Hiljainen ideointi: Ota introvertit helposti mukaan
Computerworld Magazine -lehden mukaan kyselyt osoittavat, että noin 75 % ihmisistä pitää itseään ekstrovertteinä, mutta anekdoottiset todisteet viittaavat siihen, että suurin osa IT-alan ihmisistä on introvertteja.
Vaikka kyseessä on laaja yleistys, voidaan todeta, että digitaaliset projektipäälliköt ovat tekemisissä monenlaisten persoonallisuuksien ja mieltymysten kanssa. Joukossa on aina introvertteja, jotka haluat varmasti saada osallistumaan projekteihisi, jotta he voivat tarjota asiantuntemustaan.
Tämä saattaa edellyttää esimerkiksi hiljaisen aivoriihen kaltaisen menetelmän käyttämistä, jotta heidän näkemyksensä tulevat kuulluiksi eivätkä huoneessa olevat ekstrovertit jyrää heitä alleen. Hiljainen aivoriihi on erinomainen lisä aivoriihitekniikoiden työkalupakkiisi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Olen Annie MacLeod, intohimoinen ja kokenut projektipäällikkö ja valmentaja, joka nauttii yhteistyökokemusten rakentamisesta etätiimeille ja niiden projekteille. Olen myös vakaumuksellinen introvertti!
Vuosien mittaan, kun olen ymmärtänyt paremmin, mitä tämä tarkoittaa, olen pystynyt rakentamaan yhteistyökäytäntöjä, jotka hyödyntävät introverttien tietämystä ja saavat heidät osallistumaan aktiivisemmin projekteihini.
Jos haluat oppia lisää introverteista, suosittelen lämpimästi Susan Cainin kirjaa Hiljaiset: Introverttien voima maailmassa, joka ei lakkaa puhumasta. Se tarjoaa erinomaisia näkemyksiä siitä, mitä introverttina oleminen tarkoittaa, sekä tekniikoita ylivoimaisilta tuntuvien tilanteiden hallintaan.
Mitä hiljainen aivoriihi on?
Aivoriihisessiot ovat nykyään liiketoiminnassa, erityisesti projekteissa, käytetty keskeinen yhteistyötekniikka. Digitaalisten projektipäälliköiden näkökulmasta ryhmäaivoriihi auttaa monin tavoin ratkaisemaan ongelmia, ideoimaan ratkaisuja, kehittämään sisältöä, suunnittelemaan ja toteuttamaan retrospektiivejä.
Hiljaisissa aivoriihisessioissa vain hiljennetään ”aivoriihen” osuus, jotta kyse ei ole huoneen äänekkäimmästä äänestä. Näin aivoriihiprosessiin saadaan harkitumpia näkemyksiä.
Hiljaisen aivoriihen lisähyöty on se, että sen voi toteuttaa asynkronisesti. Näin ihmiset voivat osallistua aikavyöhykkeestään riippumatta, ja arvokasta kokousaikaa voidaan säästää aivoriihen tuotosten perusteelliseen käsittelyyn, erityisesti silloin, kun aikaa on rajallisesti.
Miksi sitä kannattaa käyttää: miten hiljainen aivoriihi osallistaa introvertteja
Pidän tästä mindmanager.com-sivuston väen lainauksesta:
Aivoriihi antaa ihmisille mahdollisuuden ajatella vapaammin ilman tuomituksi tulemisen pelkoa. Aivoriihi kannustaa avoimeen ja jatkuvaan yhteistyöhön ongelmien ratkaisemiseksi ja innovatiivisten ideoiden tuottamiseksi. Aivoriihi auttaa tiimejä tuottamaan nopeasti suuren määrän ideoita, joita voidaan jalostaa ja yhdistellä ihanteellisen ratkaisun luomiseksi
Tämä korostaa sitä, mitä pyrimme aivoriihessä saavuttamaan: paljon nopeasti syntyviä ideoita samalla kun vältetään ryhmäajattelua.
| Aivoriihi | Tyytyväiset introvertit | Hiljaisen aivoriihen tekniikat |
|---|---|---|
| Ajattele vapaasti | Kunnioita heidän tilaansa | Digitaalinen valkotaulu, johon voi antaa näkemyksiä |
| Ei tuomitsemista | Anna heille aikaa palautua | Asynkronista aikaa näkemyksien esittämiseen |
| Yhteistyö | Ota heidät mukaan syvällisiin keskusteluihin | Anonyymit näkemykset |
| Suuri määrä ideoita | Hidasta tahtia & anna heidän puhua | Enemmän tekstiä, vähemmän puhetta |
Näin toteutat hiljaisen aivoriihen
Aivoriihen toteuttamiseen liittyy joitakin perusperiaatteita, ja paras paikka aloittaa on session rajaaminen (eli mistä aiheesta olemme täällä ideoimassa?) sekä aivoriihen taustojen tarjoaminen. Tässä taustoituksessa on kyse ennen kaikkea miksi-kysymyksestä – tämän harjoituksen toteuttamisen syistä.
