Yapay Zekâ Bir Proje Ekibine Gerçekte Nerede Uyar?

Tim Fisher: Merhaba ve ekiplerin işleri nasıl planladığını, teslim ettiğini ve yönettiğini yapay zekânın gerçekte nasıl değiştirdiğini anlamak için tanıtım sunumlarının ötesine geçtiğimiz Proje Yönetiminde Yapay Zekânın Geleceği serisine hoş geldiniz. Bugün konuğumuz Productive. Bir ajans, danışmanlık şirketi veya profesyonel hizmet işletmesiyseniz ve yapay zekânın yalnızca içerik üretmek yerine teslimatı, verimliliği, öngörmeyi ve operasyonları gerçekte nerede iyileştirebileceğini anlamaya çalışıyorsanız, dinlemeniz gereken konuşma bu.

Productive'ın ekipleri yavaşlatan angarya işleri nasıl otomatikleştirdiğini, riskleri sorunlara dönüşmeden önce nasıl görünür hâle getirdiğini ve profesyonel hizmet işletmelerinin daha hızlı ve daha iyi kararlar almasına nasıl yardımcı olduğunu dinleyeceğiz. Benim adım Tim Fisher ve The Digital Project Manager'da yapay zekâdan sorumlu başkan yardımcısıyım. Görevim, yapay zekânın gerçekte nerede işe yaradığını ve nerede hâlâ yalnızca pazarlama slaytlarından ibaret olduğunu anlamak.

Bu nedenle ekibinizin soracağı soruları soracağım. Bugün bize Productive'dan Bernie Vrbat eşlik ediyor. Bernie son üç yıldır her ölçekten ajans, danışmanlık şirketi ve profesyonel hizmet işletmesiyle yakın çalışarak operasyonel zorlukları çözmelerine ve araçlarından daha fazla değer elde etmelerine yardımcı oldu.

Bugün, tıpkı benim gibi, yapay zekâ dönüşümüne odaklanıyor; ekiplerin yapay zekâyla nelerin mümkün olduğunu değil, gerçekten neleri yapmaya değer olduğunu anlamalarına yardımcı olmak için teknik uzmanlığı gerçek dünyadaki ajans deneyimiyle bir araya getiriyor.

Bernie, burada olman gerçekten harika.

Bernarda Vrbat: Teşekkürler Tim. Burada olmak güzel.

Tim Fisher: Bilmeyenler için Productive'ı 30 saniyede anlatabilir misin?

Ne işe yarıyor ve kimler için tasarlandı?

Bernarda Vrbat: Evet, tabii. Productive, özellikle profesyonel hizmet işletmeleri için tasarlanmış, hepsi bir arada bir platform. Bir müşteri projesi için zaman takibi yapıyorsanız bu sizin için mükemmel platform olur. Temel olarak bir anlaşmanın yönetiminden projelere, bütçelere ve kaynak planlamasına, oradan da faturalandırmaya kadar tüm operasyonel iş akışını kapsıyor.

Artık yapay zekâ da yerleşik olduğundan, tüm bu adımlarda gereken operasyonel işlerin çoğu arka planda gerçekleşiyor. Temsilci özelliklerimizle bunu bir adım daha ileri taşıyoruz; işler kendi kendine gerçekleşiyor, böylece yönetsel işlere daha az, gerçekten önemli olan çalışmaya daha fazla zaman ayırabiliyorsunuz.

Tim Fisher: 2026'da biraz saçma bir soru gibi ama yapay zekâ şu anda sizin için neden bu kadar büyük bir odak noktası?

Bernarda Vrbat: Hayır, bence hiç de saçma değil. Bir süredir kendi yapay zekâ özelliklerimiz var. Giderlerde otomatik doldurma ve belgelerde metin yazıp yapılandırmak için yapay zekâ kullanmak gibi özelliklerimiz oldu. Bu özelliklerin müşterilerimiz için gerçekten yararlı olduğunu gördük. Yapay zekânın nerede gerçek bir fark yaratabileceğine bakmak istedik.

