Opinia eksperta na temat tego, jak uzyskać rzeczywisty zwrot z inwestycji w AI
Większość kierowników projektów automatyzuje zadania. Justin Bateh wyjaśnia, jak uzyskać zwrot z inwestycji w AI, automatyzując koordynację i koncentrując się na podejmowaniu decyzji, które rzeczywiście napędzają rozwój firmy.
Justin Bateh działa na styku AI i realizacji. Ma ponad dwadzieścia lat doświadczenia w prowadzeniu projektów oraz doktorat z zarządzania operacyjnego. Wykorzystuje AI do tworzenia prostych systemów zarządzania projektami i szkoli ludzi w zakresie zarządzania projektami wspieranego przez AI. Jest także twórcą newslettera Tactical Memo.
Porozmawialiśmy z nim o tym, jak uzyskać rzeczywisty zwrot z inwestycji dzięki AI. Oto, co powiedział.
Budowanie systemów AI zapewniających rzeczywisty zwrot z inwestycji
Nazywam się Justin. Od 21 lat prowadzę projekty, kieruję ludźmi i odpowiadam za wyniki. Pomagam małym i średnim firmom wykorzystywać AI do budowania prostych systemów zarządzania projektami, które zapewniają rzeczywisty zwrot z inwestycji — a nie są tylko pozornym działaniem. Prowadzę również otwarte szkolenia i programy grupowe dotyczące zarządzania projektami wspieranego przez AI, a także dzielę się praktycznymi, konkretnymi poradami dotyczącymi zarządzania projektami na YouTube, LinkedIn i Instagramie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego kierownicy projektów muszą określać swoją wartość wykraczającą poza koordynację
Wraz z rozwojem AI rola kierownika projektu albo przesuwa się w górę strumienia działań, albo zanika.
Nie poświęcam już czasu na koordynowanie zadań, ponaglanie ludzi ani pilnowanie rejestrów. AI zajmuje się aktualizacjami statusu, notatkami ze spotkań, dalszymi działaniami, planowaniem, formatowaniem i wstępnymi wersjami raportów — szybciej i dokładniej, bez narzekania. Ta praca nie definiuje już wartości.
Oto ostrzeżenie, które umyka większości kierowników projektów: jeśli właśnie na tym opiera się twoja wartość, masz problem.
Oto ostrzeżenie, które umyka większości kierowników projektów: jeśli twoja wartość polega na wykonywaniu pracy, masz problem.
Obecnie moją uwagę przyciągają rzeczy, które wpływają na wyniki:
- Zdefiniowanie rzeczywistego problemu
- Wskazanie jednego właściciela
- Ujawnienie ryzyka, zanim wymknie się spod kontroli
- Wymuszanie decyzji dzięki jasnym opcjom i konsekwencjom
Wykorzystuję AI do usuwania szumu i wczesnego wychwytywania istotnych sygnałów, dzięki czemu mogę wcześniej wkroczyć do działania, zaangażować właściwe osoby, rozwiązać kompromisy i wyznaczyć kierunek. Moja wartość nie polega na wykonywaniu pracy. Polega na podejmowaniu decyzji, które posuwają pracę do przodu.
Gdzie tkwi wpływ kierowników projektów wykorzystujących AI
W miarę jak koordynację i realizację coraz łatwiej automatyzować, ich znaczenie maleje. Jednak osąd nadal wymaga udziału człowieka:
- Decyzje
- Dynamika władzy
- Rozpoznawanie, które ryzyka mają znaczenie, a które nie
- Określanie kompromisów
- Rozumienie bodźców
- Wiedza, kiedy naciskać, kiedy czekać, a kiedy wszystko wysadzić w powietrze.
Automatyzacja nie jest w stanie obsłużyć tego obszaru pracy. To właśnie tam tkwi rzeczywisty wpływ. Jeśli nie działasz na tym poziomie, nie jesteś niezastąpiony. Jesteś po prostu następny.
