Resurssien tasaaminen Mondaylla – Fred Baker – VAIN JÄSENILLE

[00:00:00] Mhm.

Galen: Hei kaikki, tervetuloa käytännönläheiseen sessioomme, jossa käsittelemme projektitiimin resurssien suunnittelua, tasaamista ja hallintaa Mondayn avulla. Jos emme ole vielä tuttuja, olen Galen ja tässä on sertifioitu Monday-konsultti Fred Baker.

Fred, kiitos kun liityit seuraani tänään.

Fred: Kiitos, Galen.

Galen: Selvä. Sukelletaan siis resursointiin. Minulla on tässä pieni skenaario. Tiedän, että olet valmistellut testiympäristösi, joten pohjustetaan tilanne. Kuvitellaan, että johdan projektipäälliköiden tiimiä pienessä digitoimistossa.

Meillä on pari projektipäällikköä johtamassa useita samanaikaisia projekteja, jotka vaihtelevat kooltaan, ajoitukseltaan ja monimutkaisuudeltaan. Mikä tärkeintä, kaikissa näissä projekteissa käytetään samoja kehitys- ja luovien osastojen tiimin jäseniä. Haluaisin tietää, mikä on tässä tilanteessa paras tapa ennustaa tiimin resurssitarpeita eri projekteissa Mondayn avulla. Um, ja [00:01:00] erityisesti mietin, kuinka tiedän, jos olemme kohdentaneet jollekin tiimin jäsenelle liikaa tehtävää. Jos näin on käynyt, kuinka voisin käyttää Mondayta resurssin tasaamiseen niin, ettei hänen kapasiteettinsa ylity?

Ajattelin, että voisimme aloittaa perusteista: voisitko nopeasti näyttää, kuinka kohdentaisit resursseja pariin projektiin, ja siirtyä sitten ongelmatilanteeseen, jossa joku työskentelee 12–16 tuntia päivässä? Onko se hyväksyttävää?

Fred: Joo, joo. Se on todella hyvä skenaario. Ensimmäiseksi haluan sanoa, että näyttämäni tapa on vain yksi 7 000 mahdollisesta tavasta tehdä tämä. Mondayn hienous on siinä, että se on kuin laatikollinen Lego-palikoita.

Voit rakentaa sillä mitä haluat. Yhden asian voi tehdä monella tavalla, ja yleensä ongelmia syntyy, kun Mondayta yritetään sovittaa prosessiin tai prosessia Mondayhin. Tässä käytössä oleva työmääräpienoisohjelma on yksi heidän viimeisen vuoden aikana julkaisemistaan uudemmista ominaisuuksista. Se on todennäköisesti paras tapa saada käsitys kapasiteetista.

Voit nähdä esimerkiksi, että viikolla 25 kapasiteettini on 61 prosenttia. Projekteja voi pinota, jolloin huomaat, että Fred on mukana monissa projekteissa samaan aikaan. Kun kapasiteetti nousee 93 prosenttiin tai punaiselle alueelle, näet visuaalisesti, milloin ihmiset ovat ylikuormitettuja.

Työmääräpienoisohjelma liittyy projektitauluun. Ylätason projektitaulu toimii portfoliotason näkymänä, jossa kaikki projektit ovat riveinä. Sen alapuolella voi olla yksityiskohtainen taulu, jossa yksittäisen projektin kaikki tehtävät ja vaiheet näkyvät.

Ylätason taulussa voidaan esimerkiksi näyttää, että rakennamme DPM:lle uuden verkkosivuston, Galen on omistaja, Fred projektivastaava ja tietyt henkilöt on määritetty projektiin. Yksityiskohtaisessa taulussa näkyvät aloituskokous, resurssien kerääminen, rautalankamallin tekeminen ja katselmointi.

Voimme lisätä uuden projektin, määrittää sille aloituspäivän tai aikajanan, arvioida projektin työtunnit ja määrittää palvelutyypin. Lukusarakkeilla voidaan laskea projektin kokonaistunnit, viikoittainen suunniteltu työmäärä ja henkilökohtainen viikoittainen työmäärä.

