Sådan vælger du den rigtige projektstyringssoftware i 2023

Læs transskriptionen:

Vi afprøver transskription af vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær venligst over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low: I sidste uge fik du nok af, hvor mange regneark din virksomhed bruger til at få arbejdet gjort. Du sagde noget i retning af: "Hvis jeg åbner ét regneark mere, der indeholder data fra den forkerte rapporteringsperiode, går jeg ud og finder et bedre værktøj selv." Desværre sagde du det højt. Og de rigtige mennesker hørte dig. Og nu er det dig, der er blevet bedt om at lede jagten på en bedre løsning.

Så du gennemgår marketingmateriale, sider med softwareanmeldelser, sammenligningstabeller over funktioner og Reddit for at finde den rigtige løsning til dig, dine kolleger og dit ledelsesteam. Du kæmper dig gennem hundredvis af muligheder og samler hundredvis af modstridende meninger. Din væg begynder at ligne noget, der kunne være forsøget på at opklare en sammensværgelse – komplet med tegnestifter og snor.

Findes der ikke en bedre måde i dag at gøre softwareudvælgelsesprocessen mindre smertefuld på? Hvis du har haft svært ved at navigere i det enorme landskab af projektstyringsværktøjer, der findes på markedet i dag, så lyt med. Vi deler indsigt fra branchen og afliver myter om softwareudvælgelsesprocessen, så det føles mere som en sejr og mindre som at rulle en sten op ad en stejl bakke med den ene hånd bundet på ryggen, mens du har bind for øjnene og rider på en lama.

Hej alle sammen, og tak fordi I lytter med. Jeg hedder Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk med en mission om at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundet, så vi kan øge værdien af projektstyring i en digital verden. Hvis du vil høre mere om det, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com.

Okay. I dag taler vi om projektstyringssoftware – ikke selve softwaren, men den rejse, som næsten alle organisationer gennemgår for at komme fra vedvarende problemer til bæredygtig effektivitet gennem værktøjer og teknologi. Vi taler også om tendenser, modeord, faldgruber og de hindringer, som folk i denne proces uundgåeligt møder, samt hvordan man navigerer i dem.

Med mig i dag har jeg The DPM's egen førende softwarerådgiver og mangeårige kollega, Joe Ateya.

Joe, det er fantastisk at have dig med i programmet!

Joe Ateya: Hej Galen. Tak fordi jeg måtte være med i dag. Jeg glæder mig virkelig til at deltage.

Galen Low: Jeg glæder mig også. Joe, du har så mange indsigter. Jeg ved, at vi kommer ind på det, men du er virkelig dybt inde i softwareverdenen på tværs af alle mulige forskellige brancher, særligt inden for projektstyring og organisationer, der er projektbaserede.

Så jeg glæder mig virkelig til at komme i gang. Jeg er meget ivrig, og det tror jeg også, du er, efter at nørde lidt med software her. Men jeg tænkte, at vi måske kunne begynde med at lære lidt om dig. Hvordan blev du interesseret i softwareværktøjer, og hvordan bruger du den passion til at hjælpe folk med at indsnævre det enorme udvalg af muligheder på markedet i dag?

Joe Ateya: Ja, det er et rigtig godt spørgsmål. Jeg har været interesseret i software og teknologi, lige siden jeg gik på universitetet, faktisk endnu tidligere. Jeg tænkte: Jeg vil virkelig gerne arbejde i teknologiindustrien. Jeg elsker det hurtige miljø, den tilbyder. Både softwaresiden, men også de teknologiske forandringer, som folk oplever, og hvordan software specifikt kan hjælpe folk med at udvikle sig og forbedre deres liv.

Jeg har været en del af DPM-verdenen i et godt stykke tid nu. Jeg tror, jeg har været en del af DPM-gruppen i næsten fire år. Tidligere arbejdede jeg i en virksomhed, der hed Crozdesk, som senere blev en del af The DPM Group og blev omdøbt til SoftwareSelect. Så jeg har styret software rådgivningstjenesten i næsten fire år nu. Jeg er delvist selvlært. I begyndelsen styrede jeg projekterne internt, så jeg lavede selv en masse projektstyring, hvor jeg stod for programstyring og produktstyring. Det var en kombination af alle tre.

Projektstyring i den forstand, at jeg trin for trin skal se, hvad vi skal gøre som det næste. Produktstyring i den forstand, at jeg skal se, hvordan produktet fungerer, og køre det i forskellige sprintforløb, og programstyring, fordi det er et program med mange forskellige projekter, der kører på forskellige tidspunkter.

Men ja, jeg har altid været meget interesseret i software og i, hvordan software kan hjælpe folk, både professionelt og privat. Der findes eksempler på det overalt, f.eks. bare ved at bruge en smartphone. Den rummer så meget teknologi, og vores smartphones har mere computerkraft i dag end den, der blev brugt til at sende mennesket til månen i 1960'erne.