Dlaczego kierownicy projektów powinni przestać prowadzić projekty „właściwy” sposób
Kiedyś prowadziłem projekty „właściwy” sposób. Duże platformy. Długie plany. Piękne szablony statusów. Wymagały ogromu pracy i przynosiły bardzo niewielki postęp. Większość czasu poświęcałem na zasilanie systemu, żeby wyglądało na to, że wszystko jest pod kontrolą. To był błąd.
Wyłączyłem to wszystko. Zachowałem tylko to, co nadal działało, i zbudowałem na nowo lżejszy, bardziej bezkompromisowy zestaw narzędzi. Notion przechowuje kontekst i priorytety. Excel obsługuje działalność — decyzje, właścicieli, ryzyka i zobowiązania. Zapier zajmuje się przekazywaniem zadań, dzięki czemu nic nie utknie. ChatGPT wykonuje żmudną pracę, taką jak podsumowania spotkań, listy działań i wstępne aktualizacje. Bez ponaglania.
Użyłem NotebookLM do przeanalizowania przeszłości, dzięki czemu nie straciłem rzeczywistych decyzji, ale nie przenosiłem starych nawyków dalej. Jeśli coś nie miało znaczenia, nie przetrwało.
Największym wyzwaniem tej zmiany było coś zaskakującego: ego. Byłem przyzwyczajony do systemów, które wyglądały imponująco i dawały poczucie bezpieczeństwa, nawet gdy wszystko spowalniały. Kiedy uprościłem wszystko do podstaw, nie było już gdzie się ukryć. Żadnych rozdętych planów. Żadnych pulpitów udających, że mamy kontrolę. To szybko sprawiło, że ludzie poczuli się niekomfortowo.
Kolejnym problemem był opór. Niektórzy utożsamiali mniejszą liczbę narzędzi z mniejszym rygorem. Poradziłem sobie z tym, bezwzględnie dbając o klarowność. Jeden właściciel. Jedna decyzja. Jeden następny krok. Bez dyskusji.
Ostatnim wyzwaniem było dla mnie samego odpuszczenie. Kiedy AI przejęło koordynację, musiałem przestać wszystkiego doglądać. Wprowadziłem proste punkty kontrolne, zaufałem sygnałom i ruszyłem dalej.
Rezultat to mniej spotkań, krótsze aktualizacje, niższe koszty ogólne i wcześniejsze wykrywanie problemów, co pozwala na ich terminowe rozwiązanie. I nikt nie poprosił o przywrócenie starego systemu.
Jak AI na nowo definiuje kluczowe rytuały realizacji projektów
Określam zakres na jednej stronie, prostym językiem, wiążąc go z decyzją i właścicielem. Jeśli nie da się go wyjaśnić bez żargonu, nie jest odpowiednio określony. AI go upraszcza, ale to ja podejmuję decyzję.
Aby zapewnić zgodność, nie urządzam przedstawienia związanego z rozpoczęciem projektu. Z wyprzedzeniem określam właścicieli, uprawnienia decyzyjne i zachęty, a następnie wykorzystuję AI do wykrywania konfliktów, zanim rozpocznie się praca. Jeśli zgodność zależy od „bieżącej komunikacji”, to już jest zepsuta.
W ramach walidacji eliminuję długie cykle przeglądów. Ustalam jasne kryteria akceptacji, wykorzystuję AI do przeprowadzania wstępnych kontroli, a ludzi angażuję tylko wtedy, gdy potrzebna jest ocena.
Realizacja opiera się na prostych zasadach. AI podsumowuje postępy, sygnalizuje przestoje i wskazuje ryzyko. Wkraczam, gdy potrzebna jest decyzja, eskalacja lub ponowne uruchomienie działań.
Schemat jest spójny. AI wykonuje żmudną pracę. Ja zajmuję się myśleniem. A wszystko, co nie prowadzi do decyzji, nie zmniejsza ryzyka ani nie posuwa pracy naprzód, nie przetrwa.
Przykład z życia pokazujący, jak AI upraszcza realizację projektu
Oto przykład tego, jak AI upraszcza realizację projektu. Mieliśmy zespół pogrążony w chaosie. Niekończące się aktualizacje. Sprzeczne priorytety. Ryzyko pojawiało się późno, a wszyscy udawali zaskoczonych.
