamet forsøge at gøre dette tal så lavt som muligt.
Skab partnerskaber mellem mennesker og AI, og hæv forventningerne
Der er også et argument for at udvide menneskers kapacitet i stedet for at erstatte dem. Som vi talte om indledningsvis, er AI-agenter ret gode til at udføre nogle dele af projektlederrollen, og de fleste projektledere er glade for at kunne lægge disse dele af arbejdet fra sig.
Så giv dem tilladelse til at opbygge AI-agenter, der fungerer som deres projektkoordinatorer. Ja, det handler om at automatisere arbejdsgange og uddelegere administrativt arbejde, men det handler også om at skabe et partnerskab med AI for at mindske overvældelse og forstærke effekten af projektleverancer.
Men det vil i sig selv ikke ændre din virksomhed på nogen meningsfuld måde. Du er også nødt til at hæve forventningerne. Hvis dine projektlederes arbejde hidtil typisk har handlet om at levere projekter inden for den tredobbelte begrænsning af tid, omkostninger og kvalitet, er tiden nu inde til at bede dem tage et niveau op og påtage sig større ansvar for at levere forretningsstrategien.
Forvent, at de forstår svinghjulet for, hvordan din virksomhed skaber værdi. Forvent, at de taler ledelsens sprog. Forvent, at de træffer ubehagelige beslutninger, der prioriterer virksomheden og ikke kun deres projekter.
Men giv dem støtte. Giv dem indblik i den strategiske planlægningsproces. Giv dem indsigt i andre igangværende initiativer. Giv dem ressourcer til at ændre deres tankegang til en kreativ leveringsstrategi i stedet for blot at holde styr på alle opgaver og sørge for, at tingene kører på skinner. De skal gøre mere. De kan gøre mere.
Skab derefter incitamenter for denne tankegang, og mål ROI gennem målepunkter som antallet af projekter, der blev afgrænset på ny for at skabe mere værdi, eller tilfælde, hvor en eskalering blev undgået.
Lad dine projektledere udvikle nye arbejdsmetoder
Projektledere er procesmennesker. Brug det. I stedet for at se dine projektledere isoleret i de enkelte projekter skal du zoome ud, så de kan bruge deres ekspertise inden for processer og metoder til at udvikle bedre måder at arbejde på ved hjælp af AI og mennesker.
Knyt dem sammen med dit driftsteam for at skabe enighed om målene for procesforbedringer. Byg op fra bunden — invitér dem til at udføre procesdesign “fra nul”. Behøver et projektoplæg at være et dokument? Behøver en projektplan at være lineær? Bed dem udfordre den måde, tingene bliver gjort på, for at finde en bedre måde.
Og gør det ikke bare til ekstraarbejde ved siden af: Mål det i form af gennemsnitlige effektivitetsgevinster eller øget projektindtjening efter et bestemt antal eksperimenter med nye arbejdsmetoder.
Gør dit team til strategiske projektledere
Vores ekspertledede projektlederuddannelse flytter teams fra at levere leverancer til at levere resultater.
3 ting, du bør overveje at undgå
Men selv hvis du beslutter dig for ikke at gøre nogen af disse ting og vælger en anden vej, er der nogle ting, som jeg vil anbefale, at du IKKE gør — eller i det mindste tænker grundigt over, før du implementerer dem.
“Skiskydningsroller”
Jeg ser mange virksomheder slå roller sammen og kombinere dem, hvilket virker ret logisk, når målet er at skære ned på omkostningerne og beholde de bedste talenter. For eksempel kan den projektleder, der tidligere var forretningsanalytiker, blive til en PM/BA. Det teammedlem, der var interesseret i UX, kan blive til en PM/UX. PM'er, der arbejder med underskud, kan bidrage til omsætningen ved at blive AM/PM'er.
Men vær forsigtig med at kombinere roller, der enten er for urelaterede eller står i modsætning til hinanden. Kundeansvarlige og projektledere har meget forskellige mål. Og ikke alle projektledere kan blive digitale strateger fra den ene dag til den anden.
