Najlepsze strategie podsumowywania i robienia notatek

Zacznijmy od zmierzenia się z największym problemem związanym z robieniem notatek.

Co sprawia, że robienie notatek jest tak trudne?

Na początek warto wskazać mój najczęstszy scenariusz robienia notatek, aby nadać kontekst: robienie notatek jako kierownik projektu podczas spotkania grupowego, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa z udziałem wielu interesariuszy, czy sesja planowania z kluczowym zespołem.

Często taka sytuacja wymaga od kierownika projektu jednoczesnego prowadzenia spotkania i robienia notatek. Te obowiązki wymagają różnych umiejętności i angażują różne obszary mózgu; jedna rola polega na prezentowaniu i zarządzaniu kierunkiem spotkania (zwykle obejmuje także bieżące przekazywanie informacji i wiedzy), podczas gdy druga wymaga aktywnego słuchania, przetwarzania informacji, dokumentowania i reagowania.

Przełączanie się między tymi dwiema rolami podczas realizowania zaplanowanej agendy (i robienie tego dobrze) może być dużym wyzwaniem. Prowadzenie spotkania jest prawdopodobnie ważniejszą z tych dwóch ról, dlatego strategie robienia notatek, które są kompatybilne z ciągłym przełączaniem kontekstu, są niezbędne. 

Ramy priorytetyzacji notatek

Najbardziej szczegółowe i wyczerpujące notatki często okazują się niemal bezwartościowe z uwagi na kontekst, w którym zostały sporządzone. Nie jesteś stenografem sądowym, którego zadaniem jest zapisywanie słowo w słowo wszystkiego, co zostało powiedziane. Właściwie nie rób tego; mowa ludzka często jest nieco niespójna, gdy zapisze się ją dosłownie, a czytanie jej zmusza do przebrnięcia przez nadmierną ilość informacji w celu znalezienia wartościowych fragmentów.

Jeśli chodzi o notatki ze spotkań, są one naprawdę przydatne tylko wtedy, gdy można je później szybko przeszukiwać i przeglądać pobieżnie, aby znaleźć istotne informacje. Priorytetyzacja ma kluczowe znaczenie.

Najczęstsze powody przeszukiwania starych notatek

1. Ustalenie, kto ma zrobić co
2. Powrót do podjętych decyzji i ich doprecyzowanie
3. Poszukiwanie szerszego kontekstu wymagań
4. Rozwiązywanie nieporozumień i sporów (a do pewnego stopnia także CYA)

Najważniejsze jest więc stosowanie strategii robienia notatek dostosowanych do własnych potrzeb.

Co należy zapisywać w notatkach?

Elementy, które trzeba zapisać

• Elementy działań: Jeśli nie zapiszesz niczego innego, zapisz elementy działań (znane również jako zadania do wykonania, zadania, prośby o działanie lub pod wieloma innymi nazwami używanymi w różnych organizacjach). Będą one podstawą do tego, aby wszyscy mieli wspólny kierunek i posuwali się naprzód. Preferuję prosty format: „[Imię i nazwisko osoby] ma wykonać [szczegóły konkretnego zadania] do [termin].”
• Decyzje: Wiele spotkań zagłębia się w szczegółowe debaty dotyczące funkcji i podejścia. Duża część tych szczegółów nie będzie później wartościowa, ale jasne określenie wyniku i decyzji uzgodnionej przez grupę jest niezbędne.
• Wymagania/specyfikacje: Musisz wykształcić intuicję pozwalającą rozpoznać, kiedy podczas dyskusji pojawiają się wymagania. Czasami wyskakują niespodziewanie w środku rozmowy. Oczywiście ważne jest ich udokumentowanie (i scentralizowanie zamiast przechowywania wyłącznie w notatkach), aby później nie trzeba było do nich wracać ani ponownie ich omawiać.