Så vi lever i en verden, hvor vi er så afhængige af software, og jeg synes virkelig, det er vigtigt at udnytte den. Man kan se, at softwareindustrien ændrer sig meget hurtigt i øjeblikket. Men jeg tror, at nogle mennesker har brug for rådgivning om det. Og jeg elsker simpelthen at tale med folk og hjælpe dem ved at bruge min ekspertise inden for software, men også inden for projektstyring, så de forstår, hvordan de specifikt kan bruge software til at styre projekter. Det er noget, jeg virkelig er blevet passioneret omkring.

Galen Low: Jeg elsker, at du selv har udført arbejdet. Du kan relatere til alle de mennesker, der forsøger at køre projekter og virksomheder ved hjælp af softwareværktøjer. Og jeg synes, det er en utrolig vigtig pointe, at jeg kan forestille mig dig på universitetet, hvor du downloader softwaredemoer og leger med dem, ikke? Læser dokumentation. Og i dag taler man med hvem som helst, og de siger: Ja, jeg prøver bare denne app. Og så siger de: Okay, det fungerede ikke for mig. Jeg sletter den.

Det kostede mig kun to dollars, ikke? Eller måske var den gratis. Og så overfører man den tankegang til virksomhedssoftware, og pludselig hænger den ikke helt sammen, fordi man bruger meget flere penge, gennemfører meget mere forandringsledelse, og beslutningsprocessen er langt vigtigere.

Selvom det grundlæggende er den samme idé. Vi skal bare have tingene gjort bedre ved hjælp af teknologi, ligesom med den app, jeg har på min telefon. Og alligevel er kompleksiteten ved softwareudvælgelse i en virksomhedskontekst, især i en stor virksomhed, enormt anderledes med hensyn til selve rejsen, hvilket netop er det, jeg gerne vil dykke ned i.

Men jeg elsker tanken om, at softwareværktøjer er noget, der hjælper os med at få tingene gjort bedre. Og jeg tror, det er let at miste fokus på det, når folk ser på hele spektret af store softwarevirksomheder og spørger: Hvad skal jeg vælge? De bliver påvirket af marketing- og salgsteams og tiltrukket af funktioner, som de måske har brug for, eller måske ikke har brug for.

Men grundlæggende handler det om, hvad behovet er, og hvor problemet ligger. Hvordan kan vi få tingene gjort lidt bedre? Men nu løber jeg vist foran mig selv.

Joe Ateya: Jeg tror, det gode ved det, du siger, er, at mange mennesker oplever den gamle metode med regneark som meget tidskrævende.

Og jeg tror, at folk, der leder efter en løsning, som kan hjælpe dem med at spare tid, også ønsker mere struktur. Jeg tror, at folk oplever, at software virkelig hjælper med at skabe struktur omkring det, de forsøger at gøre, strukturere deres projekter og tidsplaner og virkelig visualisere, hvad de skal gøre.

Så det kommer jeg helt sikkert ind på senere i samtalen.

Galen Low: Det elsker jeg. Og ved du hvad, i de seneste ti samtaler, jeg har haft i denne podcast, har vi altid talt om, at der findes nogle virkelig store organisationer, som bogstaveligt talt kører på regneark, og Excel er et stærkt stykke software. Google Sheets er fantastisk, men som du siger, er det lidt som et sammensurium af ting, de havde brug for at registrere og henvise til. Men strukturen er ikke nødvendigvis befordrende for præcis det, de forsøger at få gjort.

Joe Ateya: Præcis, og jeg tror ofte, at folk simpelthen ikke ved, hvad den rigtige løsning er. De tænker: Jeg har brugt dette før, det fungerede ganske godt, men jeg vil ikke ændre det.

Besværet ved at ændre kan til tider være overvældende, og folk tænker bare: Hvis det ikke er i stykker, hvorfor så reparere det? Men så begynder de at tænke: Faktisk er græsset grønnere på den anden side.

Galen Low: Ja, helt sikkert. Og besværet ved at ændre det, det rammer virkelig. Det er faktisk et rigtig godt udgangspunkt, for i din daglige rolle taler du med mange mennesker om deres softwarebehov, dag ud og dag ind.

Så jeg føler, at du har et helt særligt kvalificeret perspektiv på denne rejse med at vælge software, retfærdiggøre en ændring og se på grønnere græsgange – og på, om de faktisk er så grønne, som de ser ud herfra. Men jeg spekulerede på, hvilke af de mest almindelige typer projektstyringsrelateret software folk kommer til dig og spørger om i dag? Hvordan ser de samtaler ud?

Joe Ateya: Selvfølgelig. Typisk vil jeg sige, at der er omkring fire forskellige underområder af det, folk leder efter inden for de vigtigste softwaretyper. Jeg ville begynde med opgavestyring, derefter dele det op i generel projektstyring, porteføljestyring og ressourcestyring.

Der er naturligvis mange forskellige underområder inden for dette, men jeg vil sige, at det er de fire almindelige temaer, man møder, når man taler med folk hver dag. Folk, der leder efter opgavestyring, vil typisk have noget, der kan strukturere deres team lidt bedre. De fokuserer især på spørgsmål som: Hvilke opgaver mangler? Hvad er blevet opnået? Hvordan kan vi dokumentere det?

