Elektronik Tablonuz Bunu Yapamaz: İşinizi Gerçekten Bilen Yapay Zekâ (Forecast CEO’su ile, Accelo Şirketi)

Tim Fisher: Yapay zekâ neden şu anda sizin en çok odaklandığınız konu? Buradaki stratejik bahsiniz ne?

Joe DiPaulo: Tarihsel olarak bu işletmeler insan ekleyerek ölçeklendi. Dolayısıyla yapay zekâ, daha fazla zekâ ve otomasyon konusundaki bahis şu: Bu işletmeler performanslarını ve müşteri deneyimini iyileştirmelerine, nihayetinde de çalışan sayısını artırmadan ölçeklenmelerine yardımcı olacak bir araç olarak bunlardan yararlanabilir.

Tim Fisher: Bunun gibi araçları gördüğümde, bütün bunların toplantıları ortadan kaldırma yönünü düşünüyorum; bir kullanıcı arayüzüne gidip işletmenizin içinden derinlemesine, bağlamlandırılmış yanıtlar alabilmek.

Joe DiPaulo: Bu kişi bir kaynak yöneticisi olabilir ya da sistemden raporlama bilgileri almak, proje durumunu görmek isteyen bir liderlik rolündeki kişi olabilir.

Tim Fisher: Tüm bunları yalnızca ChatGPT, Claude veya Copilot'a veri yığını verip ardından bununla ilgili sorular sormaktan farklı kılan şey ne?

Joe DiPaulo: Bizimki gibi sistemler daha fazla—

Tim Fisher: Merhaba ve Yapay Zekâ ile Proje Yönetiminin Geleceği'ne hoş geldiniz. Bu seri, sunum dosyasının ötesine geçerek yapay zekânın ekiplerin işleri planlama, teslim etme ve yönetme biçimini gerçekten nasıl değiştirdiğini inceliyor. Bugün Accelo şirketi Forecast PSA'yı ele alıyoruz.

Profesyonel hizmetler ekibi yönetiyorsanız ve yapay zekânın teorik olarak değil, her gün kullandığınız araçlarda gerçekten nerede değer sağladığını merak ediyorsanız, bu konuşma tam size göre. Proje tesliminde nelerin aksadığını ve tüm bunların nereye gittiğini onların bakış açısından dinleyeceğiz.

Benim adım Tim Fisher. The Digital Project Manager'da yapay zekâ başkan yardımcısıyım. Görevim, yapay zekânın gerçekte nerede işe yaradığını ve nerede hâlâ yalnızca pazarlama slaytlarından ibaret olduğunu anlamak. Bu yüzden ekibinizin soracağı soruları soracağım. Bugünkü konuğumuz, Forecast PSA'nın arkasındaki şirket Accelo'nun CEO'su Joe DiPaulo. Joe, kariyerinin tamamını profesyonel hizmet ekiplerinin daha öngörülebilir ve ölçeklenebilir teslimat organizasyonları kurmasına yardımcı olmaya adadı. Bugün de yapay zekânın bu geleceği nasıl şekillendirdiğini paylaşacak.

Joe, sizi burada görmek harika.

Joe DiPaulo: Burada olmak harika Tim. Beni davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Konu ve bunun profesyonel hizmetler dünyamızı nasıl şekillendirdiği konusunda heyecanlıyım.

Tim Fisher: Joe, bize Forecast'ın 30 saniyelik bir özetini verir misiniz? Ne yapıyor ve kimler için?

Joe DiPaulo: Elbette. Forecast, modern bir PSA, yani profesyonel hizmet otomasyonu platformu.

Genellikle büyüme odaklı olan ve işletmelerini ölçeklendirmeye çalışan profesyonel hizmet firmaları için tasarlandı. Bence en önemli nokta bu. Proje planlama, kapasite ve Forecast teslimatı, yürütme ve gelir operasyonları gibi işlevlere odaklanıyoruz. Misyonumuz müşterilerimize verileri hakkında görünürlük sağlamak.

İşletmelerinde neler olduğunu ve işleri nasıl teslim ettiklerini gösteren öngörücü içgörüler sunmak ve işletmelerini mümkün olduğunca etkili şekilde yönetmelerine yardımcı olmak.

Tim Fisher: Forecast kısa süre önce Accelo ile güçlerini birleştirdi. Bu birleşim, iki platformun tek başına daha önce sunamadığı neyi mümkün kılıyor?

