3 redenen waarom verandermanagement essentieel is voor projectmanagers

• Het implementeren van nieuwe technologieën, methodologieën of processen
• Het inwerken of uit dienst begeleiden van een teamlid
• Het schrijven van een wijzigingsopdracht voor een project

Goed omgaan met verandering is een van de dingen die een adequate projectmanager kunnen onderscheiden van een uitzonderlijke projectmanager. Maar als projectmanagement nieuw voor je is, is dat geen probleem; ik leg uit waarom verandermanagement zo belangrijk is en geef je ideeën voor het creëren van een gestructureerde aanpak voor verandering terwijl je je team erdoorheen leidt! 

Wat is verandermanagement?

Ik zal in dit artikel niet te veel tijd besteden aan de definitie van verandermanagement, aangezien we ons zullen richten op waarom het essentieel is, maar laten we eerst zorgen dat we allemaal hetzelfde beeld hebben van wat het inhoudt. 

Verandermanagement is een verzamelterm voor alle benaderingen om individuen, teams en organisaties voor te bereiden op, te ondersteunen bij en te helpen met organisatorische verandering. 

Een verandermanagementstrategie kan bestaan uit de stappen die je neemt wanneer je denkt (of weet) dat er een verandering aankomt in je project of organisatie. Als projectmanager kan je klant je bijvoorbeeld vragen om het ontwerp of bepaalde functionaliteit van de website of app die je team voor hen maakt, te wijzigen. 

Het eerste wat je doet, is het contract bekijken om te zien wat daarin staat over wijzigingen—zijn specifieke wijzigingen of revisies inbegrepen, en vereisen andere wijzigingen extra tijd en geld? 

Stel dat jij en je team bepalen dat de door je klant gevraagde wijzigingen twee extra weken in beslag nemen, evenals 25 uur werk van een ontwerper en 30 uur werk van een ontwikkelaar. Je voegt ook 12 uur projectmanagementtijd toe aan je raming. 

Je werkt samen met je managementteam aan een addendum bij de werkomschrijving (SOW) van je klant en neemt de wijzigingen met hen door. Dit gesprek biedt jou, je klant en je team ook de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde beeld heeft van de nieuwe reikwijdte en planning. 

Vervolgens ondertekent de klant het addendum en werkt het team verder aan de website of app, waarbij de wijzigingen zijn verwerkt in het projectplan en de planning. Gefeliciteerd! Je hebt zojuist een succesvol verandermanagementproces laten zien. 

Waarom is verandermanagement belangrijk?

Hoewel het bovenstaande voorbeeld van een verandermanagementproces een goed voorbeeld is, is dit niet het enige moment waarop je verandering in een project zult managen. 

Je hebt mogelijk ook een nieuw proces nodig als er iets verandert in het projectteam (aan de kant van jouw team of die van de klant) of als iets in het project niet volgens plan verloopt. Verandermanagement kan worden gebruikt ter ondersteuning van kortetermijnveranderingen, zoals wanneer iemand met ouderschapsverlof of medisch verlof gaat, of van langdurigere inspanningen.

In het grootste deel van dit artikel lijkt het misschien alsof we verandermanagement bespreken vanuit het perspectief van watervalprojectmanagement, maar dat is niet zo. Als je een agile team aanstuurt, zou je kunnen zeggen dat verandermanagement een natuurlijk onderdeel is van het agile proces. Agile teams bepalen over het algemeen de "reikwijdte" voor elke sprint vlak voordat de sprint begint. 

Maar als je een agile projectmanager of scrummaster bent, is goed zijn in verandermanagement ook voor jou een essentiële competentie! Waarom? Laten we eens kijken naar enkele redenen waarom verandermanagement zo cruciaal is voor het succes van projecten.

1. Minder stress 

Onduidelijkheid over projectverantwoordelijkheden, planningen, reikwijdte en budget kan zeer stressvol zijn voor projectmanagers en hun teams. Goede projectmanagementprocessen, waaronder verandermanagement, kunnen de stress van het opleveren van kwalitatieve projecten verminderen.

Iedereen moet duidelijkheid hebben over de planning, reikwijdte en het budget, en over wat te doen als iets niet volgens plan verloopt of moet veranderen. Dit geldt zowel voor het interne projectteam als voor je klant of andere belanghebbenden die geïnteresseerd zijn in de uitkomst van je project. 

Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen je bedrijfsproces kunnen ook onduidelijkheid en stress verminderen. Als iedereen denkt dat iemand anders ergens verantwoordelijk voor is, wordt iets misschien niet gedaan of kan het project vertraging oplopen (wat stressvol kan zijn!). 

2. Betere bedrijfsresultaten

Onderzoek van PROSCI, een toonaangevende organisatie voor trainingen en certificering op het gebied van veranderbeheer, toont aan dat het goed beheren van veranderingen leidt tot betere bedrijfsresultaten.

Prosci's onderzoek naar best practices op het gebied van veranderbeheer toont consequent aan dat “initiatieven met uitstekend veranderbeheer zes keer meer kans hebben om hun doelstellingen te behalen dan initiatieven met slecht veranderbeheer.”