Det er den slags mennesker, der leder efter en mere helhedsorienteret tilgang. De søger en samlet løsning, hvor de kan styre deres generelle projekter og få et overblik over, hvad de arbejder på på et givent tidspunkt.

De kan også nedbryde, hvilke opgaver der er løst, og hvilke der afventer. Folk forsøger ofte at bruge et værktøj, der kan hjælpe dem med at organisere sig selv. Og jeg tror, at en af de vigtigste ting her er at forbedre de organisatoriske evner. Det ser man typisk i virksomheder af alle størrelser, uanset om det er et kreativt studie med fem ansatte eller en bilproducent med 20.000 ansatte.

Folk forsøger at blive mere organiserede og skabe mere struktur. Og jeg tror, det sandsynligvis er et af de mest almindelige temaer, uanset hvilken virksomhed det er, og hvad de laver: De forsøger at forbedre deres struktur og komme væk fra arven med at dokumentere ting i regneark.

Det næste trin vil jeg sige er porteføljestyring, som typisk passer godt til større organisationer. Det betyder ikke, at mindre virksomheder ikke bruger det, men det vil typisk være PMO-teamet i en afdeling, der forsøger at få et overblik over alle deres forskellige projekter.

De har en anden proces end den person, der leder efter et generelt værktøj, fordi de ikke ser på den detaljerede måde, projekterne udføres på. De ønsker at identificere, om projekt A er afstemt med projekt B og C, og om de kører efter de forventede tidsplaner og holder sig inden for budgettet.

Det er langt mere analytisk, og det ser man ofte i større virksomheder, der har brug for mere struktur. Igen bruger de typisk regneark, eller måske bruger de noget af den ældre, mere traditionelle projektstyringssoftware. Men de leder typisk efter en løsning, der er mere automatiseret og også mere visuel, hvor de kan analysere projekter, placere dem på kontrolpaneler og opbygge omfattende rapporter.

Jeg synes, at rapportering er en meget vigtig funktion i software til porteføljestyring. Jeg ser folk lede efter noget med dybdegående rapportering og analyse, hvor de virkelig kan nedbryde, hvad de skal gøre på et bestemt tidspunkt, og derefter også hjælpe med prognoser. Hvis de vil forudsige resultater på lang sigt – f.eks. i første eller andet kvartal – kan de sige, hvordan det kommer til at gå i fjerde kvartal. De kan sammenligne hvert kvartal og evaluere det, hvilket man typisk ikke ser i en mindre organisation. Det er normalt PMO-teams, der vil opbygge disse data og præsentere dem for ledelsen for at gøre projektstyringsprocessen så effektiv som muligt.

Jeg nævnte kort den generelle projektstyring, men jeg synes, det er noget, man ser oftere nu: Folk ønsker noget, hvor alt findes samlet ét sted, eller et værktøj, der tilbyder det hele. De har måske porteføljestyringsdelen, men leder også efter den daglige opgavestyring.

Det er typisk mindre og mellemstore virksomheder, hvor det kan være en implementering i hele virksomheden, og hvor de ønsker en samlet løsning. Det er slet ikke usædvanligt. Jeg ser hver dag, at folk leder efter noget, hvor de virkelig kan have alt samlet ét sted. For hvor mange gange har du brugt et værktøj og sagt: Nå, faktisk har jeg brug for noget andet?

Du bruger sikkert værktøjer hver dag, Galen, og tænker: Jeg ville ønske, det bare havde lidt mere. Men der findes bestemt værktøjer på markedet, som dækker det. Og jeg tror, det kan være overvældende at finde det rigtige, men når man først gør det, ville man ønske, man havde brugt det meget tidligere, fordi det faktisk sparer tid og automatiserer alt.

Du kan følge din portefølje, følge dine opgaver og følge den daglige drift. Du kan også bruge det til at følge kontaktoplysninger. Mange af værktøjerne på markedet overlapper derfor med anden software. Projektstyringssoftware overlapper f.eks. ofte med CRM- og produktstyringssoftware.

Så ofte kan man finde en løsning, der virkelig fungerer som en samlet løsning. Og den behøver heller ikke koste en formue, hvilket mange finder meget nyttigt. Det sidste underområde inden for projektstyringssoftware vil jeg sige er ressourcestyring. Det er typisk for mellemstore og større organisationer, og selv store virksomheder bruger det.

Det vil normalt kun være én afdeling, der anvender det. Det kan være PMO-afdelingen. I større organisationer har man nogle gange et specifikt lag for ressourcestyring, og det handler virkelig om at styre personerne på projektet. Det handler om at identificere, hvordan folk bliver brugt, deres kapacitet på projekter, og om man skal forudsige, hvornår man skal tage flere medarbejdere ind.

Det går mere i dybden med at placere folk på projekterne. Det handler om at identificere og forhindre overlap. Jeg taler ofte med virksomheder, der siger: Det konstante problem er, at vi ikke ved, hvornår vi skal tilføre flere ressourcer. De siger: Jeg bruger et regneark og har en formel, der gør dette, men den visualiserer faktisk ikke dataene.