Joe DiPaulo: Evet. İki kuruluşu ve platformu birleştirmenin amacı, profesyonel hizmet kuruluşları için gerçek anlamda uçtan uca bir işletim sistemi sunmak.

Forecast, yapay zekâ destekli proje planlama, kaynak yönetimi açısından kaynak tahmini ve talep planlaması ile ileriye dönük görünürlük sağlama konularında gerçekten çok başarılı. Accelo ise CRM yetenekleri, müşteri iş akışı yönetimi ve finansal iş akışları konusunda güçlü. Dolayısıyla bu bağlantı, bizim bakış açımıza göre profesyonel hizmet kuruluşunun tüm hattını kapsıyor ve temel bir kayıt sistemi işlevi görüyor.

Tim Fisher: Harika. Mantıklı. O hâlde neredeyse komik bir soru: Yapay zekâ neden şu anda en çok yöneldiğiniz konu? Buradaki stratejik bahis ne?

Joe DiPaulo: Kimse bundan bahsetmiyor, değil mi?

Tim Fisher: Hayır, hiç. Asla gündeme gelmiyor.

Joe DiPaulo: Yapay zekâya yöneliyoruz çünkü hizmet odaklı işletmeler olan müşterilerimiz, kâr marjlarının kısıtlı olduğu ve karmaşık bir ortamda faaliyet gösteriyor.

Müşterilerine teslimat yapmak için birçok faktörün bir araya gelmesi gerekiyor. Tarihsel olarak bu işletmeler insan ekleyerek ölçeklendi. Yapay zekâ, daha fazla zekâ ve otomasyon konusundaki bahis şu: Bu işletmeler performanslarını ve müşteri deneyimini iyileştirmelerine, nihayetinde de ölçeklenip daha kârlı bir işletme olmalarına yardımcı olacak bir araç olarak bunlardan yararlanabilir.

Bizim açımızdan yapay zekâ, liderlerin geçmişte ne olduğuna bakıp tepkisel davranmak yerine çok daha proaktif bir işletme yönetimine geçmesini sağlıyor. Bugün bunu sık sık söyleyeceğim ama konu yine müşterilerimizin işletmelerini büyütmesine, nihayetinde çalışan sayısını artırmadan ölçeklenmesine ve ekiplerin hizmetlerinin katma değerine odaklanarak müşterileriyle ilişkiler kurmasına olanak tanımaya geliyor.

Böylece büyümeye ve teslimat süreçlerini iyileştirmeye devam edebilirler. Odağımızın burada olmasının nedeni bu; müşterilerimiz işletmelerini büyütmelerine yardımcı olmamızı istiyor.

Tim Fisher: Şu anda sektör genelinde gördüklerinizi anlamak istiyorum. Her gün ajanslar, danışmanlık şirketleri ve BT hizmet firmaları gibi profesyonel hizmet firmalarıyla konuşuyorsunuz. İşlerin teslim edilme biçiminde şu anda gerçekten ne değişiyor?

Joe DiPaulo: Müşterilerimizin son bir-iki yılda yapay zekâyı denemekten, onu kuruluşlarında bir kaynak olarak daha etkili şekilde kullanmaya geçtiklerini düşünüyorum.

İşleri nasıl teslim ettiklerini değerlendiriyorlar. İşletmelerini anlamaya ve bunu müşterilerine teslimat yapmak için kullanmaya çalışıyorlar. Herkes bu yolculuğun farklı bir aşamasında, ancak tekrarlanabilir sonuçlar üretmeye ve bu sonuçları yapay zekâ aracılığıyla optimize etmeye çalışıyor. Bence şu anda gördüğümüz gelişim bu.

Tim Fisher: Evet. Son zamanlarda yapay zekânın kuruluşlarda performans göstermediği ya da beklentileri karşılamadığına dair haberleri hepimiz gördük. Şu anda kesinlikle gerçek ve pratik sonuçlara odaklanılıyor; sizin de burada peşinde olduğunuz şeyin bu olduğu hissediliyor.

Biraz araştırma yaptım ve platform verileriniz ekiplerin yaklaşık yüzde 75 kullanım oranı bildirdiğini gösteriyor; sektör ortalaması ise yüzde 40 civarında. Sizce bu büyük farkı ne yaratıyor?

Joe DiPaulo: Daha tutarlı çalışabildiğinizde ve yaptığınız işte daha öngörülebilir olmanıza yardımcı olacak araçları kullanabildiğinizde çok daha proaktif olabilirsiniz.