Problemem był system. Dlatego rozebraliśmy go na części.
Pierwszym krokiem była konsolidacja. Umieściliśmy wszystkie materiały dotyczące projektu w jednym miejscu: NotebookLM. Dokumenty, notatki, e-maile, decyzje. Bez dyskusji. Zajęło to kilka godzin i natychmiast wyeliminowało wymówkę „nie wiedziałem”.
Następnie wykorzystaliśmy ChatGPT do wymuszenia dyscypliny. Cotygodniowe aktualizacje, podsumowania ryzyka i informacje dla interesariuszy miały tę samą strukturę. Bez kreatywnego pisania. Bez upiększania. Czas przygotowania skrócił się z godzin do minut.
Następnie przywróciliśmy Excelowi właściwe miejsce: zarządzanie firmą. Decyzje, właściciele, ryzyko i zobowiązania, a także proste zasady sygnalizujące przestoje i nadchodzące rozmowy. Nic wymyślnego.
Rezultatem nie była magia. Była nim kontrola. Ryzyko wychodziło na jaw wcześniej. Spotkania stały się krótsze. Liderzy przestali prosić o przypadkowe aktualizacje. Zespół przestał reagować i zaczął podejmować decyzje. Ustabilizowało to realizację i odbudowało zaufanie.
Dlaczego narzędzia nie odpowiadają za problemy z integracją AI
Kiedy wdrażaliśmy AI w naszych procesach realizacji, ze zdziwieniem odkryliśmy, że problemy wcale nie były techniczne. Narzędzia działały. Procesy działały. To nasze myślenie nie działało.
AI szybko to ujawniło. Niejasne decyzje prowadziły do bezwartościowych wyników. Jeśli nikt naprawdę nie był za coś odpowiedzialny, natychmiast było to widać. Nie było gdzie się ukryć.
Gdy wyjaśniliśmy cele, odpowiedzialność i kompromisy, wszystko inne wskoczyło na swoje miejsce. Prawdziwa zmiana nie dotyczyła szybkości. Dotyczyła dyscypliny. Przestaliśmy reagować z opóźnieniem i zaczęliśmy wcześnie podejmować klarowne decyzje. To zmieniło sposób, w jaki posuwała się praca.
Gdy wyjaśniliśmy cele, odpowiedzialność i kompromisy, wszystko inne wskoczyło na swoje miejsce. Prawdziwa zmiana nie dotyczyła szybkości. Dotyczyła dyscypliny. Przestaliśmy reagować z opóźnieniem i zaczęliśmy wcześnie podejmować klarowne decyzje. To zmieniło sposób, w jaki posuwała się praca.
Dlaczego kierownicy projektów powinni eliminować narzędzia, które tworzą ruch bez postępu
W ciągu ostatniego roku sukcesem nie było więcej narzędzi. Było nim ich mniej. Wyeliminowałem wszystko, co tworzyło ruch bez postępu.
Całkowicie odszedłem też od starszych platform do zarządzania projektami, w tym od tych, które dodają AI i nazywają to innowacją.
Oto mój zestaw narzędzi AI:
- ChatGPT to narzędzie, którego używam jako pierwszego. Nie do pisania, lecz do myślenia. Wrzucam do niego nieuporządkowane dane wejściowe, zmuszam do ujawnienia decyzji i poddaję plany próbie, zanim opuszczą moje biurko.
- Po Claude’a sięgam, gdy stawka jest wyższa. Długie dokumenty. Wrażliwy język. Sytuacje, w których liczy się ton, a niechlujne sformułowania tworzą ryzyko.
- NotebookLM to pamięć projektu. Cicha broń. Wczytuję do niego prawdziwe dokumenty, dzięki czemu przestajemy spierać się o to, co wydaje nam się, że ustalono, i odwołujemy się do tego, co faktycznie ustalono. Już samo to wyeliminowało mnóstwo pracy wykonywanej ponownie. Efekt to mniej spotkań uzgadniających, trudniejsze rozmowy, które szybciej przynoszą rezultat, oraz znacznie mniej pomyłek dotyczących tego, kto ma znaczenie, a kto nie.
