De beste strategiene for oppsummering og not taking

La oss begynne med å ta tak i det store problemet med notatskriving.

Hva gjør notatskriving så vanskelig?

Det er viktig å begynne med å identifisere mitt vanligste notatscenario for å gi litt kontekst: å ta notater som prosjektleder i et gruppemøte, enten i en samtale med mange interessenter eller i en planleggingsøkt med kjerneteamet ditt.

Ofte krever denne situasjonen at prosjektlederen både leder møtet og tar notater samtidig. Disse ansvarsområdene krever ulike ferdigheter og ulike deler av hjernen; den ene rollen innebærer å presentere og styre møtets retning (vanligvis ved å dele informasjon og kunnskap underveis), mens den andre innebærer å lytte aktivt, bearbeide, dokumentere og reagere.

Å bytte mellom disse to rollene samtidig som man følger en planlagt agenda (og gjør det på en god måte) kan være en krevende utfordring. Den viktigste av de to er etter all sannsynlighet å lede møtet, så det er helt nødvendig å lage strategier for notatskriving som fungerer sammen med kontinuerlig kontekstbytte. 

En ramme for prioritering av notater

De mest detaljerte og grundige notatene ender ofte opp med å være nesten verdiløse med tanke på konteksten de ble skrevet i. Du er ikke en rettsreferent som har som jobb å gjengi det som ble sagt, ord for ord. Faktisk, ikke gjør det; menneskelig tale er ofte noe usammenhengende når den skrives ned ordrett, og det gjør at du må lese gjennom en overdreven mengde informasjon for å finne det verdifulle.

Når det gjelder møtenotater, er de egentlig bare nyttige hvis de raskt kan søkes i og skummes gjennom senere for å finne relevant informasjon. Prioritering er avgjørende.

De vanligste grunnene til å lete gjennom gamle notater

1. Finne ut hvem som skal gjøre hva
2. Gå gjennom eller klargjøre beslutninger som er tatt
3. Se etter mer kontekst rundt krav
4. Løse uenigheter eller tvister (og til en viss grad CYA)

Så det viktigste her er å bruke strategier for notatskriving som passer behovene dine.

Hva bør du skrive ned i notatene dine?

Må tas med

• Handlingspunkter: Hvis du ikke skal ta med noe annet, bør du ta med handlingspunktene (også kjent som gjøremål, oppgaver, handlingsforespørsler eller en rekke andre betegnelser i ulike organisasjoner). Disse vil danne grunnlaget for å holde alle samkjørte og i bevegelse fremover. Jeg foretrekker et enkelt format: «[Navn på person] skal [spesifikke oppgavedetaljer] innen [frist].»
• Beslutninger: Mange møter går i dybden på diskusjoner om funksjoner og fremgangsmåte. Mye av denne detaljrikdommen vil ikke være verdifull senere, men det er avgjørende å tydelig definere utfallet og beslutningen gruppen ble enig om.
• Krav/spesifikasjoner: Du må utvikle en slags intuisjon for når krav dukker opp under diskusjonen. Noen ganger dukker de uventet opp midt i en samtale. Men det er selvsagt viktig å dokumentere dem (og samle dem på ett sted i stedet for bare å ha dem i notatene), slik at du slipper å gå gjennom og diskutere dem på nytt senere.

Ta med etter eget skjønn

• Diverse diskusjonspunkter: Bruk ditt beste skjønn når det gjelder hvilke deler av diskusjonen du skal ta med. Hvis magefølelsen din sier at det kan være behov for å gå tilbake til noe senere, er det bedre å ta notater! Hvis diskusjonen handler om et tema som allerede er godt dokumentert i kravene, eller som ikke er vesentlig for teamets kunnskap, er det bedre å være kortfattet.
• Meningsutveksling & debatt: Som nevnt ovenfor er det avgjørende å dokumentere beslutningen hvis en beslutning blir tatt; diskusjonen som ledet frem til den? Kanskje ikke like viktig. Men hvis en sak forblir uavgjort, er det absolutt verdt å notere de ulike alternativene som vurderes.
• Idémyldring: Igjen er resultater og beslutninger de viktigste delene av en idémyldring å få med, men det kan også være verdifullt å ta med detaljene. Hvis dere bruker en tavle, kan du bare ta bilder og legge til kontekstuelle notater senere!
• Generell samtale: Det vil ofte ikke gi særlig verdi senere å dokumentere samtalen i detalj. Hold i stedet ørene åpne for handlingspunkter, beslutninger og krav etter hvert som de dukker opp.

Ikke ta med

• Tvetydige synspunkter: Noen ganger ender interessenter opp med å diskutere med seg selv og gå frem og tilbake mellom ulike synspunkter mens de vurderer en sak. Jeg vil foreslå at du ikke noterer dette, siden det kan gjøre resultatet uklart (men noter definitivt resultatet).
• Høflighetsfraser: Det er alltid morsomt å sammenligne hvem som har best vær akkurat nå, men når det gjelder notater? Definitivt ikke nødvendig!