Så folk siger: Jeg skal kunne se, at dette projekt er på 90 %, og dette projekt er på 110 %. Hvordan får jeg dem begge til at fungere på 100 %? Man tager bare en person fra det ene og sætter vedkommende på det andet. Men det er lettere sagt end gjort, for hvis man bruger et regneark eller stadig planlægger med pen og papir, hvilket jeg ser mange mennesker gøre, kan det være udfordrende.

Men når folk først begynder at implementere et værktøj til dette og opdager, at software til ressourcestyring faktisk reducerer den tid, de bruger på at planlægge medarbejdere, bliver det lettere. Og projektplanlægning er ofte en af de mest tidskrævende funktioner inden for projektstyring.

Galen Low: Nej, helt sikkert. Ressourcestyring er altid et emne, som folk taler om i vores fællesskab.

Joe Ateya: Selv internt kan ressourcestyring være udfordrende til tider.

Galen Low: Ja, helt sikkert. Hvem er til rådighed, når nogen er på ferie, eller hvem er til rådighed, når designeren er på barsel? Det er alle disse faktorer, og jeg tror, det kan anvendes i enhver organisation, men sådan deler jeg typisk de fire områder op.

Galen Low: På nogle måder vil nogle af vores lyttere sige: Ja, det er jo centrale forretningsfunktioner. Men jeg spekulerer på, om vi kunne tale lidt om tendenser. En ting, du har nævnt flere gange i alle disse kategorier, er tanken om struktur og synlighed eller visualisering.

Er der noget, der driver folk mod løsninger, som er mere specialbyggede, og væk fra regneark, selvom de har brugt regneark i årtier, og det har fungeret fint – og måske stadig fungerer fint? Hvad får folk til at vælge disse softwarekategorier, som måske er anderledes end for tre, fem eller ti år siden?

Joe Ateya: Ja. Mange virksomheder er nu nået dertil, hvor de virkelig forsøger at digitalisere alt, hvad de gør. De forsøger at bevæge sig væk fra den traditionelle tilgang med pen og papir. Regneark er naturligvis digitale i dag, men der er stadig et element af manuel håndtering.

Folk forsøger virkelig at komme væk fra manuelt at registrere data, så de kan undgå at bruge 70 % af deres tid på at uploade og følge ting og i stedet bruge 100 % af deres tid på faktisk at få projekterne til at lykkes. Jeg tror, det er logistikken bag det, der får folk til at bevæge sig i den retning.

Jeg så en stor ændring, især i bestemte brancher som byggebranchen. Typisk bruger folk i byggebranchen måske mere traditionelle metoder. De fokuserer måske mere på pen og papir, eller måske er de mere digitale. Men vi lever i en verden, hvor en stor del af verden nu arbejder på afstand i en slags livsstil efter covid-19.

Jeg så en stor tendens til, at folk forsøgte at digitalisere denne proces langt mere, især når de ikke længere var så meget på kontoret, arbejdede hjemmefra eller ikke var på stedet. Folk forsøgte at bruge et system, som de kunne anvende uanset deres placering. Nogle af de ældre værktøjer på markedet kan være lokalt installeret software.

Det betyder, at man kun kan bruge dem, hvis man sidder ved en stationær computer på kontoret. Nu ser man mange mennesker bevæge sig væk fra denne gamle, klodsede softwarestil og i stedet bruge noget i skyen, hvor de kan sidde på Hawaii med deres bærbare computer og skrive løs.

Det er fordelen ved at bruge noget som dette: Det giver meget mere fleksibilitet, men også struktur, uanset hvor man befinder sig. Og det er så godt til at dokumentere ting. Især hvis man f.eks. arbejder i et kreativt bureau eller et mediebureau, kan man bruge softwaren til mere end blot at planlægge projekter. Man kan også bruge den til at styre dokumenter.

Man kan have sine kreative designs og forskellige designfaser, og man kan faktisk bruge softwaren til at dokumentere og gemme det. Folk kan derfor godt lide, at den ikke kun tilbyder den struktur, jeg har nævnt flere gange, men også synlighed i forhold til, hvad der sker på projektet.

Hvis man hurtigt vil have adgang til en fil, kan man bare gøre det med et klik på en knap. Man behøver ikke få tilladelse fra nogen eller logge ind på et bestemt design. Det er bare tilgængeligt. Det er virkelig en af de gode ting ved det.

Galen Low: Jeg ville elske at se en rapport over, hvor meget tid folk bruger på at give andre adgang til et regneark. Du ved, hvad jeg mener? De får en ny medarbejder, som siger: Jeg kan ikke komme ind i det regneark, hvor vores porteføljedata ligger. Og så skal man ind og give adgang. Det er anderledes end at have implementeret specialbygget software, hvor rollen giver adgang, og gennemsigtigheden er på plads.

Og jeg tror, du rammer en rigtig god pointe med, at det ikke kun handler om fjernarbejde og hybridarbejde, men også om, hvordan produktivitet og samarbejde ser ud i dag. Jeg var selv med dengang, hvor jeg brugte Microsoft Project på en stationær computer og ikke delte det med nogen. Det var mit værktøj.