Teknoloji çok hızlı ilerlediği için yapay zekâ artık gerçek karmaşıklığa sahip işlerde yardımcı olabiliyor. Yani yalnızca tek seferlik görevleri otomatikleştirmiyor, iş akışlarını yönetmenize ve analiz etmenize de yardımcı oluyor. Bunu Productive'ın zaten iyi yaptığı bir şeye, yani profesyonel hizmet işletmeleri için hepsi bir arada çözüm olmaya dâhil etmek istedik.

Tim Fisher: Harika. Sence müşterilerinizin karşılaştığı ve yapay zekânın çözmelerine yardımcı olduğunu düşündüğün en büyük zorluk ne?

Bernarda Vrbat: Bence tek bir zorluğu çözmektense yapay zekânın ve Productive'ın gün boyunca karşılaştığınız birçok zorluğu ele aldığını söylemeyi tercih ediyoruz. Örneğin bloke olmuş, unutulmuş görevler ya da değiştirilmesi gereken zaman çizelgeleri ve analiz etmeye zaman bulamadığınız dağınık veriler.

Tüm bu zihinsel yükü insanların üzerinden almak istedik; böylece yapay zekâ bunu arka planda yapabiliyor. Bunu yaptığınızda da yeni bir çalışma biçiminin ortaya çıktığını gördük. Artık zihninizde bir düzine küçük sorunu tutmak zorunda kalmıyorsunuz ve gerçekten önemli olan işe tüm dikkatinizi verebiliyorsunuz.

Tim Fisher: Mantıklı.

Herkes her şeyin içine yapay zekâ yerleştiriyor. Bir tarafta sohbet robotu, diğer tarafta başka bir şey var. Sence Productive'ın yapay zekâya yaklaşımını piyasadaki diğerlerinden farklı kılan ne?

Bernarda Vrbat: Yapay zekâya yaklaşımımızı benzersiz kılan şeyin platformun kendisi olduğunu söyleyebilirim. Hepiniz yapay zekâ araçlarının bir yerlerden veri çekmesi gerektiğini biliyorsunuz. Bu nedenle onları dört veya beş farklı araca bağlamanız gerekiyor ve yine de sonuç tam olarak ihtiyacınız olan şey olmayabiliyor.

Productive ile tüm bu veriler yerleşik durumda. Daha önce de belirttiğim gibi Productive, satıştan faturalandırmaya kadar her şeyi kapsayan uzmanlaşmış bir platform. Bu nedenle çalışanlarınızın nasıl tahsis edildiğini, projelerinizin nasıl ilerlediğini ve müşteri ilişkilerinizin gerçekte nasıl gittiğini biliyor. Operasyonel, finansal ve ilişki verilerinin bu birleşiminin yapay zekâ için inanılmaz derecede güçlü olduğunu düşünüyorum ve bunun Productive'a özgü olduğunu söyleyebilirim.

Tim Fisher: Yapay zekâyı konuşmalar, beceriler ve temsilciler gibi çeşitli biçimlerde göreceğimizi biliyorum. Becerilerle temsilciler arasındaki farktan biraz bahsedebilir misin? Sanırım herkes bunların tamamını tam olarak anlamış değil.

Bernarda Vrbat: Evet, kesinlikle. Bunun açıklığa kavuşturulması gereken önemli bir soru olduğunu düşünüyorum. Elbette sohbet robotlarınız var.

Hepimiz onlara aşinayız ve bu, insanların artık çok alıştığı yapay zekâ türü. Temel olarak ona bir şey soruyorsunuz ve karşılığında bir sonuç alıyorsunuz. Beceriler ve temsilciler hâlâ oldukça yeni olduğundan, ne olduklarını biraz daha ayrıntılı ele almak faydalı olabilir. Becerileri anlamanın oldukça kolay olduğunu düşünüyorum ve muhtemelen onları Claude veya ChatGPT gibi araçlarda görmüşsünüzdür, değil mi?

Beceriler, esasen yapay zekâya verdiğiniz yapılandırılmış bilgidir. İhtiyacınız olan şeyle uyumlu olması için görevleri nasıl gerçekleştireceğini ona söylersiniz. Şimdi temsilcilere geçtiğimizde, becerilerle karşılaştırırsak, beceriler yapay zekânıza bir şeyi nasıl yapacağını öğretmekle ilgilidir; temsilciler ise onun gerçekten gidip bunu yapmasına izin vermekle ilgilidir.

