Reseña de Microsoft SharePoint: Ventajas, Desventajas, Características y Precios
Microsoft SharePoint is a document management system that helps teams organize, store, and share documents. It best serves large enterprises and departments such as IT, HR, and marketing, for which collaboration and content management are essential. SharePoint integrates with Microsoft 365 to improve productivity and teamwork.
SharePoint facilitates document sharing, version control, and collaboration for various types of teams. In this article, I'll cover Microsoft SharePoint's features, pros and cons, use cases, and pricing so you can decide if it addresses your most important needs.
Microsoft SharePoint Evaluation Summary
- From $5.40/user/month (billed annually)
- 30-day free trial available
Por qué puedes confiar en nosotros
Llevamos probando y evaluando software de gestión de proyectos desde 2012. Como gestores de proyectos, sabemos lo crítico y difícil que es tomar la mejor decisión al seleccionar software.
Invertimos en una investigación profunda para ayudar a nuestra audiencia a tomar decisiones de compra más informadas. Hemos probado más de 2,000 herramientas para diferentes escenarios de gestión de proyectos y redactado más de 1,000 reseñas detalladas. Conoce cómo mantenemos la transparencia y nuestra metodología de revisión de software.
Microsoft SharePoint Overview
In my opinion, Microsoft SharePoint is a solid choice for teams seeking integration with Microsoft 365. It stands out in environments in which document collaboration is key, such as IT and HR. Although SharePoint's interface can seem complex for newcomers and onboarding might require some effort, the extensive support resources available are helpful. Compared to other systems, SharePoint offers decent value, especially if your business is already embedded in the Microsoft ecosystem. It's best for large enterprises or departments that value collaboration and access to a suite of Microsoft tools.
pros
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You can easily collaborate on documents with your team in real time.
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It offers customizable workflows to suit your team's processes.
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Your data is secure with efficient access control features.
cons
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Your team might find the interface a bit complex at first.
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It takes time to fully understand and use all of the system’s features.
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You may need additional training to maximize SharePoint’s potential.
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Celoxis
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Smartsheet
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Accelo
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Nuestra Metodología de Revisión
Cómo probamos y puntuamos las herramientas
Llevamos años construyendo, refinando y mejorando nuestro sistema de prueba y puntuación de software. La rúbrica está diseñada para capturar los matices de la selección de software y los factores que hacen efectivo a un sistema, centrándose en los aspectos críticos del proceso de toma de decisiones.
A continuación, puedes ver exactamente cómo funciona nuestro proceso de prueba y puntuación en base a siete criterios. Esto nos permite proporcionar una evaluación imparcial del software basada en la funcionalidad principal, características destacadas, facilidad de uso, incorporación, soporte al cliente, integraciones, opiniones de clientes y valor por el dinero.
Funcionalidad principal (25% de la puntuación final)
El punto de partida de nuestra evaluación es siempre la funcionalidad principal de la herramienta. ¿Cuenta con las funciones y características básicas que un usuario esperaría ver? ¿Alguna de estas funciones principales está limitada a planes de precios superiores? Esperamos que la herramienta se mantenga a la par de las capacidades básicas de sus competidores.
Características destacadas (25% de la puntuación final)
A continuación, evaluamos las características destacadas poco comunes que van más allá de la funcionalidad principal normalmente encontrada en este tipo de herramientas. Una puntuación alta refleja funciones únicas o especializadas que hacen que el producto sea más rápido, eficiente, o aporte valor extra al usuario.
También evaluamos la facilidad de integración con otras herramientas habitualmente presentes en el ecosistema tecnológico para ampliar la funcionalidad y utilidad del software. Las herramientas que ofrecen muchas integraciones nativas, conexiones de terceros y acceso por API para integrar soluciones personalizadas obtienen la mejor puntuación.
Facilidad de uso (10% de la puntuación final)
Consideramos cuán rápido y fácil es ejecutar las tareas fundamentales usando la herramienta. El software con alta puntuación está bien diseñado, es intuitivo, ofrece aplicaciones móviles, proporciona plantillas y hace que tareas relativamente complejas parezcan sencillas.
Incorporación (10% de la puntuación final)
Sabemos lo importante que es una adopción rápida para un nuevo sistema, así que evaluamos cuán sencillo es aprender a usar la herramienta con una capacitación mínima. Analizamos cuán rápido un miembro del equipo puede configurarse y comenzar a usar la herramienta sin experiencia previa. Las soluciones mejor puntuadas indican que se requiere poco o ningún soporte.
Soporte al cliente (10% de la puntuación final)
Revisamos la rapidez y facilidad para obtener ayuda por teléfono, chat en vivo o base de conocimientos. Las empresas que ofrecen soporte en tiempo real obtienen las mejores puntuaciones, mientras que los chatbots obtienen las peores.
Opiniones de clientes (10% de la puntuación final)
Además de nuestras propias pruebas y valoraciones, consideramos la puntuación neta del promotor de clientes actuales y anteriores. Revisamos la probabilidad de que, ante la opción, quisieran elegir la herramienta de nuevo por su funcionalidad central. Un software con una puntuación alta refleja una gran satisfacción de sus usuarios actuales o pasados.
Valor por el dinero (10% de la puntuación final)
Por último, tomando en cuenta todos los criterios mencionados, comparamos el precio promedio de los planes básicos respecto a las funciones principales y el valor aportado por los otros criterios. El software que entrega más por menos recibirá una puntuación superior.
Core Features
Document Libraries: These allow your team to store and organize documents in a centralized location and manage permissions and access controls for security.
Version Control: This feature tracks changes, letting you revert to previous versions if needed. It ensures your team collaborates on the latest document version.
Metadata Management: You can tag documents with metadata to facilitate search and organization. It helps your team quickly locate specific files.
Access Controls: With SharePoint, you can control who sees and edits documents to ensure security and protect sensitive information.
Workflow Automation: The system lets your team automate routine tasks and approvals to save time so they can focus on more important work.
Search Functionality: SharePoint's powerful search lets you find documents and retrieve information quickly by indexing content.
Ease of Use
Microsoft SharePoint can be challenging to navigate if you're new to it. The interface is complex, and it might take some time to become comfortable using it. However, once you get the hang of it, the customizable features and workflows can significantly improve your and your team’s productivity. The somewhat steep learning curve pays off if you’re seeking a powerful document management and collaboration system with extensive capabilities.
Integrations
Microsoft SharePoint integrates with Microsoft Teams, Outlook, Power BI, OneDrive, Yammer, Planner, Microsoft 365, Dynamics 365, Excel, and Word. SharePoint also has an API and connects with third-party integration tools.
Microsoft SharePoint Specs
- 2-Factor Authentication
- API
- Approval Workflows
- Audit Trail
- Batch Permissions & Access
- Chat
- Dashboard
- Data Export
- Data Import
- Document Comparison
- Document Sharing
- Electronic Signature
- Email Integration
- External Integrations
- File Sharing
- File Transfer
- Google Apps Integration
- History/Version Control
- Metadata Management
- Multi-User
- NDA Management
- Notifications
- Password & Access Management
- Project Management
- Template Designer
