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La gestion de portefeuille de projets (GPP) est un terme fantaisiste pour décrire comment nous gérons la combinaison souvent confuse de projets interdépendants, dépendants et connectés. La GPP considère l’ensemble des projets regroupés, passés, présents et futurs, et calcule les priorités et l’ordre optimal des projets pour maximiser le retour sur investissement.

10 des meilleurs outils de gestion de portefeuille de projet (GPP)

Bien que nous concevions souvent les projets comme des unités discrètes et indépendantes, la vérité est que nous gérons rarement les projets de manière isolée. En réalité, ils sont inextricablement liés. La question est de savoir dans quelle mesure. Les projets sont toujours liés, que ce soit par le budget, le calendrier ou les ressources. La façon dont nous gérons et classons par ordre de priorité l’ensemble des projets afin d’assurer le succès de tous les projets, voilà ce en quoi consiste la gestion de portefeuille de projets.

Vous connaissez la situation : votre agence a 50 projets en cours et ils se chevauchent tous, certains sont pour le même client, tous utilisent les mêmes ressources, certains sont pour payer les factures, d’autres pour la perspective de récompenses et d’autres simplement pour la pure innovation.

Project Portfolio Management Guide

Mais en tant que propriétaire d’agence, chef de programme ou directeur de projet, comment savoir si vous prenez les bonnes décisions? Comment savoir si vous concentrez vos équipes et leurs projets sur les bonnes choses Nous nous posons tous les mêmes questions : est-ce vraiment une bonne idée? Que devrions-nous vraiment faire? Quels projets devrions-nous prioriser en ce moment? Comment pouvons-nous concentrer nos ressources le plus efficacement possible? Comment pouvons-nous mener ces projets simultanément et de façon rentable?

Voilà le genre de questions auxquelles la gestion de portefeuille de projets (GPP) nous permet de répondre, et dans cet article, nous discutons de la façon de mettre en œuvre avec succès la GPP pour obtenir un rendement maximal des projets. Avec de nombreux projets et priorités concurrentiels qui mobilisent les ressources dans différentes directions, une bonne GPP est la seule chose qui nous sépare des mauvaises décisions de projet qui n’offrent rien d’autre qu’un faible retour sur investissement. Afin de bien comprendre comment une mise en œuvre réussie de la GPP facilite la rentabilité maximale des projets, nous avons d’abord établi le contexte qui nous aide à comprendre :

Nous examinons ensuite les étapes critiques d’une gestion de projet de portefeuille efficace ainsi que les outils disponibles pour rendre le processus plus efficace et efficient. Comme pour tout ce qui vaut la peine d’investir, la GPP présente des avantages si elle est mise en œuvre avec succès et nous concluons donc par un aperçu des avantages de la GPP.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets (GPP)?

La gestion du portefeuille de projets fait référence à la gestion centralisée d’un ou de plusieurs portefeuilles de projets pour atteindre des objectifs stratégiques. C’est un moyen de combler l’écart entre la stratégie et la mise en œuvre et de s’assurer qu’une organisation peut tirer parti de la sélection et de l’exécution de ses projets.

La GPP est généralement utilisée par les organisations pour déterminer le rendement potentiel d’un projet. Elle permet aux entreprises qui veulent investir dans de nouveaux projets (et souvent concurrents) de prévoir les risques inhérents à chacun et de prendre une décision éclairée. Mais sa valeur s’étend au-delà de cela. Elle facilite également la communication au sein de l’équipe et permet de s’assurer que toutes les parties impliquées dans les projets sont sur la même longueur d’onde.

Lorsqu’elle est bien faite, la GPP est un outil précieux pour obtenir l’adhésion de tous les intervenants d’une organisation. En permettant aux diverses parties prenantes – y compris les clients et les dirigeants de l’entreprise – d’avoir une vue d’ensemble, d’obtenir un feedback cohérent, de comprendre, de gérer et d’atténuer les risques, il y a beaucoup moins de risques de discorde, ce qui peut souvent être le lot d’une gestion de projet réussie. La GPP améliore également la transparence, la gouvernance et la reddition de comptes.

Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille?

