Projelerinizin Gerçek Etkisini Ölçmek

[00:00:00] Galen Low: Herkese merhaba; projelerinizin gerçek etkisini ölçme konulu panel tartışmamıza hoş geldiniz. Buradaki dijital proje yöneticisine katkıda bulunan ve onunla iş birliği yapan uzmanlarla üyelerimizin ve VIP konuklarımızın doğrudan etkileşime geçmesini sağlamak amacıyla her ay buna benzer etkinlikler düzenliyoruz.

Bugün ev sahipliğini yapacağım. Yanımda proje yönetiminin önde gelen uzmanlarından Pam Butkowski ve Stephanie Best var. Üçüncü panelistimiz Frank Gerard, beklenmedik bir çakışma nedeniyle katılamadı; kendisini bir sonraki etkinliğimizde ağırlayacağız.

Bugünkü oturum kaydediliyor ve kısa süre içinde topluluk üyelerimizin erişimine açılacak. Ayrıca bu kayıttan web sitemizde ve sosyal medya kanallarımızda klipler kullanabiliriz. Kameralarınız ve mikrofonlarınız varsayılan olarak kapalıdır; bu nedenle kayıtta görünmeyeceksiniz.

Bugünün oturumu, proje etkisini demir üçgenin ötesinde ölçmeye odaklanıyor. Kapsam, takvim ve bütçe proje yönetiminde önemli bir rol oynar; ancak bunlar bir projenin başarısını tek başına ölçmez. Proje liderleri daha stratejik ve sonuç odaklı olmaya teşvik edilirken, projeler de daha geniş kapsamlı iş dönüşümünün temel unsurları hâline geliyor.

Peki proje etkisini nasıl ölçeriz ve bu gerçekten en stratejik proje liderlerinin bile kontrolü dahilinde midir? Başarılı bir projeyi neyin oluşturduğunu konuşalım.

Stephanie Best: Bana göre başarı; müşteri memnuniyeti, işlerini övgüyle anlatan müşteriler, gurur duyabileceğiniz işler ve etkili risk yönetimidir. Bunlar demir üçgenin dışındaki önemli başarı faktörleridir.

Pam Butkowski: Her projede bazı şeyler ters gidecektir. Önemli olan, bir şeyler ters gittiğinde ne yaptığınızdır. Ekibiniz bir araya geldi mi? Olumlu kalabildiniz mi? Müşteriniz için durumu sorunsuz biçimde yönetebildiniz mi? Uygulanabilir bir planı hızla oluşturabildiniz mi? Bunların hepsi başarının parçasıdır.

Ajans tarafında tek seferlik işler istemiyoruz. Bir site başlattığımızda müşteriyle ilişkimiz devam ediyorsa proje başarılı olmuştur. Proje yöneticileri olarak müşteri ilişkisini, ekip sağlığını, kaynak kullanımını ve işin sürdürülebilirliğini de dikkate almalıyız.

Galen Low: Proje hedeflerini ve iş sonuçlarını kim tanımlar, bu hedeflere ulaşmaktan kim sorumludur?

Pam Butkowski: Farklı kuruluşlarda ve farklı iş türlerinde farklı temel performans göstergeleri olabilir. Müşteri için bir grup, bizim için başka bir grup gösterge tanımlarız. Müşterinin hedeflerini en başta netleştirir, proje sözleşmesine koyar ve herkesin bunlar üzerinde hizalanmasını sağlarız. Ölçülebilir, uygulanabilir ve gerçekten teslim edilebilir hedefler belirlememiz gerekir.

Stephanie Best: Liderler stratejiyi etkili biçimde tasarlamaktan, görevleri açıkça devretmekten ve geri bildirim toplamaktan sorumludur. Proje yöneticileri ise neyin işe yarayıp neyin yaramadığına dair içgörü ve geri bildirim sağlamalı, paydaşların beklentileri doğrultusunda teslimat yapmalıdır.

Başarı yalnızca bir projeyi kısıtlar içinde tamamlamak değildir; somut değer üretip üretmediğiyle de ilgilidir. Proje stratejik hedefleri ilerletiyor mu? Ekip değişen ihtiyaçlara ve pazar koşullarına uyum sağlayabiliyor mu? Paydaşlara değer sunuyor mu? Müşteriler elde edilen değeri hissediyorsa geri dönmek isteyecektir.