Forbedre strategiene dine for å ta notater

Nå som vi har gått gjennom detaljene ved selve notatskrivingen, er det verdt å se nærmere på den overordnede prosessen som ligger til grunn for vellykkede notater. Det er flere viktige ting jeg gjør (eller ofte angrer på at jeg hopper over) når jeg tar møtenotater, blant annet:

• Lage en agenda: Dette er grunnleggende prosjektledelse, men selv de mest erfarne møtelederne kommer av og til uforberedte. Hvis du tar deg tid på forhånd til å planlegge en agenda, vil du kunne styre tempoet i møtet bedre og planlegge for de sannsynlige øyeblikkene der det er viktig å ta notater.
• Ta notater på forhånd: Det fine med å ha en agenda er at du kan begynne å ta notater allerede før møtet. Skriv ned de viktigste diskusjonspunktene du skal presentere på forhånd. Det ville være dumt å prøve å notere det du sier mens du snakker!
• Forberede verktøy for å ta notater: Hvis du har notatverktøyet klart, forhåndsformatert med agenda og kontekstuelle temaer før møtet starter, vil det redusere arbeidsmengden under møtet.
• Sett av 10 minutter før møtet (spesielt for samtaler): Jeg kunne skrevet et helt eget blogginnlegg om verktøy for tale- og videosamtaler, men det sier seg selv at det å være klar tidlig og teste AV-utstyret vil redusere problemer og sørge for at du kommer i gang i tide. Når du har hele den avsatte tiden til rådighet og kan høre alle, blir samtalen mindre stresset, noe som gir bedre notater.
• Sett av 10 minutter etter møtet: Konteksten rundt diskusjonen vil aldri være ferskere i minnet enn rett etter et møte. Bruk denne tiden til å rydde opp i notatene, omorganisere dem etter behov, legge til detaljer der det kan være mangler og slette notater som viste seg å ha liten verdi. Bonus: Gå gjennom notatene dine for å finne krav som bør abstraheres til et sentralt dokumentert sted. Det har dere, ikke sant?

Nøkkelen til å ta minneverdige notater er å ta notater 10 minutter før og etter møter.

More Articles

• Prosjektleder og underviser med kunstig intelligens deler en enkel arbeidsflyt for kunstig intelligens som fundamentalt endrer hvordan prosjekter drives
• De praktiske KI-arbeidsflytene som brukes av leveransesjefen i et Asana-implementeringsbyrå

Tips og triks for verktøykassen din for å ta notater

Ovenfor finner du mine generelle strategier og min tilnærming til prioritering når jeg tar notater, men det finnes flere andre triks jeg bruker for å bli enda mer effektiv og redusere problemer:

• Ta delvise notater: Hopp over ord, bruk nøkkelord og skriv ufullstendige setninger. Følg deretter opp umiddelbart mens du fortsatt har konteksten, slik at notatene blir mer leservennlige.
• Ta notater i riktig kontekst: Ikke stol for mye på standardstrategiene dine for å ta notater. Hvis møtet er en designgjennomgang med en kunde i Invision, kan du skrive notater som kommentarer i Invision. Hvis du gjennomgår fremdriften for JIRA-oppgaver, kan du skrive notater som kommentarer på de aktuelle JIRA-oppgavene. Hvis du gjennomgår et kravdokument i Google Dokumenter, kan du skrive notater som kommentarer i Google-dokumentet. Uansett hvilken programvare for prosjektstyring du bruker. Du skjønner poenget!
• Ta opp de virkelig viktige møtene: Hvis du skal lede en workshop eller et stort møte med så mange kompliserende faktorer at det er urealistisk å forvente at du skal klare å ta gode notater, kan du ta opp lyden (og/eller videoen). Ingen andre enn deg kommer noen gang til å ta seg tid til å lytte til opptaket, men i det minste har du en måte å rekonstruere detaljene på i egnet dokumentasjon senere.
• Google er din venn: Når du leder et prosjekt for en ny plattform du ikke kjenner, er det uunngåelig at det dukker opp begreper og akronymer du ikke forstår. Skriv ned din beste fonetiske tolkning av det som ble sagt (forutsatt at du ikke stoppet opp og fikk begrepet avklart under møtet), og søk etter det på Google sammen med all tilgjengelig kontekst. Som oftest finner du svaret. Hvis ikke, og forutsatt at ikke hele teamet ditt hadde det samme forvirrede uttrykket i ansiktet under diskusjonen, er det sannsynlig at én eller flere av dem kan forklare detaljene som gjorde deg usikker.

Mindre er mer

Hvis du bare tar med deg én ting fra dette innlegget, er det at mindre er mer når det gjelder møtenotater! Jo lenger jeg har tatt notater, desto mer konsise har de vanligvis blitt. Misforstå meg rett – det er avgjørende å ha notater, og det å ta gode notater er en viktig del av et sunt prosjekt. Men min nåværende definisjon av «gode» notater bygger på en tydelig tankegang om at mindre er mer.

Ofte har et møte på én time ti eller færre viktige temaer og øyeblikk som må med i notatene. Møter kan være rotete (selv med en agenda), men det betyr ikke at notatene dine trenger å være det. Finn signalet i støyen!