2023’te Proje Yönetimi Yazılımı Doğru Şekilde Nasıl Seçilir?

Transkripti okuyun:

Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman %100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Geçen hafta, şirketinizin işleri yürütmek için kullandığı elektronik tabloların sayısını duyunca adeta çileden çıktınız. Şöyle bir şey söylediğinizi hatırlıyorum: "İçinde yanlış raporlama dönemine ait veriler bulunan bir elektronik tablo daha açarsam, gidip kendim daha iyi bir araç bulacağım." Ne yazık ki bunu yüksek sesle söylediniz. Doğru kişiler de sizi duydu. Şimdi daha iyi bir çözüm arayışına liderlik etmeniz isteniyor.

Bu nedenle sizin, çalışma arkadaşlarınız ve yöneticileriniz için doğru çözümü bulmaya çalışırken pazarlama materyallerini, yazılım inceleme sitelerini, özellik karşılaştırma tablolarını ve Reddit'i tarıyorsunuz. Yüzlerce seçenek arasında ilerliyor, birbiriyle çelişen yüzlerce görüşü bir araya getiriyorsunuz. Duvarınız, raptiye ve iplerle tamamlanmış bir komplo teorisinin kökenini bulmaya çalışıyormuşsunuz gibi görünmeye başlıyor.

Günümüzde yazılım seçim sürecini daha az zahmetli hâle getirmenin daha iyi bir yolu yok mu? Bugün piyasada bulunan geniş proje yönetimi araçları yelpazesinde yolunuzu bulmakta zorlanıyorsanız dinlemeye devam edin. Yazılım seçim süreciyle ilgili sektör içgörülerini paylaşacak ve mitleri çürüteceğiz; böylece bu süreç, tek eliniz bağlıyken gözleriniz kapalı bir şekilde bir lamanın üzerinde dik bir yokuşa taş yuvarlamaya çalışmaktan çok kazanmak gibi hissettirecek.

Herkese merhaba, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan; böylece dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabileceğimiz bir dijital profesyoneller topluluğuyuz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresine gidin.

Bugün proje yönetimi yazılımlarından söz ediyoruz — yazılımın kendisinden değil, neredeyse her kuruluşun sürekli yaşadığı sorunlardan araçlar ve teknoloji aracılığıyla sürdürülebilir verimliliğe ulaşma yolculuğundan bahsediyoruz. Ayrıca trendleri, moda sözcükleri, tuzakları ve bu süreçte bulunan kişilerin kaçınılmaz olarak karşılaşacağı engelleri ve bunlarla nasıl başa çıkılacağını ele alacağız.

Bugün bana The DPM'in yazılım alanındaki baş danışmanı ve uzun zamandır çalışma arkadaşım olan Joe Ateya eşlik ediyor.

Joe, programa katılman harika!

Joe Ateya: Merhaba Galen. Beni davet ettiğin için teşekkürler. Bugün katıldığım için gerçekten çok heyecanlıyım.

Galen Low: Ben de heyecanlıyım. Joe, çok fazla içgörün var. Buna birazdan değineceğiz; ancak senin, özellikle proje yönetimi ve proje temelli kuruluşlar başta olmak üzere, farklı sektörlerde yazılım dünyasının derinliklerine inmiş biri olduğunu biliyorum.

Bu nedenle konuya girmek için sabırsızlanıyorum. Biraz burada yazılım hakkında meraklı insanlar gibi konuşabileceğimizi düşünüyorum. Ancak önce seni biraz tanıyarak başlayalım. Yazılım araçlarına ilgi duymaya nasıl başladın ve bu tutkunu, insanların günümüz piyasasındaki seçeneklerin arasından kendileri için doğru olanı bulmasına yardımcı olmak için nasıl kullanıyorsun?

Joe Ateya: Evet, bunun gerçekten iyi bir soru olduğunu düşünüyorum. Yazılım ve teknolojiye üniversitede olduğumdan beri, hatta daha öncesinden beri ilgi duyuyorum. Teknoloji sektöründe çalışmak istediğimi her zaman biliyordum. Sunduğu hızlı tempolu ortamı seviyorum. Hem yazılım tarafını hem de insanların karşılaştığı teknolojik değişimleri; özellikle yazılımın insanlara ilerlemeleri ve yaşamlarını iyileştirmeleri konusunda nasıl yardımcı olabileceğini seviyorum.