- Gamma służy do szybkiego działania. Gdy coś ma być wizualne i gotowe do publikacji — szybko.
- Zapier utrzymuje płynność działań w tle, dzięki czemu aktualizacje nie grzęzną.
- Notion to po prostu baza główna. Bez ceremonii.
Dlaczego NotebookLM zmienia zasady gry w realizacji projektów
Chcę podkreślić znaczenie NotebookLM w zarządzaniu projektami.
Mieliśmy projekt, który ciągle „wymagał uzgodnienia”. To było kłamstwo.
Prawdziwy problem polegał na tym, że nikt nie wiedział, kto o czymkolwiek decydował. Każde spotkanie powtarzało te same opinie. Zatwierdzenia ciągnęły się tygodniami.
Przerwałem tę debatę. Zebrałem prawdziwe materiały: e-maile, prezentacje, notatki, stare zatwierdzenia. Wczytałem wszystko do NotebookLM. Następnie zadałem bezpośrednie pytania:
- Jakie decyzje podjęto?
- Kto był obecny?
- Kto zatwierdzał, a kto tylko zabierał głos?
- Gdzie sprawy utknęły?
Wynik był niekomfortowy. Dwie osoby rzekomo podejmujące decyzje nigdy niczego nie zatwierdziły. Jedna osoba dysponująca rzeczywistą władzą po cichu wypadła z obiegu informacji.
Przebudowaliśmy mapę interesariuszy, opierając ją na rzeczywistości, a nie na tytułach. Usunęliśmy dwa etapy zatwierdzania. Ponownie oddaliśmy decyzje w ręce osoby odpowiedzialnej za rezultat.
Rezultat? Spotkania zniknęły. Decyzje zapadały w ciągu dni zamiast tygodni. Projekt ruszył, ponieważ przestaliśmy zgadywać i zaczęliśmy opierać się na faktach.
Kiedy liderzy projektów powinni unikać korzystania z przepływów pracy opartych na agentach
Zaczynam eksperymentować z przepływami pracy opartymi na agentach, ale podchodzę do tego metodycznie. Właśnie zapisałem się na kurs dotyczący przepływów pracy opartych na agentach i platform orkiestracji, aby lepiej zgłębić ten temat, zanim wdrożę cokolwiek na szeroką skalę.
Obecnie skupiam się na najbezpieczniejszych obszarach realizacji, które można najpierw zautomatyzować: koordynacji, przekazywaniu zadań, podsumowaniach i wykrywaniu sygnałów. Są to zadania, które powodują opóźnienia, ale nie wymagają osądu.
Nie próbuję automatyzować decyzji ani przywództwa. To błąd.
Jak dotąd dostrzegam wartość w rozumieniu, gdzie agenci mogą zmniejszyć tarcia bez dodawania złożoności. To dopiero początek, ale kierunek jest jasny. Wykorzystuj agentów do ograniczania szumu i wydobywania istotnych sygnałów, a nie do zastępowania odpowiedzialności.
Dlaczego AI podzieli zarządzanie projektami na dwie części
Myślę, że zarządzanie projektami podzieli się na dwie części — i nie będzie drogi pośredniej. Jedna strona zostanie zautomatyzowana. Druga zyska na znaczeniu. Większości osób nie spodoba się miejsce, w którym się znajdą.
Ta zasada po cichu rządzi realizacją projektów w erze AI. Im bliżej mojej pracy do decyzji, tym trudniej mnie zastąpić. Im bliżej mojej pracy do zadań, tym łatwiej ją zautomatyzować. Nie ma to nic wspólnego z wysiłkiem, kwalifikacjami ani doświadczeniem. Chodzi o bliskość.
Większość kierowników projektów koncentruje się dziś na koordynowaniu zadań. Ja przez lata robiłem to samo. Koordynowanie pracy. Śledzenie aktualizacji. Monitorowanie harmonogramów. Pilnowanie, by nic nie umknęło. To praca o krytycznym znaczeniu. A niemal całą można dziś zautomatyzować. AI już przejęła realizację. Gra w koordynację dobiegła końca.
