Missä tekoäly todella sopii projektitiimiin

Tim Fisher: Hei ja tervetuloa Projektinhallinnan tulevaisuus tekoälyn aikakaudella -sarjaan, jossa menemme myyntipuheita syvemmälle ja perehdymme siihen, miten tekoäly todella muuttaa tapaa, jolla tiimit suunnittelevat, toteuttavat ja hallitsevat työtä. Tänään vieraamme on Productive. Jos olet toimisto, konsulttiyritys tai asiantuntijapalveluyritys ja yrität selvittää, missä tekoäly voi todella parantaa toimituksia, käyttöastetta, ennustamista ja toimintaa – eikä vain tuottaa sisältöä – tämä on juuri oikea keskustelu sinulle.

Kuulemme, miten Productive käyttää tekoälyä automatisoimaan tiimien toimintaa hidastavaa rutiinityötä, tuomaan riskit esiin ennen kuin niistä tulee ongelmia ja auttamaan asiantuntijapalveluyrityksiä tekemään parempia päätöksiä nopeammin. Nimeni on Tim Fisher, ja olen The Digital Project Managerin tekoälystä vastaava johtaja. Tehtäväni on selvittää, missä tekoäly todella toimii ja missä kyse on edelleen vain markkinointidioista.

Aion siis esittää kysymyksiä, joita tiimisi esittäisi. Tänään vieraaksemme liittyy Bernarda Vrbat Productivesta. Viimeisten kolmen vuoden ajan Bernie on työskennellyt tiiviisti kaikenkokoisten toimistojen, konsulttiyritysten ja asiantuntijapalveluyritysten kanssa auttaen niitä ratkaisemaan toiminnallisia haasteita ja saamaan enemmän arvoa työkaluistaan.

Tällä hetkellä hän keskittyy tekoälymuutokseen aivan kuten minäkin. Hän yhdistää teknisen asiantuntemuksen ja käytännön kokemuksen toimistoista auttaakseen tiimejä ymmärtämään paitsi sen, mikä tekoälyllä on mahdollista, myös sen, mikä todella kannattaa tehdä.

Bernie, hienoa saada sinut mukaan.

Bernarda Vrbat: Kiitos, Tim. Mukava olla täällä.

Tim Fisher: Voitko kertoa Productivesta 30 sekunnin version niille, jotka eivät tunne sitä?

Mitä se tekee ja kenelle se on rakennettu?

Bernarda Vrbat: Kyllä, tietenkin. Productive on erityisesti asiantuntijapalveluyrityksille suunniteltu kokonaisvaltainen alusta. Jos siis seuraat asiakasprojektin työaikaa, tämä olisi sinulle täydellinen alusta. Se kattaa käytännössä koko toiminnallisen työnkulun kaupan hallinnasta projekteihin, budjetteihin, resursointiin ja aina laskutukseen asti.

Nyt kun tekoäly on sisäänrakennettu, suurin osa kaikkiin näihin vaiheisiin liittyvästä operatiivisesta työstä tapahtuu taustalla. Olemme vieneet tätä vielä askeleen pidemmälle agenttitoiminnoillamme, joissa asiat tapahtuvat itsenäisesti, joten voit käyttää vähemmän aikaa hallinnolliseen työhön ja enemmän aikaa työhön, jolla todella on merkitystä.

Tim Fisher: Tämä on ehkä hieman hassu kysymys vuonna 2026, mutta miksi tekoäly on juuri nyt teille niin tärkeä painopiste?

Bernarda Vrbat: En pidä sitä lainkaan hassuna kysymyksenä. Meillä on ollut omia tekoälytoimintoja jo jonkin aikaa. Olemme esimerkiksi automatisoineet kulujen täyttämistä ja käyttäneet tekoälyä tekstin kirjoittamiseen ja jäsentämiseen asiakirjoissa. Huomasimme, että nämä toiminnot olivat asiakkaillemme aidosti hyödyllisiä. Halusimme selvittää, missä tekoäly voisi saada aikaan todellisen muutoksen.