Bir temsilci yalnızca bir soruyu yanıtlamaz veya talimatları izlemez; tamamen özerktir. Birden fazla adım üzerinde çalışabilir, yol boyunca kararlar alabilir, farklı araçları kullanabilir ve her aşamada sizin dâhil olmanız gerekmez. Karmaşıklığın gerçekten artmaya başladığı yerin burası olduğunu düşünüyorum. Sohbet robotuyla yapay zekâyla sohbet eder ve ona bir şeyler yaptırırsınız.

Becerilerle nasıl davrandığını şekillendirirsiniz. Temsilcilerle ise yalnızca davranışı şekillendirmekle kalmaz, gerçekten karmaşık iş akışlarını yapay zekâya devredersiniz. Temel olarak bir hedef belirlersiniz ve temsilci oraya nasıl ulaşacağını bulur.

Tim Fisher: Bu arada çok iyi bir tanım. Benim anlatım biçimime de çok benziyor. Tüm bunları düşünürsek, yapay zekâ günlük işin bir parçası hâline geldikçe proje yöneticisinin rolünün nasıl gelişeceğini düşünüyorsun?

Bernarda Vrbat: Bence en iyi proje yöneticileri her zaman büyük resmi görebilen kişiler oldu ve yapay zekânın yaptığı şey de bunu kolaylaştırmak. Çünkü proje yöneticilerinin yaptığı tekrarlayan tüm işleri ortadan kaldırdığınızda, günlük zamanlarını serbest bırakmış oluyorsunuz. Böylece en iyi yaptıkları şeye, yani projenin ilerlemesi ve başarısı üzerinde büyük etkisi olan kararları almaya daha fazla zaman ayırabiliyorlar.

Bence burada ilginç bir şey görmeye başlayacağız. Bu zamanı ve zihinsel enerjiyi serbest bıraktığınızda insanlar doğal olarak gelişmeye başlıyor. Proje yöneticileri belki tasarım sürecine daha fazla dâhil olabilecek veya kod tarafına daha da yaklaşabilecek. Dolayısıyla proje yöneticisinin, söylememde sakınca yoksa, her işi bilen birine dönüşeceğini düşünüyorum; yalnızca işi yönetmeyen, onu her açıdan gerçekten anlayan biri.

Tim Fisher: Kesinlikle haklısın. Özellikle proje yöneticileri gibi roller, sorumluluk matrisinde yer alan bu kadar çok görev nedeniyle hiçbir zaman gerçekten olmaları amaçlanmayan bir şeye dönüştü. Bu teknoloji de tam olarak söylediğin şey. Umarım insanların gerçekten yapmak istedikleri şeylere zaman ayırmasına ve işi gerçekten ileriye taşımasına olanak tanır. Bu harika. Peki, biraz araştırma yapıyordum ve yakın zamanda ekiplerin yapay zekâyı nasıl kullandığına ve hangi iş türlerini ona devretmekte rahat olduklarına bakan bir araştırma yayımladınız. Bu araştırmada seni en çok ne şaşırttı ve bu, Productive'ın yapay zekâyla ürün geliştirme yaklaşımını nasıl etkiledi?

Bernarda Vrbat: Productive'ın yaptıkları hakkında gerçekten derinlemesine araştırma yapmışsın. Evet, doğru. Temsilcilerimizi ve gelişmiş yapay zekâ özelliklerimizi uygulamadan önce kullanıcılarımızla bir anket yaptık; yapay zekâ hakkında ne düşündüklerini ve ne hissettiklerini görmek istedik. İnsanların temsilcilerin ele almasını gerçekten istediği şeyin çok özel bir alan olduğunu gördük.