Jos projektissa on 100 tuntia työtä ja se kestää kuusi viikkoa, viikoittainen kohdennettu työmäärä on noin 16,7 tuntia. Jos projektissa on kaksi henkilöä, kummallekin voidaan kohdentaa viisi tuntia viikossa. Suunniteltu viikoittainen työmäärä voi kuitenkin poiketa tästä: ensimmäisinä viikkoina voidaan tehdä kymmenen tuntia viikossa ja myöhemmin viisi.

Ajankäytön seuranta voidaan tehdä käynnistämällä ja pysäyttämällä ajanotto tai lisäämällä tunnit manuaalisesti. Näiden tietojen perusteella voidaan laskea toteutunut viikoittainen työmäärä sekä aikataulussa pysymiseen tarvittava työmäärä.

Työmääräesimerkissä projektin aikajana ja projektin työtunnit syötetään työmääräpienoisohjelmaan. Jos huomaan, että kapasiteettini ylittyy viikoilla 26, 28 ja 29, voin siirtää projektia, määrittää projektiin toisen henkilön tai lyhentää aikajanaa. Näin Fredin koko kuormitus ei jää hänen omalle vastuulleen.

Työmääränäkymässä projektit voidaan avata henkilöittäin. Projektia napsauttamalla avautuu korttinäkymä, jossa samoja tietoja voi muokata. Jos projektin arvio muutetaan sadasta tunnista 80 tuntiin, kapasiteettiongelma helpottuu ja aikajanaa voidaan ehkä lyhentää.

Galen: Ymmärrän tämän niin, että olet luonut mukautettuja kenttiä tunneille ja projektien kohdentamiselle sekä käyttänyt kaavoja työmäärän ja resurssien kohdentamisen seuraamiseen. Monday lisää tämän päälle työmääränäkymän, jossa resurssien tasaamista voi visualisoida ja simuloida. Näkymästä voi siirtyä suoraan tiiviiseen taulukkonäkymään ja muuttaa muuttujia.

Jos työmäärä muuttuu, voimme todeta asiakkaalle tai sponsorille, että työmäärä on suurempi kuin arvioimme, George voidaan lisätä projektiin, mutta hän voi aloittaa vasta heinäkuun puolivälissä. Näin keskustelu perustuu näkyvään tietoon.

Fred: Voit myös määrittää tavoitetason, esimerkiksi 70 prosenttia. Jos jonkun kuormitus nousee 90 tai 94 prosenttiin, voit siirtää tehtäviä tai muuttaa ajoitusta ennen kuin tilanteesta tulee todellinen ongelma. Näkymä toimii henkilökohtaisena Gantt-kaaviona: siitä näkee, kuinka monessa projektissa henkilö on seuraavien viikkojen aikana.

Koska näkymä on visuaalinen, se sopii hyvin viestintään johdon kanssa. Punaiset pisteet tarkoittavat ongelmaa ja siniset ovat hyväksyttäviä. Kaikkia taulukoita ei tarvitse käydä läpi, vaan voidaan näyttää, että kuusi projektia menee päällekkäin ja ehdottaa yhden siirtämistä.

Galen: Entä tarkkuustaso? Jos suunnittelija tarvitaan vain muutamaksi päiväksi projektin aikana, kuinka hänet lisätään resurssiksi?

Fred: Koko projektille voidaan määrittää oma aikajana ja alikohteelle erillinen aikajana. Jos suunnittelijaa tarvitaan esimerkiksi 8.–18. päivän ajan, hänet voidaan määrittää alikohteeseen vain tuoksi ajaksi. Alikohteiden aikajanat voidaan myös näyttää pääkohteen yhteenvetona.

Tällöin näet, milloin suunnittelija ja kehittäjä ovat mukana. On ehkä järkevää määrittää projektipäällikkö koko projektille ja suunnittelija, kehittäjä, laadunvarmistaja sekä tekstisuunnittelija alikohteisiin.

Galen: Toimistoympäristössä resurssien kohdentaminen voi olla hyvin tarkkaa. Suunnittelija saattaa työskennellä tietyn tehtävän parissa vain kaksi tuntia yhtenä päivänä. Tällöin lähestymistapa on alhaalta ylöspäin: suunnittelija tarvitaan tietyissä kohdissa ja tiedot kootaan yhteen. Toisaalta kiinteän tiimin tai ketterän toimintatavan yhteydessä voidaan kohdentaa neljä henkilöä kahdeksaksi viikoksi.

