Ekibinizin Gerçekten Kapasitesinin Dolduğunu (Ve Ne Zaman İşe Alım Yapmanız Gerektiğini) Nasıl Anlarsınız?

Galen Low: Satış ekibi daha fazla satış yapmak isterken ekipler kapasitemizin dolu olduğunu söylüyorsa, ekip ve proje liderleri ne yapabilir?

Brandon Llewellyn: Ekibiniz kendini tamamen dolu hissediyor, ancak yönetim daha fazlasını yapabileceğinizi düşünüyor ve verileriniz de ekibin kapasitesinin dolu olduğunu gösteriyorsa, o zaman kapasiteniz doludur; kapıyı kapatıp yeni işlere yönelirsiniz. Yönetim daha fazlasını almamız gerektiğini düşünüyor. Ekip kendini dolu hissediyor ve veriler daha fazlasını alabileceğimizi gösteriyor. Peki şimdi ne olacak?

Galen Low: Kapasite planlaması ve kullanım oranını ölçme sürecinizden bahsedebilir misiniz?

Brandon Llewellyn: Birinin kapasitesini takip ederken üç girdiye ihtiyacınız vardır. Takip ettiğiniz bir kişi, tarih veya zaman aralıkları ve bir şekilde iş eforu puanı gerekir. Buradaki sorun, belirli bir proje için yaptığınız her şeyin kelimenin tam anlamıyla tahmini süresini ve tarihlerini tanımlamanız gerekmesidir. Peki bunu nasıl çözeriz? Cevap, aşağıdan yukarıya değil, yukarıdan aşağıya gitmektir.

Galen Low: Günümüzde birçok kuruluştan, yapay zekânın bu işi neden yapamayacağını açıklayarak yeni işe alımları gerekçelendirmeleri isteniyor. Sağlam ekip kullanım ölçümleri, aslında daha fazla insana ihtiyacımız olduğunu gösterecek şekilde nasıl sunulabilir?

Brandon Llewellyn: Şu anda görebildiğim kadarıyla stratejik veya yaratıcı değer çok fazla değil. Büyük ölçüde yapay zekânın sağlayacağı değer—.

Galen Low: Dijital Proje Yöneticisi Podcast'ine hoş geldiniz; yapay zekâ çağında teslimat liderlerinin daha akıllı çalışmasına, daha sorunsuz teslimat yapmasına ve ekiplerini güvenle yönetmesine yardımcı olan program. Ben Galen'im ve her hafta gerçek dünyadan stratejileri, yeni araçları, kanıtlanmış çerçeveleri ve proje cephelerinden ara sıra gelen savaş hikâyelerini ele alıyoruz. İster büyük dönüşüm projelerini yönetin, ister yapay zekâ iş akışlarını düzenleyin, ister kaosu kontrol altında tutmaya çalışın; doğru yerdesiniz. Hadi başlayalım.

Bugün, büyüme aşamasındaki kuruluşların karşılaştığı kapasite açmazını ve verilerin ekip kapasitesi sorunlarını teşhis etmeye ve tam doğru zamanda kadroya yeni kişiler eklenmesini savunmaya nasıl yardımcı olabileceğini konuşuyoruz.

Bugünkü konuğum, ajans operasyonları uzmanı ve Cirface Teslimat Başkanı Brandon Llewellyn. Brandon, PayPal, CloudFlare, MLB ve LA Rams gibi kurumsal kuruluşlar için Asana uygulayan müşteri odaklı danışmanlardan oluşan bir ekibe liderlik ediyor. Proje kârlılığını ölçmekten, ekip kullanım oranı ile kaynak dengesini kurmaktan ve teslimat süreçleri ile iş akışlarını optimize etmekten sorumlu.

Ancak yalnızca perde arkasında çalışmıyor; Kanada'daki bugüne kadarki en büyük Asana uygulamalarından bazılarıyla birlikte hâlâ önemli müşterileri yöneterek ön saflarda da yer alıyor.

Brandon, bugün burada benimle olduğun için çok teşekkür ederim.

Brandon Llewellyn: Beni davet ettiğin için teşekkürler Galen. Burada olmaktan ve bu sohbeti yapacak olmaktan mutluyum.

Galen Low: Sohbetlerimizi her zaman dört gözle bekliyorum. Az önce hazırlık odasında konuşuyorduk. Brandon ve ben, Parakeeto günlerinden beri birbirimizi tanıyoruz. Operasyonlar hakkında, projeler hakkında sürekli konuşuyoruz. Bu sohbetlerden ve içgörülerden bazılarını programa taşımak için seni ağırlamaktan gerçekten mutluyum.

Sanırım bugün sohbetimizde farklı yönlere sapabiliriz; ama yine de, başlangıç için çizdiğim yol haritası şöyle. Öncelikle herkesin cevabını bilmek istediği büyük bir soruyu ele almak, ardından da üç konu hakkında konuşmak istiyorum.

İlk olarak ekiplerin kapasite sorunlarını nasıl doğru teşhis edebileceğinden bahsetmek istiyorum. Sonra kapasite sorunları hakkındaki konuşmayı yönlendirmede hangi ölçümlerin gerçekten etkili olduğunu ele alacağız. Son olarak da kapasite planlamasının geleceği hakkında düşüncelerini ve ekibinizin yapay zekâyı kullanma biçimlerinden bazılarının bugün, belki de bundan beş yıl sonra, kapasite denklemını değiştirip değiştirmediğini sormak istiyorum.