PSA sisteminde yapmaya çalıştığımız şeylerden biri, müşterilerimize satış organizasyonlarından gelen iş hattı hakkında içgörü sağlamak, tekrarlanabilir ve tutarlı süreçler oluşturmak ve kimin neyi ne zaman yaptığını görmelerine olanak tanımak. Bunları ne kadar iyi tahmin edip proaktif davranabilirlerse o kadar iyi çalışabilirler.

Bir, iki veya üç ay sonrasına gelecek işler için önceden plan yapabildiklerinde ya da herkesin tam olarak ne üzerinde çalıştığını görebildiklerinde, kişileri aşırı çalıştırmak yerine onların en yüksek potansiyelinden ve kapasitesinden yararlanabilirler. Bu operasyonel yeteneklerden ne kadar iyi yararlanırlarsa işletmelerini o kadar iyi yönetebilirler.

Bunun daha iyi kullanım sonuçlarına dönüştüğünü görüyoruz.

Tim Fisher: Bununla yakından ilişkili olarak, birlikte çalıştığınız 2.000'den fazla profesyonel hizmet firmasına baktığınızda gördüğünüz en büyük boşluklar neler? Kâr marjı kaybı ya da hâlâ yaşandığını düşündüğüm şu meşhur durum: kaynak yönetiminin elektronik tablolar üzerinden yürütülmesi ve tüm bu elektronik tabloların sorunların görünürlüğünü ortadan kaldırması.

Şu anda bunların hepsi size nasıl görünüyor?

Joe DiPaulo: Burada ele alınması gereken birkaç farklı konu var. Profesyonel hizmetlerde kâr marjı kaybı açısından müşterilerimizin bununla mücadele ettiğini görüyoruz. Çünkü bu genellikle bir anda gerçekleşen bir şey değil.

Bir proje ya da müşteriyle yürütülen çalışma zaman içinde ilerlerken, kaynakları nasıl atadıkları veya hangi kaynaklardan yararlandıkları konusunda parça parça sorunlar ortaya çıkıyor. Doğru kişiler mi? Belirli bir beceri setini ya da yüksek performans gösteren bir kişiyi aşırı mı kullanıyorum?

Çoğu zaman iş projelerinde riskler gecikmeli olarak görünür ve projeler raydan çıkmaya başlar. Çözmeye çalıştığımız şeyler bunlar. Marjı etkileyen başka bir konu da kapsam kayması. Sistemi, bu tür sorunlarla karşılaştıklarında müşterilerimizin bunları tespit etmesine ve öngörmesine yardımcı olmak için kullanıyoruz.

Nihayetinde bu, marj iyileşmesi sağlıyor. Yaşam döngüsünün birçok noktasında böyle bir durum yaşanabilir; ancak bu şeylerin gerçekleştiğini ne kadar erken bildirip müşterilerin proaktif olarak öngörmesine yardımcı olursak, müşteriler de buna o kadar iyi yanıt verebilir.

Elektronik tablolarla çalışmaya gelince, bunun küçük kuruluşlar için yaygın olduğunu düşünüyorum. İnsanlar çoğu zaman bu şekilde daha çevik ve daha hızlı yanıt verebildiklerini söylüyor. Ancak bunun bir yanılgı olduğunu düşünüyorum. Elbette bu sorunu çözmeye yardımcı olan bir aracımız var ama işletmelerin karmaşıklığı ya da yürüttükleri proje sayısı arttıkça, yapılandırdıkları farklı fiyatlandırma modelleri, çalışmalarının yapısı ve sahip oldukları ekip sayısı bu durum giderek daha zor hâle geliyor.

Doğruluğun ve gerçek zamanlı kontrollerin bir kısmını kaybediyorsunuz; marjı ve marj konusundaki disiplininizi etkileyen kalıpları ya da süreçleri bozmaya başlıyorsunuz. Verilerden gerçekten yararlanan kuruluşlarda, daha önce söylediğim gibi CRM'lerinden işleri alıp analiz ederek ve ileriyi görerek şu soruyu yanıtlayabiliyorlar: Bunu kadrolamak için ne yapmam gerekiyor?

Hangi kişilere ihtiyacım var? Süreci yalnızca bir elektronik tabloda yönetmenin ötesindeki değeri görebiliyor, çok daha öngörücü bir yaklaşım benimseyebiliyor ve işletmelerini çok daha etkili ve sorunsuz şekilde yürütebiliyorlar.