En dépit de leurs noms similaires, la gestion de projet et la gestion de portefeuille sont en fait très différentes, surtout en ce qui concerne leurs objectifs. Comme vous le savez, la gestion de projet est l’application des connaissances, des compétences, des outils et des techniques aux activités de projet afin de répondre aux exigences du projet et son importance ne peut être trop soulignée. Le mot clé dans la gestion de portefeuille de projets, d’autre part, est portefeuille. La GP ne s’intéresse pas principalement à la gestion de projets, mais plutôt au choix des projets auxquels participer et à la façon de les financer, selon qu’ils appuient ou non les buts et objectifs de l’entreprise. Les projets qui n’entrent pas dans le champ d’application des objectifs de l’entreprise sont retirés du litige.

Si vous gérez le portefeuille d’une entreprise de technologie, par exemple, vous rejetterez très probablement un projet de construction proposé, parce qu’il ne correspond pas à la stratégie déclarée de l’entreprise qui consiste à se concentrer uniquement sur un type prédéfini de projets technologiques.

Quels sont les objectifs de la gestion de portefeuille?

L’objectif premier de la GPP est de maximiser les avantages qu’une entreprise retire des projets qu’elle entreprend. Il s’agit nécessairement de ne sélectionner que les projets qui offrent le bon montant de valeur, en tenant compte des ressources à allouer ainsi que de l’adéquation stratégique avec les objectifs de l’entreprise. Parmi les autres objectifs, mentionnons l’atteinte d’un équilibre dans le portefeuille de projets en assurant une combinaison appropriée de projets à risque élevé et faible et de projets à court et à long terme. En établissant une combinaison optimale de projets, la GPP permet à l’entreprise d’être mieux placée pour atteindre ses objectifs opérationnels et financiers.

Quel est le rôle du chef de portefeuille de projet?

En tant que personne chargée de superviser le portefeuille de projets d’une organisation, le chef de projet du portefeuille fait partie intégrante de l’exécution réussie de la stratégie de l’organisation. Souvent, le rôle d’un chef de portefeuille de projets consiste à gérer un ou plusieurs portefeuilles et à travailler avec différents algorithmes financiers et modèles financiers pour aligner les projets sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Les gestionnaires de portefeuille élaborent souvent des normes de gestion pour guider le portefeuille et ils gardent un haut niveau de vue sur tout ce qui se trouve dans le portefeuille.

Le processus de gestion du portefeuille de projet

Le processus de gestion du portefeuille de projets comprend habituellement un processus étape par étape qui englobe les éléments suivants :

1. Créer un inventaire et établir une stratégie

Tout d’abord, identifiez tous les projets en cours de réalisation en recueillant des informations clés sur les projets et l’organisation. Classez-les en catégories, identifiez les buts stratégiques de votre entreprise et déterminez si ces projets appuient ces objectifs stratégiques et, le cas échéant, lesquels.

Les stratégies des entreprises sont à la base de la gestion de portefeuille de projets et, à ce titre, il est important d’avoir une stratégie en tête avant de procéder. Il est également conseillé de préparer les réponses aux questions courantes que vous vous attendez à recevoir au cours de cette phase. Les questions courantes peuvent aller de « Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets » à « Combien cela coûtera-t-il à l’entreprise? », « Quels avantages en tirerons-nous? » C’est toujours bon d’être préparé. Déterminez ce à quoi vous aimeriez que votre processus d’établissement des priorités des projets ressemble.

Après avoir défini une stratégie, vous devez constituer une équipe de mise en œuvre. Votre équipe de mise en œuvre devrait comprendre des membres de l’équipe technique (pour vous aider avec les nouveaux systèmes) et des gestionnaires de portefeuille, pour n’en nommer que quelques-uns. Votre équipe de mise en œuvre peut avoir besoin d’un organe directeur, qui est généralement composé de cadres supérieurs.