Koska teknologia kehittyy niin nopeasti, tekoäly pystyy nykyään auttamaan työssä, johon liittyy todellista monimutkaisuutta. Emme siis enää automatisoi vain yksittäisiä tehtäviä, vaan autamme hallitsemaan ja analysoimaan liiketoiminnan työnkulkuja. Halusimme tuoda tämän osaksi sitä, missä Productive on jo valmiiksi hyvä: asiantuntijapalveluyritysten kokonaisvaltaista ratkaisua.

Tim Fisher: Selvä. Mikä on mielestäsi ollut suurin asiakkaidesi kohtaama haaste, jonka tekoäly auttaa ratkaisemaan?

Bernarda Vrbat: Yksittäisen haasteen ratkaisemisen sijaan sanomme mieluummin, että tekoäly ja Productive vastaavat moniin päivän aikana kohtaamiisi haasteisiin. Näitä ovat esimerkiksi tehtävät, joiden eteneminen on estynyt tai jotka ovat unohtuneet, siirrettävät aikataulut sekä hajallaan oleva data, jota sinulla ei ole aikaa analysoida.

Halusimme siirtää kaiken tämän henkisen kuorman pois ihmisten harteilta, jotta tekoäly voi hoitaa sen taustalla. Huomasimme, että näin toimittaessa avautuu uudenlainen tapa työskennellä. Sinun ei enää tarvitse pitää mielessäsi tusinaa pientä ongelmaa, vaan voit keskittyä täysin työhön, jolla todella on merkitystä.

Tim Fisher: Ymmärrän.

Kaikki tuntuvat lisäävän tekoälyä joka paikkaan. Tässä on chatbot ja tuolla jotain muuta. Mikä Productiven lähestymistavassa tekoälyyn on mielestäsi ainutlaatuista verrattuna muihin markkinoilla toimiviin?

Bernarda Vrbat: Sanoisin, että lähestymistapamme ainutlaatuisuus liittyy itse alustaan. Kuten kaikki tiedätte, tekoälytyökalujen on haettava dataa jostain. Siksi ne täytyy yhdistää neljään tai viiteen eri työkaluun, eikä lopputulos siltikään välttämättä ole juuri sitä, mitä tarvitset.

Productivessa kaikki tämä data on sisäänrakennettuna. Productive on erikoistunut alusta, joka kattaa kaiken myynnistä laskutukseen. Se tietää, miten ihmiset on kohdennettu, miten projektisi suoriutuvat ja miten asiakassuhteesi todellisuudessa kehittyvät. Operatiivisen, taloudellisen ja asiakassuhteisiin liittyvän datan yhdistelmä on mielestäni tekoälylle uskomattoman voimakas, ja sanoisin, että juuri tämä tekee Productivesta ainutlaatuisen.

Tim Fisher: Tiedän, että tulemme näkemään tekoälyä monessa muodossa, esimerkiksi keskusteluina, taitoina ja agentteina. Voitko hieman avata taitojen ja agenttien eroa? En ole varma, ymmärtävätkö kaikki niitä täysin.

Bernarda Vrbat: Kyllä, olen täysin samaa mieltä, ja tämä on tärkeä kysymys. Meillä on tietenkin chatbotit.

Me kaikki tunnemme ne, ja tällainen tekoäly on nykyään hyvin tuttua. Esität sille jotakin, ja saat vastauksen. Taidot ja agentit ovat vielä melko uusia, joten niitä kannattaa ehkä tarkastella hieman yksityiskohtaisemmin. Taidot ovat mielestäni melko helppoja ymmärtää, ja olet luultavasti nähnyt niitä esimerkiksi Clauden tai ChatGPT:n kaltaisissa työkaluissa.

Taidot ovat tekoälylle antamaasi jäsenneltyä tietoa. Kerrot sille, miten tehtävät suoritetaan, jotta lopputulos vastaa todellisia tarpeitasi. Kun siirrytään agentteihin, voidaan sanoa, että jos taidoissa opetetaan tekoäly tekemään jotakin, agenteissa sen annetaan todella tehdä se.