Tim Fisher: Forecast ilk günden itibaren yapay zekâ temelli olarak oluşturuldu. Sanırım pek çok PSA aracı bunu söyleyemez.

Bunu daha önce hiç duymamıştım. Etkileyici. Az önce konuştuklarımızı, yani marj baskısını, ölçeklenmeyi, geciken görünürlüğü ve benzeri şeyleri düşündüğümüzde bu, ürününüzün bu sorunları pratikte farklı şekilde ele alması açısından ne anlama geliyor?

Joe DiPaulo: Evet, doğru. Sistem, ekiplerin daha iyi personel ve kaynak planlaması yapmasına yardımcı olmak için makine öğrenmesi modellerinden yararlanma fikri üzerine kurulmuş durumda. Başlangıcından bu yana da gelişti ve büyüdü. Amaç, yapay zekânın profesyonel hizmet kuruluşları için bir rehber görevi görmesi; verimsizlikleri ele almalarına, ölçeklenme sınırlarını ve karşılaştıkları ölçeklenme zorluklarını aşmalarına yardımcı olması.

Firmalar daha öngörücü hâle geldikçe risklerden kaçınabilir, daha iyi bir müşteri deneyimi sunabilir, kaynaklarından daha etkili şekilde yararlanabilir ve ekiplerini mutlu tutmak, yüksek performans gösteren kişilerin aşırı kullanılmasını ve tükenmesini önlemek için kaynak kullanımını optimize edebilir.

Yapay zekâ bu endişeleri ve riskleri belirlemeye, verimlilikleri artırmaya yardımcı olacak. Müşterilerden duyduğumuz başka bir şey de şu: İşletmelerinin farklı bölümlerindeki projeleri ya da çalışmaları yönetirken, kuruluşlarının tamamındaki verileri daha iyi görebiliyorlar.

Kaynakları işlevler arasında kullanmaları ya da bu sınırları aşan kararlar almaları gerektiğinde bunu daha etkili biçimde yapabiliyorlar. Yapay zekâ kesinlikle bu konuda yardımcı oluyor. İleriye baktığımızda yapay zekâ, profesyonel hizmet firmalarının işleri gerçekte nasıl yaptığı ve çıktıları nasıl teslim ettiği konusunda giderek daha merkezi bir rol oynayacak.

Bugün yaşananlarla ilgili heyecan verici olan kısım da bu. Yine işletmelerin nasıl ölçeklendiğine ve yapay zekânın bunu daha etkili biçimde yapmalarını nasıl sağlayacağına dönüyoruz.

Tim Fisher: Makine öğrenmesinden bahsettiniz. Hepimiz yapay zekâ terimini kullanıyoruz, hatta büyük dil modeli terimini de kullanıyoruz; ancak bu ifadeyi kullanmanız bana, ChatGPT dünyaya çıkmadan önce de bunun üzerinde çalıştığınızı ve bunun düşünce yapınızın daha temel bir parçası olduğunu gösteriyor.

Bence bu çok etkileyici.

Joe DiPaulo: Katılıyorum. Bu geçmişe sahip olmamız ve yıllar önce başlamış olmamız heyecan verici. Ancak müşterilerimize yardımcı olmak için ortaya çıkan tüm yeni teknolojilerden yararlanmaya ve bunlara yatırım yapmaya devam ediyoruz.

Tim Fisher: Kesinlikle. Birkaç dakika ayırıp biraz ileriye bakalım.

PSA pazarının 2030'a kadar neredeyse iki katına çıkacağı öngörülüyor. Bunu düşünmek bile şaşırtıcı. Yapay zekâ araçları ve proje yönetimi de bundan daha hızlı büyüyor. Joe, sizce buradan sonra nereye gidiyoruz?

Joe DiPaulo: Başta buna biraz değinmiştim ama yapay zekânın profesyonel hizmet işletmelerinin müşterilerine daha etkili hizmet sunmak için aracılardan yararlanmasını nasıl sağladığı konusunda gerçekten heyecanlıyım. Kuruluşların işleri teslim etmek ve bunların bir kısmını insanların üzerinden almak için aracılardan yararlandığını göreceğiz. Bu, müşterileri için değere ulaşma süresinin kısalması, daha iyi bir müşteri deneyimi ve sistemi kullanan kişi için daha iyi kâr marjları anlamına gelecek.