Jerry Seinfeld formulerede det nok bedst, da han talte om skiskydning: “Det er som at kombinere svømning med at kvæle en fyr.”
Og det er ikke et stærkt grundlag at bygge en virksomhed på.
Blot at øge kapaciteten lineært
Der er også fristelsen til blot at gøre mere af det samme med enhver kapacitetsforøgelse gennem AI. Projektledere med et team af AI-projektkoordinatorer burde kunne styre flere projekter, ikke?
Men det er ofte en vej til et faldende udbytte. Projektledere har stadig brug for fokus, og ingen mængde AI vil gøre det til en leg at have 15 igangværende projekter. Og jeg taler ikke engang om kontekstskift og følelsesmæssigt arbejde; jeg taler om flere personligheder at håndtere, flere kundespørgsmål at besvare og en mindre evne til at zoome ud og se tingene strategisk.
For ikke at nævne, at hvert projekt har omkostninger forbundet med introduktion af kunder, bemanding af teams samt rapportering og administration — det, der udhuler marginerne, når man arbejder med mange mindre projekter.
Den værdi, du bør stræbe efter, skal være eksponentiel. Flyt for eksempel din kundebase længere op i værdikæden, eller gør dit tilbud mere omfattende og værdifuldt for dine kunder med en større aftalestørrelse. Opkvalificér derefter dine PM'er, så de kan yde en mere eksklusiv service, forstå kundens branche og virksomhed bedre og blive værdsat af kunderne som betroede partnere.
At gentage ineffektivitet
Og sørg selvfølgelig for, at du ikke implementerer AI for at gentage og forstærke ting, der faktisk ikke fungerer særlig godt. At bygge agenter til at udføre zombiearbejde ved hjælp af forældede metoder, der ikke udnytter AI's kraft, kan måske sætte et flueben, men det vil næsten helt sikkert give bagslag.
Så i stedet for at bygge det såkaldte “agentiske bedstefarur” skal du bruge dine projektledere til at gennemgå de nuværende arbejdsmetoder, dokumentere flaskehalse og områder med ineffektivitet, identificere overflødige processer og foreslå alternativer baseret på deres viden om kunstig intelligens.
Dine første skridt
Men som med alle gode ting er du nødt til at regne på tallene og se, om din forretningscase giver mening.
Du kan begynde med at vurdere de reelle omkostninger ved at ansætte en ny person, herunder at slå stillingen op, udvælge kandidater, afholde interviews, forhandle kontrakt, introducere og oplære den nye medarbejder, anskaffe udstyr, tilbyde personalegoder, håndtere ledelsesomkostninger, betale for faglig udvikling osv. Det er det, du skal tage højde for, når du skal beslutte, om du vil bygge eller ansætte.
Du kan også foretage en overordnet gennemgang af PM-ansvarsområder i form af en XDS eller ved hjælp af en ramme for “opgaver, der skal udføres”. Derefter kan du kategorisere opgaverne baseret på deres værdi, og om de bedst udføres af et menneske eller af AI, så du får en fornemmelse af, hvor hullerne vil være uden at ansætte eller opkvalificere teammedlemmer.
Du kan også bruge en modenhedsmatrix for AI til at vurdere dit teams fortrolighed med og holdninger til AI. Det kan afsløre mangler i viden og kultur, som kan begrænse teamets evne til overhovedet at finde og implementere AI-effektiviseringer og komme i nærheden af at leve op til forventningerne til AI. Og hvis det er tilfældet, kan det være så enkelt som lidt undervisning, videndeling og oplæring på tværs for at få alle op på samme niveau.
Det vigtigste er ikke at stikke hovedet i sandet eller træffe en forhastet beslutning under det enorme pres, du føler. I sidste ende er det dig, der bliver målt på dit teams indvirkning på virksomheden, uanset om de er AI-agenter, mennesker eller en blanding af begge.
Hvad synes du?
Men hvad synes du? Forsøger vi bare at afværge det uundgåelige? Eller påhviler det os at lede vores medarbejdere videre til den næste fase af værdiskabelse på samme måde, som tidligere generationer har gjort, når teknologien forstyrrer en branche?