Zapisuj według własnego uznania

• Pozostałe punkty dyskusji: Kieruj się najlepszą oceną sytuacji przy wyborze elementów dyskusji, które należy zapisać. Jeśli masz przeczucie, że później może pojawić się potrzeba powrotu do danego tematu, lepiej zapisz notatkę! Jeśli dyskusja dotyczy tematu, który został już dobrze opisany w wymaganiach lub nie jest istotny dla wiedzy zespołu, lepiej zachować zwięzłość.
• Opinie i debata: Jak wspomniano wyżej, jeśli podjęto decyzję, najważniejsze jest jej zapisanie; dyskusja, która do niej doprowadziła? Niekoniecznie. Jeśli jednak jakaś kwestia pozostaje nierozstrzygnięta, zdecydowanie warto zanotować różne rozważane możliwości.
• Burza mózgów: Ponownie, rezultaty i decyzje są najważniejszymi elementami burzy mózgów, które należy zapisać, ale szczegóły również mogą mieć pewną wartość. Jeśli korzystasz z tablicy, po prostu zrób zdjęcia i dodaj później wszelkie notatki dotyczące kontekstu!
• Ogólna rozmowa: Przez większość czasu szczegółowe zapisywanie rozmowy nie przyniesie później większej wartości. Zamiast tego nasłuchuj elementów działań, decyzji i wymagań, gdy tylko się pojawią.

Tego nie zapisuj

• Niejasne punkty widzenia: Czasami interesariusze kończą, debatując sami ze sobą i zmieniając swoje stanowisko w danej sprawie. Sugeruję, aby tego nie zapisywać i nie ryzykować zamazania wyniku (ale zdecydowanie należy zapisać wynik).
• Grzecznościowe rozmowy: Zawsze miło porównywać, kto ma w danym momencie lepszą pogodę, ale czy ma to sens z punktu widzenia robienia notatek? Zdecydowanie nie jest to konieczne!

Doskonalenie strategii sporządzania notatek

Skoro omówiliśmy już szczegóły faktycznego zapisywania notatek, warto również omówić szerszy proces prowadzący do sporządzania skutecznych notatek. Jest kilka kluczowych rzeczy, które robię (albo często żałuję, jeśli je pomijam), gdy sporządzam notatki ze spotkań, w tym:

• Tworzenie agendy: To podstawa zarządzania projektami, ale nawet najbardziej doświadczeni prowadzący spotkania czasami przychodzą nieprzygotowani. Jeśli poświęcisz wcześniej czas na zaplanowanie agendy, będziesz w stanie lepiej kontrolować tempo spotkania i przygotować się na prawdopodobne kluczowe momenty wymagające robienia notatek.
• Sporządzanie notatek z wyprzedzeniem: Zaletą posiadania agendy jest to, że możesz zacząć robić notatki jeszcze przed spotkaniem. Zapisz wcześniej najważniejsze punkty dyskusji, które chcesz przedstawić. Próba robienia notatek z tego, co właśnie mówisz, byłaby przecież bezsensowna!
• Przygotowanie narzędzia (lub narzędzi) do sporządzania notatek: Przygotowanie narzędzia do notatek, wstępnie sformatowanego z agendą i tematami kontekstowymi przed rozpoczęciem spotkania, ograniczy ilość pracy w jego trakcie.
• Zarezerwowanie 10 minut przed spotkaniem (zwłaszcza w przypadku rozmów): Mógłbym napisać osobny artykuł na blogu o narzędziach do rozmów głosowych i wideo, ale wystarczy powiedzieć, że wcześniejsze przygotowanie stanowiska i przetestowanie sprzętu audiowizualnego ograniczy problemy i sprawi, że rozpoczniesz spotkanie punktualnie. Wykorzystanie całego przydzielonego czasu i możliwość usłyszenia wszystkich uczestników sprawią, że rozmowa będzie mniej pospieszna, a to oznacza lepsze notatki.
• Zarezerwowanie 10 minut po spotkaniu: Kontekst dyskusji nigdy nie będzie świeższy w pamięci niż bezpośrednio po spotkaniu. Wykorzystaj ten czas na uporządkowanie notatek, reorganizując je w razie potrzeby, dodając szczegóły tam, gdzie mogą występować luki, oraz usuwając notatki, które ostatecznie nie okazały się zbyt wartościowe. Dodatkowa korzyść: przejrzyj notatki pod kątem wymagań, które powinny zostać wyodrębnione i zapisane w centralnie udokumentowanym miejscu. Masz takie miejsce, prawda?