Yaklaşık dört yıldır DPM tarafında çalışıyorum. Daha önce Crozdesk adında bir şirketteydim; şirket daha sonra The DPM grubuna katıldı ve SoftwareSelect adıyla yeniden markalandı. Bu nedenle neredeyse dört yıldır yazılım danışmanlığı hizmetini yönetiyorum. Başlangıçta projeleri kurum içinde yönettim; dolayısıyla program yönetimi, proje yönetimi ve ürün yönetimi yaptım. Aslında bu üçünün birleşimiydi.

Galen Low: Harika. Bu işi bizzat yapmış olman, yazılım araçlarını kullanarak projeleri ve işletmeleri yürütmeye çalışan insanları anlamanı sağlıyor. Bu süreçteki deneyimlerin, yazılım seçiminde insanlara yardımcı olman açısından çok değerli.

Joe Ateya: Bence birçok kişi elektronik tablo kullanmanın eski ve çok zaman alan bir yöntem olduğunu düşünüyor. İnsanlar zamandan tasarruf etmelerine ve daha düzenli olmalarına yardımcı olacak çözümler arıyor. Yazılım kullanmak, yapmaya çalıştıkları işe, projelerine ve zaman çizelgelerine yapı kazandırıyor; ayrıca ne yapmaları gerektiğini görselleştirmelerine yardımcı oluyor.

Galen Low: Kesinlikle. Geçmişte birçok büyük kuruluşun hâlâ elektronik tablolar ve Excel kullanarak çalıştığından söz etmiştik. Excel güçlü bir yazılım, Google E-Tablolar da harika; ancak bunlar çoğu zaman kaydedilmesi ve başvurulması gereken bilgilerin gelişigüzel bir toplamına dönüşüyor. Yapıları, yapılmaya çalışılan işe mutlaka uygun olmayabiliyor.

Joe Ateya: Aynen öyle. Çoğu zaman insanlar doğru çözümün ne olduğunu bilmiyor. Geçmişte kullandıkları bir şey işe yaradıysa değişmek istemiyorlar. Değişimin getirdiği zorluk bazen bunaltıcı olabiliyor. İnsanlar “Bozuk değilse neden düzeltelim?” diye düşünüyor; fakat sonra diğer tarafta işlerin daha iyi olduğunu fark ediyorlar.

Galen Low: Değişimin zorluğu gerçekten çok önemli bir konu. Günlük işinde birçok kişiyle yazılım ihtiyaçları hakkında konuşuyorsun. İnsanların proje yönetimiyle ilgili hangi yazılım türlerini sorduğunu ve bu görüşmelerin nasıl ilerlediğini anlatabilir misin?

Joe Ateya: Elbette. İnsanların aradığı yazılımları yaklaşık dört ana alt alana ayırabilirim: görev yönetimi, genel proje yönetimi, portföy yönetimi ve kaynak yönetimi.

Görev yönetimi arayan kişiler genellikle ekiplerini daha düzenli hâle getirmek ister. Hangi görevlerin tamamlanmadığını, nelerin başarıldığını ve bunları nasıl belgeleyebileceklerini bilmek isterler. Genel proje yönetimi arayanlarsa projelerini yönetebilecekleri, herhangi bir anda üzerinde çalıştıkları işlere genel bakış sunan daha kapsamlı bir çözüm ararlar.

Bir sonraki aşama portföy yönetimidir. Bu genellikle daha büyük kuruluşlar için uygundur. Portföy yönetimiyle ilgilenen kişiler projelerin ayrıntılarına değil, projelerin birbiriyle uyumlu olup olmadığına, beklenen takvimde ilerleyip ilerlemediğine ve bütçeye uygun kalıp kalmadığına bakar.

Portföy yönetiminde raporlama çok önemli bir özelliktir. İnsanlar ayrıntılı raporlama ve analiz sunan; belirli bir zamanda ne yapmaları gerektiğini ayrıntılı biçimde incelemelerine ve geleceğe yönelik tahminlerde bulunmalarına olanak tanıyan çözümler arıyor.

Genel proje yönetimi tarafında ise insanlar artık her şeyi tek bir yerde sunan araçlar istiyor. Portföy yönetiminin yanı sıra günlük görev yönetimini de kullanabilmek istiyorlar. Doğru aracı bulmak bazen bunaltıcı olabilir; ancak doğru aracı bulduğunuzda onu neden daha önce kullanmadığınızı merak edersiniz. Çünkü size zaman kazandırır ve birçok süreci otomatikleştirir.