En tutarlı şekilde öne çıkan görevlerin ortak bir profili vardı: görevleri planlamak, yapay zekâ asistanımızda ele aldığım zaman takibi, proje planlama ve proje tahmini gibi işler. Bunların hepsi tekrarlayan ve zaman alan görevler. Örneğin müşteri iletişimi, işletmelerin yapay zekâyla çözme olasılığının en düşük olduğu görevlerden biri olarak öne çıktı. Bunun çok mantıklı olduğunu düşünüyorum ve bunun tam olarak yol gösterici ilkemiz olduğunu söyleyebilirim.

Yapay zekânın mümkün olan en geniş hâlinin peşinden koşmak yerine, ekiplerin angarya işleriyle başa çıkmasına yardımcı olan özellikler geliştirdik.

Tim Fisher: Evet. Bence bu mantıklı. Hem araştırmada hem de bugün gördüğümüz demoların ikisinde de açıkça ortaya çıkan bir şey var: Yapay zekâ, insan muhakemesinin yerini almak yerine operasyonel sürtüşmeyi ortadan kaldırdığında en iyi şekilde çalışıyor.

Sence kuruluşlar yapay zekâ çalışmalarını genel olarak bu alana mı odaklamalı?

Bernarda Vrbat: Açıkçası evet; bence bu aynı zamanda daha dürüst bir başlangıç noktası. Angarya işler, gerçek bir risk yaratmadan yapay zekânın değer sunduğu alandır. Yapay zekâdan karmaşık muhakeme gerektiren kararlar almasını istemiyorsunuz. Ondan, beklenen sonuçları olan tekrarlayan işleri ele almasını istiyorsunuz.

Tim Fisher: Araştırmanız aynı zamanda hâlâ denemeler yapan bir sektör tablosu çiziyor. Ajanslar elbette yapay zekânın faydalarını görüyor ama birçoğu hâlâ fiyatlandırmayı, yatırım getirisini, çalışma modellerini ve tüm bunları anlamaya çalışıyor. Sence ajans liderlerinin yapay zekâ hakkında sorması gereken ama yeterince sormadıkları soru ne?

Bernarda Vrbat: Bence çoğu liderin yeterince sormadığı soru şu: "Yapay zekânın serbest bıraktığı tüm zamanla ekibimin ne yapmasını istiyorum?" Çünkü yapay zekâ mevcut işlerin büyük bir bölümünü zaten üstleniyor ve bu giderek daha fazla olacak. Bu fazladan zamanı en verimli, kelime oyunu yapmak gerekirse, şekilde kullanmak ve en fazla değeri yaratan girişimleri belirlemek, bence en büyük farkı yaratacak şey bu.

Bunun bir de insani tarafı var. Pek çok insanın iş tanımı biraz veya çok değişecek. Bunun önemi yok. Ancak mevcut yeteneklerinizi bu geçiş boyunca desteklemek, yapay zekâdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak kadar önemli.

Tim Fisher: Son derece akıllıca bir şey söyledin.

Aslında insanların artık yapmak için serbest kaldıkları zamanla ne yaptıkları konusu çok sık gündeme gelmiyor. Bu nedenle tüm bunları en başından beri düşünmenizden memnun oldum. Bir soru daha: Tüm bunlara baktığımda, temsilcileri neredeyse çalışanlar gibi düşündüğünüz oldukça açık; sonunda tüm eylemlerden insanların sorumlu olmasını sağlamak gibi.

Bunun daha yaygın hâle geldiği bir dünyada, proje yöneticisinin işi yapmaktan işi yapan temsilcileri yönetmeye geçişi nasıl olur? Bu oldukça temel bir değişim.

Bernarda Vrbat: Bence proje yöneticileri tekrarlayan işleri temsilcilere, becerilere ve yapay zekânın kendisine devretmeye başlayacak ve müşteri ilişkilerine daha fazla dâhil olacak.

Belirttiğim gibi, o kısmı yapay zekâya devretmeyecekler. İlişkiler kuracak, daha iyi projeler teslim edecekler. Müşteriler aldıkları işten daha memnun olacak. Bu nedenle yapay zekânın proje yöneticisine sağlayacağı en büyük etkinin bu olacağını düşünüyorum.

Tim Fisher: Peki, küçük bir kristal küre egzersizi yapalım. Üç ya da beş yıl sonrasına gidelim: Yapay zekânın ekiplerin çalışma biçimine getirmesini beklediğin en büyük değişiklik ne?