Kluczem do sporządzania zapadających w pamięć notatek jest robienie ich 10 minut przed spotkaniami i po nich.

More Articles

• Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów
• Rzeczywiste przepływy pracy z AI stosowane przez szefa realizacji w agencji wdrażającej Asanę

Wskazówki i triki dotyczące zestawu narzędzi do sporządzania notatek

Powyżej przedstawiłem ogólne strategie i podejście do sporządzania notatek oraz ustalania priorytetów, ale stosuję też wiele innych trików, aby zwiększyć wydajność i ograniczyć problemy:

• Rób częściowe notatki: Pomijaj słowa, używaj słów kluczowych, zapisuj niepełne zdania. Następnie od razu uzupełnij je, póki wciąż pamiętasz kontekst, aby stały się bardziej zrozumiałe dla innych.
• Rób notatki w odpowiednim kontekście: Nie polegaj nadmiernie na swoich domyślnych strategiach sporządzania notatek. Jeśli spotkanie jest przeglądem projektu graficznego klienta z wykorzystaniem Invision, zapisuj notatki jako komentarze w Invision. Jeśli przeglądasz postępy w realizacji zgłoszenia JIRA, rób notatki jako komentarze w odpowiednich zgłoszeniach JIRA. Jeśli przeglądasz dokument wymagań w Dokumentach Google, zapisuj notatki jako komentarze w dokumencie Google. Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania do zarządzania projektami używasz. Wiesz, o co chodzi!
• Rejestruj te naprawdę ważne: Jeśli musisz poprowadzić warsztat lub duże spotkanie z tak wieloma złożonymi kwestiami, że skuteczne robienie notatek jest nierealne, nagraj dźwięk (i/lub obraz). Nikt poza tobą prawdopodobnie nigdy nie znajdzie czasu, aby odsłuchać nagranie, ale przynajmniej będziesz mieć sposób na późniejsze odtworzenie szczegółów w odpowiedniej dokumentacji.
• Google jest twoim przyjacielem: Gdy zarządzasz projektem dotyczącym nowej, nieznanej ci platformy, nieuniknione jest, że pojawią się terminy i akronimy, których nie rozumiesz. Zapisz swoje najlepsze fonetyczne przybliżenie tego, co zostało powiedziane (zakładając, że nie przerwałeś rozmowy, aby wyjaśnić termin), i wpisz je w Google wraz z dostępnym kontekstem — najczęściej otrzymasz odpowiedź. Jeśli nie, zakładając, że podczas omawiania tematu cały zespół nie miał równie zdezorientowanych min, prawdopodobnie jedna lub więcej osób będzie w stanie wyjaśnić szczegóły, które sprawiły ci trudność.

Mniej znaczy więcej

Jeśli z tego artykułu zapamiętasz tylko jedną rzecz, niech będzie nią to, że w przypadku notatek ze spotkań mniej znaczy więcej! Im dłużej sporządzam notatki, tym na ogół stają się one bardziej zwięzłe. Nie zrozum mnie źle — posiadanie notatek ma kluczowe znaczenie, a dobre notatki są ważną częścią zdrowego projektu. Jednak moja obecna definicja „dobrych” notatek opiera się na podejściu „mniej znaczy więcej”.

Często podczas godzinnego spotkania pojawia się dziesięć lub mniej kluczowych tematów i momentów, które koniecznie powinny znaleźć się w notatkach. Spotkania mogą być chaotyczne (nawet jeśli mają agendę), ale to nie oznacza, że twoje notatki muszą takie być — znajdź sygnał w szumie!