Son alt alan kaynak yönetimidir. Bu genellikle orta ve büyük ölçekli kuruluşlarda, hatta kurumsal yapılarda kullanılır. Kaynak yönetimi projelerdeki insanları yönetmekle ilgilidir: insanların nasıl kullanıldığını, projelerdeki kapasitelerini ve ne zaman daha fazla kişiye ihtiyaç duyulabileceğini belirlemeyi sağlar.

Birçok şirketle konuştuğumda sürekli karşılaştıkları sorunun ne zaman daha fazla kaynak getirmeleri gerektiğini bilmemeleri olduğunu söylüyorlar. Elektronik tablolar ve formüller kullanıyorlar; ancak bu veriler gerçek anlamda görselleştirilmiyor. Kaynak yönetimi yazılımı, insanların planlanması için harcanan zamanı azaltabilir. Proje planlaması, proje yönetimindeki en zaman alan özelliklerden biridir.

Galen Low: Kesinlikle. Kaynak yönetimi topluluğumuzda insanların sürekli konuştuğu konulardan biri.

Joe Ateya: Kurum içinde bile kaynak yönetimi zaman zaman zorlayıcı olabiliyor. Birisi tatile çıktığında ya da tasarımcı doğum iznine ayrıldığında kimin müsait olacağını bilmek gibi birçok etken var. Bu nedenle dört ana alanı bu şekilde ayırıyorum.

Galen Low: Dinleyicilerimizin bazıları bunların temel işlevler olduğunu söyleyebilir. Ancak trendlerden biraz söz edebilir miyiz? Tüm bu kategorilerde bahsettiğin ortak noktalardan biri yapı ve görünürlük. İnsanları, onlarca yıldır elektronik tablo kullanıyor olsalar bile, elektronik tablolardan uzaklaşıp amaca özel çözümlere yönelten çevresel, ekonomik veya ticari faktörler neler?

Joe Ateya: Birçok şirket artık yaptıkları her şeyi dijitalleştirmeye çalışıyor. Kâğıt ve kalem gibi geleneksel yaklaşımlardan uzaklaşmak istiyorlar. Elektronik tablolar günümüzde dijital olsa da hâlâ verilerin manuel olarak işlenmesi gerekiyor. İnsanlar zamanlarının büyük bölümünü veri yüklemeye ve takip etmeye değil, projeleri gerçekten gerçekleştirmeye ayırmak istiyor.

Özellikle inşaat sektörü gibi bazı sektörlerde büyük bir değişim gördüm. Uzaktan çalışmanın yaygınlaştığı pandemi sonrası dünyada insanlar süreçleri çok daha fazla dijitalleştirmeye çalıştı. Konumlarından bağımsız olarak kullanabilecekleri sistemler aradılar. Eskiden piyasadaki bazı araçlar yalnızca ofisteki masaüstü bilgisayarlarda kullanılabilen şirket içi yazılımlardı.

Artık insanlar bulut üzerinde çalışan yazılımlara yöneliyor. Böylece dünyanın herhangi bir yerinden dizüstü bilgisayarlarıyla çalışabiliyorlar. Bunun avantajı daha fazla esneklik sunması ve nerede olursanız olun size yapı kazandırmasıdır. Ayrıca belgeleri saklamak ve yönetmek için de kullanılabilir. Tasarımın farklı aşamalarını belgeleyebilir ve depolayabilirsiniz.

İnsanlar yalnızca yapı sunmasını değil, projede neler olduğunu görünür kılmasını da seviyor. Bir dosyaya hızlıca erişmek istediklerinde bunu tek bir düğmeye tıklayarak yapabiliyorlar; birinden izin istemeleri gerekmiyor.

Galen Low: Bir elektronik tabloya erişim vermek için insanların ne kadar zaman harcadığını gösteren bir rapor görmek isterdim. Yeni bir çalışan gelir ve portföy verilerimizin bulunduğu elektronik tabloya erişemediğini söyler. Birinin gidip erişim vermesi gerekir. Oysa amaca özel bir yazılımda, kullanıcının rolü izinlerini otomatik olarak belirler ve şeffaflık sağlanır.

Bu durum yalnızca uzaktan ve hibrit çalışmayla değil, üretkenlik ve iş birliğinin bugün nasıl göründüğüyle de ilgili. Eskiden Microsoft Project'i masaüstü bir bilgisayarda kullanıyor, kimseyle paylaşmıyordum. Planımı hazırlıyor, PDF'e dönüştürüyor ve dağıtıyordum. İş birliğine dayalı değildi.