Bernarda Vrbat: Oof. Gelişmelerin hızı düşünüldüğünde üç ila beş yıl, hakkında güvenle konuşmak için çok uzun bir süre-

Tim Fisher: Öyle.

Bernarda Vrbat: Ancak kısa vadeli tabloya bakarsak yapay zekânın kodlama ve yazma gibi alanlarda yürütme katmanlarının giderek daha fazlasını üstlendiğini görebiliyoruz. Bence sırada operasyonel işler var.

Proje yönetimi muhtemelen bunu ilk hissedeceğiniz alan olacak: görevleri, zaman çizelgelerini, zaman çizelgesi kayıtlarını ve proje yöneticilerinin üstlendiği tüm bu koordinasyon yüklerini yönetmek. Daha ileride bakıldığında temel değişim, ekiplerin yapay zekâ etrafında yapılandırılma biçimi olacak. İnsanlar yapay zekâyı alıp kullandıkları ve sonra bıraktıkları bir araç olarak kullanmak yerine, muhtemelen bir temsilci grubunu yönetecek; onları yapılandıracak ve çıktıları yönetecek. Bu sohbet boyunca söylediğim gibi, insanın rolü işi yapmaktan çok değer kararları vermeye dönüşecek.

Neyin önemli olduğu, neye öncelik vermemiz gerektiği ve kalitenin nasıl görünmesi gerektiği gibi.

Tim Fisher: Yapay zekâya ait işleri yapay zekâya, insanlara ait işleri insanlara bırakın. Evet. Son olarak ama kesinlikle en az önemli olmayan bir şey: Sırları açıklamadan Productive'ın yapay zekâ yol haritasında sırada ne olduğuna dair küçük bir ipucu vermeni çok isterim.

Bernarda Vrbat: Her şeyi fazla açıklamayacağız ama sırada ne olduğunu seninle paylaşabilirim.

Yakın zamanda, istemleri görsel çıktılara dönüştürmenizi sağlayan yapıtları yayımladık. Örneğin veri isteyerek eksiksiz bir gösterge paneli oluşturmasını isteyebilir veya bunun PDF ya da HTML olarak indirilmesini sağlayabilirsiniz. Bunu görmek gerçekten harika olacak. Temsilci tarafında, olayla tetiklenen temsilciler üzerinde çalışıyoruz; bunlar bir şey değiştiğinde otomatik olarak devreye girecek.

Bir bütçeyi yönetiyorsunuz ve bir şey değişiyor diyelim. Bu, temsilcinin aradığı ve bir değişiklik yaptığı tetikleyici olabilir. Ayrıca temsilcileri daha proaktif hâle getirmek, bir engelle karşılaştıklarında size ulaşmalarını ve böylece devreye girip işlerin ilerlemesini sağlamanızı mümkün kılmak için çalışıyoruz.

Tim Fisher: Harika. Dünyada çok mantıklı. Bu, geleceğe dair harika bir sohbet ve bakış açısıydı. Gerçekten teşekkür ederim. Kapanış olarak Bernie, insanlar Productive hakkında daha fazla bilgi edinmek isterse şimdi ne yapmalı?

Bernarda Vrbat: Öncelikle harika sohbet için teşekkür ederim Tim. Daha derinlemesine bilgi edinmek isteyenler için başlamak gereken en iyi yer Productive 5.0 sayfamız.

Yapay zekâ etrafında geliştirdiğimiz her şeyin ve bu sürümün neyle ilgili olduğunun bütün resmini orada görebilirsiniz. Ardından, sırada ne olduğunu paylaştığımız ve geliştirmeleri sunmaya devam ederken sizi bilgilendirdiğimiz yol haritası ve ürün güncellemeleri sayfalarımıza göz atmanızı öneririm. Hızlı ilerliyoruz, bu nedenle takip etmeye değer her zaman yeni bir şey var.

Tim Fisher: Harika. Çok iyi. Bugünlük süremiz bu kadar. Bernie, bize katıldığın için çok teşekkür ederim.

Bernarda Vrbat: Teşekkürler Tim.