Det var min plan og mine ting, som jeg satte sammen, hvorefter jeg lavede dem til PDF og delte dem. Det var ikke samarbejdsbaseret. Og som følge heraf tror jeg ikke, at Microsoft Project har en brugerflade, der er egnet til at involvere mange mennesker. Det var lidt et projektlederværktøj.

Projektlederen forstod, hvordan man brugte det. Vi behøvede ikke forstå, hvordan det fungerede. Hvorimod det nu handler om at samarbejde og have synlighed. Med hensyn til dokumentstyring får mange teams virkelig meget fra hånden, selv i Google Docs og kommentarer.

Man kan tildele en opgave i en kommentar, og alt er synligt. Folk kan se arbejdet, og læringskurven ved at bruge softwaren er lav. Det er en interessant ændring i den måde, vi arbejder på. Den kyniske side er måske, at noget af det skyldes fjernarbejde og det faktum, at folk ikke er på kontoret.

Mellem linjerne ligger der en idé om tillid. Organisationer har ikke synlighed, fordi folk ikke fysisk er på kontoret. Hvordan ved vi, om de arbejder? Jeg ved det: tidsregistreringssoftware, opgavestyringssoftware, hvor jeg kan se nogens opgaveliste og så videre.

Der er altid en kynisk side, men på den mere optimistiske side er det, som om vi krydstræner hver dag. Vi ser måden, vi arbejder på, hvordan vores kolleger angriber problemer, og vi ser diskussionerne. Men der er også en overbelastning af information, og jeg tror, det er derfor, tiden er mere værdifuld nu.

Den tid, jeg brugte på at give adgang til et regneark, kunne jeg have brugt på noget andet. Og den værdi er meget anderledes nu. Man tænker: Sikke et spild af tid. Jeg kunne have brugt den tid på at skabe større værdi for virksomheden. Måske var det acceptabelt for fem år siden at bruge en del af dagen på at give adgang til et regneark.

Men nu er der en stærk trang til samarbejde, produktivitet og til at få tingene gjort på en organiseret måde.

Joe Ateya: Ja, helt sikkert. Du nævnte Microsoft Project. Det er stadig markedsførende, og mange sværger til Microsoft Project hver dag. Men jeg hører også fra den anden side, at folk kun bruger Microsoft Project, fordi det er det eneste, de kender.

Der findes over 480 forskellige værktøjer på markedet, og mange af dem adskiller sig betydeligt fra Microsoft Project. Det vigtigste, jeg oplever hos folk, der bruger Microsoft Project, er, at det enten er lidt for klodset at bruge, eller at brugerfladen er forældet. De har ikke opdateret softwaren i mindst 20 år. Brugerfladen er den samme som i begyndelsen af 00'erne, hvilket er meget lang tid for software.

Folk ejer ikke engang huse så længe. Så at have en brugerflade fra begyndelsen af 00'erne er lang tid.

Galen Low: De kan næsten ikke ændre den.

Joe Ateya: Præcis. Det vigtigste, folk leder efter, er noget, der ikke stadig er lige så manuelt som det. Folk siger ofte til mig: Microsoft Project er fantastisk til dette, men det er ikke godt til at eksportere dette, eller også er det kun kompatibelt med andre Microsoft-produkter.

Mange værktøjer på markedet fokuserer nu mere på integration med anden software. Internt bruger vi mange forskellige værktøjer, blandt andet Slack til kommunikation, og nogle værktøjer tilbyder integrationer, mens andre ikke gør i samme grad.

Jeg synes, det er afgørende, når man vælger den rigtige software, hvordan den føles. Jeg siger ofte til folk, at dette værktøj får præcis samme opbygning som det andet og samme antal funktioner. Det afgørende er, hvordan det føles at bruge. Er det let at bruge? Sparer det tid? Gør det arbejdet mere produktivt?

Det er nok noget af det vigtigste at overveje, og det er universelt på tværs af brancher. Sparer det mig tid? Er det let at bruge, og vil de andre medarbejdere faktisk tage det til sig?

Ledelsen i virksomheder siger ofte, at et værktøj er fantastisk, fordi det har alle disse funktioner. Men det bliver ikke bredt anvendt, fordi det enten ikke er nemt at bruge, eller fordi funktionerne kan afskrække teammedlemmer.

Jeg talte faktisk med en person for en uge siden, før jeg tog på ferie. Vedkommende sagde: Jeg har brugt dette produkt i seks år, men det er desværre ikke bredt anvendt i virksomheden. Hvorfor? De kunne ikke lide opbygningen. Det havde alt, hvad de havde brug for, men de kunne ikke lide opbygningen.

Det er en meget vigtig pointe, når det gælder software. Når man vælger software og gennemgår en demonstration, vil jeg anbefale at tage nogle fra teamet med – personer, der skal bruge det til daglig. Det hjælper dig.

I får en feedbacksession. I mødes måske med fire eller fem forskellige softwareleverandører og gennemgår demonstrationer. Hvis du gør det alene, selv hvis du er PMO-direktør, er det godt at få feedback fra teamet. I kan tale om, hvad I kunne lide, og hvad I ikke kunne lide ved softwaren.