Artık yaklaşım farklı: birlikte çalışalım ve görünürlük sağlayalım. Google Dokümanlar'da yorumlara görev atayabiliyor ve herkesin görebileceği bir çalışma alanı oluşturabiliyoruz. Bu, yazılım kullanımındaki öğrenme eğrisini de azaltıyor. Çalışma şeklimizde ilginç bir değişim yaşanıyor.

Joe Ateya: Microsoft Project hâlâ pazar lideri ve birçok kişi her gün ona güveniyor. Ancak bazı kişiler onu yalnızca bildikleri tek araç olduğu için kullanıyor. Piyasada 480'den fazla farklı araç var ve bunların birçoğu Microsoft Project'ten oldukça farklı.

Microsoft Project kullanan kişiler çoğu zaman arayüzün eski ve kullanımının biraz karmaşık olduğunu söylüyor. Yazılım en az 20 yıldır güncellenmemiş gibi görünüyor; arayüz 2000'lerin başındakiyle aynı. Yazılım için bu gerçekten uzun bir süre.

İnsanlar artık manuel olmayan çözümler arıyor. Ayrıca diğer yazılımlarla entegrasyon da önemli. Bir aracın kullanımı kolay mı, zaman kazandırıyor mu ve çalışanlar tarafından benimseniyor mu? Bunlar sektör fark etmeksizin temel sorular.

Bir yazılım seçerken günlük olarak kullanacak ekip üyelerini sürece dâhil etmek önemlidir. Birkaç farklı yazılım sağlayıcısıyla görüşürken ekibinizin geri bildirimini alın. Böylece hangi özellikleri beğendiklerini, hangilerini beğenmediklerini ve aracı nasıl kullanacaklarını anlayabilirsiniz.

Galen Low: Bu süreci biraz daha karmaşık hâle getiriyor; ancak çok değerli bir bakış açısı sağlıyor. Yazılımı kullanacak tek kişi siz değilsiniz. Bu artık geleneksel proje ve kaynak yönetimi yazılımından çok üretkenlik ve iş birliği yazılımı hâline geliyor.

Joe Ateya: Daha önce bir yazılım platformu uyguladın mı?

Galen Low: Uyguladım; ancak bundan tek başıma sorumlu değildim. Kesinlikle sürecin bir parçasıydım ve bu da sürecin iş birliğine dayalı olduğunu gösteriyor. İnsanların önceden kullandıkları yazılımın yerine yeni bir yazılım getirildiğinde, onları eğitmeden yeni aracı kullanmalarını istemek oldukça zordur.

Joe Ateya: Böyle bir süreçte karşılaştığın en büyük zorluklar nelerdi?

Galen Low: Özellikleri değerlendirmek ve kullanım alanımız olmayan bir özellik konusunda fazla heyecanlanmamak önemliydi. Analiz ve görselleştirmeler de böyle bir konu. Kendimize sürekli “Bu görünüme gerçekten ihtiyacımız var mı?” diye sormamız gerekiyordu.

Ayrıca farklı kullanım senaryolarını bir araya getirmek zorlayıcıydı. Yazılımı kullanacak herkesin ne yaptığını yeterince iyi anlamıyorduk. Bir tanıtım sırasında her şey harika görünebilir; ancak haftalar sonra birisi işini yapabilmek için belirli bir veri noktasına ihtiyaç duyduğunu söyleyebilir. Bu nedenle yazılım seçiminin ne kadar büyük bir süreç olduğunu anlamamak en büyük zorluktu.

Joe Ateya: Bu, insanların her gün bana anlattığı bir konu. Özellikleri daraltmaya ve gerçekten ihtiyacımız olup olmadığını anlamaya çalışıyorlar. Neye ihtiyaç duyduklarını, neye ihtiyaç duymadıklarını, neyin iyi olacağını ve neyin temel olduğunu belirlemek çok önemli.

Uygulama süreci de insanları bunaltabiliyor. Büyük kuruluşlarda, özellikle ERP sistemlerinde uygulama bir yıldan uzun sürebilir. Ancak her zaman bu kadar uzun sürmesi gerekmez. Piyasadaki bazı hazır çözümler lisans satın alındığında hızlıca kurulabilir ve sağlayıcılar kullanım hakkında bire bir açıklama sunabilir.

Galen Low: İnsanların bu sürecin getirdiği kaygıyı yaşaması çok anlaşılır. Ancak süreç hakkında bazı mitler var. İnsanlar yazılım sağlayıcısının ürünü satıp sonra ortadan kaybolacağını düşünüyor.