Agentti ei vain vastaa kysymykseen tai noudata ohjeita, vaan toimii täysin itsenäisesti. Se voi käsitellä useita vaiheita, tehdä päätöksiä matkan varrella, käyttää erilaisia työkaluja, eikä sinun tarvitse olla mukana jokaisessa vaiheessa. Tässä monimutkaisuus alkaa todella kasvaa. Chatbotin kanssa keskustelet tekoälyn kanssa ja saat sen tekemään asioita.

Taitojen avulla muokkaat sen toimintatapaa. Agenttien avulla et ainoastaan muokkaa toimintatapaa, vaan delegoit tekoälylle aidosti monimutkaisia työnkulkuja. Asetat periaatteessa tavoitteen, ja agentti selvittää, miten siihen päästään.

Tim Fisher: Muuten erittäin hyvä kuvaus. Puhun itse asiasta hyvin samalla tavalla. Kun ajattelet tätä kaikkea, miten näet projektipäällikön roolin kehittyvän, kun tekoälystä tulee osa päivittäistä työtä?

Bernarda Vrbat: Mielestäni parhaat projektipäälliköt ovat aina olleet niitä, jotka näkevät kokonaisuuden. Tekoäly helpottaa juuri tätä. Kun projektipäälliköiden toistuva työ vähenee, heidän päivittäiseen työhönsä vapautuu aikaa tehdä enemmän sitä, missä he ovat parhaimmillaan: tehdä projektin etenemiseen ja onnistumiseen merkittävästi vaikuttavia päätöksiä.

Uskon, että alamme nähdä tässä jotain mielenkiintoista. Kun ihmisille vapautuu aikaa ja henkistä energiaa, he alkavat luonnostaan kehittyä. Projektipäälliköt voivat ehkä perehtyä enemmän suunnitteluprosessiin tai päästä lähemmäksi koodia. Uskon, että projektipäälliköstä tulee yhä enemmän moniosaaja – henkilö, joka ei ainoastaan hallitse työtä, vaan ymmärtää sitä joka suunnasta.

Tim Fisher: Olet aivan oikeassa. Erityisesti projektipäälliköiden kaltaiset roolit ovat muuttuneet joksikin, mitä niiden ei koskaan ollut tarkoitus olla, kun vastuumatriisiin on kertynyt niin paljon tehtäviä. Juuri tällainen teknologia voi toivottavasti auttaa ihmisiä käyttämään aikansa asioihin, joita he todella haluavat tehdä, ja viemään liiketoimintaa eteenpäin. Hienoa. Selvä, tutkin asiaa, ja julkaisit hiljattain tutkimusta siitä, miten tiimit käyttävät tekoälyä ja millaista työtä ne ovat valmiita delegoimaan sille. Mikä siinä kiinnitti huomiosi eniten, ja miten se on vaikuttanut Productiven tapaan kehittää tekoälyä?

Bernarda Vrbat: Olet todella perehtynyt siihen, mitä Productive teki. Mutta kyllä, juuri näin. Ennen agenttien ja kehittyneiden tekoälytoimintojen käyttöönottoa teimme käyttäjillemme kyselyn selvittääksemme, mitä he ajattelevat ja tuntevat tekoälystä. Havaitsimme, että ihmiset haluavat agenttien hoitavan hyvin tietynlaisia tehtäviä.

Useimmin mainitut tehtävät olivat hyvin samankaltaisia: tehtävien aikatauluttaminen, työajan seuranta, jota olen käsitellyt tekoälyavustajaprojektissamme, projektien suunnittelu ja projektien arviointi. Kaikki nämä ovat toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä. Esimerkiksi asiakasviestintä oli tehtävä, jonka yritykset kaikkein epätodennäköisimmin halusivat ratkaista tekoälyn avulla. Se on mielestäni täysin järkevää, ja juuri tästä teimme ohjaavan periaatteemme.