2. Analyser

Ensuite, analysez les forces et les faiblesses actuelles de votre portefeuille de projets. Évaluer chaque projet individuellement – les jalons du projet, le rendement potentiel du capital investi, le calendrier de production des rapports et l’affectation des ressources. Après avoir recueilli les données, il est généralement bon de les organiser par catégorie. Ces catégories peuvent être tout ce que vous jugez nécessaire, mais en général, elles comprennent les projets terminés et annulés et les catégories de croissance et de survie. Dans le cadre de cette analyse, vous devez vous poser des questions visant à déterminer s’il y a des projets doublons ou s’il ne serait pas mieux de combiner certains projets existants pour des raisons d’efficacité ou même si certaines de devraient pas être complètement arrêtés. Vous devriez également évaluer le risque global du portefeuille de projets dans son ensemble en comparant la probabilité de réussite technique aux avantages escomptés du projet. N’oubliez pas de mettre en place un bon processus de communication afin que toutes les variables clés soient discutées en profondeur.

3. Assurer l’alignement

Ensuite, effectuez une analyse d’alignement qui vous montrera si vos ressources critiques travaillent sur des projets critiques et si les projets que vous décidez de poursuivre s’alignent réellement sur toutes les initiatives stratégiques que l’entreprise veut entreprendre. Certains de vos principes directeurs devraient inclure :

  • Le degré d’adéquation stratégique entre le portefeuille et l’entreprise. Vous avez besoin d’un équilibre entre les possibilités de croissance à court terme, les objectifs à long terme et la recherche de l’innovation à long terme.
  • Veiller à ce que la répartition des projets, y compris le nombre et la nature des projets, soit alignée sur les différents objectifs stratégiques d’une manière qui soit logique sur le plan économique.
  • La probabilité que le produit final produira le rendement attendu.
  • Une évaluation des risques associés. Il est important d’adopter une approche globale et inclusive à l’égard du risque et non seulement de le mesurer en termes financiers, mais aussi d’inclure les risques liés au calendrier, aux ressources et à la technologie.

4. Gestion

Vient ensuite l’aspect gestion du processus. À ce stade, vous devez consulter le portefeuille de projets et prendre les décisions nécessaires concernant la réaffectation des budgets et des ressources, ou la redéfinition des priorités en fonction des informations que vous avez découvertes lors des étapes précédentes du processus. Il se peut aussi que vous ayez à reprogrammer des projets que vous avez peut-être décidé de conserver, mais dont la planification des risques n’est pas tout à fait conforme à votre stratégie. Évidemment, la collaboration est absolument essentielle avant de prendre ces décisions et de se retrouver avec le bon portefeuille.

En fin de compte, votre portefeuille devrait présenter un mélange sain de risque et de rendement et devrait répondre aux exigences internes.

5. Tester et adapter

Enfin, testez et adaptez. Il n’y a aucune garantie que vous obtiendrez votre processus de GPP immédiatement, et en fait, vous ne devriez pas vous y attendre. Vous devrez vous adapter et apporter des changements au fur et à mesure. Le sens de l’adaptation est très différent pour chaque entreprise, comme il se doit, mais il est généralement bon de tester votre nouveau portefeuille avec quelques parties prenantes, en prenant les retours nécessaires.

La GPP peut être un processus assez complexe, surtout au début. Il existe des modèles de gestion de portefeuille de projets et des logiciels de gestion de portefeuille et de projet qui peuvent vous aider, et j’y reviens un peu plus tard.

Comment réussir la gestion de portefeuille de projet

Une fois votre portefeuille déployé, il peut être difficile de voir où aller à partir de là. Voici quelques conseils pour réussir :

  • L’identification précise des risques et des stratégies d’assainissement connexes est essentielle et devrait être priorisée.
  • N’ayez pas peur d’annuler des projets s’ils ne correspondent plus à la stratégie de l’entreprise.
  • Permettez aux architectes, aux équipes de planification informatique et à C-suite d’aligner l’exécution sur la stratégie d’entreprise.
  • Simplifiez la gestion du temps et des tâches pour les membres de l’équipe de projet, en s’assurant qu’ils ont la liberté et la flexibilité nécessaires pour saisir les tâches et les données de temps selon les besoins.
  • Il est absolument essentiel de disposer de données exactes, qui doivent être classées par ordre de priorité. Il en va de même pour l’accès aux données, car tout retard dans l’obtention des données peut nuire à votre capacité de prise de décision et à votre capacité de vous conformer aux exigences réglementaires.
  • Utilisez les bons outils pour garder le cap et simplifier le processus. Par exemple, donner à votre équipe de projet la possibilité de soumettre des feuilles de temps à distance ou donner aux parties prenantes la possibilité de suivre l’état du projet pourrait vous faire gagner beaucoup de temps.
  • Ne faites pas de microgestion.