Najgorszą reakcją, jaką obserwuję, jest jeszcze większe skupienie na realizacji. Lepsze narzędzia do śledzenia. Czytelniejsze raporty. Bardziej rygorystyczny proces. To nie jest strategia. To zaprzeczanie rzeczywistości. Konkurujesz tam, gdzie AI za każdym razem wygrywa.
Praca wykonawcza wdraża to, co już zostało postanowione. Praca decyzyjna kształtuje to, co w ogóle zostanie postanowione. Jedna odbywa się na dalszym etapie procesu. Druga kształtuje jego kierunek. Tylko jedna z nich ma trwałą wartość.
Praca wykonawcza wdraża to, co już zostało postanowione. Praca decyzyjna kształtuje to, co w ogóle zostanie postanowione. Jedna odbywa się na dalszym etapie procesu. Druga kształtuje jego kierunek. Tylko jedna z nich ma trwałą wartość.
Kształtowanie decyzji oznacza identyfikowanie decyzji, których nikt nie chce podejmować. Łączenie problemów pojawiających się w różnych strumieniach pracy. Przekładanie problemów technicznych na konsekwencje biznesowe. Ujawnianie ryzyk, których kierownictwo jeszcze nie dostrzegło. Przedstawianie kompromisów, zanim realizacja je utrwali, jako partner strategicznego myślenia.
To właśnie ta granica określa dla mnie wszystko. Jeśli moja wartość ujawnia się dopiero po podjęciu decyzji, jestem na dalszym etapie procesu i pozostaję narażony. Jeśli kształtuję to, co zostaje postanowione, działam na wcześniejszym etapie i moja rola jest trwała.
AI przesuwa wartość w stronę pracy związanej z podejmowaniem decyzji, niezależnie od tego, czy ludziom się to podoba.
Dlaczego liderzy realizacji muszą zaakceptować zmiany napędzane przez AI
Oto moja rada:
- Przestań chronić pracę, którą automatyzuje AI. Jeśli większość twojej dumy wynika z tego, że jesteś zorganizowany, reagujesz na potrzeby innych lub „masz wszystko pod kontrolą”, bronisz niewłaściwej pozycji. AI już wykonuje tę pracę lepiej i taniej. Odpuść ją.
- Celowo przenieś się na wcześniejszy etap procesu. Zacznij pojawiać się tam, gdzie kształtowane są decyzje, a nie tylko tam, gdzie są realizowane. Nie czekaj, aż ktoś cię zaprosi. Przynieś liderom decyzję, której unikają, ryzyko, którego nie dostrzegają, lub kompromis, którego nie chcą nazwać.
- Usuń wszystko, co nie wymusza jasności. Jeśli spotkanie, raport lub rytuał nie kończy się decyzją, wskazaniem osoby odpowiedzialnej lub określeniem konsekwencji, jest teatrem. Usuń to.
- Korzystaj z AI zdecydowanie, ale nie bezrefleksyjnie. Pozwól mu zajmować się koordynacją, podsumowaniami i wykrywaniem sygnałów. Zachowaj swój czas na osąd, wywieranie wpływu i odpowiedzialność. To praca, która przynosi coraz większe efekty.
- Na koniec bądź ze sobą szczery. Jeśli twoja wartość ujawnia się dopiero po podjęciu decyzji, jesteś narażony. Jeśli pomagasz kształtować to, co zostaje postanowione, twoja rola jest trwała. Wybierz odpowiednio.
Śledź nas
Możesz zasubskrybować bezpłatny cotygodniowy biuletyn Justina Bateha, Tactical Memo — cotygodniowe praktyczne informacje dla kierowników projektów i osób operacyjnych pracujących w erze AI. Każde wydanie dotyczy jednego problemu związanego z realizacją i przedstawia jedno jasne rozwiązanie.
Już wkrótce kolejne wywiady z ekspertami w The Digital Project Manager!