Esimerkiksi:
| Tyyppi | Miten rajata aihe |
|---|---|
| Ideointi | Esimerkki: ”Rakennamme verkkosivustoa, jonka täytyy myydä x-tuotetta y-yleisölle.” Anna asiakkaalta kaikki muut tiedot siitä, mikä tekisi tästä sivustosta menestyksekkään. Esimerkkikysymys aivoriihen rajaamiseen voisi olla: ”Mitkä olisivat kolme–viisi tärkeintä asiaa, jotka tämän tyyppisellä verkkosivustolla täytyy olla?” |
| Ongelmanratkaisu | Esimerkki: ”Verkkosivustomme chat-viesteihin vastaamisessa on ongelmia. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden palaute on ollut surkeaa.” Esimerkkikysymys ongelman määrittelemiseksi voisi olla: ”Mitkä voisivat olla kolme–viisi tärkeintä syytä tämäntyyppisiin ongelmiin? Ajattele ihmisiä, koneita, käyttäjiä tai mitä tahansa muuta, mikä saattaa vaikuttaa ongelmaan.” |
| Retrospektiivi | Esimerkki: ”Sprinttimme onnistui hienosti – tiimityö oli mahtavaa” Esimerkkikysymys aivoriihen rajaamiseen voisi olla: ”Mitkä olivat kolme–viisi tärkeintä asiaa, jotka tekevät tiimistä hienosti yhdessä toimivan?” |
Seuraavaksi tiimille on annettava tilaa ideoiden esittämiseen. Tämä voi tapahtua Google Sheetsissä, valkotaululla tai Google Docsissa. Tilaa pitää voida käyttää helposti, jakaa ryhmän jäsenten kanssa ja hyödyntää tulosten kokoamiseen vaivattomasti.
Miroon perustaisin seuraavanlaisen tilan:
Kuten näet, aloitin selkeästä rajauksesta ja osoitin visuaalisesti, mistä aloitetaan. Seuraavaksi annoin selkeät ohjeet aivoriihen toteuttamiseen. Tämä toimisi riippumatta siitä, järjestetäänkö sessio reaaliaikaisessa kokouksessa vai asynkronisesti.
Ohjeet on tärkeää kirjoittaa muistiin ja pitää näkyvillä, jotta ihmiset muistavat, mitä heidän tulee tehdä. Lukemattomia kertoja olen huomannut ihmisten palaavan näihin ohjeisiin, kun he unohtavat matkan varrella, mitä varten he olivat paikalla!
Lopuksi kerromme selkeästi, mitkä ovat seuraavat vaiheet – tämä on todella tärkeää, jotta ihmiset ymmärtävät tuottamansa arvon ja sen, mitä heiltä odotetaan heidän antamiensa tietojen perusteella.
Hiljainen aivoriihi käytännössä
Tarkastellaan, milloin ja missä voisit hyödyntää näitä tekniikoita digitaalisessa projektissasi:
- Retrospektiivit: Tämä on todennäköisesti tärkein käyttötapaus – jos todella haluat saada rehellistä ja rakentavaa palautetta sekä vähentää syyttelyä, hiljaisen aivoriihen pitäisi olla seuraavan retrospektiivisi ensisijainen menetelmä.
- Ongelmanratkaisu: Kun ongelma havaitaan ensimmäisen kerran eikä ole selvää, onko kyseessä virhe, muutos vai koulutukseen liittyvä ongelma, ja yrität saada kaikilta näkemyksen syystä, voi olla tehokasta kerätä tietoa kaikilta ongelman havainneilta. Kun ongelmaan liittyy useita näkökulmia ja kehität mahdollisia ratkaisuja, aivoriihi voi auttaa kokoamaan kaiken ratkaisun laajuuden määrittämiseen tarvittavan teknisen asiantuntemuksen.
- Tiimin toimintatapojen kehittäminen: Hiljainen aivoriihi on erinomainen harjoitus tiimin monimuotoisuuden hyödyntämiseen ja ideoiden tuottamiseen siitä, miten viestitään, millaista kulttuuria tavoittelette, miten tiimin yhteishenkeä voisi vahvistaa ja miten tehdään yhteistyötä.
