Wartość przejrzystości w zarządzaniu projektami
Przejrzystość nie jest tematem, o którym kierownicy projektów często rozmawiają. W rzeczywistości może to być nawet temat, którego unikają. Warto jednak zadbać o przejrzystość w zarządzaniu projektem, ponieważ jej liczne zalety często przewyższają wady.
I chociaż wiele rzeczy warto udostępniać zespołowi, możemy i chcemy przyznać, że istnieje kilka kwestii (takich jak finanse, umowy czy tematy osobiste), którymi nie trzeba dzielić się ze wszystkimi. Zapewnienie wysokiego poziomu widoczności projektu nie tylko ułatwi Ci pracę, ale może również sprawić, że projekt będzie realizowany sprawniej, a członkowie zespołu będą bardziej zadowoleni.
Zanim przejdziemy do powodów i korzyści związanych z przejrzystością, zdefiniujmy, o czym mówimy. Projekt zarządzany w sposób przejrzysty to taki, w którym widoczne jest każde zadanie. Każdy może zobaczyć status każdej części projektu. Komunikacja i uzasadnienia decyzji dotyczących projektu są odpowiednio udokumentowane i dostępne dla każdego członka zespołu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego kierownicy projektów powinni nadać priorytet przejrzystości
Lepsza wydajność i odpowiedzialność
Zarządzanie projektami staje się trudne, gdy ludzie nie pracują jako zespół. Zapewnienie takiej możliwości pomaga członkom zespołu osiągać lepsze wyniki i ponosić odpowiedzialność za swoje działania. Pozwala również członkom zespołu zrozumieć wzajemne role oraz to, jak mogą się wspierać, gdy jest to konieczne.
Pracownicy mogą wzajemnie motywować się do poprawy wyników, ponieważ będą rozumieć, jak ich działania wpływają na pracę współpracowników.
Przejrzystość sprzyja odpowiedzialności, jasno pokazując całemu zespołowi, co należy osiągnąć. Jeśli Twój zespół nie rozumie dokładnie problemu, nie będzie w stanie opracować dla Ciebie rozwiązania.
Zapobieganie wykolejeniu projektu
W trakcie realizacji projektu mogą czasami wystąpić zdarzenia lub pojawić się ustalenia, które sprowadzą go z właściwego toru.
Projekty zazwyczaj mają termin, który może być zagrożony przez niezrealizowane zadania. Ta zależność musi być wyraźnie widoczna dla wszystkich członków zespołu.
Przejrzystość statusu zadań pozwala kierownikowi projektu i członkom zespołu łatwo identyfikować i zgłaszać wszelkie problemy, które mogą wpłynąć na postęp projektu. Pozwala również całemu zespołowi zrozumieć rozwój projektu oraz to, jak ich działania mogą go usprawnić lub zniweczyć.
W tym miejscu przydają się narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Allisian. Tego typu narzędzia pozwalają śledzić status zadań i członków zespołu.
Usprawnianie pracy zespołowej
Przejrzystość pomaga kierownikom i członkom zespołu zrozumieć funkcje całego zespołu oraz zależności między poszczególnymi zadaniami. To zrozumienie poprawia komunikację, zaangażowanie i odpowiedzialność zespołu.
Dzięki skutecznej komunikacji łatwo jest identyfikować i rozwiązywać problemy, zanim wpłyną one na wyniki projektu. Wszyscy członkowie zespołu rozumieją, co należy robić każdego dnia i jakie są powody ich działań.
Obszary projektu, na których warto się skupić
Komunikacja w projekcie
Przejrzystość komunikacji w projekcie pozwala członkom zespołu zobaczyć wszystkie aspekty i decyzje projektu, które mogą ich dotyczyć lub ich interesować. Wiadomości można przekazywać za pośrednictwem publicznych kanałów, takich jak spotkania i wiadomości e-mail, albo bezpośrednio za pomocą wybranego narzędzia do zarządzania projektami.
Zespołom zainteresowanym metodami komunikacji zespołowej zdecydowanie polecam zapoznanie się z metodykami zwinnymi lub Scrum. Podstawą metodyk zwinnych są spotkania, takie jak codzienny krótki status, spotkanie planistyczne i retrospektywa, które mogą ułatwić świetną komunikację w zespole, a także zapewnić przejrzystość planowania projektu.
Budżet projektu
Chociaż udostępnianie członkom zespołu pracującym nad projektem wszystkich danych finansowych może nie być najlepszym rozwiązaniem, dzielenie się z nimi informacjami budżetowymi może przynieść ogromne korzyści.
Poinformowanie członków zespołu, ile czasu mogą poświęcić na projekt, może być niezwykle pomocne, ponieważ pozwala im planować codzienną pracę i oceniać, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z budżetem.
Informacje budżetowe można przełożyć z dostępnych środków na dostępny czas, dzięki czemu można uniknąć przekazywania informacji finansowych
Pojawiające się problemy
Niektórzy kierownicy mogą ukrywać przed resztą zespołu informacje o problemach w projekcie, mimo że naprawdę powinni się nimi dzielić. Może to wpłynąć na projekt i powodować problemy w zespole.
Kierownik projektu powinien mieć jasne rozeznanie w projekcie oraz umiejętność identyfikowania problemów, gdy się pojawiają, aby móc w odpowiednim czasie podjąć działania korygujące. Ponieważ problemy w projekcie wpływają na pracę innych członków zespołu, warto podzielić się nimi z zespołem. Często członkowie zespołu mogą przedstawić sugestie, które pomogą rozwiązać te problemy.
Kierownicy projektów powinni zachowywać otwartość wobec reszty zespołu, gdy napotykają wyzwania, z którymi nie są w stanie poradzić sobie samodzielnie. Otwartość zachęca pracowników do dzielenia się problemami, które mogą mieć ze swoimi współpracownikami. Zespół nie będzie w pełni skuteczny, dopóki jego członkowie nie będą dzielić się problemami wpływającymi na ich efektywność i wspólnie szukać rozwiązań.
Otwierając się na osoby pracujące nad Twoim projektem, sprawisz, że one z kolei otworzą się na Ciebie.
Kiedy coś się zmienia
W trakcie realizacji projektu kierownik może uznać za konieczne wprowadzenie pewnych zmian — pod wieloma względami zarządzanie zmianą na różnych poziomach stanowi dużą część pracy kierownika projektu. Kierownik powinien wyjaśnić członkom zespołu planowane zmiany oraz ich przyczyny.
Gdy zespół rozumie przyczyny zmian, pomoże w ich wdrożeniu. Otwartość nie jest oznaką słabości, lecz sposobem na pokazanie chęci osiągnięcia sukcesu w projekcie. Od kierowników projektów oczekuje się przejrzystości nie tylko wtedy, gdy odnoszą sukces. Mogą oni nadal zyskać uznanie interesariuszy, nawet jeśli projekt zakończy się niepowodzeniem, pod warunkiem że zachowali uczciwość i przejrzystość.
Podsumowanie
Przedstawiliśmy kilka wyraźnych korzyści wynikających z przejrzystości projektu, a także obszary zarządzania projektem, w których można ją wdrożyć.
Jeśli miałaby pozostać z tego jedna najważniejsza myśl, to po prostu warto częściej komunikować się z zespołem. Różne metody zarządzania projektami i narzędzia do komunikacji w zespole mogą to ułatwić.
Co o tym sądzisz?
Jak promujesz przejrzystość w swoim projekcie? Jakie zalety lub wady dostrzegasz w tym podejściu?