Sen sijaan, että olisimme tavoitelleet tekoälyn mahdollisimman laajaa versiota, rakensimme toimintoja, jotka auttavat tiimejä hoitamaan rutiinityönsä.

Tim Fisher: Niin. Se kuulostaa järkevältä. Sekä tutkimuksesta että tämän päivän esittelyistä käy selvästi ilmi, että tekoäly toimii parhaiten poistaessaan toiminnallisia kitkoja sen sijaan, että se korvaisi ihmisen harkinnan.

Pitäisikö organisaatioiden mielestäsi yleensä keskittää tekoälypanostuksensa juuri tähän?

Bernarda Vrbat: Rehellisesti sanottuna kyllä, ja mielestäni se on myös rehellisempi lähtökohta. Rutiinityössä tekoäly tuottaa arvoa ilman todellisen riskin lisäämistä. Tekoälyä ei pyydetä tekemään monimutkaisia harkintaa vaativia päätöksiä, vaan hoitamaan toistuvaa työtä, jonka lopputulos voidaan ennakoida.

Tim Fisher: Tutkimuksesi antaa myös kuvan toimialasta, joka on yhä selvästi kokeiluvaiheessa. Toimistot hyötyvät tekoälystä, mutta monet yrittävät edelleen selvittää hinnoittelua, sijoitetun pääoman tuottoa, toimintamalleja ja kaikkea muuta. Minkä tekoälyyn liittyvän kysymyksen toimistojen johtajien pitäisi mielestäsi esittää, mutta jota he eivät kysy tarpeeksi usein?

Bernarda Vrbat: Uskon, että useimmat johtajat eivät kysy riittävästi: ”Mitä haluan tiimini tekevän kaikella sillä ajalla, jonka tekoäly vapauttaa?” Tekoäly hoitaa jo nyt suuren osan olemassa olevasta työstä, ja tämä tulee vain lisääntymään. Se, miten ylimääräinen aika käytetään tuottavimmin – ilman sanaleikkiä – ja millä hankkeilla luodaan eniten arvoa, tulee mielestäni vaikuttamaan eniten.

Tässä on myös inhimillinen puolensa. Monien ihmisten työnkuvat tulevat muuttumaan joko vähän tai paljon. Sillä ei ole väliä. Nykyisen henkilöstön tukeminen muutoksen aikana on aivan yhtä tärkeää, jotta tekoälystä saadaan mahdollisimman paljon hyötyä.

Tim Fisher: Sanoit jotain todella fiksua.

Se tulee oikeastaan harvoin esille: keskustelu siitä, mitä ihmiset tekevät sillä ajalla, joka heille nyt vapautuu. Olen iloinen, että ajattelet tätä heti alusta asti kaiken tekemisesi yhteydessä. Toinen kysymys: kun tätä kaikkea tarkastelee, on melko selvää, että ajattelet agentteja melkein työntekijöinä ja ihmisiä vastuullisina niiden toimista.

Kun tällainen yleistyy, miten projektipäällikön rooli muuttuu työn tekemisestä työtä tekevien agenttien hallinnaksi? Se on melko perustavanlaatuinen muutos.

Bernarda Vrbat: Uskon, että projektipäälliköt alkavat yksinkertaisesti delegoida toistuvaa työtä agenteille, taidoille ja tekoälylle itselleen. He voivat keskittyä enemmän asiakassuhteisiin.

Kuten mainitsin, he eivät delegoi tätä osa-aluetta tekoälylle. He rakentavat suhteita ja toimittavat parempia projekteja. Asiakkaat ovat tyytyväisempiä tehtyyn työhön. Uskon, että tämä on suurin vaikutus, jonka tekoäly tuo projektipäällikön työhön.

Tim Fisher: Tehdään pieni tulevaisuusharjoitus. Kun ajatellaan kolmea tai viittä vuotta eteenpäin, mikä on suurin muutos, jonka odotat tekoälyn tuovan tiimien työskentelytapaan?