Pam Butkowski: Her zaman şu soruyla başlamayı seviyorum: Buna neden para harcıyoruz? Müşteri bu işe neden milyonlarca dolar ayırıyor? Daha sonra bunu parçalara ayırıp onların elde etmek istediği değere ulaşmasına nasıl yardımcı olabileceğimizi düşünürüz. Proje sözleşmesi, müşterinin gerçekte neyi önemsediğini ortaya çıkarmanın çok güçlü bir yoludur.

Ekip sözleşmesi de aynı derecede önemlidir. Ekip üyeleri bu projeden ne elde etmek istiyor? Yeni bir teknoloji öğrenmek mi, yenilikçi araçları kullanmayı denemek mi, kariyerlerinde ilerlemek mi? İnsanların gelişebileceği anlamlı işler tasarlamalıyız.

Galen Low: Proje yöneticileri yalnızca teslimatla değil, projenin uzun vadeli etkisiyle de ilgilenmeli. Bir yıl, iki yıl veya beş yıl sonra ürün hâlâ amacına hizmet ediyor mu? Müşteri içeriği hâlâ kolayca yönetebiliyor mu? Proje, başlangıçta belirlenen amacı gerçekleştirmeye devam ediyor mu?

Pam Butkowski: Projenin neden yapıldığını anlamak burada kritik önem taşır. Amaç yalnızca tıklama oranlarını belirli bir yüzde artırmak olmayabilir. Daha büyük hedefler vardır. Müşterinin veya kuruluşun bu işe neden yatırım yaptığını anladığınızda uzun vadeli etkiyi de daha iyi değerlendirebilirsiniz.

Stephanie Best: Demir üçgene ulaşamamak kabul edilebilir mi? Bunun yanıtı müşteriye bağlıdır. Müşteri başarının diğer unsurlarına demir üçgenden daha fazla değer veriyorsa ve sonuçtan memnunsa, demir üçgen tek ölçüt olmamalıdır. Zaman, para ve özellikler sınırsız değildir; önemli olan müşterinin başarıyı nasıl tanımladığını anlamak ve bunu teslim edebilmektir.

Pam Butkowski: Demir üçgen ajans tarafında çok gerçektir; ancak üç kenarın aynı uzunlukta olması gerekmez. Teslimat sırasında zaman çizelgesi, bütçe veya kapsam değişebilir. Üçgenin yönetimini hedefler ve proje geliştikçe değiştirmek gerekir. Bunu yaparken liderliği bilgilendirmek, değişiklikleri önceden belirtmek ve sonrasında ne olacağına dair bir plan yapmak zorundasınız.

Proje başlangıcında müşteriden demir üçgenin üç kenarını önceliklendirmesini isterim: En önemli olan hangisi, ikinci sırada hangisi var, en az önemli olan hangisi? Daha sonra üçüncü kenarın yönetimini ben üstlenirim. Çünkü ilk iki hedefi gerçekleştirebilmek için üçüncü kenarı esnetebilmem gerekir.

Galen Low: Proje yönetimi ekibiniz neden var?

Pam Butkowski: Beş temel neden belirledik: Ekibi yönlendirmek ve liderlik etmek, müşterilerimize değer sağlamak ve hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak, doğru bilginin kaynağı olmak, gereksiz karmaşayı ortadan kaldırmak ve ajansı korumak. Proje planları, kaynak planları ve net toplantılar gibi araçlar bu beş amaca hizmet eder.

Stephanie Best: Amaçlar ve temel sonuçlar strateji için önemlidir. Kuruluşun stratejisini, bireyin rolünü ve yürütülen projeleri yönlendirmelidir. Ancak ne ürettiğinizi tek başına belirlemez; başarıyı destekleyen sütunlar olarak işlev görürler.

Galen Low: Bugünkü panelin sonuna geldik. Katıldığınız için teşekkürler. Projelerinizin etkisini ölçerken yalnızca zaman, bütçe ve kapsama değil; değere, sürdürülebilirliğe, müşteri memnuniyetine, ekip gelişimine ve uzun vadeli sonuçlara da bakmayı unutmayın.