I kan også tale om, hvordan den skal bruges, og hvordan teamet kan anvende den. Så snart du begynder at visualisere forskellige demonstrationer, siger du måske: Jeg kunne godt lide dette ved produkt A, men ikke det ved produkt B. Det er derfor en meget vigtig faktor, når man skal træffe beslutningen.

Galen Low: Det gør det ganske vist mere komplekst, men det er et meget nyttigt perspektiv. Når man vælger software, skal man forstå, at man ikke er den eneste bruger. Og jeg vender tilbage til tanken om, at dette nu i højere grad er software til produktivitet og samarbejde end traditionel projekt- og ressourcestyringssoftware.

Det er et skift. Et skift i tankegangen og i hele selve rejsen. Det kan være overraskende for folk og ikke svare til deres forventninger. De tænker: Jeg evaluerer tingene, laver research og træffer en beslutning. Det er en opgave, der er blevet givet til mig, og mit ansvar er at løse den alene. Men pointen er faktisk at koordinere en beslutning, skabe enighed og gennemføre forandringsledelse.

Joe Ateya: Har du nogensinde implementeret en softwareplatform?

Galen Low: Ja, men jeg har aldrig været den eneste ansvarlige. Jeg har bestemt været en del af processen. Og det siger måske noget i sig selv, fordi jeg var involveret i en samarbejdsproces.

Jeg har primært set den side af sagen i modsætning til at være modtageren. Hej alle sammen, vi har ændret vores software fra software A til software B. Fra i dag må I ikke bruge det gamle længere, men skal bruge det nye, som vi ikke har oplært jer i. Jeg har prøvet at være modtageren, så jeg ved, hvordan det føles.

De fleste softwareudvælgelsesprojekter, jeg har arbejdet på, har dog været samarbejdsprojekter.

Joe Ateya: Hvad er de største udfordringer, man møder undervejs?

Galen Low: Først og fremmest at gennemgå funktionerne og ikke blive for begejstret over en funktion, vi ikke har et anvendelsestilfælde for. Man ser noget og tænker: Det har dette. Men hvad skal vi bruge det til?

Analyse og visualisering er et godt eksempel. Man tænker: Vi kunne have denne visning. Og så skal man stoppe op og spørge: Har vi brug for den visning? Men får vi brug for den senere?

Man skal tænke på nu, før og efter. Det er meget at overskue. Den anden udfordring er alle de forskellige anvendelsestilfælde. Da jeg deltog i den slags projekter, havde vi ikke særlig godt indblik i, hvad alle de andre personer lavede, selvom de også skulle bruge softwaren.

Det er måske anderledes nu, fordi vi har mere gennemsigtighed og synlighed. Men folk, der stadig arbejder med værktøjer, de har brugt længe, eller med mere arkaiske værktøjer og regneark, har måske ikke indblik i, hvad alle andre laver.

I en demonstration og salgstale lyder alle disse ting fantastiske. Men nogle uger senere siger nogen måske: Jeg har brug for dette datapunkt for at kunne udføre mit arbejde. Og så opdager man, at man aldrig havde tænkt på det.

Bare det at opbygge en forståelse af, hvordan alle arbejder, hvordan de vil bruge værktøjet, og hvad deres behov er, er et dybt kaninhul. På overfladen lyder det som noget, man kan klare hurtigt med en sammenligningstabel, men sådan er det slet ikke. Den største udfordring var at undervurdere, hvor omfattende en proces det er.

Joe Ateya: Det er en meget god pointe, for det er præcis det, jeg hører hver dag, når jeg taler med folk. De forsøger at indsnævre mulighederne og forstå, om de virkelig har brug for en bestemt funktion.

Nogle gange hjælper det bare at tale med nogen og gennemgå det i detaljer: Hvad har I brug for? Hvad har I ikke brug for? Hvad ville være rart at have? Hvad er nødvendigt? Når man får det på plads, kan man finde et værktøj, der passer.

Jeg hjælper folk og har viden om alle hjørner af projektstyringssoftware. Hver dag hører jeg folk sige: Der er så mange på markedet. Jeg ved ikke, hvilken funktion vi har brug for. Er det nødvendigt? Vil det blive taget i brug? Er det brugervenligt? Det hører jeg hver dag.

Så du er bestemt ikke alene om at tænke sådan. Implementeringen kan også være overvældende, fordi folk ved, at software kan tage måneder at implementere. For store virksomheder kan et ERP-system tage over et år at implementere.

Men det behøver ikke tage så lang tid. Nogle værktøjer på markedet er færdige standardløsninger. Man betaler licensen, sætter det op, og leverandøren tilbyder ofte individuel forklaring af, hvordan det fungerer. Hvis du er bekymret for implementeringsperioden, skal du ikke være det. Det er meget anderledes nu end for bare tre år siden. Virksomheder forsøger at komme væk fra lange implementeringsforløb og gøre standardløsningerne nemme at bruge.

