Proje Yönetiminde Şeffaflığın Değeri
Şeffaflık, proje yöneticilerinin sıkça konuştuğu bir konu değildir. Hatta bu, konuşmaktan kaçındıkları bir konu bile olabilir. Ancak proje yönetiminizde şeffaflığı benimsemelisiniz; çünkü sağladığı birçok fayda, genellikle dezavantajlarından daha ağır basar.
Ekibinizle paylaşmanız faydalı olan birçok şey olsa da, herkesle paylaşılması gerekmeyen birkaç şeyin (mali durum, sözleşmeler veya kişisel konular gibi) olduğunu kabul ediyoruz ve edeceğiz. Derin bir proje görünürlüğü düzeyi sağlamak yalnızca işinizi kolaylaştırmakla kalmaz, projenizin daha verimli ilerlemesini ve ekip arkadaşlarınızın daha mutlu olmasını da sağlayabilir.
Şeffaflığın ardındaki bazı gerekçelere ve faydalara geçmeden önce, neden bahsettiğimizi tanımlayalım. Şeffaf bir şekilde yönetilen proje, projenin her görevine görünürlük sağlayan projedir. Herkes projenin her bölümünün durumunu görebilir. Projeyle ilgili kararların iletişimi ve gerekçeleri iyi bir şekilde belgelenir ve ekipteki herkes tarafından bulunabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje Yöneticileri Neden Şeffaflığa Öncelik Vermeli?
Daha iyi performans ve hesap verebilirlik
İnsanlar ekip olarak çalışmadığında projeleri yönetmek zorlaşır. Şeffaflık, ekip üyelerinin daha iyi performans göstermesine ve eylemlerinin sorumluluğunu üstlenmesine yardımcı olur. Ayrıca ekip üyelerinin birbirlerinden beklenen rolleri ve gerektiğinde birbirlerini nasıl destekleyebileceklerini anlamalarını sağlar.
Çalışanlar, eylemlerinin iş arkadaşlarının çalışmalarını nasıl etkilediğini anlayacakları için performanslarını geliştirmeleri konusunda birbirlerini motive edebilirler.
Şeffaflık, nelerin gerçekleştirilmesi gerektiğini tüm ekip için açık hâle getirerek sorumluluğu teşvik eder. Ekibiniz sorunu net bir şekilde anlamıyorsa, bu sorun için bir çözüm geliştiremez.
Projenin raydan çıkmasını önler
Bir proje sürecinde, bazen projenin rotasından çıkmasına neden olacak olaylar veya bulgular ortaya çıkabilir.
Projelerin genellikle tamamlanmamış görevler nedeniyle zarar görebilecek bir son teslim tarihi vardır. Bu bağımlılık tüm ekip üyelerinin açıkça görebileceği şekilde sunulmalıdır.
Görev durumlarının şeffaf olması, proje yöneticisinin ve ekip üyelerinin projenin ilerlemesini etkileyebilecek sorunları kolayca belirleyip raporlamasına olanak tanır. Ayrıca tüm ekibin gelişimi ve eylemlerinin bu gelişimi nasıl sekteye uğratabileceğini veya iyileştirebileceğini anlamasını sağlar.
Allisian gibi proje yönetimi araçları burada devreye girer. Bunun gibi proje yönetimi araçları, görevlerin ve ekip üyelerinin durumunu izlemenizi sağlar.
Ekip çalışmasını geliştirme
Şeffaflık, yöneticilerin ve ekip üyelerinin tüm ekibin işlevlerini ve çeşitli görevler arasındaki ilişkiyi anlamasına yardımcı olur. Bu anlayış, ekibin iletişimini, bağlılığını ve hesap verebilirliğini geliştirir.
Etkili iletişim sayesinde, sorunları projenin sonuçlarını etkilemeden önce belirlemek ve çözmek kolaylaşır. Tüm ekip üyeleri günlük olarak ne yapmaları gerektiğini ve eylemlerinin nedenlerini anlar.