Fred: Mondaylla voi toimia kummallakin tavalla. Se on kuin Lego-laatikko. Kun prosessit tunnetaan, ne voidaan sovittaa työkaluun. Jos tarvitaan automaatioita tai sovelluksia, niitä voidaan käyttää työnkulkujen automatisointiin. Mondayn vahvuus on muokattavuus, etenkin verrattuna jäykempiin ja vaikeammin opittaviin työkaluihin.

Mondayn oppii muutamassa tunnissa, mutta on tärkeää ymmärtää, kuinka se sopii omiin prosesseihin. Työkalun joustavuus tekee siitä käyttökelpoisen monenlaisissa organisaatioissa.

Galen: Työkalut kehittyvät nopeasti. Ovatko monimutkaiset kiertoratkaisusi joskus rikkoutuneet uuden ominaisuuden vuoksi?

Fred: Päinvastoin: Monday on yleensä hyvä säilyttämään olemassa olevat ratkaisut. Joskus olemme kuitenkin käyttäneet paljon aikaa portfoliotason näkymän rakentamiseen, ja sitten Monday julkaisee uuden portfoliotyökalun, joka tekee saman asian helpommin. Se ei riko vanhaa ratkaisua, mutta tarjoaa paremman tavan toteuttaa se.

Monday on myös laajentunut erillisiin tuotteisiin, kuten asiakkuudenhallintaan, kehitystiimeille tarkoitettuun tuotteeseen ja palvelupyyntöjen hallintaan. Näissä voidaan käsitellä yhteydenottolomakkeita, sähköposteja, tehtäviä, omistajuutta ja tukipyyntöjä.

Galen: Entä Gantt-kaavionäkymä?

Fred: Gantt-kaaviossa voit tarkastella koko projektia, päivämääriä, projekteja ja niiden riippuvuuksia. Kohteita voi siirtää aikajanalla ja projekteja voi ryhmitellä esimerkiksi palvelutyypin tai vastuuhenkilön mukaan. Näin näet, jos useat työnkulun käyttöönottoprojektit menevät päällekkäin ja tilanteeseen voidaan puuttua ennen kuin siitä tulee ongelma.

Koontinäytöt tarjoavat vielä yhden näkymän. Niihin voidaan koota jäljellä olevat tunnit, keskimääräinen työmäärä, projektityyppien jakauma, taulukot ja työmääränäkymät. Työmäärää ei tarvitse käsitellä omalla välilehdellään, vaan se voidaan upottaa muiden koontinäytön osien joukkoon.

Galen: Pidän näkymien muokattavuudesta. Voit käyttää yksityiskohtaista näkymää itsellesi, operatiiviselle päällikölle, liikenteenohjaajalle tai resurssipäällikölle sekä erillistä näkymää johtoryhmälle ja projektin sponsoreille. Näin keskustelu voidaan käydä selkeästi ja organisaation toimintatapoihin sopivalla tavalla.

Fred: Haluan näyttää vielä nopeasti yhden asian. Kun tämä rakennettiin, George, poikani, teki sen, joten pyysin häntä dokumentoimaan taulun. Dokumentaatiossa näkyvät näkymät, sarakkeet, kaavat ja työmääräpienoisohjelman eri osat.

Tämä on hyvä käytäntö, koska dokumentaatio on kontekstissa. Se toimii työohjeena siitä, kuinka taulu toimii. Siihen voi lisätä muistiinpanoja, merkitä vastuuhenkilöitä ja seurata toimenpiteitä. Näin kaikki tarvittava pysyy yhdessä paikassa.

Galen: Pidän siitä, että kaikki on yhdessä.

Fred: Niinpä.

Galen: Hienoa. Fred, paljon kiitoksia ajastasi ja siitä, että kävit kanssamme läpi resurssien kohdentamisen, työmäärän seurannan, Gantt-kaaviot ja kaiken muun Mondayhin liittyvän osaamisesi.

Mhm.