Galen Low: Det er en virkelig vigtig pointe. Du taler hver dag med mennesker, der har fået dette ansvar og derfor også denne bekymring over processen, udfordringerne og implementeringen.

Men nogle gange findes der myter om processen. Jeg talte om myten om, at det er en let beslutning. Hvad er den anden side? Hvilke ting kommer folk til dig med og siger, at de ikke kan sove om natten på grund af dem?

Joe Ateya: Det er sjældent, at folk ligefrem mister søvn over software, men jeg forstår, hvad du mener. Det skaber meget stress, især fordi folk er bekymrede for, om softwaren bliver taget i brug, og om den faktisk vil forbedre produktiviteten.

Folk tror måske, at noget fungerer på en bestemt måde, men virkeligheden kan være en anden. Noget kan være flot og have en fantastisk marketingkampagne, men hvis det ikke fungerer, som man forventer, bliver det ikke bredt anvendt. Det er nok den største bekymring.

Seniorprojektledere kan sige, at vi skal tage dette i brug, mens ledelsen er mere tilbageholdende og siger: Det har vi prøvet før. Kommer det til at fungere? Nogle gange er man nødt til at prøve. Jeg anbefaler at undersøge det grundigt, fordi virksomhed A's anvendelsestilfælde er meget anderledes end virksomhed B's. Noget kan fungere for én person, men ikke for alle.

Hvis man vil gennemføre en stor implementering, kan man begynde med et lille team. Hvis det f.eks. er det kreative projekt- og designteam, kan man starte der og se, om det lykkes. Hvis det gør, kan man rulle det længere ud. Det er bedre end at implementere det i en virksomhed med 5.000 medarbejdere, opdage at det ikke fungerer og begynde forfra.

Galen Low: Det er en virkelig vigtig pointe, at det ikke behøver at være en total forandring.

Joe Ateya: Præcis. Tag det trin for trin, sørg for at vide, hvad du laver, undersøg det, og sørg for, at du føler dig tryg ved at bruge det. Det skal dit team også gøre. Så bliver virksomheden tilfreds.

Galen Low: Det kan jeg godt lide. For at knytte det til noget, du sagde tidligere, synes jeg, at bekymringen over, om folk tager softwaren i brug, er helt reel. Jeg taler med nogle mennesker, der har myter om, at softwareimplementeringsvirksomheden eller leverandøren sælger dem noget og derefter forsvinder.

Men mange softwarevirksomheder har forstået dette og bygget deres forretning op omkring det. Det, de kalder onboarding eller opsætning, handler i virkeligheden mere om rådgivning. De siger: Det er måske ikke perfekt direkte fra pakken, men dette team hjælper jer. Vi gennemgår det med jer, lærer jeres virksomhed at kende og hjælper jer med hurtigere at tilpasse det til jeres behov. Vi forsvinder ikke, men støtter jer.

Joe Ateya: Ja, det er rigtigt. Virksomhederne går op i kunderne og ønsker at hjælpe dem. De er ikke kun ude på at tage deres penge. De vil sikre, at kunderne kan bruge værktøjet, og at teamet tager det bredt i brug.

De hjælper ofte med processen. Virksomheder med mere end cirka 50 medarbejdere har typisk en dedikeret account manager, som kan gennemgå det. De største softwarevirksomheder har implementeringskonsulenter og medarbejdere, der hjælper med processen, opsætningen og oplæringen.

Men nogle virksomheder ønsker ikke længere den slags hjælp. Det fungerer for nogle, men ikke for alle. Tilpasningsevne er dog meget vigtig. Test det i lille skala, før I ruller det helt ud.

Galen Low: Jeg vil gerne vende tilbage til antallet af muligheder på markedet. Dit arbejde går naturligvis ud på at vide meget om alle disse ting, men hvordan holder du dig ajour? Hvilke tips har du til folk, der forsøger at følge med i softwarefunktioner, tendenser og alt det andet?

Joe Ateya: Jeg læser mange forskellige blogs på internettet. Jeg læser også vores interne blogs. Jeg læser det, DPM udgiver, men også forskellige kilder og teknologipublikationer.

Når jeg taler med folk, forstår jeg også, hvad de tidligere har undersøgt. Nogle gange fortæller de mig om ting, jeg aldrig har hørt om, og så undersøger jeg dem med det samme. Det hører man især, når det er software, der er specifik for et geografisk område.

Det indiske marked alene har f.eks. 45 % af den software, der findes på markedet, og den er udelukkende beregnet til det indiske subkontinent. Folk siger måske, at de bruger et bestemt værktøj, som jeg ikke har hørt om. Så undersøger jeg det, læser om det og besøger deres fora.

Jeg er også en del på Reddit, når det handler om software, fordi folk elsker at tale om deres succeshistorier der. Jeg taler med folk og er en del af et PMI-fællesskab på LinkedIn, hvor man kan se, hvad der trender. Jeg er også en del af et softwarefællesskab for projektledere.

En stor del af mit arbejde er at tale med folk, der ikke kun er projektledere, men også PMO-direktører og PMO-chefer. Man taler med disse mennesker hver dag og forstår, hvad der trender, og hvilke ændringer der sker i deres branche.

