De impact van terugkeer naar kantoor op projectmanagers
De voortdurend veranderende dynamiek op de werkplek, vooral in de nasleep van de COVID-19-pandemie, heeft een scala aan uitdagingen en kansen met zich meegebracht op het gebied van projectmanagement. Organisaties worstelen met de vraag: Kan een verplichting om terug te keren naar kantoor samengaan met een hoge productiviteit van projecten?
Galen Low wordt vergezeld door Karla Eidem, regionaal algemeen directeur (Noord-Amerika) bij Project Management Institute, om licht te werpen op deze complexe kwestie.
Hoogtepunten uit het interview
- Feit versus fictie: productiviteit en werklocatie [01:33]
- Fictie: Werkomgevingen op locatie zijn aantoonbaar productiever.
- Feit: Uit het onderzoek Pulse van het vak 2024 van PMI blijkt dat er geen significant verschil is in de prestaties van projecten tussen werkomgevingen op locatie, hybride werkomgevingen en omgevingen op afstand.
- De prestatiepercentages voor alle drie de modellen vallen binnen een beperkte bandbreedte (73.2% – 74.6%).
- De overstap naar werken op afstand: uitdagingen en aanpassingen [03:10]
- Maart 2020: Het leiden van een crisisoverleg voor de uitrol van een software-implementatie op meer dan 100 locaties.
- Overstap naar werken op afstand: Er was een mentaliteitsverandering nodig om technologie (chatfuncties, SharePoint enzovoort) te benutten voor voortdurende samenwerking.
- Het leiden van een project voor de uitrol van COVID-19-vaccins – benadrukte het belang van:
- Flexibele werkmodellen: Voor het project was een combinatie nodig van werk op locatie, hybride werk en werken op afstand.
- Stakeholdermanagement: Effectief communiceren met een grote en diverse groep (200-250 kernteamleden, klinisch en niet-klinisch personeel, leidinggevenden) in een hybride omgeving.
- Aanpassingen in presentatiestijl: Visualisaties gebruiken om deelnemers op afstand betrokken te houden en ervoor zorgen dat alle stemmen worden gehoord.
- Een succesvol projectteam op afstand opbouwen tijdens een crisis [08:20]
- Begin bij de basis: Ga er niet van uit dat iedereen de terminologie of processen van projectmanagement begrijpt.
- Gelijkstellen van verwachtingen en opnieuw starten: Leg rollen, verantwoordelijkheden en communicatieprotocollen duidelijk uit, vooral wanneer je met een nieuw team werkt.
- Transparantie en toegankelijkheid: Zorg ervoor dat iedereen vóór startbijeenkomsten toegang heeft tot de benodigde documenten en informatie.
- Menselijke verbinding: Neem de tijd om een band op te bouwen met individuele teamleden, ook virtueel. Vertrouwen is essentieel voor samenwerking op afstand.
- Aanpassingsvermogen: Wees flexibel en leg het team geen starre hulpmiddelen of processen op, vooral niet tijdens een crisis.
- Empathie en teamondersteuning: Erken de uitdagingen van werken op afstand tijdens een pandemie en pas de communicatie en het werktempo hierop aan.
- Wendbare mentaliteit: Omarm een iteratieve aanpak en wees erop voorbereid plannen en processen naar behoefte aan te passen.
- Vier vooruitgang: Erken mijlpalen en prestaties om de teammoraal op peil te houden.
- Terugkeer naar kantoor: geldige redenen en inzichten uit de sector [14:02]
- Vereisten vanuit de sector: Bepaalde sectoren, zoals de bouw of productie, vereisen werk op locatie vanwege de aard van het werk (bijvoorbeeld het observeren van fysieke processen).
- Hybride model: Zelfs in sectoren die geschikt zijn voor werken op afstand, zijn er situaties waarin samenwerking op locatie voordelen biedt.
- Voorbeelden:
- Brainstormsessies
- Complexe probleemoplossing die realtime overleg vereist
- Het observeren van fysieke werkprocessen om nuances te identificeren die niet in documentatie zijn vastgelegd
- Voorbeelden:
- Doelgerichtheid: Wanneer aanwezigheid op kantoor vereist is, moeten projectmanagers duidelijk kunnen onderbouwen hoe dit zal bijdragen aan het succes van het project.