Joe Ateya: Birçok şirket müşterilerine gerçekten yardımcı olmak istiyor. Aracı kullanabilmenizi ve ekibinizin aracı benimsemesini sağlamak istiyorlar. Büyük şirketlerde genellikle özel müşteri yöneticileri bulunuyor. En büyük yazılım şirketlerinin uygulama danışmanları ve eğitim ekipleri de olabiliyor.

Yine de her kuruluşun ihtiyacı farklıdır. Bu nedenle yazılımı önce küçük ölçekte test etmek, başarılı olduğundan emin olduktan sonra daha geniş çapta uygulamak en iyisidir.

Galen Low: Değişimin tamamen ve bir anda yapılması gerekmiyor.

Joe Ateya: Aynen öyle. Adım adım ilerleyin, ne yaptığınızı bildiğinizden emin olun, araştırmanızı yapın ve hem sizin hem de ekibinizin yazılımı kullanırken rahat hissetmesini sağlayın.

Galen Low: İnsanların yazılım seçeneklerini ve trendleri takip etmesi için ne gibi önerilerin var?

Joe Ateya: İnternetteki farklı blogları ve teknoloji yayınlarını okuyorum. The DPM'in yayımladığı içerikleri ve kurum içi blogları da takip ediyorum. İnsanlarla konuştuğumda daha önce neleri incelediklerini öğreniyorum. Bazen daha önce hiç duymadığım araçlardan söz ediyorlar; ben de hemen araştırıyorum.

Reddit'te yazılım topluluklarını da takip ediyorum. İnsanlar başarı öykülerini paylaşmayı seviyor. LinkedIn'de PMI topluluğunun bir parçasıyım ve proje yöneticileri için yazılım topluluklarını takip ediyorum. Ayrıca PMO yöneticileri ve direktörleriyle her gün konuştuğum için sektörde hangi konuların öne çıktığını doğrudan öğreniyorum.

İnsanların karşılaştığı en büyük zorluklardan biri değişimdir. Herkes değişimi sevmez; ancak doğru yazılım, idari işleri azaltabilir. Bir aracı kullanarak süreçleri otomatikleştirebilir ve zamandan tasarruf edebilirseniz, bunu önce test edip işe yaradığını gördükten sonra kuruluş genelinde kullanmamak için bir neden yoktur.

Galen Low: Biraz önce üzerinde durmadığımız bir noktaya dönmek istiyorum. İnsanlar senin uzmanlığından nasıl yararlanabilir? Hizmetiniz nasıl çalışıyor?

Joe Ateya: Hizmetimizi kullanmak ücretsizdir. Dünyanın her yerindeki şirketlere yardımcı oluyoruz. İhtiyaç duyarsanız sizinle bir görüşme planlayabilir ve seçeneklerinizi değerlendirebiliriz. Genellikle aynı anda dört veya beş yazılım sağlayıcısını incelemenizi öneriyoruz.

Kullanım senaryonuza en uygun araçları belirlemenize yardımcı oluyoruz. Karşılaştığınız sorunları, bütçenizi ve ihtiyaçlarınızı bize anlatabilirsiniz. Bütçenize uygun olmayan bir yazılımı önermiyoruz. Ayrıca önerdiğimiz yazılımın gerçekten kullanılacağından ve benimsenebileceğinden emin olmak istiyoruz.

Hizmetimiz ücretsiz ve tamamen tarafsızdır. Belirli bir aracı kayırmıyoruz. Sizin için en uygun seçeneğe göre öneride bulunuyor ve ilgili yazılım sağlayıcılarıyla tanıtım görüşmeleri ayarlamanıza yardımcı oluyoruz.

Genellikle 15-20 dakika yeterli oluyor. Özel sorularınız varsa Joe@softwareselect.com adresinden bana ulaşabilirsiniz.

Galen Low: Harika. Bu, insanlar için gerçekten çok değerli. Joe, bizimle vakit geçirdiğin için çok teşekkürler. Programa katılman ve her gün yaptığın görüşmelerden edindiğin bilgileri paylaşman harikaydı.

Joe Ateya: Benim için de büyük bir zevkti. Teşekkürler Galen. Seninle konuşmak güzeldi.

Galen Low: Herkese merhaba, işte programımızın sonuna geldik. Her zamanki gibi, binden fazla proje yönetimi gönüllüsüyle sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz thedigitalprojectmanager.com üzerinden abone olun ve iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.