De største udfordringer, jeg ser, handler ofte om forandring. Ikke alle kan lide forandring, og forandring er ikke altid den bedste løsning. Men oftest oplever folk, at software faktisk hjælper med at reducere administrationen.

Nogle gange er det netop reduktionen af administrativt arbejde, der er vigtigst. Jeg har selv meget administration hver dag. Hvis jeg kan bruge noget, der reducerer det administrative arbejde, er det værdifuldt. Alle taler i øjeblikket om ChatGPT og om, hvordan det kan spare tid, og det kan også anvendes på software. Hvis et værktøj kan automatisere ting og reducere tidsforbruget, hvorfor skulle det så være en risiko? Hvis man tester det, og det fungerer, hvorfor skulle det så ikke kunne fungere i hele virksomheden?

Galen Low: Det elsker jeg. Det handler ikke kun om softwarefunktioner, men om at forbinde punkterne gennem samtaler, analysere dem og forstå, at mulighed A måske ikke er den rigtige løsning for en anden virksomhed.

Det handler om at omsætte det til rådgivning. Det er rådgiverens rolle. Det handler ikke kun om den tekniske side, men også om at høre historierne, forstå folks klager og finde den løsning, der passer til dem og sandsynligvis også til den bredere organisation.

Joe Ateya: For at afslutte lidt om, hvordan jeg holder mig ajour: Jeg læser nyhederne, læser om softwaretendenser og følger virksomheder på LinkedIn. Hvis jeg hører, at en person ofte nævner et bestemt produkt, spørger jeg mig selv hvorfor. Så opdager man måske, at det trender, fordi virksomheden er blevet opkøbt eller fusioneret med en anden.

Det sker hele tiden i softwareindustrien. Folk siger måske, at de tidligere talte med en bestemt løsning, men at den nu har skiftet navn. Det kan være, fordi den er blevet opkøbt af en anden virksomhed.

Et godt eksempel er Clarizen, som blev opkøbt for nogle år siden af Planview. De tog derefter Planviews projektstyringsværktøjer til sig, som Clarizen ikke havde før. De samlede Cl arizens rapportering med Planviews detaljer og skabte et stærkt produkt. Det ser man ofte i softwareindustrien.

Så læs om det. Jeg brænder for det, og jeg har altid været interesseret i det. Jo mere man ved, desto lettere er det at hjælpe folk.

Galen Low: Det elsker jeg. En ting, jeg sprang over tidligere, og som vi måske bør berøre, er, hvordan folk kan få adgang til din ekspertise. Hvordan fungerer din tjeneste, og hvordan får folk gavn af den?

Joe Ateya: Det er en gratis tjeneste. Vi hjælper virksomheder over hele verden. Hvis folk har brug for støtte, hjælper vi gerne. Man kan booke en samtale med mig, når det passer, og så gennemgår vi mulighederne.

Typisk anbefaler vi at se på fire eller fem softwareleverandører ad gangen. Vi hjælper med at finde de værktøjer, der passer bedst til anvendelsestilfældet. Du kan fortælle os om dine problemer og behov, og vi vurderer dit budget og det, du leder efter. Vi matcher dig kun med software, der ligger inden for dit budget.

Derudover vil vi sikre, at den software, vi anbefaler, rent faktisk bliver brugt og taget i anvendelse. Jeg hører hver dag folk sige, at de har prøvet noget før, og at det ikke fungerede. Så anbefaler jeg ikke det værktøj, men leder efter noget, der passer bedre.

Vores tjeneste er gratis, og vi er helt uvildige. Vi favoriserer ikke et bestemt værktøj. Vi anbefaler ud fra det bedste match og hjælper med at arrangere demonstrationer med relevante softwareleverandører.

Hvis du har brug for støtte, er du velkommen til at kontakte os. Vi indsætter et link nederst i podcasten, hvor du kan gennemgå det mere detaljeret med mig. Typisk er 15-20 minutter alt, hvad jeg har brug for. Hvis du har specifikke spørgsmål, kan du også skrive til mig på Joe@softwareselect.com.

Galen Low: Fantastisk. Det er meget værdifuldt for folk. Jeg tilføjer det helt sikkert til shownoterne, så folk kan få adgang til al den viden, du har opbygget ved at følge med i alt det, der vedrører software i disse brancher.

Det er virkelig godt. Joe, mange tak fordi du ville være sammen med os. Det har været fantastisk at have dig med i programmet. Tak fordi du delte din viden og alle indsigterne fra de samtaler, du har hver dag. Jeg håber, folk fik meget ud af det. Endnu en gang tak, fordi du brugte din tid sammen med os.

Joe Ateya: Det var så lidt. Tak, Galen. Det var dejligt at tale med dig.

Galen Low: Så er det vist det hele. Som altid, hvis du vil deltage i samtalen med over tusind ligesindede fortalere for projektstyring, så kom med i vores fællesskab. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for at få mere at vide. Hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér, og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Indtil næste gang – tak fordi du lyttede.