Afgezien van het feit dat sommige werkzaamheden online kunnen worden uitgevoerd, vereisen bepaalde sectoren aanwezigheid op locatie omdat niet alle taken op afstand kunnen worden uitgevoerd. Als je volgens een hybride model moet werken en naar kantoor moet komen, is doelgerichtheid essentieel. Door ervoor te zorgen dat je planning voor het project doelgericht is, vergroot je de kans op projectsucces.
Karla Eidem
- Veelvoorkomende fouten bij verplichtingen om terug naar kantoor te keren [18:34]
- Misplaatste rechtvaardigingen: Leiders kunnen aandringen op werken op locatie vanuit de overtuiging dat werken op afstand inefficiënt is, ondanks gegevens die wijzen op vergelijkbare projectprestaties bij werken op afstand, hybride werken en werken op locatie.
- Gebrek aan flexibiliteit: Een benadering waarbij één oplossing voor iedereen geldt met betrekking tot de werklocatie kan nadelig zijn. Verschillende projecten en teams kunnen baat hebben bij werken op afstand, hybride werken of werken op locatie.
- De inbreng van teams negeren: Organisaties moeten projectteams in staat stellen de werkmethoden (Agile, voorspellend, hybride) te kiezen die het beste aansluiten bij de behoeften van het project.
- Projectmanagement in een hybride wereld:
- Omarm wendbaarheid – De meest effectieve aanpak houdt rekening met de specifieke vereisten van een project en past de methoden daarop aan (bijvoorbeeld door Agile- en voorspellende methodologieën te combineren).
- Richt je op resultaten, niet op locatie – Het succes van een project moet worden gemeten aan de hand van resultaten, niet aan de hand van waar het werk wordt uitgevoerd.
- Communicatie is essentieel – Projectmanagers spelen een cruciale rol bij het faciliteren van communicatie en het zorgen dat alle partijen de gekozen aanpak en de voordelen ervan begrijpen.
- Projectmanagers als verhalenvertellers – Het effectief communiceren van de waarde van projectmanagement en het bepleiten van flexibele, resultaatgerichte benaderingen is essentieel.
Het verplichten van een terugkeer naar het werk om samenwerking of innovatie te verbeteren, is mogelijk niet de juiste aanpak voor projectprofessionals. Organisaties moeten evalueren hoe projecten worden beheerd en begrijpen dat er niet één oplossing voor iedereen is. Flexibiliteit is essentieel; je kunt niet star zijn in je aanpak.
Karla Eidem
- Belangrijke gegevens voor het meten van projectprestaties in een hybride werkomgeving [22:37]
- Projectprestaties: richt u op een voltooiingspercentage van 73-74%, ongeacht de werklocatie (op afstand, hybride, op kantoor).
- Medewerkerstevredenheid: houd bij het nemen van beslissingen over beleid rond werklocaties rekening met de voorkeur van medewerkers voor flexibele werkmodellen.
- Ondersteuning van projectmanagers: bied projectmanagers middelen en ondersteuning, zoals mentorschap, training en programma’s voor mentale gezondheid, om de projectprestaties te verbeteren. Organisaties die ten minste drie van deze ondersteuningsmaatregelen aanbieden, zien een stijging van 8,3% in projectprestaties.
- Thuiswerken & hybride werken: geen nieuwe trend [27:30]
- Modellen voor thuiswerken en hybride werken bestaan al tientallen jaren.
- Voorbeeld: op afstand werken voor kantoren in het Verenigd Koninkrijk vanuit de Filipijnen in het begin van de jaren 2000.
- Richt u op aanpassingsvermogen en samenwerking, niet op locatie.
- Projectsucces kan worden bereikt, ongeacht waar teamleden zich fysiek bevinden.
- Sterke vaardigheden op het gebied van projectmanagement en effectieve communicatie zijn cruciaal.
- Projectmanagers spelen een belangrijke rol bij het faciliteren van succesvol hybride werken.
- Verantwoordelijkheden omvatten:
- Het identificeren en aanpakken van kennishiaten (bijvoorbeeld het managen van hybride teams).
- Het stellen van duidelijke verwachtingen en basisregels voor samenwerking op afstand.
- Het inzetten van verschillende vaardigheden (communicatie, leiderschap, zakelijk inzicht) om problemen op te lossen en u aan nieuwe situaties aan te passen.
- Verantwoordelijkheden omvatten:
- De uniforme aanpak werkt niet.