Bence bu heyecan verici bir öneri.

Tim Fisher: Kesinlikle. Tam yol haritanızı vermeden, istediğiniz düzeyde paylaşabilirsiniz: Yapay zekâyla kapatmayı en çok heyecan duyduğunuz yetenek açığı ne ve bu, müşterilerinizin yapabileceklerini nasıl değiştiriyor?

Joe DiPaulo: Az önce bahsettiğim temanın üzerine inşa ediliyor. Claude ve benzeri araçların yazılım geliştirme ekiplerine yardımcı olduğunu görüyoruz. Kod yazmalarına ve bunu daha verimli yapmalarına yardımcı oluyorlar. Biz de bu ekosistemin bir parçası olmak ve müşterilerimizin iş gücünü belirlemelerine yardımcı olmak istiyoruz.

Ayrıca operasyonel sistemlerini bu aracılara bağlamalarına ve bunları düzenlemelerine olanak tanımak istiyoruz. Böylece işletmelerini mümkün olduğunca etkili şekilde yönetebilir, bilgileri işletmeleri ve iş akışları bağlamında görebilir, ancak aracılar tarafından sunulan yeteneklerden yararlanarak işleri daha kapsamlı şekilde ele alıp daha hızlı teslim edebilirler.

Buna kesinlikle inanıyoruz. Bunu kendi şirketimizde de yapıyoruz ve müşterilerimizin işletmelerini oldukça büyük ölçüde nasıl etkileyip iyileştirebileceğini görebiliyoruz.

Tim Fisher: Bu soruyu sıkça sormayı seviyorum. Üç ya da dört yıl sonrasında, bir proje yöneticisi için günlük işler nasıl görünüyor?

Bu rol nasıl gelişiyor? Hâlâ bir proje yöneticisi olacak mı? Yapay zekânın bu rolü devraldığını görüyor musunuz? Sizin bakış açınızdan gelecek nasıl görünüyor?

Joe DiPaulo: İşlerin yapılma biçiminde büyük değişimler göreceğimizi düşünüyorum. Sonuçları düzenlemeye ve ulaşmaya çalıştığımız sonuçlar hakkında düşünmeye yardımcı olacak insanların hâlâ gerekli olacağını düşünüyorum.

Biraz moda bir kelime kullanacak olursak, bu sistemlerin teslimat yapmasını gerçekten düzenlemeye yardımcı olmaları gerekecek. Bu nedenle, bu makinelere hangi girdileri verdiğim ve hangi sonuca ulaşmak istediğim konusunda çok fazla düşünmek gerekecek. Hâlâ kalite kontrolleri ve yapılması gereken işler olacak, ancak bence tüm bunlar yalnızca önümüzdeki üç yılda gerçekleşmeyecek.

Önümüzdeki 12 ila 36 ay içinde aracılar çalışanlar ve kuruluşlar gibi davranmaya başlayacak. Henüz görmüyorsak bile bu kesinlikle gerçekleşecek ve çok özel alanlarda, hatta birçok sektörde giderek daha fazla benimsenecek. Bence bu büyüleyici.

Tim Fisher: Gerçekten öyle. Bizimle tüm bunları paylaştığınız için çok teşekkürler. Çok aydınlatıcı bir konuşmaydı. İzleyen ve Forecast'ı kendi ortamında, kendi verileriyle görmek isteyen biri için atılacak en iyi sonraki adım nedir?

Joe DiPaulo: Yapabilecekleri en iyi şey forecast.app adresindeki web sitemize gelmek.

Bir demo talep edebilirler; bir danışman kendileriyle iletişime geçer. Genellikle yürüttükleri işletmeyi biraz anlamak isterler. Böylece tanıtımı ve görüşmeyi onlara göre uyarlayabilir, kendileri için nasıl değer yaratacağımızı tanımlayabilir ve bu süreci birlikte yürütebiliriz. Benim tavsiyem bu olur.

Ayrıca bir yapay zekâ hazırlık değerlendirmesi yayımlayacağız. Bu da müşterilerin etkileşime geçip yararlanabileceği başka bir araç olacak. İlgilenirlerse sonrasında kendileriyle iletişime geçebiliriz.

Tim Fisher: Pekâlâ, bugünlük süremiz doldu Joe. Bize katıldığınız için çok teşekkürler. Harika bir sohbetti. Teşekkürler Joe.

Joe DiPaulo: Çok teşekkür ederim Tim. Minnettarım.