Zelfs redelijk veranderbeheer verdrievoudigt de kans op het behalen van bedrijfsdoelstellingen ten opzichte van slecht veranderbeheer. De maatstaven die bepalen wat uitstekend veranderbeheer inhoudt, kunnen per organisatie verschillen; het belang van goed zijn in het omgaan met veranderingen blijft echter hetzelfde.

Hoewel veel variabelen van invloed kunnen zijn op het succes van een project, waaronder het hebben van het juiste team, een haalbare planning, een gezond budget en effectieve communicatie, heeft een goed proces voor veranderbeheer een directe correlatie met het succesvol voltooien van een project. 

3. Werknemers behouden

Minder stress en meer projectsucces kunnen leiden tot werknemers die actiever betrokken zijn. Dit kan leiden tot minder personeelsverloop en het beter behouden van werknemers.

Volgens Gallup, een toonaangevende organisatie op het gebied van werknemersbetrokkenheid en het bijbehorende onderzoek, valt wereldwijd slechts 15% van de werknemers in de categorie betrokken. In de VS ligt dit percentage hoger, namelijk op 35%, maar het is nog lang niet waar het zou moeten (en kunnen) zijn. 

De overtuiging dat het creëren van een team dat gericht is op het belang van veranderbeheer van cruciaal belang is voor leiders in je organisatie. Het zou onderdeel moeten zijn van het creëren van een bedrijfscultuur waaraan teamleden willen deelnemen en waarin ze elke dag hun beste werk willen leveren.

Als projectmanager weet je dat er veel dingen kunnen veranderen in een organisatie en dat veranderbeheer geen eenmalige gebeurtenis is. Daarom is het belangrijk om middelen zoals routekaarten, hulpmiddelen, sjablonen en trainingen aan te bieden, zodat de mensen in het team de organisatie kunnen omarmen en ondersteunen.  

Als je een PMP bent, heb je je tijdens de voorbereiding op je examen waarschijnlijk ook verdiept in de kant van projectmanagement die met human resources te maken heeft. Dit is een goed voorbeeld van een situatie waarin je als projectmanager met de HR-leiders in je bedrijf zou moeten samenwerken als het om verandering gaat.

Als dat niet het geval is, is dit een ander gebied van projectmanagement waarover je misschien meer wilt leren als onderdeel van je ontwikkelingsplan.

Waarom zouden projectmanagers zich druk moeten maken om veranderbeheer?

Hoewel een groot deel van dit artikel zich heeft gericht op project-, organisatie- en bedrijfsresultaten, draait veranderbeheer in de kern om mensen. Het uitvoeren van veranderingsinitiatieven en het begeleiden van projectteams en klanten tijdens veranderingen heeft een zeer menselijke dimensie. 

Als projectmanager is het jouw taak om ervoor te zorgen dat je project soepel verloopt, maar een groot deel daarvan bestaat uit het creëren van een omgeving waarin aanpassingsvermogen centraal staat en je team zijn beste werk kan doen.

Een goede projectleider zorgt er altijd voor dat het projectteam en de klanten achter een plan voor veranderbeheer staan om het meest effectieve resultaat te waarborgen.

4 voordelen van veranderbeheer voor projectmanagers

Het komt erop neer dat de voordelen van veranderbeheer voor projectmanagers bestaan uit succesvollere projecten en gelukkigere, beter presterende teams. Maar weet dat je het volgende zult zien wanneer je veranderbeheer binnen organisaties beheerst:

• Minder scope creep: Je zou minder scope creep in je projecten moeten zien. Dit komt doordat de scope duidelijk is en het veranderbeheerproces goed is gedocumenteerd. Elke afwijking van de oorspronkelijke scope moet worden gedefinieerd en gedocumenteerd.
• Gelukkigere projectteams: De omvang van het werk is duidelijk en het team wordt goed ondersteund bij elke verandering. De modellen voor veranderbeheer sluiten goed aan bij de veranderingen die in het project of de processen worden aangebracht.
• Winstgevendere projecten: Projecten die goed worden gemonitord en beheerst, met efficiënte processen voor veranderbeheer, zijn winstgevender. Dit geldt over het algemeen alleen wanneer het budget en de planning bij de projectstart nauwkeurig en conservatief zijn ingeschat, maar over het algemeen leidt goed veranderbeheer tot winstgevendere projecten.  
• Beter vermogen om zich aan veranderingen aan te passen: Een cultuur die veranderingen viert en ondersteunt, zorgt ervoor dat je projectteams zich beter kunnen aanpassen wanneer dat nodig is. Of deze veranderingen nu proactief zijn of een reactie vormen op zaken zoals veranderingen in de economie of het concurrentielandschap, het vermogen om zich aan nieuwe manieren van werken aan te passen leidt tot beter presterende teams.

Vind hier voorbeelden van veranderbeheer in de praktijk.

Veranderbeheer in de praktijk brengen in je organisatie

Als je je dit jaar verder wilt ontwikkelen op het gebied van verandermanagement, zijn er volop mogelijkheden om je kennis en praktijkervaring te verdiepen!

Bekijk dit artikel over een verandermanagementproces in drie stappen, of lees meer over software voor verandermanagement die je kunt gebruiken om de workflows te creëren en te onderhouden waarmee je veranderingen kunt beheren.