- Organisaties en projectmanagers moeten openstaan voor het vinden van creatieve oplossingen voor verschillende projectbehoeften en teamdynamieken.
- Voorbeeld: een workshopformat aanpassen om rekening te houden met een volledig op afstand werkend team.
- Modellen voor thuiswerken en hybride werken bestaan al tientallen jaren.
- Wanneer projectmanagers worden uitgesloten van beslissingen over terugkeer naar kantoor [32:14]
- Beschouw uitsluiting als een kans om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.
- Zoek proactief naar middelen om uw vaardigheden verder te ontwikkelen.
- Voorbeelden:
- De gemeenschap van het Project Management Institute (PMI) (alleen al in Noord-Amerika 445.000 leden)
- Podcasts over relevante onderwerpen (bijvoorbeeld de invloed van neurowetenschap op projecten)
- Voorbeelden:
- Kom op voor uw rol en het belang ervan voor projectsucces.
- Zoek naar mogelijkheden om uw expertise en inzichten te presenteren aan besluitvormers.
- De toekomst van projectmanagement: vaardigheden en aanpassingsvermogen [34:26]
- Projectmanagement als kernvaardigheid: vaardigheden op het gebied van projectmanagement worden steeds waardevoller in alle beroepen en sectoren.
- Overdraagbare vaardigheden: ook mensen die niet officieel als projectmanager zijn aangewezen, kunnen profiteren van projectmanagementmethodologieën (bijvoorbeeld de talentendriehoek).
- Vraag naar projectmanagers: projectmanagement staat volgens LinkedIn in de top 10 van meest gevraagde vaardigheden voor 2024.
- PMI breidt zijn bereik uit: PMI promoot projectmanagement actief in nieuwe gebieden, zoals de creatieve sector (bijvoorbeeld door deelname aan het Cannes Lions International Festival of Creativity).
- Projectmanagement: een universeel raamwerk: projectmanagement biedt een gestructureerde aanpak voor het plannen en uitvoeren van projecten van elke soort (van persoonlijke initiatieven tot professionele projecten).
Maak kennis met onze gast
Karla Eidem, PMP®, is algemeen directeur voor de regio Noord-Amerika van PMI. Met een strategische instelling, sterke leiderschapskwaliteiten en toewijding aan de gemeenschap geeft zij leiding aan het ontwerpen en uitvoeren van de regionale strategie. Zo vergroot zij de impact van PMI op organisaties, individuen en gemeenschappen om projectsucces te maximaliseren en een betere wereld te creëren.
Voordat zij de functie van regionaal algemeen directeur bekleedde, was Karla regionaal operationeel manager voor Noord-Amerika bij PMI. In deze functie speelde zij een belangrijke rol bij het ontwikkelen en uitvoeren van strategische initiatieven om het bereik van PMI te vergroten en de impact ervan op de gemeenschap van professionals en lokale afdelingen in de Verenigde Staten, Canada en het Caribisch gebied te verdiepen. Ook nam zij deel aan talloze spreekbeurten, media-interviews en mentorprogramma’s, waarbij zij inzichten deelde die weerklank vonden bij individuen en organisaties in de hele regio. Daarmee bevorderde zij een sterker gemeenschapsgevoel en droeg zij bij aan een cultuur van voortdurende verbetering.
Het is net zo belangrijk dat projectmanagers bekwame verhalenvertellers zijn. We moeten de waarde van projectmanagement benadrukken in plaats van ons uitsluitend op één aanpak te richten. Dit is zowel voor projectmanagers als voor organisaties een uitdaging.
Karla Eidem
Bronnen uit deze aflevering:
- Word lid van de community van The Digital Project Manager
- Abonneer je op de nieuwsbrief om onze nieuwste artikelen en podcasts te ontvangen
- Maak contact met Karla op LinkedIn
- Bekijk het Project Management Institute
Gerelateerde artikelen en podcasts:
- Over de podcast
- Zo word je zonder moeite productiever op het werk
- De 4 beste productiviteitstips die we van toonaangevende leiders hebben geleerd
- Zo verbeter je de efficiëntie van je workflow & tips om de productiviteit te verhogen
- 5 teambuildingactiviteiten die harmonie en productiviteit bevorderen
- De opkomst van productiviteitsparanoia in de VS en hoe je ermee omgaat
- Hoe een giftige werkplek mij een betere projectmanager maakte
Lees het transcript:
We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot is niet altijd 100% correct.