Bernarda Vrbat: Huh. Kolmesta viiteen vuotta on hyvin pitkä ajanjakso, josta on vaikea puhua varmasti, kun kehitys on näin nopeaa.

Lyhyellä aikavälillä näemme kuitenkin tekoälyn ottavan yhä enemmän vastuuta toteutuksen tasolla esimerkiksi koodauksessa ja kirjoittamisessa. Uskon, että seuraavaksi vuorossa on operatiivinen työ.

Projektinhallinnassa vaikutus tuntuu todennäköisesti ensimmäisenä: tehtävien, aikataulujen, työaikakirjausten ja kaiken projektipäälliköiden hoitaman koordinoinnin hallinnassa. Pidemmälle katsottaessa perustavanlaatuinen muutos liittyy siihen, miten tiimit rakennetaan tekoälyn ympärille. Sen sijaan, että tekoäly olisi työkalu, jonka otat käyttöön ja lasket sitten sivuun, ihmiset hallitsevat todennäköisesti agenttijoukkoa, määrittävät niiden asetuksia ja hallitsevat niiden tuottamia tuloksia. Kuten olen koko keskustelumme ajan maininnut, ihmisen rooli liittyy vähemmän työn tekemiseen ja enemmän arvoa koskevien päätösten tekemiseen.

Siihen, mikä on tärkeää, mitä meidän pitää priorisoida ja miltä laatu näyttää.

Tim Fisher: Jätetään tekoälyasiat tekoälylle ja ihmisten asiat ihmisille. Kyllä. Viimeisenä, muttei suinkaan vähäisimpänä: paljastamatta salaisuuksia haluaisin pienen kurkistuksen siihen, mitä Productiven tekoälyn tiekartalla on seuraavaksi.

Bernarda Vrbat: Emme paljasta liikaa, mutta voin kertoa, mitä seuraavaksi on tulossa.

Julkaisimme hiljattain artefaktit, joiden avulla kehotteet voi muuttaa visuaalisiksi tuotoksiksi. Voit esimerkiksi pyytää dataa ja saada kokonaisen koontinäytön tai pyytää lataamaan sen PDF- tai HTML-muodossa. Tätä on todella kiinnostavaa seurata. Agenttien osalta työskentelemme tapahtumien käynnistämien agenttien parissa. Ne käynnistyvät automaattisesti, kun jokin muuttuu.

Jos esimerkiksi hallitset budjettia ja jokin muuttuu, se voi olla agentin etsimä käynnistin, jonka seurauksena agentti tekee muutoksen. Rakennamme myös kohti agentteja, jotka toimivat ennakoivammin ja ottavat sinuun yhteyttä kohdatessaan esteen, jotta voit puuttua tilanteeseen ja pitää työn liikkeessä.

Tim Fisher: Hienoa. Siinä on paljon järkeä nykymaailmassa. Tämä oli mahtava keskustelu ja katsaus tulevaisuuteen. Arvostan tätä todella paljon. Bernie, jos ihmiset haluavat oppia lisää Productivesta, mitä heidän pitäisi tehdä nyt?

Bernarda Vrbat: Ensinnäkin kiitos, Tim, hienosta keskustelusta. Jos joku haluaa perehtyä aiheeseen syvällisemmin, paras paikka aloittaa on Productive 5.0 -sivumme.

Sieltä saat kokonaiskuvan kaikesta, mitä olemme rakentaneet tekoälyn ympärille, ja siitä, mistä koko julkaisussa on kyse. Sen jälkeen ohjaisin sinut tiekartta- ja tuoteuutissivuillemme, joilla kerromme tulevasta ja pidämme sinut ajan tasalla, kun jatkamme uusien toimintojen julkaisemista. Etenemme nopeasti, joten aina on jotain uutta seurattavaa.

Tim Fisher: Hienoa. Erittäin kiinnostavaa. Tässä oli kaikki aikamme tältä päivältä. Bernie, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

Bernarda Vrbat: Kiitos, Tim.