Projenizde Odaklanmanız Gereken Alanlar
Proje iletişimi
Proje iletişimindeki şeffaflık, ekip üyelerinin kendilerini etkileyebilecek veya ilgilendirebilecek bir projenin tüm yönlerini ve kararlarını görmesine olanak tanır. Mesajlar toplantılar, e-postalar gibi herkese açık forumlar kullanılarak veya doğrudan seçtiğiniz proje yönetimi aracınız üzerinden iletilebilir.
Ekip iletişimi yöntemleriyle ilgilenen ekipler için çevik veya scrum metodolojilerine göz atmanızı kesinlikle öneririm. Çevikliğin temelinde, günlük toplantı, planlama toplantısı ve retrospektif gibi toplantılar yer alır; bunlar, proje planlamasına şeffaflık kazandırırken harika bir ekip iletişimini de kolaylaştırabilir.
Proje bütçesi
Bir proje üzerinde çalışan ekip üyeleriyle tüm mali verileri paylaşmak en doğru yaklaşım olmayabilir; ancak bütçe bilgilerini onlarla paylaşmak son derece faydalı olabilir.
Ekip üyelerine bir proje için ne kadar zaman ayırabileceklerini bildirmek, günlük işlerini planlamalarına ve projeyi bütçe dâhilinde tamamlayıp tamamlayamayacaklarını değerlendirmelerine son derece yardımcı olabilir.
Bütçe bilgileri, mevcut fonlardan mevcut zamana dönüştürülebilir; böylece parasal bilgilerin iletilmesinden kaçınılabilir.
Ortaya çıkan sorunlar
Bazı yöneticiler, aslında paylaşmaları gerektiğinde projedeki sorunlarla ilgili gerçekleri ekibin geri kalanından gizleyebilir. Bu durum projeyi etkileyebilir ve ekip içinde sorunlar yaratabilir.
Proje yöneticisi, proje hakkında net bir anlayışa ve ortaya çıktıklarında sorunları belirleyerek zamanında düzeltici önlem alma becerisine sahip olmalıdır. Projedeki sorunlar diğer ekip üyelerinin çalışmalarını etkilediğinden, bunların ekiple paylaşılması tavsiye edilir. Ekip üyeleri çoğu zaman sorunların çözümüne yardımcı olacak öneriler sunabilir.
Proje yöneticileri, tek başlarına başa çıkamayacakları zorluklarla karşılaştıklarında ekibin geri kalanına karşı açık olmalıdır. Açık olmak, çalışanları sahip olabilecekleri sorunları çalışma arkadaşlarıyla paylaşmaya teşvik eder. Bir ekip, performanslarını etkileyen sorunları paylaşmadıkça ve birlikte çözüm bulmadıkça tam anlamıyla etkili olamaz.
Projeniz üzerinde çalışan kişilere açıldığınızda, onlar da size açılacaktır.
İşler değiştiğinde
Projenin yürütülmesi sırasında yönetici bazı değişiklikler yapmayı gerekli görebilir—çeşitli düzeylerde değişim yönetimi, proje yöneticisinin işinin büyük bir bölümünü oluşturur. Yönetici, planlanan değişiklikleri ve bunların nedenlerini ekip üyelerine açıklamalıdır.
Ekip değişikliklerin ardındaki nedenleri anladığında, bunların uygulanmasına yardımcı olacaktır. Açık olmak, kişinin zayıflıklarını sergilemesi değil, projede başarıya ulaşma arzusunu göstermesidir. Şeffaflık, proje yöneticilerinden yalnızca başarılı olduklarında beklenmez. Dürüstlük ve şeffaflık sergilemiş olmaları koşuluyla, proje başarısız olsa bile paydaşların takdirini kazanabilirler.
Sonuç
Proje şeffaflığının beraberinde getirdiği bazı açık faydaların yanı sıra, proje yönetiminizde bunu uygulayabileceğiniz alanları da açıkladık.
Buradan çıkarılacak tek bir sonuç varsa, o da ekibinizle daha fazla iletişim kurmanız gerektiğidir. Çeşitli proje yönetimi yöntemleri ve ekip iletişim araçları bunu kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Projenizde şeffaflığı nasıl teşvik ediyorsunuz? Bununla ilgili ne gibi avantajlar veya dezavantajlar buldunuz?