Sence nasıl?

Brandon Llewellyn: Harika. Tam olarak planladığımız şey. Sabırsızlıkla bekliyorum.

Galen Low: Başlangıç için büyük ve zor soruyla başlayayım. Biraz giriş yaparak soracağım. Genel olarak danışmanlık alanı şu anda zor durumda. Birçok danışmanlık şirketi büyümeye çalışıyor, ancak piyasa biraz durgun.

Benim büyük sorum şu: Satış ekibi daha fazla satış yapmak isterken ekipler kapasitemizin dolu olduğunu söylüyorsa, ekip ve proje liderleri ne yapmalı? Geliri artırmaya yardımcı olmak için satış ekibini desteklemeli mi, yoksa ekiplerini savunup işletmenin durgunlaşması, hatta batması riskini mi almalı? Ayrıca ekiplerinin gerçekten kapasitesinin dolu olduğunu kesin olarak nasıl anlayabilirler?

Tamam, bu aslında dört soruydu.

Brandon Llewellyn: Tek tek ele alayım. Bu konuda paylaşabileceğim pek çok düşüncem var. Gerçek bir sorunu teşhis etmeye başlamadan önce bakabileceğiniz küçük kontrol noktaları var. Öncelikle verilerinize bakmanız gerekir.

Ekibiniz kendini tamamen dolu hissediyor, ancak yönetim daha fazlasını yapabileceğinizi düşünüyor ve verileriniz de ekibin kapasitesinin dolu olduğunu gösteriyorsa, o zaman kapasiteniz doludur ve yeni işlere yönelirsiniz. Burada sorun yok. Çoğu zaman durumun böyle olmadığını varsayalım. Yönetim daha fazlasını almamız gerektiğini düşünüyor.

Ekip kendini dolu hissediyor ve veriler daha fazlasını alabileceğimizi gösteriyor. Peki sonra ne olacak? Diğer kontrol noktası zaman takibidir. Ekibiniz zaman çizelgelerinin bir kısmını doldurmuyorsa veya zaman çizelgesi uyumu zayıfsa, işi yapıyor olabilirler; ancak bu iş zaman çizelgelerine yansımıyordur. Bu nedenle kendilerini daha meşgul hissederler, çünkü gerçekten daha meşguldürler; fakat veriler o kadar meşgul olmadıklarını gösterir.

Yani iki kontrol noktamız var. Verilerin hâlâ doğru olduğunu ve zaman çizelgesi uyumunun güçlü olduğunu düşünüyorsanız, asıl sorunun ne olduğuna bakmaya başlayabilirsiniz. Ekip neden bu kadar meşgul hissediyor ve yönetim onların daha fazlasını yapabileceğini düşünüyor?

Çoğunlukla hizmet tekliflerinize bakıp bu yoğunluğa neyin neden olabileceğini anlamaya çalışırım. Öncelikle hizmetlerinizin ne kadar ürünleştirilmiş olduğuna bakarım. Üreticileriniz ve hizmet teslim ekibiniz özel işler yapıyorsa, bunu yönetmek çok daha fazla zihinsel güç gerektirir. Bu nedenle proje sayısı az olsa bile projeler doğası gereği özelse ve bu işlere çok fazla zihinsel enerji harcanıyorsa, ekip gerçekte olduğundan daha meşgul hissedebilir.

Ürünleştirme kelimesini daha önce duymuşsunuzdur. Bu; hizmetlerinizi şablonlaştırmak, güçlü sistemler kurmak ve arka planda yapılması gereken düşünsel yükün bir kısmını ortadan kaldırmak anlamına gelir. Ancak özel işler satıyorsanız bunu yapmak çok daha zordur. İlk konu bu.

İkinci konu anlaşma büyüklüğüdür. Üreticilerinize, ister tasarımcı ister danışman olsunlar, 10 veya 20 müşteri veriyorsanız ve bunların hepsi gerçekten küçük anlaşmalarsa, bağlam değiştirmek başlı başına yönetilmesi çok zor bir durum yaratır. On farklı zaman çizelgeniz, on farklı paydaş grubunuz ve sunduğunuz on farklı hizmet vardır. Her şey özelse, kısa sürede bunalmış hissedersiniz.

Bir konu daha var: Küçük ajanslarımız için çok fazla şapka takma sorunu. Birinin çok fazla rolü varsa, bu doğası gereği başka bir bağlam değiştirme durumudur. Birinin zamanının yarısında üretici olmasını bekliyorsanız, bağlam değiştirmek zorunda olduğu için aslında üçte bir oranında üretici olmasını beklemelisiniz.

Ekibiniz çok meşgul olduğunu hissediyor, ancak veriler daha fazlasını kaldırabileceklerini gösteriyorsa üç şeye bakın: İşinizi ürünleştirin, daha az özel hâle getirin ve anlaşma büyüklüğünüzü artırın. Örneğin on küçük proje yerine üç büyük proje yapabilirsiniz. Bu üç müşteridir ve anlaşmalar genellikle daha büyük olur; ancak idari iş ve planlama büyük ölçüde azalır.

Son olarak çok fazla şapka takma sorununu çözün. İnsanları tekil rollerine ve uzmanlık alanlarına yerleştirin ve kendi işlerini yapmalarına izin verin. Benim tavsiyem bu.