Jos käytämme yllä olevaa taulua esimerkkinä, puretaan se vaiheisiin, jotka toteuttaisit:
- Valmistele tila aivoriihtä varten. Muista sisällyttää seuraavat keskeiset elementit:
- Aivoriihen rajaaminen: Miksi järjestämme tämän aivoriihen? Tiimin toimintatapoja koskevassa esimerkissä voisit sanoa esimerkiksi: ”Kertokaa meille kaikki parhaat käytännöt, joiden parissa olette työskennelleet projektitiimin jäseninä, ja lisätkää ne aivoriihen tilaan.”
- Lisää ohjeosio: Kerron osallistujille, että heidän tulee ottaa tietty määrä muistilappuja ja kirjoittaa jokaiseen ajatukseen substantiivi ja verbi (lisäpisteitä saa adjektiiveista).
- Tarjoa heille valmiita muistilappupinoja, jotta he voivat keskittyä sisältöön sen sijaan, että kopioisivat ja liittäisivät uusia muistilappuja.
- Seuraavat vaiheet: Kuvaa, mitä aivoriihen tuloksena tapahtuu seuraavaksi. Tähän sisältyy määräaika heidän näkemyksilleen sekä ajankohta, jolloin ryhmä kokoontuu ryhmittelemään tulokset ja kehittämään toimenpiteitä.
- Kutsu tiimi, joka osallistuu aivoriiheen, ja anna selkeät ohjeet siitä, mitä heiltä odotetaan session aikana, sekä linkki taululle. Älä myöskään unohda lisätä mahdollisesti linkkejä opastusvideoihin tai ohjeisiin uusille tiimin jäsenille, jotka eivät tunne käyttämäänne teknologiaa!
- Seuraa tilannetta ja kerro ihmisille arvostavasi heidän panostaan sekä vahvista seuraavan kokouksen ajankohta. Muuten ihmiset eivät vaivaudu osallistumaan seuraavalla kerralla, kun lähetät pyynnön!
Tärkeimmät huomiot
Miksi tämä toimii niin hyvin introverteille? Tässä keskeiset syyt:
- Digitaaliset valkotaulut antavat meille vapauden osallistua ja tehdä yhteistyötä omaan tahtiimme. Kun harjoitus tehdään asynkronisesti, annat ihmisille aikaa koota ajatuksensa ja ilmaista ne harkitusti ilman, että tuijottavat silmät tarkkailevat, kuinka paljon he ovat kirjoittaneet tai mitä he kirjoittivat. Lisäetuna näissä työkaluissa on oikeinkirjoituksen tarkistus, eikä sinun tarvitse kirjata kaikkia muistiinpanoja – lisäetu meille introverttifasilitaattoreille!
- Aivoriihen tekeminen digitaalisesti antaa tiimille mahdollisuuden koota ajatuksensa ja ilmaista ne selkeästi tekstimuodossa sen sijaan, että niiden ilmaisemiseen pitäisi käyttää puhetta.
- Tämä tekniikka säästää kokousaikaa syvällisempiin keskusteluihin, joissa aivoriihen tuotoksia ryhmitellään ja niistä kehitetään toimenpiteitä, koska ihmiset voivat nähdä koko ryhmän tuotokset jo ennen kokousta. Tämä auttaa heitä myös palautumaan ennen seuraavaa tehtävää ja valmistautumaan siihen.
- Koska tuotokset ovat anonyymejä, tekniikka estää tilanteen, jossa äänekkäimmän äänen tai korkeimman tittelin omaavan henkilön näkemykselle annetaan enemmän painoarvoa. Näin tapahtuu niin usein ympäristöissä, joissa ekstrovertit voivat hallita keskustelua!
Löydät lisää yhteistyön parhaista käytännöistä täältä. Jos haluat lisää ideoita siihen, miten voit aloittaa aivoriihen seuraavassa projektissasi, tutustu näihin:
- Tutustu muihin resursseihin, jotka ovat käytettävissäsi DPM-jäsenenä – artikkeleihin, podcasteihin ja työkalusuosituksiin.
- Kokeile Miroversessa malliani projektien laajuuden määrittämiseen ja menestyskriteerien yhdistämiseen tuotoksiin.
Lopuksi, jos tilaat The Digital Project Manager -uutiskirjeen, pysyt ajan tasalla kaikista DPM-asiantuntijoiden näkemyksistä.