Logiciel de gestion de portefeuille de projet

Choisir le bon logiciel et les bons outils de gestion de portefeuille de projets est souvent la clé du succès de la GPP. Il y en a tellement avec des capacités différentes. Si vous recherchez, par exemple, le « meilleur logiciel GPP », beaucoup de logiciels apparaîtront. Cependant, le terme « meilleur » est subjectif. Quelque chose peut être le meilleur pour une entreprise, mais complètement inutile pour une autre. Cela dépend vraiment de votre situation et du nombre de projets que vous avez.

Peut-être que la meilleure façon de choisir un logiciel et des outils est de garder ces questions à l’esprit.

  • Pourquoi ai-je besoin de ça?
  • Est-ce que je veux que mon logiciel de GPP soit basé sur le Web ou non?
  • Combien de personnes utiliseront ce logiciel?
  • Est-ce que je veux être capable de gérer les conflits?
  • Ce logiciel est-il destiné aux employés internes ou aux clients externes? Est-ce pour les deux?
  • Est-ce que je me soucie de l’apparence de l’interface utilisateur?
  • Dans quelle mesure le logiciel devrait-il être facile à utiliser – la préférence pour un outil moins puissant, mais rapide à apprendre, ou quelque chose de plus puissant avec une courbe d’apprentissage abrupte?

Ce sont là de bonnes questions de départ, qui vous donnent souvent un aperçu de base des logiciels et outils dont vous aurez besoin. Il est préférable de bien considérer votre situation avant de vous attacher à un seul programme. Voici 10 outils de gestion de portefeuille de projet à considérer :

Avant de plonger dans un logiciel de GPP, jetez un coup d’œil aux démos et aux essais gratuits offerts par de nombreux fournisseurs de logiciels de gestion de portefeuille de projets. Et si vous réalisez que vous n’avez pas besoin d’un outil de GPP, mais simplement d’un outil de gestion de projet, vous trouverez des outils de gestion de projet plus simples qui vous permettent de gérer des tâches et des équipes sur plusieurs projets, entre autres choses.

Avantages de la gestion de portefeuille de projet

La gestion du portefeuille de projets présente de nombreux avantages, dont un succès accru dans l’exécution des projets, une meilleure prise de décision et la capacité de prioriser les projets de grande valeur, entre autres. Peu importe la valeur élevée et le succès d’un projet, il peut tout de même être victime de dépenses excessives. Encore une fois, la GPP aide l’entreprise à éviter cela ; elle permet aux gestionnaires d’étouffer les dépenses excessives dans l’œuf, car il est facile de voir où les ressources sont allouées en trop.

Avec une stratégie de GPP efficace, une entreprise peut restructurer et améliorer ses méthodes d’exécution de projets dans le cadre d’un processus plus vaste visant à modifier l’orientation opérationnelle ou stratégique de l’entreprise. Ce faisant, elle éliminera les inefficacités et sera mieux en mesure de se concentrer sur des stratégies appropriées pour atteindre les objectifs. Enfin, la GPP rend aussi l’entreprise plus agile et capable de s’adapter au changement avec un minimum d’agitation ou de perturbation.

J’ai tenté de vous donner un bref aperçu de ce qui, en réalité, peut être un processus assez complexe. Un processus de la GPP efficace et efficient ne se fera évidemment pas du jour au lendemain, mais avec les bons outils et l’engagement interne au processus, il se mettra en place. En fin de compte, ce qu’il faut pour réussir dans la GPP, c’est l’engagement et la capacité d’adaptation.

Vous voulez de l’aide pour réduire les options?

Cet outil est très utile. Nous nous sommes associés à Crozdesk pour vous donner accès à leur « Software Finder ».

Si vous saisissez certains détails sur votre projet et les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet, une liste d’outils correspondant à vos préférences sera générée. Vous fournissez votre email, et ils vous envoient un beau guide PDF avec un résumé de vos meilleures options.

Qu’en pensez-vous?

Faites-moi part de vos commentaires dans la section commentaires. J’aimerais avoir votre point de vue.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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